CLUBS Petit guide aux clubs qui souhaitent se

CLUBS Petit guide aux clubs qui souhaitent se structurer et grandir CDVB 49 - 2013 / 2014 GUIDE PRATIQUE D’AIDE AUX DIRIGEANTS DE

CDVB 49 - 2013 / 2014

SOMMAIRE La nécessité d’un bilan avant toute chose 2. Des pistes, trucs et astuces pour améliorer le fonctionnement de son association CDVB 49 - 2013 / 2014 1.

1. La nécessité d’un bilan avant toute chose Ce petit guide n’est pas une bible ni un sésame, mais il vous offre la possibilité de mieux appréhender votre association et vous donne quelques astuces pour vous aider dans VOTRE démarche de développement. Que vous soyez nouveau dirigeant ou non, joueur ou parent, vous avez forcément un domaine de compétence où vous êtes à l’aise. Nous essayerons ici de vous aider sur les domaines où vous l’êtes un peu moins…. A. VOICI UN FORMULAIRE D’AIDE AU DIAGNOSTIC 1. ORGANISATION INTERNE : (COMPLÉTEZ PAR LES NOMS) Président Trésorier Correspondant général (référent CD) Secrétariat licence Secrétariat planning Secrétariat club (CR réunion – courriers divers) Communication interne et externe : journal du club - presse – journal communal – infos comités… Référent technique Référent formation Référent arbitrage Référent matériel Référent salle Référent bar Référent sponsoring Référent festivités Conseil Administration : qui ? … Bureau Directeur : ………. Nombre de Commissions : ………. . Réunions : Fréquence, Lieux (neutre, chez qqun), Qui, Planning sur l’année, Invitation : combien de temps avant - planning des tâches annuelles - Règlement intérieur existant ? Questions : quel manque recenser ? Quelles compétences recher ? Y a-t-il un turn-over des bénévoles ? Note : /5 CDVB 49 - 2013 / 2014 Mais par où commencer ? Et bien par un bilan, simple et clair à remplir à plusieurs et ensemble, afin de créer, en plus de réponses exhaustives, un débat autour des points de vue de chacun, et également recenser les compétences différents acteurs de votre structure.

• COMMUNICATION Journal du club Site internet Fichier SMS - mail Calendrier du club Photos des équipes • COMMUNICATION INTERNE AU CLUB invitation aux familles pour vers tous les moments forts du club licenciés invitation aux formations arbitres invitation aux portes ouvertes autres Objectifs : cohésion du club, implication du plus grand nombre (au moins en spectateurs), développement du sentiment d’appartenir à un club, développement de l’identité club. compte rendus réunion vers les dirigeants infos comité, ligue, spécifiquement Fédé autres Objectifs : cohésion de l’équipe dirigeante, développement du sentiment d’appartenir à une équipe, amplification de la solidarité. Responsabiliser la gestion du club. Notez sur une échelle de 1 à 5 vos relations avec vos partenaires institutionnels : Relations avec Mairie : 0 1 2 3 4 5 Relations avec Comité : 0 1 2 3 4 5 Relations avec clubs du 49 : 0 1 2 3 4 5 CDVB 49 - 2013 / 2014 journal interne

• COMMUNICATION EXTERNE annonce des moments forts : galette, vœux, tournois, repas publics… programme des matchs à domicile annonce des moments forts : galette, vœux, tournois, repas publics… annonce portes ouvertes presse annonce permanences inscriptions. annonce d’un match particulier : match de coupe annonce portes ouvertes journal de la ville (ou site internet) annonce des moments forts : galette, vœux, tournois, repas publics… mais aussi un article présentant une équipe, un joueur, un match particulier annonce permanences inscriptions. programme des matchs à domicile affichage commerce, salles de sport, annonces évènementielles panneaux ville Objectifs : visibilité du club par rapport aux habitants, mais aussi par rapport aux décideurs (Mairie, Communauté de communes, CG), de ses actions et animations tout au long de l’année. Cela permet de valoriser le club auprès des partenaires et lors de demandes de nouveaux créneaux de salle, de subventions, d’équipements… • COMMUNICATION INTERNE ET EXTERNE : SITE INTERNET – RÉSEAUX SOCIAUX QUESTIONS : DANS LA COMM, EST CE QUE L’ON PARLE DES BÉNÉVOLES ? LES MET-ON EN VALEUR ? LEUR DONNE T-ON LA PAROLE ? EST-CE DIFFICILE DE TROUVER LES COMPÉTENCES ? Note : /5 CDVB 49 - 2013 / 2014 annonce grande manifestation Festyvolley, …

