Cofrestr o etholwyr sesiwn briffio canfaswyr 1 Cyflwyniad

Cofrestr o etholwyr sesiwn briffio canfaswyr 1

Cyflwyniad Ychwanegu enwau hyfforddwyr 2

Amcanion y sesiwn hyfforddi • Amlinellu eich dyletswyddau fel canfasiwr • Sicrhau eich bod chi'n hyderus o ran pob agwedd o'ch rôl 3

Trosolwg o’r canfas 4

Cymhwyster i gofrestru • Yn byw yn [ychwanegwch ardal gofrestru] • Yn 16 oed neu drosodd A naill ai: • yn ddinesydd Prydeinig, Gwyddelig neu ddinesydd yr Undeb Ewropeaidd, neu • yn ddinesydd y Gymanwlad sydd â chaniatâd i aros yn y DU neu nad oes angen caniatâd i aros 5

Cofrestru etholiadol • Gall ymgeiswyr wneud cais i gofrestru arlein • dros y ffôn [os cynigir hynny] / yn bersonol [os cynigir hynny] • Rhaid i bob ymgeisydd gael eu ‘gwirio’ – mae eu rhif Yswiriant Gwladol a dyddiad geni yn cael eu gwirio yn erbyn cofnodion swyddogol 6

Y canfas blynyddol • Mae gofyniad cyfreithiol i gynnal y canfas ac i deuluoedd ymateb. • Rhaid anfon Ffurflen Ymholiad Aelwyd (HEF) i bob cyfeiriad – Dim ymateb = ffurflen atgoffa – Dal ddim ymateb = ymweliad canfasiwr – Ni all etholwyr posibl newydd gofrestru drwy HEF • Rhaid i aelwydydd ymateb i'r HEF, hyd yn oed os yw preswylwyr wedi gwneud cais llwyddiannus i gofrestru ar-lein. . 7

Y canfas blynyddol • Rhaid anfon Gwahoddiad i Gofrestru (ITR) at unrhyw etholwyr posibl (gan gynnwys y rhai y mae eu henwau yn cael eu hychwanegu at HEF) gyda ffurflen gofrestru. • Yr un broses atgoffa â’r HEF 8

Eich rôl fel canfasiwr 9

Prif weithgareddau canfasiwr Mae eich rôl yn bwysig. • [Anfon ffurflenni a nodiadau atgoffa] • Ymwelwch ag aelwydydd / unigolion nad ydynt wedi ymateb i HEF neu ITR i annog ymateb: – i gael ffurflen wedi’i llenwi'n gywir – os nad oes ateb - dychwelwch ar amser/dyddiad diweddarach – os ydynt yn dal heb ateb - gadewch ffurflen ac amlen yn yr eiddo a marcio eich rhestr canfasio yn unol â hynny – cofnodwch ddyddiad ac amser yr holl ymweliadau 10

Y Ffurflen Ymholiad Aelwyd (HEF) 11

Yr HEF • Pwrpas: Er mwyn gwybod pwy sy'n gymwys i gofrestru i bleidleisio, mae angen i ni wybod pwy sy'n byw mewn cyfeiriad. Mae'r HEF cael ei defnyddio i gasglu'r wybodaeth hon. • Dwy fersiwn: – Rhagargraffu gyda manylion yr holl etholwyr sydd wedi cofrestru ar yr aelwyd – Gwag ar gyfer eiddo heb unrhyw etholwyr cofrestredig ar hyn o bryd, ac unrhyw eiddo newydd a nodir gennych 12

Enghraifft o HEF – rhagargraffedig 13

Enghraifft o HEF - gwag 14

Dychwelyd yr HEF ar-lein • [Ychwanegwch sgrin-lun os cynigir hyn] 15

• [I'w gynnwys os ydych yn rhoi cyfarpar Defnyddio llechen / ffonau electronig i ganfaswyr i gwblhau a chyflwyno HEF yn uniongyrchol - i clyfar i gasglu gynnwys, er enghraifft: Sut dylid gwybodaeth a defnyddio'r offer? Sut i fewngofnodi a chyflwyno HEF chadw cyfrineiriau yn ddiogel? Beth yw eich polisïau o ran canfaswyr yn defnyddio’r offer at ddibenion eraill? ] 16

