Comisso de Gesto Fazendria COGEF Gesto do Conhecimento

Comissão de Gestão Fazendária - COGEF Gestão do Conhecimento na SEFAZ-SP 2015

Cenário inicial ü 2009: projeto de GC focado na implantação da ferramenta tecnológica que apoiaria a Gestão do Conhecimento (Share Point); ü Expectativa de um grande número de aposentadorias para os próximos anos; ü Para recompor o quadro, havia também uma expectativa de ingresso de novos servidores na Secretaria da Fazenda (e, consequentemente, novos concursos de remoção); ü Não havia uma metodologia de Gestão do Conhecimento na casa. Ações isoladas eram desenvolvidas por cada departamento ou unidade, sem coordenação; ü Financiamento do Banco Interamericano de Desenvolvimento - BID - disponível para alguns projetos de melhoria da gestão fazendária. Um dos projetos escolhidos para implantação foi o projeto Profisco 11. 1 – “Gestão do Conhecimento na SEFAZ-SP aprimorada e estimulada”. 2 Planejamento Estratégico

Premissas/características do projeto ü 24 meses, 2 Coordenadorias (Tributária e Contratações Eletrônicas) e 3 etapas (sensibilização/diagnóstico/identificação/planejamento de iniciativas; implantação/acompanhamento e metodologia/governança/indicador geral); ü Integração com o Planejamento Estratégico e respeito às diferenças entre as áreas; ü Trabalho descentralizado: áreas são responsabilizadas pela implantação do projeto; ü Td. R: concretização dos produtos e foco na implantação dos projetos; ü Sustentabilidade do projeto: Td. R previu entrega de metodologia, governança e indicadores capazes de manterem os projetos vivos e mensuráveis nas áreas; 4 Planejamento Estratégico

Cuidados com a contratação – o Td. R - Ter produtos concretos, mesmo tratando de GC: 5 Planejamento Estratégico

Cuidados com a contratação – o Td. R - Pagamento vinculado à efetiva implantação dos projetos: 6 Planejamento Estratégico

Cuidados com a contratação – o Td. R - Foco na sustentabilidade da Gestão do Conhecimento: 7 Planejamento Estratégico

Projeto da CCE – “Saber Fazer” Cenário da época: ü Conhecimentos fundamentais espalhados pela Coordenadoria, sem uma “casa” única; ü Experiências passadas poderiam ser melhor usadas para maximizar resultados futuros; ü Servidores usando boa parte de seu tempo em busca de informações para execução do trabalho. Objetivos do projeto: ü Disponibilizar de forma adequada e organizada informações essenciais ao desempenho do trabalho e evitar a perda do capital intelectual; ü Mobilizar as pessoas para permitir a exploração e a reutilização de experiências adquiridas; ü Integrar o conhecimento de diferentes fontes de informação como suporte aos processos decisórios. 8 ü Planejamento Estratégico

Projeto da CCE – Portal “Saber Fazer” 9 Planejamento Estratégico

Projeto da CCE – Portal “Saber Fazer” 10 Planejamento Estratégico

Projeto da CCE – Portal “Saber Fazer” 11 Planejamento Estratégico

Novo momento: como atuar sem consultoria? ü Grupo de trabalho formado para rever e detalhar metodologia proposta pelo projeto; ü Objetivo era fazer GC de forma autônoma e independente de consultorias; ü Necessário detalhar bem as etapas pois equipe não tinha tanta experiência prática; ü Para cada etapa do trabalho, foram criadas uma apresentação e um roteiro de reunião, que eram adaptados de acordo com as necessidades dos clientes; ü Equipe central do Departamento de Gestão Estratégica – DGE - passou a atuar como consultoria interna de GC nas áreas da SEFAZ-SP. 12 Planejamento Estratégico

Resumo da metodologia Etapas prévias: - Compreensão geral do cenário atual da área e apresentação da metodologia de GC; - Escolha de um processo ou área, com apresentação do plano de trabalho específico; PC 0 Processo de trabalho: 1. Identificação dos conhecimentos técnicos essenciais ao processo ou área escolhido (em conformidade com metodologia/instrumentos usados pela FDC); PC 1 2. Priorização dos conhecimentos da área, com identificação dos conhecimentos essenciais (relevância estratégica e prontidão); PC 2 3. Identificação das ações de registro/compartilhamento do conhecimento já executadas pela área; 4. Geração e escolha de possíveis ações para registro/compartilhamento dos conhecimentos prioritários; PC 3 5. Planejamento das ações escolhidas; PC 4 6. Apoio à implantação das ações escolhidas; 7. Desenvolvimento de indicadores para o acompanhamento do desempenho das ações; 8. Desenvolvimento de governança para a continuidade das ações. PC 5 PC 6 13 Planejamento Estratégico

2. Priorização dos conhecimentos da área Objetivo: focar esforços nos conhecimentos mais importantes para o desempenho da área Atividade 2 – revisão da tabela entregue após etapa 1, explicação sobre como deve ser feita a classificação dos conhecimentos relacionados nela e sobre uso da matriz de priorização. Formulário de priorização dos conhecimentos PC 2 17 Planejamento Estratégico