3. ORGANISATION TECHNIQUE groupe entraîneurs : tutorat, formation, échanges, formation CD Arbitre Jeune formation CD Arbitre seniors indemnités entraîneurs formation jeunes arbitres interne (marque) abonnement revues techniques resp arbitrage salle stage de rentrée, de vacances, portes ouvertes suivi arbitres (référent) Objectifs : Suivi des formations, des formés. Accompagnement jeunes. Constitution d’une équipe de techniciens et d’arbitres QUESTION : PLACE DES BÉNÉVOLES NONTECHNICIENS ? Note : /5 4. Convivialité- Festivités repas et soirée dirigeants (bureau, entraîneurs, arbitres officiels, responsable équipe soirées jeunes sortie jeunes arbitres galette des rois ou autres soirées tournois interne, loisirs jeunes, loisirs adultes, compet, haut niveau… QUESTION : VALORISATION, CONVIVIALITÉ, RECONNAISSANCE Note : /5 CDVB 49 - 2013 / 2014 valorisation arbitre (tenue, indemnité, repas fin d'année ou sortie…)

5. Formation Dirigeants - Bénévoles licence bénévole pour les resp équipes, bar rôle du responsable d’équipes réunion de rentrée de chaque resp avec l’équipe formation nouvelles règles formation remplissage feuilles de match mettre à dispo modèles calendrier match, déplacements… Formation pour les responsables d’équipes, de salles Feuille de route pour responsable : bar, salles, match, arbitre Note : /5 6. Logistique Commande maillots, shorts, ballons, … Matériel sportif Pharmacie Matériel bars Remise aux joueurs, aux responsables d’équipe avec liste cosignée Inventaires, gestion renouvellement/achat quel fonctionnement, en libre service ou non, qui se réapprovisionne, strap pour tous ou non réappro, gestion liste de bénévoles, affichettes prix Note : /5 7. Sponsoring Recherche de partenaires pour lots, pour partenariat financier, pour publicité QUESTION : DANS LE CADRE DU SPONSORING SPORTIF, LESENTREPRISES PRENNENT SOIN DE CHOISIR LE OU LES DOMAINES SPORTIFS QU’ILS VEULENT SOUTENIREN FONCTION DES VALEURS VÉHICULÉES PAR CEUX-CI : QUELLES SONT LES VÔTRES ? Note : /5 CDVB 49 - 2013 / 2014 QUESTION : FORMER POUR FACILITER LA T CHE DES BÉNÉVOLES, METTRE ÀDISPOSITION TOUTES LES INFOS DONT ILS ONT BESOIN, FACILITER L’ARRIVÉE DE NOUVEAUXBÉNÉVOLES AVEC DES POINTS DE REPÈRES.

B. L’analyse Une fois le bilan effectué, vous devez l’analyser. Vous avez noté de 0 à 5 chacun des items dans votre analyse. Sp o ns Organisation interne Ensuite, reportez vos résultats sur le graphique ci-dessous : or ing tio ica un mm n Co Organis ation T echniq u e /bé Di rig atio n Fo rm stiv / fe lité via nvi Co né v is Log ité Echelle à 5 niveaux Ce bilan en étoile vous permet de voir vos secteurs performants et vos secteurs à améliorer. Il peut être un élément support pour orienter vos axes de développement et prioriser vos actions dans le temps, dans le cadre de la réalisation ou la refonte de votre projet associatif. (NB : celui-ci est devenu incontournable à toute association demandant des subventions. ) Il existe d’autre outils d’analyse : - Le guide du développeur (FFHB) plus complet mais également plus lourd à remplir : http: //extranet. ffvb. org/data/Files/documents/dirigeants/guide_du_developpeur. pdf - Le site internet du CNAR : Centre National d’Appui et de Ressources du Sport dans la boite à outils : http: //cnar-sport. franceolympique. com Il est bon de réactualiser votre bilan au moins tous les deux ans, afin d’avoir un retour sur les actions menées. CDVB 49 - 2013 / 2014 e tiqu

2. Des pistes, trucs et astuces pour améliorer le fonctionnement de son asso Afin de garder une cohérence par rapport au premier chapitre, nous avons gardé l’ordre des items développés précédemment. Vous n’avez qu’à cliquer sur le thème que vous souhaitez pour aller directement à la page correspondante. Sponsoring Communication Logistique Organisation Technique Convivialité / Festivité CDVB 49 - 2013 / 2014 Organisation interne

