COMIT DE MEJORAMIENTO SUBDIRECCIN DE AGROLOGA 14 de

COMITÉ DE MEJORAMIENTO SUBDIRECCIÓN DE AGROLOGÍA 14 de abril de 2014

Seguimiento Plan de Gestión Anual No. 1 2 INDICADOR LEVANTAMIENTOS AGROLÓGICOS EN ZONAS CON POTENCIAL PRODUCTIVO LEVANTAMIENTOS AGROLOGICOS EN ZONAS DE POLÍTICA INTEGRAL DE TIERRAS Y TERRITORIO TIPO DE INDICADOR Eficacia RANGO DE TOLERANCIA DEL INDICADOR RESULTADOS ENE FEB MAR PROGRAMACIÓN MENSUAL 3, 57% 32, 14% 64, 29% PROGRAMACIÓN ACUMULADA 3, 57% 35, 71% 100, 00% SATISFACTORIO entre 90% y 100% ACEPTABLE entre >100% y 110% o entre 75% y <90% COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL INDICADOR DEFICIENTE >110% o <75% COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL INDICADOR 3, 57% 83, 93% 157, 14% SATISFACTORIO entre 90% y 100% PROGRAMACIÓN MENSUAL 2, 38% 9, 52% 88, 10% PROGRAMACIÓN ACUMULADA 2, 38% 11, 90% 100, 00% ACEPTABLE entre >100% y 110% o entre 75% y <90% COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL INDICADOR DEFICIENTE >110% o <75% COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL INDICADOR 100, 00% 2, 38% 250, 00% 375, 00% 38, 10% 113, 89% 78, 38% 107, 14%

Seguimiento Plan de Gestión Anual No. INDICADOR TIPO DE INDICADOR RANGO DE TOLERANCIA DEL INDICADOR SATISFACTORIO 3 4 CONFLICTOS BIOFISICOS DE USO DEL TERRITORIO EN COLOMBIA ELABORACIÓN DE ESTUDIOS DE COBERTURA Y USO DEL SUELO Eficacia entre 90% y 100% RESULTADOS ENE FEB MAR PROGRAMACIÓN MENSUAL 0, 01% 28, 56% 71, 43% PROGRAMACIÓN ACUMULADA 0, 01% 28, 57% 100, 00% ACEPTABLE entre >100% y 110% o entre 75% y <90% COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL INDICADOR DEFICIENTE >110% o <75% COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL INDICADOR 0, 01% 28, 57% 100, 00% entre 90% y 100% PROGRAMACIÓN MENSUAL SATISFACTORIO 17, 24% 27, 90% 54, 86% PROGRAMACIÓN ACUMULADA 17, 24% 45, 14% 100, 00% ACEPTABLE entre >100% y 110% o entre 75% y <90% COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL INDICADOR DEFICIENTE >110% o <75% COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL INDICADOR 100, 00% 134, 83% 80, 00% 17, 24% 54, 86% 98, 75%

Seguimiento Plan de Gestión Anual No. 5 6 INDICADOR ELABORACIÓN DE ÁREAS HOMOGÉNEAS DE TIERRAS CON FINES MÚLTIPLES REALIZACION DE PRUEBAS ANALÍTICAS DE LABORATORIO DE SUELO TIPO DE INDICADOR Eficacia RANGO DE TOLERANCIA DEL INDICADOR RESULTADOS ENE FEB MAR PROGRAMACIÓN MENSUAL 30, 21% 33, 32% 36, 48% PROGRAMACIÓN ACUMULADA 30, 21% 63, 52% 100, 00% SATISFACTORIO entre 90% y 100% ACEPTABLE entre >100% y 110% o entre 75% y <90% COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL INDICADOR DEFICIENTE >110% o <75% COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL INDICADOR SATISFACTORIO entre 90% y 100% PROGRAMACIÓN MENSUAL 16, 78% 40, 01% 43, 21% PROGRAMACIÓN ACUMULADA 16, 78% 56, 79% 100, 00% ACEPTABLE entre >100% y 110% o entre 75% y <90% COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL INDICADOR 96, 81% 100, 19% 92, 78% DEFICIENTE >110% o <75% COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL INDICADOR 16, 25% 56, 34% 96, 42% 100, 00% 30, 21% 63, 52% 100, 00%

