Code Online FOOD Prsentation de la dlgation dun

Code. Online FOOD Présentation de la délégation d’un point de vue technico-fonctionnel et contractuel 27 Aout 2019 Jihene ABDELKAFI & Aurélie ESCOBAR © GS 1 2019

Plan • Rappel périmètre Code. Online Food • La délégation d’un point de vue technico-fonctionnel Les vérifications effectuées par Code. Online Food Conclusion • La délégation d’un point de vue contractuel Les documents à signer Processus à suivre pour choisir les bons documents à signer (Arbre de décision) • Glossaire © GS 1 2019 2

Périmètre Code. Online Food © GS 1 2019 3

Périmètre Code. Online Food est la solution qui permet: • aux marques de prendre la responsabilité de publier l’information de leurs produits • aux utilisateurs d’avoir accès à une information sur les produits certifiée par les marques Les produits acceptés dans Code. Online Food sont ceux qui correspondent à: Filière: Agro-alimentaire (sauf vins et spiritueux) Marché cible: France Type de produits: Unité Consommateur © GS 1 2019 4

La délégation d’un point de vue technico-fonctionnel © GS 1 2019 5

Les vérifications effectuées par Code. On. Line Food La publication dans Code. On. Line Food (COL-F) est soumise à des contrôles sur la nature de la source de l’information dans l’objectif d’assurer que les fiches produit disponibles viennent d’une source adéquate: 1 Vérification que l’éditeur de la fiche produit (désigné par « Information Provider » ) a bien le droit de publier dans COL-F. Vérification que le GTIN de l’Unité Consommateur (UC) de la fiche produit reçue dans COL-F a bien été attribué à la société étant indiquée comme propriétaire de la marque commerciale (désigné par « Brand Owner » ). © GS 1 2019 6

Vérification des droits de publication D’un point de vue technique, cette vérification se fait à travers la comparaison des GLNs membres (principaux) de chacune des entités « Information Provider » et « Brand Owner » . Deux cas de figures se présentent : 1) Si les deux GLNs membres sont égaux, on considère que l’éditeur de la fiche produit (Information Provider) est bien celui qui est déclaré comme étant le propriétaire de la marque commerciale (Brand Owner). Dans ce cas, la publication dans COL-F est bien autorisée, sous réserve que le Brand Owner soit adhérent à GS 1 France et à jour de sa cotisation. 2) Si les deux GLNs membres sont différents, on considère que l’éditeur de la fiche produit (Information Provider) n’est pas celui qui est déclaré comme étant le propriétaire de la marque commerciale. Dans ce cas, la publication n’est autorisée que: a. Si une délégation existe entre le Brand Owner et l’Information Provider pour la publication de toutes les fiches produits du Brand Owner b. Entre l’Information Provider et le Brand Owner, il faut qu’à minima un des deux soit adhérent à GS 1 France et à jour de sa cotisation. © GS 1 2019 7

Les vérifications effectuées par Code. On. Line Food La publication dans Code. On. Line. Food (COL-F) est soumise à quelques restrictions dont l’objectif est de : • Vérifier que l’éditeur de la fiche produit (désigné par « Information Provider » ) a bien le droit de publier dans COL-F. Vérifier que le GTIN de l’Unité Consommateur (UC) de la fiche produit reçue dans COL-F a bien été attribué à la société étant indiquée comme propriétaire de la marque commerciale (désigné par « Brand Owner » ). 2 © GS 1 2019 8

Vérification de l’appartenance du GTIN au Brand Owner Deux vérifications sont effectuées par COL-F: a. Si le GTIN de l’UC reçue est au format GTIN 8, alors COL-F vérifie qu’il est bien relié/associé au GLN du Brand Owner. b. Si le GTIN de l’UC reçue a un format différent de GTIN 8 , alors COL-F vérifie que le GTIN est bien issu d’un des GCPs du Brand Owner. © GS 1 2019 9