1. ORGANISATION INTERNE Il s’agit de bien définir les tâches et leur place dans le temps, De prendre en compte les compétences de chacun, De savoir précisément les rôles de chacun. (indispensable pour que les bénévoles se sentent utiles et s’investissent !). Outils Clés : • Faites un organigramme : Président secrétaire Trésorier adj Secrétaire adj Responsa ble senior Responsa ble salle Secrétaire planning salle • Établissez des fiches, même succinctes, pour savoir qui remplit la pharmacie, qui prévient les parents en cas de changement de match, comment: mail ou téléphone…. • Exemple : - Tâches principales du Secrétariat Diffusion au Trésorier : � Bordereau des adhésions. � Monique Règlements des adhésions. Toutes pièces comptables. Diffusion au Correspondant club ou équipe : � Certificats médicaux. � Fiches d’inscription Jeunes en Compétition. Diffusion au Webmaster : Tout document susceptible d’être mis sur le site web suivant approbation du Président. Compte-rendu de réunion de CA approuvé pour diffusion Diffusion au Président : Tout document relatif au Ticket-Sport-Culture-Loisirs. Tout document relatif aux Allocations Familiales. Tout document des instances et partenaires. • Rédaction des comptes rendus de réunion du CA. Tenue à jour du listing des Adhérent(e)s. Diffusion du listing des Adhérent(e)s aux Membres du Bureau. Etablissement d’un reçu pour chaque Adhérent(e)s et diffusion de celui-ci. Mise à jour du panneau d’affichage relatif à la vie de l’Association. Gislaine Priorisez les actions (ex ici) Établissez un règlement intérieur qui spécifie les tâches de chacun (l’exemple en lien est pour les membres du Bureau mais peut être également étendu aux licenciés du clubs) : http: //gp. n. chezalice. fr/Doc/procedure_asttc. pdf (outil élaboré par un club de tennis). CDVB 49 - 2013 / 2014 trésorier

2. COMMUNICATION Il s’agit ici de créer une synergie autour du club : de ces valeurs, son projet, ses objectifs, De se faire connaitre et de mieux connaitre son environnement , D’avoir un message clair simple et cohérent. Outils Clés : Charte graphique (logo, couleurs du club): http: //fr. wikipedia. org/wiki/Charte_graphique • Internet : site internet, Newsletters, E-mailing, Réseaux sociaux • Relations presses : connaissez votre correspondant local (Communiqués de presse, Dossiers de presse) • Autres : cartes de vœux, invitations, mailing. Principes clés : • Ayez une unicité dans les visuels : utilisez la même police de caractère, les mêmes couleurs, utilisez des modèles de documents toujours identiques (Ex : le VBNantes va jusqu’à avoir ses sièges assortis aux couleurs du club !) http: //www. volleyballnantes. com • Constituez-vous un réseau (bénévoles, partenaires, institutionnels, médias) et informezle de la vie du club régulièrement. • Adaptez votre communication à votre environnement et à vos ambitions (un panneau dans une salle, ou une information dans le bulletin communale peut être une très bonne solution pour des petits clubs…). • Documentations détaillées : http: //www. athle. com/pdf/serviceclubs/OUTILS-DE-COM. pdf http: //www. evenements-sportifs. com/ffta-fr/doc/3_2_dossier_Media. pdf • Sites de créations de logos : http: //www. freelogoservices. com https: //logotypemaker. com http: //www. logofactoryweb. com/ CDVB 49 - 2013 / 2014 •

3. ORGANISATION TECHNIQUE Il s’agit d’organiser, valoriser et suivre le travail des encadrants, arbitres, marqueurs, responsables de salle, De former et d’informer ce « staff » technique, De valoriser le travail fourni et l’investissement donné. Outils Clés : Formalisez un projet sportif et partagez-le avec l’équipe technique. Faites un point en demie saison pour constater l’évolution réalisée par rapport au projet. Adaptez le projet sportif chaque année Ex : http: //uscm. fr/le-club/organisation-technique. htm • Instaurez un calendrier technique général du club et insérez-y les dates, lieux et type de formations et diffusez le livret de formation technique du CDVB 49 : http: //www. calameo. com/read/001674327 e 08 a 49 f 3 e 9 b 4 • Réunissez l’équipe Technique et l’équipe Arbitrale pour échanger sur leurs pratiques, partager leurs réussites et leurs difficultés, encouragez le tutorat pour les nouveaux entraineurs et/ou arbitres, • Valoriser les entraineurs et les arbitres en public lors des temps forts : assemblée générale, Distinctions Fédérales, Distinctions DDCS… 4. CONVIVIALITÉ Il s’agit ici de tisser des liens entre les différents membres du club afin de créer un lieu où l’on est bien. Organiser des moments d’échanges soit autour de l’activité Volley (tournoi à la mêlée, entrainements intergénérationnels) soit autour d’autres activités : sortie rando, repas de Noël… Recevoir les équipes adverses comme il se doit permet de garantir un climat amical et serein, surtout pour les équipes de jeunes. Outils Clés : - Mettez en place une commission « Animation » chargée d’élaborer un planning des manifestations en relation avec les autres associations et la mairie, - Organisez un évènement qui rassemble tout le club : sortie match Pro, tournoi interne… sans but « lucratif » , juste pour le plaisir ! CDVB 49 - 2013 / 2014 •