Negeseuon allweddol wrth ddilyn i fyny gyda rhai na ydynt yn ymateb i HEF Mae'n bwysig bod y ffurflen hon yn cael ei chwblhau a'i dychwelyd. Er mwyn gwybod pwy sy'n gymwys i gofrestru i bleidleisio, mae angen i ni wybod pwy sy'n byw yn eich cyfeiriad. Pwrpas y ffurflen hon yw casglu'r wybodaeth hon. Mae dychwelyd y wybodaeth y gofynnir amdani yn syml. Mae gen i ffurflen y gallaf eich helpu i’w llenwi yn awr, neu gallaf ddod yn ôl yn nes ymlaen i’w nôl [ychwanegwch unrhyw opsiynau ymateb ar-lein] 17

Gwybodaeth ofynnol Cyfeiriad • Wedi rhagargraffu gyda manylion cyfeiriad yn y rhan fwyaf o achosion • Gwnewch gywiriadau i'r cyfeiriad os cynghorir chi i wneud gan aelod o'r aelwyd • Os oes gennych ffurflen hollol wag (e. e. os ydych wedi nodi eiddo newydd) llenwch y cyfeiriad, gan gynnwys y cod ar gyfer y dosbarth pleidleisio hwnnw. 18

Gwybodaeth ofynnol Enwau • Gwnewch yn siŵr bod unrhyw enwau wedi'u rhagargraffu'n gywir, a chroeswch rai anghywir allan , neu newidiwch nhw • Ychwanegwch unrhyw enwau fel y bo'n briodol Cenedligrwydd • Os yw wedi'i ragargraffu, gwnewch yn siŵr bod y cenedligrwydd yn gywir. • Os yw'r maes cenedligrwydd yn wag, gofynnwch 'beth yw eich cenedligrwydd? ' 19

Gwybodaeth ofynnol Gwybodaeth arall • Gwasanaeth rheithgor (dros 70 yn unig) [dileu hyn yn yr Alban] • pleidlais bost / drwy ddirprwy • y gofrestr agored - gweler y cyfarwyddiadau ar newid dewis eithrio allan Manylion cyswllt (e-bost/ffôn) Casglwch y rhain os oes modd - byddant yn ein helpu i gysylltu gydag etholwyr yn gyflym os oes mwy o gwestiynau. 20

Gwybodaeth ofynnol Pobl ifanc 16 a 17 oed • Gofynnwch bob tro os oes unrhyw bobl 16 ac 17 mlwydd oed yn byw yn yr eiddo, a sicrhewch eu bod yn cael eu cynnwys ar y ffurflen 21

Gwybodaeth ofynnol Neb yn gymwys i bleidleisio? Adran ar gyfer cofnodi'r rheswm Enghreifftiau: • eiddo yn amlwg yn wag • eiddo busnes • ail gartref • cenedligrwydd anghymwys (h. y. gwladolion tramor heblaw o'r Undeb Ewropeaidd neu ddinasyddion cymwys y Gymanwlad) - rhowch genedligrwydd 22

Gwybodaeth ofynnol Datganiad a llofnod • Rhaid i’r ffurflen gael ei llofnodi gan y person sy’n rhoi’r wybodaeth • PEIDIWCH â llofnodi ar ran y deiliad, dim ond os yw eiddo yn amlwg yn wag neu ddim yn bodoli y gallwch lofnodi ffurflen 23

Eiddo newydd • Gallwch chwarae rhan bwysig o ran nodi eiddo 'newydd' • Os nodir eiddo newydd (neu addasiad) ac nad yw ar eich rhestr, sicrhewch HEF wedi’i chwblhau o’r eiddo hwnnw a diweddaru eich rhestr gyda'r wybodaeth eiddo 'newydd' 24

Gwahoddiadau i gofrestru a’r ffurflen gofrestru unigol 25

Pwy fydd yn derbyn gwahoddiad i gofrestru? • Etholwyr newydd posibl – a nodwyd drwy, er enghraifft, yr HEF, eich ymweliad personol neu ddata lleol 26