2. Priorização dos conhecimentos da área Matriz de priorização de conhecimentos Relevância estratégica (Está ligado a quais objetivos? De que forma impacta na execução dos objetivos da organização? ) Esse é o quadrante prioritário para desenharmos ações de GC a fim de melhorar o estado destes conhecimentos Risco de perda do conhecimento => Critério de desempate, se necessário, dentro do quadrante prioritário + Alta relevância estratégica Baixo nível de prontidão - + - Nível de prontidão do conhecimento (Já tenho este conhecimento no nível que preciso? ) 18 Planejamento Estratégico

2. Priorização dos conhecimentos da área Exemplo do grupo das Entidades Descentralizadas - CCE Relevância estratégica (Está ligado a quais objetivos? De que forma impacta na execução dos objetivos da organização? ) + • Orçamento anual das entidades (LOA) + quotas mensais • Confecção dos pleitos • Sistema de Informações das Entidades Descentralizadas (SIEDESC) • Processos de trabalho • Modus operandi de cada entidade descentralizada • Legislação de suporte (área jurídica) - • Rede de contatos/ relacionamento com entidades + - Nível de prontidão do conhecimento (Já tenho este conhecimento no nível que preciso? ) 19 Planejamento Estratégico

8. Desenvolvimento de governança para garantir a continuidade das ações Objetivo: tornar mais fácil a organização da área para que a ação escolhida e outras possam ter sucesso no curto, médio e longo prazos Atividade 10 - explicação sobre governança e modelos adotados, além da compreensão da governança geral adotada pela área. Atividade 11 - entrega da proposta de governança e ajustes. 27 Planejamento Estratégico

Etapa final: desenvolvimento de indicadores para acompanhamento da evolução da GC no tempo 28 Planejamento Estratégico

Tabela resumo da metodologia Atividade Objetivo Material de apoio Produto EP 1. Compreensão geral do cenário atual da área e apresentação da metodologia de GC Apresentar linhas gerais do trabalho de GC e colher insumos para a escolha do processo ou área foco do trabalho, com base nos pontos surgidos no PE da área PE, mapeamento de processos, pesquisa de satisfação e indicadores da área ou processo + Apresentação específica sobre GC Ata da reunião, com direcionamento para escolha da área ou processo foco do trabalho EP 2. Escolha de um processo ou área, com apresentação do plano de trabalho específico Apresentar a proposta de trabalho em GC do DGE, já contemplando a área ou processo escolhido. Ajustar a proposta para definição do escopo e plano de trabalho 1. Identificação dos conhecimentos essenciais ao processo escolhido Saber o que é essencial que a área conheça para executar este processo ou conduzir seu trabalho Tabela de identificação de conhecimentos essenciais Relação dos conhecimentos essenciais aos processos da área PC 1 2. Priorização dos K da área, com identificação dos K críticos (alta importância e risco de perda) Focar esforços nos conhecimentos mais importantes para o desempenho da área Formulário de priorização de conhecimentos, matriz de priorização e texto sobre K críticos Matriz com conhecimentos priorizados PC 2 Formulário de identificação das ações de GC Relação com as ações de GC já empreendidas pela área 3. Identificação das ações de registro/ Saber o que a área já faz em GC para evitar redundâncias, compartilhamento já executadas pela organizar o trabalho e perceber oportunidades de área aperfeiçoamento PE, mapeamento de processos, pesquisa de satisfação, Plano de trabalho validado pela área indicadores e legislação específica + Área ou processo foco do cliente e termo de abertura do trabalho validado + Apresentação da metodologia de GC e da projeto assinado proposta de trabalho específica para a área PC 0 4. Geração e escolha de possíveis ações para registro/ compartilhamento dos K críticos Definir quais ações de GC são mais adequadas para solucionar os problemas identificados Tabela com possíveis ações de GC e sugestão de priorização (matriz esforço x impacto) Sugestão de ações de GC, priorizadas PC 3 5. Planejamento das ações escolhidas Transformar em projeto a ação escolhida, definindo responsáveis e prazos para sua execução Ficha de iniciativas/ficha de GC ou material usual da área Ficha de iniciativas preenchida PC 4 6. Apoio à implantação das ações escolhidas Facilitar a execução da ação escolhida pela área Depende de cada ação escolhida Ação implantada 7. Desenvolvimento de indicadores para acompanhamento do desempenho das ações Possibilitar o acompanhamento do desempenho da ação escolhida no tempo Modelos de indicadores de GC Indicador de GC para a ação escolhida PC 5 8. Desenvolvimento de governança para continuidade das ações Tornar mais fácil a organização da área para que a ação escolhida e outras possam ter sucesso no curto, médio e longo prazos Modelos de governança de GC Proposta de governança de GC para a área PC 6 29 Planejamento Estratégico

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