Combinacin de correspondencia para cartas modelo y distribuciones
Combinación de correspondencia para cartas modelo y distribuciones masivas l Utilice el Asistente para combinar correspondencia para crear cartas modelo, etiquetas postales, sobres, directorios así como distribuciones masivas de correo electrónico y fax.
. Para completar el proceso básico: Abra o cree un documento principal. l Abra o cree un origen de datos con información de los destinatarios individuales. l Agregue o personalice los campos de combinación del documento principal. l Combine los datos del origen de datos con el documento principal para crear un nuevo documento combinado. l
Origen de datos con información de los destinatarios como, por ejemplo, los nombres y direcciones l Documento principal con los campos de combinación que son los marcadores de posición para la información de los destinatarios l
Documento combinado resultante l El Asistente le guía a lo largo de todos estos pasos. Si prefiere trabajar sin el Asistente, podrá utilizar la barra de herramientas Combinar correspondencia. En cualquier caso, el resultado final consiste en que cada fila o registro del origen de datos genera una carta modelo, etiqueta postal, sobre o elemento de directorio individual.
nota l Nota Puede utilizar la combinación de correspondencia para crear cualquier tipo de documento que asigne campos a los datos y no sólo etiquetas postales o directorios. Por ejemplo, para crear etiquetas de cintas de vídeo recopiladas en una hoja de cálculo, puede utilizar la opción Etiquetas.
l Un origen de datos es un archivo, por ejemplo, una lista de contactos de Microsoft Outlook, que contiene los datos que varían en cada copia de un documento combinado
Funcionamiento de los orígenes de datos en una combinación de correspondencia l El origen de datos puede considerarse como una tabla. l Cada columna del origen de datos se corresponde con una categoría de información o un campo de datos como, por ejemplo, el nombre, el apellido, la dirección y el código postal. El nombre de cada campo de datos se incluye en la primera fila de celdas, que recibe el nombre de registro inicial. Las filas siguientes contienen un registro de datos, que es un conjunto completo de información relacionada como, por ejemplo, el nombre y la dirección de un único destinatario.
l Al finalizar la combinación, se asigna la información de los destinatarios individuales a los campos incluidos en el documento principal.
Conectarse a un origen de datos l l De manera predeterminada, la conexión a los orígenes de datos se realiza en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos. Si ya utiliza un origen de datos (como una lista de contactos de Microsoft Outlook o una base de datos de Microsoft Access), podrá conectarse directamente desde el Asistente para combinar correspondencia. De lo contrario, también podrá crear uno directamente desde el Asistente. Si sólo desea una sencilla lista de direcciones, el Asistente para combinar correspondencia le guiará a lo largo del proceso de creación de una lista de direcciones de Microsoft Office. O bien, puede crear un origen de datos más complejo desde el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos.
Seleccionar destinatarios específicos del origen de datos l l Una vez conectado al origen de datos, la información sobre los destinatarios aparece en el cuadro de diálogo Destinatarios de la combinación de correspondencia, donde puede seleccionar los destinatarios que desee incluir en la combinación. Por ejemplo, si desea dirigirse a clientes que vivan en una zona con un código postal determinado, podrá seleccionar sólo aquellos clientes. También puede utilizar este cuadro de diálogo para realizar operaciones de filtrado y ordenación más avanzadas.
Solucionar problemas al combinar correspondencia
Abrir o crear el documento principal l l Utilizar documentos principales creados en otras versiones de Word. Puede utilizar documentos principales creados en la versiones anteriores de Microsoft Word: Microsoft Word para Windows versión 2000, 97, 7. x, 6. x o 2. x si el documento principal tiene un origen de datos asociado. Word 98 para Macintosh, si el documento principal tiene un origen de datos asociado. Word para Windows versión 1. x, si el documento principal contiene un campo DATA que identifique al origen de datos. Word para Macintosh o Word para MS-DOS, si el documento principal contiene una instrucción DATA que identifique al origen de datos (documento de datos). Ajustar el documento principal después de cambiar el tamaño de la etiqueta postal o del sobre. Abra el documento principal. Si no aparece el Asistente para combinar correspondencia, elija Cartas y correspondencia en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en Asistente para combinar correspondencia. En el paso 2 del Asistente (Seleccione el documento inicial), haga clic en Opciones de etiqueta o en Opciones de sobre y seleccione el tamaño que desee. No se puede crear un catálogo. Los llamados catálogos en versiones anteriores de Microsoft Word se llaman ahora directorios. Puede crear un directorio seleccionando Directorio en el paso 1 del Asistente para combinar correspondencia y seguir después los pasos que se indican. Restaurar un documento principal de combinación de correspondencia a un documento normal.