• Pensez à fêter l’anniversaire de vos bénévoles engagés. Souhaitez leur fête ou tout évènement ! • Organisez une bourse aux vêtements de sports, • Organisez une sortie dans un parc d’attraction en fin d’année pour les jeunes, • Animez votre Assemblée Générale avec un repas en clôture ou une diffusion de match de Volley sur grand écran, ou une intervention extérieure sur un thème choisi… 5. LOGISTIQUE Il s’agit ici de permettre un bon fonctionnement général lors des matchs ou des animations du club. De décharger le staff technique impliqué dans la logistique purement sportive. De définir dès le début d’année les besoins matériels et humains afin d’anticiper et de ne pas être pris au dépourvu. Outils Clés: - Etablissez un inventaire du matériel et tirez-en une liste des besoins et des coûts : ballons, maillots, chasubles, filets, pharmacie…. - Planifiez très tôt les matchs du week-end : Ø organisez les déplacements (minibus, voitures, parents), Ø à domicile: listez les ressources disponibles et affecter-les aux différentes tâches : table de marque (chronométrage, secrétariat, feuille de match), responsable salle, arbitres jeunes pour arbitrage plateaux, boisson pour équipes et arbitres, buvette et goûters, etc… Le but est que les entraineurs n’aient que la partie technique (sportive) à gérer. Vous pouvez pour cela utiliser : Google agenda: ex : http: //www. cholet-volley. com/? page_id=75 Créez des adresses mails génériques type « arbitrage@VBCM. com » de sorte que, si le correspondant change, les mails arrivent toujours à destination du référent. Dissociez les agendas par catégories: arbitres / entrainements / responsable ouverture / fermeture de salle / accompagnateurs / responsable buvette…. AFFICHEZ LES PLANNINGS TOUJOURS AUX MEMES LIEUX AFIN QUE CHACUN CONSERVE LA MEME HABITUDE. CDVB 49 - 2013 / 2014

6. SPONSORING Il s’agit ici de trouver les moyens de vos ambitions ! D’être soutenu financièrement / matériellement par des entreprises locales. Tisser un réseau de connaissances permettant d’accroitre sa notoriété, sa représentativité au niveau local. Outils Clés : De nombreuses publications existent dans le domaine. Nous en avons sélectionné 2, claires et simples, afin de vous aider à la mise en place : • Sur le sponsoring ou partenariat : http: //www. lesport 35. com/cdos/extranet/partenaires/recherchesponsors. pdf • Sur le mécénat : http: //www. lrset. org/uploads/GED/finance/Fiche_pratique_Mecenat. pdf - Différence entre Sponsoring et Mécénat : le mécénat est fiscalement considéré comme un don. Les entreprises peuvent déduire 60 % du don de leur impôt sur les sociétés (ou impôts sur les bénéfices) dans la limite de 5 ‰ de leur chiffre d’affaires. Le mécénat se distingue du parrainage (ou sponsoring) par la notion de contrepartie. - Des sites mettant en relation sponsors et clubs : Site de financements participatifs sur un projet, un évènement… : - http: //sponsorise. me/ - http: //fr. ulule. com/ - http: //forum. alloprod. com/ CDVB 49 - 2013 / 2014 •

Ø Pour tout renseignement complémentaire, vous pouvez joindre : Le Comité Départemental 49 de Volley-Ball Email : volley 49@yahoo. fr Site internet : ww. comitevolley 49. com Page Facebook : https: //www. facebook. com/comitevolley CDVB 49 - 2013 / 2014 Maison des Sports 7 rue Pierre de Coubertin BP 43527 49136 Les Ponts-de-Cé Tél : 02 41 79 49 87