Enghraifft o ffurflen gais 27

Negeseuon allweddol wrth ddarparu'r ITR cyntaf ae'n M. f i r f y c n y s idlai e l p h c i e e a M hau'r l b w c n y d o b yn bwysig eich h c y d a n u fel r t s e r f o g i s i ca colli cyfle. M. ae cofrestru i bleidleisio yn syml – gallwch gofres tru ar-lein er os yw’n well gennych gallwch ddal i gwblhau a phostio’r ff urflen gais wedi’i chwblhau yn ôl [ychwanegwch gofres tru dros y ffôn/ yn bersonol os cy nigir hyn]. 28

Negeseuon allweddol wrth roi’r ITR ar y cam atgoffa, siarad â’r rhai sydd heb ymateb io yn is le id le b i u r t s Mae cofre nudau fu ig d y h c y d n o syml – dim yddwch b d n o , d y r m y g mae’n nt ia ir w s Y if h R h ic angen e Gwladol Mae gen i ffurflen y g allaf eich helpu i’w llenwi yn a wr, neu gallaf ddod yn ôl yn nes ymlaen i’w nôl. 29

Gwybodaeth ofynnol Enw • Gwnewch yn siŵr eich bod yn siarad gyda'r unigolyn a enwir ar y ffurflen (os yw wedi rhagargraffu) a bod unrhyw enw wedi'i ragargraffu'n gywir; yr ymgeisydd i wneud newidiadau lle bo angen Cyfeiriad • Ymgeisydd i wirio bod y cyfeiriad wedi'i ragargraffu'n gywir a gwneud cywiriadau lle bo gofyn • Dylai'r ymgeisydd hefyd nodi p'un a ydynt yn byw mewn cyfeiriad arall • Dewisol - nodi os mai nhw yw’r unig berson dros 16 30

Gwybodaeth ofynnol Newid enw / symud yn ddiweddar • Eu henw blaenotol os yw wedi newid • Eu cyfeiriad blaenorol os ydynt wedi symud yn y 12 mis diwethaf Gwybodaeth bersonol arall • Dyddiad geni • Cenedligrwydd • Rhif Yswiriant Gwladol – Neu’r rhesymau pam na ellir darparu’r rhain Manylion cyswllt • Ddim yn ofynnol, ond yn ddefnyddiol iawn rhag ofn ein bod angen cysylltu â nhw ynglŷn â’u cofrestriad 31

Gwybodaeth ofynnol Manylion cyswllt • Ddim yn ofynnol ond yn ddefnyddiol os ydym am gysylltu ynghylch eu cofrestriad Gwybodaeth arall • P'un a ydynt eisiau eu cynnwys ar y gofrestr agored • P'un a ydynt eisiau gwneud cais am bleidlais bost neu drwy ddirprwy Datganiad • Mae'n rhaid i'r ffurflen gynnwys datganiad o wirionedd a wneir gan yr ymgeisydd. 32

• [I'w gynnwys os ydych yn darparu offer Defnyddio llechen / ffonau electronig i ganfaswyr i gwblhau a chyflwyno ceisiadau yn uniongyrchol drwy clyfar i gasglu wefan https: //www. gov. uk/cofrestru-idynodwyr a bleidleisio i gynnwys, er enghraifft: Sut chyflwyno cais ddylid defnyddio'r offer? Sut i fewngofnodi a chadw cyfrineiriau yn ddiogel? Beth yw eich polisïau o ran canfaswyr yn defnyddio’r offer at ddibenion eraill? ] 33

• Rhowch ffurflen wag ac annog y person i Os ydych yn wneud cais, gan egluro'r gwahanol canfod yn ddulliau ar gyfer cofrestru sydd ar gael. etholwr newydd • Os nad ydych yn casglu'r cais wedi'i gwblhau ar garreg y drws, gwnewch posibl nad yw nodyn o'u ar eich rhestr – henw – Cyfeiriad e-bost (os oes ganddynt un) – dyddiad y nodwyd yr etholwr newydd posibl fel y gall y wybodaeth hon yn cael ei darparu i'r swyddfa. 34