Combinar los datos en el documento principal l l l Se imprimen los campos de combinación en lugar de los datos Desactive la visualización de los códigos de campo antes de imprimir. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, después en la ficha Imprimir y, a continuación, desactive la casilla de verificación Códigos de campo. El documento combinado tiene líneas en blanco Para impedir que aparezcan líneas en blanco en los campos de Microsoft Word como IF, SET y ASK, siga los procedimientos siguientes: Si un campo, como ASK o SET, no tiene texto resultante, puede insertar el campo en el texto estándar. Si debe colocar el campo en un párrafo independiente, aplique el formato de texto oculto a la marca de párrafo (¶). Antes de combinar los documentos, desactive la casilla de verificación Texto oculto de la ficha Imprimir, en el cuadro de diálogo Opciones del menú Herramientas. Si el texto insertado por un campo IF debe imprimirse en un párrafo independiente, incluya la marca de párrafo en las instrucciones del campo. Inserte el campo IF en el documento principal y, a continuación, inserte la marca de párrafo en el conjunto de comillas correspondiente, con los códigos de campo visibles. En el siguiente ejemplo, Word inserta la marca de párrafo que sigue a "folleto" sólo si se imprime el texto.
l l l l l Imprimir cartas específicas después de seleccionar la opción de modificar cartas individuales. Cuando combine cartas modelo u otros tipos de documentos similares de combinación en un nuevo documento, Microsoft Word coloca cada carta en una sección independiente del nuevo documento. Para imprimir sólo cartas específicas del nuevo documento, haga clic en el comando Imprimir del menú Archivo. En el cuadro Páginas, escriba los números de las secciones que contengan las cartas que desee imprimir. Por ejemplo, para imprimir la tercera, sexta, séptima y octava carta, escriba s 3, s 6 -s 8 en el cuadro Páginas. Para identificar el número de sección, haga clic en una carta y anote el número de sección que aparece en la barra de estado; por ejemplo "Sec 3". El cuadro de diálogo Asignar campos aparece inesperadamente: ¿cómo debe utilizarse? Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, puede que Microsoft Word no haya encontrado la información necesaria para el bloque de direcciones, la línea de saludo u otro campo. Al intentar combinar con un correo electrónico, aparece un mensaje preguntando si se autoriza el acceso a las direcciones de Outlook. Cuando se combina en correo electrónico con Microsoft Outlook como programa de correo electrónico, puede que Outlook envíe un mensaje indicando que un programa trata de obtener acceso a las direcciones de correo electrónico e intenta enviar uno. Estas medidas de seguridad están diseñadas para protegerse contra los virus que se replican a través del correo electrónico. Para continuar con la combinación, active la casilla de verificación Permitir acceso a y seleccione la cantidad de tiempo necesaria para completar la combinación. Haga clic en Sí y, si se le solicita de nuevo, siga haciendo clic en Sí hasta que se complete la combinación. Estas indicaciones no aparecen si los mensajes de correo electrónico se envían en formato HTML. Para evitar que aparezcan estas indicaciones al realizar una combinación en correo electrónico, seleccione el formato de correo HTML en el cuadro de diálogo Combinar en correo electrónico. Se desea utilizar Microsoft Query para recuperar datos, pero no se encuentra. Puede iniciar Microsoft Query desde el cuadro de diálogo Seleccione el origen de datos. Haga clic en el menú Herramientas y, a continuación, en MS Query.
Obtenga más información sobre campos de combinación de correspondencia. l Los campos de combinación se utilizan para personalizar el contenido de documentos individuales. Al insertarlos en el documento principal, quedan asignados a las columnas de información correspondientes del origen de datos. Si Microsoft Word no encuentra la información necesaria asignando los campos de combinación automáticamente a los títulos del origen de datos, le dará la oportunidad de hacerlo al insertar los campos de dirección y saludo o al obtener una vista previa de la combinación.
Campos de dirección y saludo l l Word utiliza dos campos de combinación para insertar la información básica de cada destinatario: El campo Address. Block es el marcador de posición del nombre y de la dirección. El campo Greeting. Line es el marcador de posición del saludo seleccionado. Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos. Por ejemplo, podrá seleccionar un formato de nombre formal en la dirección (D. Ramón García. ); en el saludo, podrá optar por "A" en lugar de "Estimado".