Cohérence avec les systèmes GS 1 France Concernant la possibilité d’associer à un Brand Owner des GCP/GTIN 8 d’une autre marque : • c’est possible dans le cas où le Brand. Owner n’est pas un adhérent GS 1 France • ce n’est pas possible dans le cas où le Brand. Owner est adhérent GS 1 France © GS 1 2019 10

En conclusion D’un point de vue technico-fonctionnel, la délégation est nécessaire lors de l’étape de vérification du droit de publication dans COL-F Si le GLN membre du Brand Owner est différent du GLN membre de l’Information Provider © GS 1 2019 11

La délégation d’un point de vue contractuel © GS 1 2019 12

Les documents à signer Dans le cas où une délégation est nécessaire, et avant la création technique de la délégation dans Code. Online Food, il faut que l’Information Provider OU le Brand Owner, selon le cas, signe un ou plusieurs document(s) légaux fournis par GS 1 France. Sur la base des contrats signés, GS 1 France créera dans COL-F les délégations correspondantes aux informations renseignées par les contractants. © GS 1 2019 13

Les documents à signer (selon le cas) sont les suivants : Autorisation (obligatoire) • Annexe 1 : il s’agit du document indiquant que le « Brand Owner » donne expressément l’autorisation à l’ « Information Provider » de transmettre les informations produit associées aux GTIN 8 listés ainsi que celles associées aux GTINs générés à partir des GCPs listés. Annexe 1. 2 : ce document n’est à signer que dans le cas où le Brand Owner souhaite autoriser l’ Information Provider à transmettre des GTINs qui ne lui ont pas été attribués (générés à partir de GCPs n’appartenant pas au « Brand Owner » ) mais ont été attribués à d’autres filiales/entités. Déclaration sur l’Honneur (optionnel) • Il s’agit d’un document nécessaire que si la signature de l’Autorisation demande du temps. Ce document indique : • l’ Information Provider atteste avoir l’autorisation du Brand Owner de transmettre les informations produit associées aux GTIN 8 listés ainsi que celles associées aux GTINs générés à partir des GCPs listés. • le Brand Owner s’engage à faire signer l’Autorisation dans un délai de 6 mois. © GS 1 2019 14

Processus à suivre pour choisir le(s) bon(s) document à signer Pour aider les contractants à choisir les bons documents à signer, GS 1 France a mis en place un arbre de décision (cf. slide suivant). Cet arbre est juste un outil d’aide à la décision. GS 1 France reste à votre disposition pour répondre à toutes vos questions concernant la délégation et vérifiera automatiquement les contrats avant signature finale et création de la délégation dans COL-F. © GS 1 2019 15

Arbre de décision 1ère question : L’éditeur de la fiche produit « Information Provider » est-il le propriétaire de la marque commerciale « Brand Owner » du produit publié ? SI OUI L’éditeur de la fiche produit « Information Provider » est-il adhérent à GS 1 et à jour de sa cotisation ? OUI NON Contrôle du GTIN de l’Unité Consommateur (UC) de la fiche produit appartient-il bien au propriétaire de la marque commerciale « Brand Owner » du produit publié ? - GTIN de l’UC reçue au format GTIN 8 est-il associé/relié au GLN Brand Owner ? - GTIN de l’UC reçue est-il issu d’un des GCPs du GLN Brand Owner ? OUI Publication de la fiche produit dans Code. Online Food L’éditeur de la fiche produit doit se mettre en conformité (adhésion + cotisation) NON Message d’erreur Pas de publication de la fiche produit dans Code. Online food © GS 1 2019