Iechyd a diogelwch 35

Gweithio ar ben • Mae gennym gyfrifoldeb dros eich hun diogelwch • Aseswch y risgiau wrth ymweld â lleoliadau • Gadewch i rywun wybod ble rydych yn mynd a phryd rydych yn disgwyl bod gartref • Cariwch ffôn symudol gyda chi 36

Lleihau’r risg gymaint â phosibl Peidiwch BYTH â mynd i mewn i dŷ unrhyw un • Byddwch yn ofalus wrth gario a chodi pentyrrau mawr o ffurflenni • Cerddwch i ffwrdd oddi wrth gam-drin geiriol neu ymddygiad ymosodol • Byddwch yn ofalus o gŵn ac anifeiliaid eraill • Cadwch i. Pads a phethau gwerthfawr eraill yn ddiogel • Adroddwch am unrhyw ddigwyddiadau wrth eich Goruchwyliwr Ward/ y swyddfa 37

Diogelu data 38

Diogelwch gwybodaeth bersonol • Rydych yn gyfrifol am y ffurflenni a gwybodaeth bersonol yn eich gofal • Mae'n rhaid cadw data personol yn ddiogel rhag mynediad heb ei awdurdodi, colled neu ddinistrio damweiniol • Mae'n rhaid adrodd am achosion o fynediad heb ei awdurdodi, colled neu ddinistrio yn syth i'ch goruchwyliwr. 39

Diogelwch gwybodaeth bersonol • [cynhwyswch fesurau diogelwch lleol e. e. defnyddio cesys/bagiau â chlo i gario ffurflenni - peidiwch â chario mwy o ffurflenni nag y gallwch ffitio i'r cês/bag diogel]. • [Mae'n rhaid danfon y ffurflenni wedi'u cwblhau i'r swyddfa erbyn X o fewn X awr/diwrnod]. • [os ydych yn rhoi ffôn glyfar neu lechen i ganfaswyr i gael mynediad i https: //www. gov. uk/cofrestru-i-bleidleisio: mae'n rhaid i'r cais gael ei gyflwyno'n syth 40 a ddim ei storio ar y ddyfais]

Casglu data personol ar garreg y drws • Gwisgwch a dangoswch eich bathodyn adnabod i'r etholwr bob amser • Byddwch yn ymwybodol o bobl eraill o'ch cwmpas a byddwch yn ofalus nad oes neb arall yn gallu clywed unrhyw wybodaeth bersonol yr ydych yn ei chasglu 41

Casglu data personol ar garreg y drws • Wrth gasglu gwybodaeth ar HEF, gwnewch yn siŵr eich bod yn siarad gydag aelod o'r aelwyd (neu'r landlord) • Wrth gasglu gwybodaeth ar Wahoddiad i Gofrestru, gwnewch yn siŵr eich bod yn siarad gyda'r unigolyn perthnasol – Ddim yno? Peidiwch â rhannu gwybodaeth bersonol, hyd yn oed gyda phriod neu aelod o'r teulu 42

Rhoi ar waith 43

Cysylltiadau 44

Cyswllt tu allan • Rhwng xam a xpm yn ystod yr wythnos a xam a xpm ddydd Sadwrn/Sul bydd rhif i oriau cyswllt ar gyfer ymholiadau. [01234 567890] • Bydd y rhif hwn yn cael ei staffio gan staff y swyddfa; rydym yn cynghori eich bod yn cyfyngu eich oriau gweithio i gyd-fynd â'r rhain • Gall aelodau o'r cyhoedd hefyd ffonio'r rhif hwn i wirio eich bod yn gweithio ar ran y Swyddog Cofrestru Etholiadol 45

Goruchwylwyr ardal • Nodwch eich goruchwyliwr ardal – Ardal canfas 1 -4 • Cyswllt John Smith 01234 567891 – Ardal canfas 5 -8 • Cyswllt Jack Brown 01234 567892 – Ardal canfas 9 -13 • Cyswllt Jane Black 01234 567893 • Y bobl hyn yw eich cyswllt cyntaf yn achos ymholiad a byddant yn cysylltu â chi yn ystod eich cyfnod canfasio i wirio eich cynnydd 46

Cwestiynau? 47