Campos de combinación adicionales l Podrá seguir personalizando cada documento incluyendo campos de combinación adicionales. Por ejemplo, suponga que está creando una carta para notificar a las organizaciones locales que han sido seleccionadas para ser incluidas en la guía urbana anual. En lugar de escribir manualmente el nombre de cada compañía en el cuerpo de la carta, inserte el campo Compañía: " « «Compañía» » ha sido seleccionada para la segunda edición de nuestra guía. . . " Word inserta el nombre de compañía correcto en cada letra al finalizar la
Información avanzada: controlar el modo en que Word combina datos l l A continuación, se muestran algunos ejemplos del uso de campos para controlar cómo Word combina datos: Los campos ASK y FILL-IN muestran un mensaje mientras Word combina cada registro de datos con el documento principal. Las respuestas se imprimen en la carta modelo o el contrato específico, o bien en otro documento de combinación resultante del registro de datos.
l l Los campos IF (If. . . Then. . . Else. . . ) imprimen la información sólo si se cumple una condición especificada. Por ejemplo, puede utilizar un campo IF para informar a los clientes que vivan en una zona con un código postal determinado de la apertura de una nueva sucursal en esa zona. Los campos SET (Set bookmark) permiten asignar texto, un número u otro tipo de información a un marcador. Puede utilizar la información numerosas veces en los documentos de combinación resultantes. Si la información cambia, basta con modificar el campo SET una vez, en vez de buscarla en el documento principal y cambiarla cada vez que aparezca.
Crear una carta Puede que algunas partes del contenido de este tema no se apliquen a algunos idiomas l En el menú Archivo, haga clic en Nuevo. l
l En el panel de tareas (panel de tareas: ventana de una aplicación Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente. Su ubicación y pequeño tamaño le permiten utilizar estos comandos mientras trabaja en los archivos. ) Nuevo documento, en Nuevo a partir de una plantilla, haga clic en Plantillas generales.
Haga clic en la ficha Cartas y faxes. l Haga doble clic en Asistente para cartas. l Si este asistente no aparece en el cuadro de diálogo Plantillas, es posible que necesite instalarlo. l Siga las instrucciones del Asistente para cartas. Si desea saltarse un paso o ir a un panel específico, haga clic en una de las fichas. l
• Siga las instrucciones del Asistente para cartas. Si desea saltarse un paso o ir a un panel específico, haga clic en una de las fichas.
nota l Si utiliza el Ayudante de Office, el Asistente para cartas se iniciará al escribir un saludo que comience con la palabra "Estimado" seguida de un nombre y dos puntos o una coma (por ejemplo, Estimados integrantes de la Junta: ) y, a continuación, presione ENTRAR.
l El hipervínculo (hipervínculo: texto con color y subrayado o gráfico en el que se hace clic para ir a un archivo, una ubicación en un archivo, una página HTML en World Wide Web o una página HTML en una intranet. Los hipervínculos también pueden dirigirse a grupos de noticias y a sitios Gopher, Telnet y FTP. ) de este tema abre una página Web. Puede volver a la Ayuda en el momento que desee. Para obtener más plantillas y asistentes, visite la Galería de plantillas de Microsoft Office.
Crear e imprimir l l l l En el menú Herramientas, elija Cartas y etiquetas postales y, a continuación, haga clic en Sobres y etiquetas. Haga clic en la ficha Sobres. En el cuadro Dirección, escriba o modifique la dirección de correo. En el cuadro Remite, acepte el remite predeterminado o siga uno de estos procedimientos: Escriba o modifique el remite. Omita el remite activando la casilla de verificación Omitir. Si tiene acceso al franqueo electrónico, por ejemplo, si lo adquirió de un servicio en el World Wide Web, podrá agregarlo al sobre.
l Para seleccionar el tamaño del sobre, el tipo de alimentación de papel y las opciones adicionales, haga clic en Opciones. Para obtener ayuda acerca de una opción, haga clic en el signo de interrogación y, después, en la opción. l En el cuadro de diálogo Sobres y etiquetas, siga uno de estos procedimientos:
Para imprimir el sobre inmediatamente, colóquelo en la impresora de la forma indicada en el cuadro Papel y, a continuación, haga clic en Imprimir. l Para adjuntar el sobre al documento actual para modificarlo o imprimirlo más adelante, haga clic en Agregar al documento. El sobre se agrega al documento en una sección independiente. l
Sugerencias l Si tiene acceso a una libreta de direcciones electrónica, haga clic en Insertar dirección para insertar una dirección de ese origen en el cuadro Dirección o Remite
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