Seguimiento Plan de Gestión Anual No. INDICADOR TIPO DE INDICADOR RANGO DE TOLERANCIA DEL INDICADOR SATISFACTORIO 7 8 DESARROLLAR ACTIVIDADES DE GENERACIÓN DE RECURSOS PROPIOS A TRAVÉS DE LA FIRMA DE CONVENIOS Oportunidad en la entrega de resultados del Laboratorio Nacional de Suelos Eficacia entre 90% y 100% RESULTADOS ENE FEB MAR PROGRAMACIÓN MENSUAL 19, 08% 42, 84% 38, 08% PROGRAMACIÓN ACUMULADA 19, 08% 61, 92% 100, 00% ACEPTABLE entre >100% y 110% o entre 75% y <90% COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL INDICADOR DEFICIENTE >110% o <75% COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL INDICADOR entre 90% y 100% PROGRAMACIÓN MENSUAL SATISFACTORIO 16, 03% 59, 75% 24, 22% PROGRAMACIÓN ACUMULADA 16, 03% 75, 78% 100, 00% 19, 08% 61, 92% 100, 00% ACEPTABLE entre >100% y 110% o entre 75% y <90% COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL INDICADOR 95, 56% 88, 38% 53, 31% DEFICIENTE >110% o <75% COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL INDICADOR 15, 32% 68, 12% 81, 03%

Seguimiento Plan de Gestión Anual No. 9 INDICADOR Cumplimiento especificaciones técnicas de los análisis realizados TIPO DE INDICADOR Eficacia RANGO DE TOLERANCIA DEL INDICADOR RESULTADOS ENE FEB MAR PROGRAMACIÓN MENSUAL 16, 78% 40, 01% 43, 21% PROGRAMACIÓN ACUMULADA 16, 78% 56, 79% 100, 00% SATISFACTORIO entre 90% y 100% ACEPTABLE entre >100% y 110% o entre 75% y <90% COMPORTAMIENTO MENSUAL DEL INDICADOR DEFICIENTE >110% o <75% COMPORTAMIENTO ACUMULADO DEL INDICADOR 100, 00% 16, 78% 56, 79% 100, 00%

Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas Una vez identificados los indicadores del proceso, y adelantado el seguimiento de los mismos, se considera efectiva la acción 855 del plan de mejoramiento a través de este comité de mejoramiento, por lo que se autoriza el cierre de la actividad No 3 de la citada acción. No. HALLAZGO 855 HALLAZGO ACCIONES Incumplimiento y dificultad en el reporte de los indicadores de gestión del proceso de Gestión Agrológica Reformular los indicadores que presentan incumplimiento, para la vigencia 2014 Realizar ajuste de los indicadores que presentaron incumplimiento en el seguimiento realizado con corte 30 de septiembre de 2013 Seguimiento a la efectividad de la acción FECHA DE CORTE ESTADO 31/03/2014 cumplida 30/06/2014 cumplida 30/09/2014

Análisis de informes de Auditoria TIPO DE HALLAZGO TEMA PRINCIPAL NO CONFORMIDAD DESCONOCIMIENTO DE LAS FUNCIONES DE LOS GIT NO CONFORMIDAD CONTROL DE REGISTROS OBSERVACION DESARTICULACION DE LAS ACTIVIDADES DEL GIT DE LEVANTAMIENTO DE SUELOS CON LA CARACTERIZACION DEL PROCESO OBSERVACION CONTROL DE REGISTROS CONVENIOS DE GEOMATICA OBSERVACION DESCONOCIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL AL PRODUCTO NO CONFORME OBSERVACION SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN COPIAS DE RESPALDO

Análisis de PQR La subdirección de Agrología no cuenta con PQRD sin atender, con corte a marzo de 2014.