Arbre de décision 1ère question : L’éditeur de la fiche produit « Information Provider » est-il le même que le propriétaire de la marque commerciale « Brand Owner » du produit publié ? SI NON La signature d’un contrat de délégation peut-il prendre du temps et risquer de retarder la publication dans Code. Online Food ? NON OUI Signature du document intitulé « DELEGATION A UN TIERS DU DROIT DE TRANSMETTRE ET METTRE A JOUR DES DONNEES SUR LA PLATEFORME Code. Online Food » Déclaration sur l’honneur Signature du document intitulé « DELEGATION A UN TIERS DU DROIT DE TRANSMETTRE ET METTRE A JOUR DES DONNEES SUR LA PLATEFORME Code. Online Food » Autorisation Valable uniquement 6 mois le temps de signer l’autorisation (Annexe 1) Les GCP et/ou GTIN-8 listés sont-ils uniquement ceux délivrés par GS 1 au Brand Owner ? OUI Signature uniquement de l’Autorisation NON Certains des GCP et/ou GTIN-8 listés ont été attribués par GS 1 à une/d’autre(s) entité(s) © GS 1 2019 Signature de l’Autorisation + Annexe 1. 2 un document pour toutes les entités

Encadrement du processus de Délégation Code. Online Food AUTORISATION Cas 1 : Le Brand Owner autorise l’Information Provider à transmettre des GTIN qui lui appartiennent tous. 1 contrat par GLN membre Déclarant Société Information Provider Délégataire Ses GCPs Brand. Owner GDSN Délégant (Autorisation) Autorise sur ses GCPs © GS 1 2019

Encadrement du processus de Délégation Code. Online Food DECLARATION SUR L’HONNEUR avant signature de l’AUTORISATION Cas 2 : La signature de l’Autorisation peut prendre du temps et risquer de retarder la publication dans Code. Online Food. Une déclaration sur l’honneur est signée, le temps que le Brand Owner signe l’autorisation en Annexe 1 (autorise l’Information Provider à transmettre des GTIN qui lui appartiennent tous) Déclare sur l’honneur avoir l’autorisation Déclarant (Step 1: Déclaration sur l’honneur ) Information Provider Délégataire Société Brand Owner Ses GCPs Délégant (Step 2: Autorisation) Autorise sur ses GCPs © GS 1 2019

Encadrement du processus de Délégation Code. Online Food DECLARATION SUR L’HONNEUR avant signature de l’AUTORISATION et de l’ANNEXE 1. 2 Cas 3 : la signature de l’Autorisation peut prendre du temps et risquer de retarder la publication dans Code. Online Food. Une déclaration sur l’honneur est signée, le temps que le Brand Owner signe l’autorisation en Annexe 1. Dans le cas où les GTIN 8 et/ou GPC listés n’appartiennent pas au Brand Owner, l’annexe 1. 2 doit être signée également (il contiendra alors l’information pour toutes les éntités). Déclare sur l’honneur avoir l’autorisation Société Entité A Déclarant (Step 1: Déclaration sur l’honneur) Information Provider Délégataire Société Brand Owner Ses GCPs Délégant (Step 2: Autorisation) Déclare sur l’honneur avoir l’autorisation (Step 2: Annexe 1. 2) Société Déclarant Entité B GCPs d’autres entités Société Entité C Autorise sur ses GCPs et sur les GCPs d’autres entités © GS 1 2019

Prochaine réunion Réunion du groupe de travail Code. Online Food prévue le jeudi 12 septembre de 14 h à 17 h. Ø Merci de bien vouloir confirmer votre participation via le lien de l’invitation © GS 1 2019 21

Glossaire © GS 1 2019 22

Glossaire (en complément des contrats) • GLN applicatif : GLN utilisé pour publier via la GDSN ou l’API import. • GLN membre (principal) : GLN attribué à l’entreprise lors de l’adhésion (GS 1 France ou tout autre GS 1), et utilisé pour identifier de manière unique l’adhérent dans la base de données GS 1. • GLN brand owner : GLN du propriétaire de la marque commerciale auquel appartient le GTIN 8 publié ou le GCP utilisé pour générer le GTIN publié. • Délégant : l’entité qui cède le droit de publication de ses GTINs. • Délégataire : l’entité qui a reçu l’autorisation du délégant pour publier ses GTINs. • Déclarant : l’entité qui déclare avoir reçu une autorisation de publication. © GS 1 2019 23

A noter GS 1 France reste à votre écoute pour répondre à vos questions et ajustement de ce document si besoin. © GS 1 2019 24

Des questions ? © GS 1 2019 25