Análisis de encuesta de satisfacción del cliente La Subdirección de Agrología no aplica encuestas de percepción.

Análisis causas de producto no conforme PROCESO PRODUCTO suelos a NO. DE PRODUCTOS NO CONFORMES ACCIONES ADELANTADAS 0 NA GESTIÓN AGROLÓGICA Levantamiento de diferentes escalas. GESTIÓN AGROLÓGICA Asesoría, consultoría y/o interventoría para la producción agrológica. 0 NA GESTIÓN AGROLÓGICA Coberturas y uso de la tierra 0 NA GESTIÓN AGROLÓGICA Análisis químico, análisis físico, análisis mineralógico y análisis biológico de aguas, suelos y tejido vegetal. 0 NA

Análisis causas de producto no conforme No se han presentado productos no conformes en lo corrido del año 2014, lo que indica que los controles que se tienen al interior del proceso han sido efectivos y se ha garantizado prevenir su uso o entrega no intencional a los clientes del Proceso de Gestión Agrológica. De acuerdo con las NORMA ISO 17025 que acredita los Laboratorios se estableció en el Laboratorio Nacional de Suelos el TRABAJO NO CONFORME. A la fecha se han reportado cinco (5) Trabajos No Conforme en trámite por el LNS

Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas RIESGO Deficiencias y/o inoportunidad en la generación de estudios de levantamiento de suelos, áreas homogéneas y de cobertura y uso Baja calidad en los resultados de los análisis de LNS Contaminación de la muestra Perdida de la muestra DESCRIPCIÓN DEL RIESGO La realización de estudios el levantamiento de suelos, estudios de áreas homogéneas y de cobertura y uso requieren el cumplimiento de requisitos técnicos, legales y otros establecidos que pueden no cumplirse de manera rigurosa El producto no es entregado al cliente cumpliendo las especificaciones establecidas Presencia de contaminación cruzada o por elementos extraños en la(s) muestra(s). Extravío de la muestra CAUSAS (Factores internos, externos, agente generador) 1. Planeación inadecuada de las actividades del estudio 2. Deficiencia o inexistencia en la información básica. 3. Desconocimiento o no aplicación de las metodologías CONSECUENCIAS POTENCIALES 1. Reprocesos 2. Insatisfacción del cliente 3. Pérdida de credibilidad e imagen institucional. TIPO DE IMPACTO PROBABILIDAD IMPACTO ZONA PLAN DE MANEJO RIESGO DE RIESGOS (DESPUÉS) PLAN DE CONTINGENCIA Actualización del manual de procedimiento Pérdida de imagen 1 2 Baja Actualización de la metodología Reproceso Socialización 1. Incumplimiento a los lineamientos de recepción de muestras. 2. Falta de experticia de los analistas. 3. Error humano. 4. Desactualización de documentos del proceso 5. Desconocimiento o no aplicación de los manuales de procedimiento. 5. Uso de reactivos vencidos. 6. Inadecuada o falta de calibración de equipos. 7. Contaminación de la muestra 1. Incumplimiento a los lineamientos de recepción de muestras. 2. Falta de experticia del pesonal en el área de preparación de muestras. 3. Error humano. 4. Desactualización de documentos del proceso 5. Desconocimiento o no aplicación de los manuales de procedimiento. 6. Inadecuado empaque o almacenamiento de las muestras. 1. Inadecuada manipulación y transporte de la muestra. 2. Inadecuada rotulación de la muestra. 3. Inadecuado almacenamiento 1. Reprocesos 2. Insatisfacción del cliente 3. Pérdida de credibilidad e imagen institucional. 4. Quejas y reclamos. Revisión y actualización de documentación Pérdida de imagen 1 2 Baja Socialización Reproceso Evaluación de competencias 1. Reprocesos 2. Insatisfacción del cliente 3. Pérdida de credibilidad e imagen institucional. 4. Quejas y reclamos. Revisión y actualización de documentación Pérdida de imagen 1 2 Baja Socialización Evaluación de competencias 1. Insatisfacción del cliente 2. Pérdida de credibilidad e imagen institucional. 3. Quejas y reclamos. Pérdida de imagen 1 2 Baja Identificación y tratamiento especial para muestra contaminada. Devolución de la muestra y/o disposición final por solicitud del usuario Solicitud de una nueva muestra Establecer una acción para el reporte y Avisar al cliente seguimiento del envío y recepción de muestras.

Análisis de riesgos, controles y sus acciones preventivas Una vez identificados los riesgos del proceso, formuladas las acciones preventivas y adelantado el primer seguimiento a las mismas se considera efectiva la acción 854 del plan de mejoramiento a través de este comité de mejoramiento, por lo que se autoriza el cierre de la actividad No 3 de la citada acción. No. HALLAZGO 854 HALLAZGO Las acciones del mapa y plan de manejo de riesgos del Proceso de Gestión Agrológica se encuentran cumplidas. ACCIONES FECHA DE CORTE ESTADO Revisar el mapa y plan de manejo de riesgos vigente. 31/03/2014 cumplida Ajustar el mapa y plan de manejo de riesgos del proceso de Gestión 25/02/2014 cumplida Seguimiento a la efectividad de la acción 30/09/2014

Seguimiento a las Acciones CPM No. HALLAZGO 892 889 HALLAZGO ACCIONES FECHA DE CORTE ESTADO Discusión y ajustes de los objetos y atributos definidos – Plazo de ejecución 31/03/2014 cumplida Aunque se esta trabajando en la Subdirección de agrología, para dar alcance al primer objetivo de la política de calidad del IGAC es necesario reforzar la estandarización de los procesos de Aprobación temática producción cartográfica de la subdirección de agrología. Procedimiento Levantamiento de suelos a nivel general, detallado y semidetallado. P 40100 -01/12 V 3 30 -NOV-2012 Metodología levantamiento de suelos M 40100 -01/11 V 1. 30 -nov 2011 Guía para elaborar la memoria técnica de un estudio de suelos G 410 -02/2008 V 1, DIC/2008. Mejorar la accesibilidad a los documentos 30/06/2014 Verificar la efectividad de la acción 30/09/2014 Realizar la socialización de las TRD y la gestión documental asociada a su Implementación. 30/06/2014 cumplida Realizar la revisión y actualización de las carpetas del GIT de levantamiento de suelos, de acuerdo a lo establecido en las TRD. 30/06/2014 Realizar revisión de la implementación de las TRD. 30/09/2014 Verificar la efectividad de la acción 18/12/2014

Seguimiento a las Acciones CPM No. HALLAZGO 854 855 887 HALLAZGO Las acciones del mapa y plan de manejo de riesgos del Proceso de Gestión Agrológica se encuentran cumplidas. Incumplimiento y dificultad en el reporte de los indicadores de gestión del proceso de Gestión Agrológica En la auditoria interna de calidad realizada a la DT Valle se evidenció que con el propósito de servir e informar debidamente a los usuarios clientes de la dirección territorial, se requiere por parte de la subdirección de Agrología (Laboratorio Nacional de Suelos), la información y acompañamiento necesaria en la difusión de los productos que ofrece como levantamientos y análisis de laboratorio entre otros. ACCIONES FECHA DE CORTE ESTADO Revisar el mapa y plan de manejo de riesgos vigente. 31/03/2014 cumplida Ajustar el mapa y plan de manejo de riesgos del proceso de Gestión 25/02/2014 cumplida Seguimiento a la efectividad de la acción 30/09/2014 Reformular los indicadores que presentan incumplimiento, para la vigencia 2014 31/03/2014 cumplida Realizar ajuste de los indicadores que presentaron incumplimiento en el seguimiento realizado con corte 30 de septiembre de 2013 30/06/2014 cumplida Seguimiento a la efectividad de la acción 30/09/2014 Generar herramientas de divulgación de las Funciones de la Subdirección de Agrología 31/03/2014 cumplida Entrega del material divulgativo y/o aplicación de las herramientas diseñadas a las DT 30/06/2014 cumplida Evaluar la Efectividad de la acción 30/09/2014

Seguimiento a las Acciones CPM No. HALLAZGO ACCIONES FECHA DE CORTE ESTADO 30/10/2013 cumplida 30/11/2013 cumplida Hacer verificación trimestral de los backups del GIT 14/09/2014 En ejecución Analizar la efectividad de la acción. 15/09/2014 Realizar la revisión del procedimiento y de los formatos asociados y actualizarlos de ser necesario 28/02/2014 cumplida 30/03/2014 cumplida Comunicar el lineamiento de backups a todos los funcionarios y contratistas de la Subdirección de Agrología 832 831 A pesar de que Gestión Agrológica está empleando el procedimiento para realizar los backups de la información que produce, no se evidenció que este procedimiento se esté Socializar los lineamientos existentes en la subdirección para llevando a cabo con la información que produce el GRUPO la generación de copias de seguridad INTERNO DE TRABAJO ÁREAS HOMOGÉNEAS DE TIERRAS. Al verificar el procedimiento de Producto No Conforme en el GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE LEVANTAMIENTO DE Socializar el procedimiento a los funcionarios y contratistas del SUELOS, no se evidenció control para la prevención de la proceso de Gestión Agrologica aparición del Producto No Conforme, en razón a que no se demostró conocimiento del procedimiento y en consecuencia no se evita su detección en la inspección del producto final. Realizar seguimiento a la aplicación del procedimiento Analizar la efectividad de la acción. 14/09/2014 10/10/2014

Seguimiento a las Acciones CPM No. HALLAZGO 830 829 HALLAZGO En la revisión del convenio No. 4285 de 2012 “Suelos del Quindío”, se observó en el cronograma del 31 de julio de 2013, que se lleva un avance del 43% de lo programado para el año 2013. Proyecto que está programado terminar el 31 de octubre de 2013, y que a la fecha de la Auditoria se han realizado reuniones técnicas de seguimiento, pero no se deja acta donde se evidencie las acciones tomadas, así como los responsables para realizar las tareas. (PASAR A LA NO CONFORMIDAD 807) ACCIONES FECHA DE CORTE ESTADO Realizar la revisión del procedimiento y de los formatos asociados y actualizarlos de ser necesario 28/02/2014 cumplida Socializar el procedimiento a los funcionarios y contratistas del proceso de Gestión Agrologica 30/03/2014 cumplida Hacer una verificación trimestral de forma aleatoria. 15/09/2014 Realizar análisis de los controles realizados en la vigencia 2013 30/09/2014 Formular acciones de mejora de ser pertinente de acuerdo a los resultados obtenidos en los controles realizados. 30/09/2014 Analizar la efectividad de la acción. 10/10/2014 Revisar la caracterización del proceso y de ser pertinente actualizar la misma. 29/08/2013 cumplida 01/10/2013 cumplida 28/02/2014 cumplida 20/09/2014 25/09/2014 Verificar y validar la caracterización propuesta En la revisión de la caracterización en el GRUPO INTERNO DE TRABAJO LEVANTAMIENTO DE SUELOS y al relacionar las Socializar de la caracterización a los funcionarios y contratistas actividades descritas del proceso que se lleva a cabo se observó que la caracterización de Gestión Agrológica se encuentra desactualizada, dado que se requiere incluir actividades como: Hacer una verificación trimestral de forma aleatorea. programación, adquisición, fotointerpretación y trabajo de campo. Analizar la efectividad de la acción.

Seguimiento a las Acciones CPM No. HALLAZGO 807 Al revisar la documentación soporte que evidencia las actividades realizadas, se observó: 1) GRUPO INTERNO DE TRABAJO LEVANTAMIENTO DE SUELOS: a) Se registran los compromisos mediante el formato “Compromiso de trabajo”, a este formato se le debe colocar la palabra facilitativo y b) Se observó que se realizan reunión de seguimiento y control a los proyectos en ejecución, pero al verificar el convenio No. 4285 de 2012 “Suelos del Quindío”, se observó la falta de la ayuda de memoria de la reunión del día 18 de julio de 2013. 2) LABORATORIO NACIONAL DE SUELOS En la revisión general de registros, se observó que el formato “Evaluación Trimestral de la Carta de Control” (F 40600 -24/09. V 3. ), se está diligenciando en su totalidad, pero en el espacio de aprobado se está diligenciando la aprobación por otros responsables diferentes al Coordinador GIT Laboratorio Nacional de Suelos y para ello se traza línea por encima del texto que aparece dentro de paréntesis. Razón por la cual se debe actualizar dicho formato. 3) GRUPO INTERNO DE TRABAJO ÁREAS HOMOGÉNEAS DE TIERRAS Al realizar la verificación de la utilización del formato “verificación de seguridad y requerimientos del grupo que se dirige a campo” (F 20102 -08/12. V 1), no se evidenció su utilización por el desconocimiento del mismo. ACCIONES FECHA DE CORTE ESTADO Definir cuando generar una acta de reunión en un proyecto e informar mediante circular a los responsables de proyecto 16/12/2013 cumplida Crear un formato de acta de reunión para diligenciar en cada una de las reuniones. 16/12/2013 cumplida Sensibilizar a funcionarios y contratista sobre le manual de procedimientos "Elaboración y control de manuales de procedimientos instructivos, metodología, guía y formatos". 17/12/2013 cumplida Identificar si existe la necesidad de ajustes a formatos de la subdirección y solicitar la modificación para actualización. 01/09/2014 cumplida Verificar trimestralmente el control de documentos y registros a los funcionarios y contratistas pertenecientes a la Subdirección 15/09/2014 cumplida Analizar la efectividad de la acción. 22/09/2014 Sensibilizar a los coordinadores de los GIT de la estructura, actividades, productos y responsabilidades del GIT. 15/10/2013 cumplida 14/02/2014 cumplida 28/02/2014 cumplida 01/09/2014 cumplida Revisar y ajustar de las funciones del GIT Planeación y programación de las actividades a realizar por parte del GIT. 806 No se evidenció en el GRUPO INTERNO DE TRABAJO PROYECTOS ESPECIALES AGROLÓGICOS conocimiento de las funciones establecidas en la resolución de creación del grupo, así como liderazgo Sensibilizar a los funcionarios y contratistas del GIT sobre las funciones establecidas en la resolución de creación del grupo. Hacer seguimiento trimestral del cumplimiento de la programación del GIT. Verificar del cumplimiento de lo establecido en la resolución de creación del GIT y del conocimiento de las funciones y responsabilidades. Analizar la efectividad de la acción. 01/09/2014 15/09/2014

Acciones CPM propuestas 1. Aprobar el procedimiento de certificación agrológica. 2. Continuar con la revisión y actualización de los manuales de procedimientos e instructivos con los grupos internos de trabajo de la Subdirección de Agrología. 3. Generar los manuales de procedimiento “Elaboración de cartografía aplicada a la gestión agrológica”, “Evaluación biofísica de tierras” y “Diseño y desarrollo de políticas y metodologías” 4. Continuar con la divulgación de los trámites y servicios de la Subdirección tanto a nivel central como territorial.

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