Cleemy Spesenabrechnungsverwaltung Manager Benutzer Guide Cleemy est dit
Cleemy – Spesenabrechnungsverwaltung Manager & Benutzer Guide Cleemy est édité par
Online und mobiler Zugang Sie erreichen Cleemy über: Ihren PC Ihr Smartphone oder Tablet Siehe Slide 14 Die URL sieht folgendermaßen aus: https: //[nom de votre société]. ilucca. net (Wenn Sie die URL nicht kennen, fragen Sie bitte den Administrator) 2
Zugang und Authentifizierung Wenn Sie Ihr Kennwort vergessen haben, klicken Sie hier und geben Sie Ihre E-Mail-Adresse an * Sollten Sie kein Kennwort haben, klicken Sie hier und geben Sie Ihre EMail-Adresse an Sollten Sie eine Google Apps Verbindung haben, müssen Sie einfach auf den Knopf klicken und sich mit Google anmelden. 3
Startseite Sie sehen Sie den Betrag der laufenden Spesen. Hier sehen Sie den Gesamtbetrag der Spesen. Mit diesen kurzen Links, haben Sie direkten Zugang zu gewissen Registerkarten. 4
Tab Ausgaben– Anzeige Liste Eine Spesenabrechnung erstellen, indem mehrere Ausgaben zusammengelegt werden Anzeige Liste: alle eingegebenen Ausgaben, die noch nicht als Spesen abgerechnet wurden Neue Ausgabe eingeben 5
Tab Ausgabe – Ausgabe hinzufügen Eine Ausgabe hinzufügen: Sie können Ihre Ausgaben ohne Verzögerung eingeben. Sie können mehrere Ausgaben hintereinander eingeben, indem Sie « Speichern & Neu » klicken. Die Ausgaben können jederzeit gelöscht oder geändert werden , solange sie noch nicht Gegenstand einer Spesenabrechnung sind. 6
Tab Ausgaben– Spesenabrechnung angeben: Sie können alle Ausgaben in einer einzigen Spesenabrechnung zusammenfügen. Cleemy bietet Ihnen einen Default-Namen an, den Sie ändern können. Sobald Sie auf « Erstellen » klicken, erhält der Manager eine Benachrichtigung. 7
Übergabe der Nachweise Umschlag: Gruppieren Sie alle Ihre Spesenabrechnungen in einem Umschlag. Übertragen Sie die Nummer, den Namen und das Datum Ihrer Spesenabrechnung bevor Sie sie der Buchhaltung schicken. * Sollten Sie unsere Option der digitalisierten Nachweise haben, müssen Sie einfach Ihren Nachweis zu Ihrer Ausgabe in Cleemy hinzufügen und sobald dies erfolgt ist, können Sie ihn löschen! 8
Tab Ausgaben – Anzeige Tabelle: Das Anzeigen der Tabelle ermöglicht es Ihnen die Asugaben nach Datum und Kostenart zu durchsuchen. Sie können außerdem eine neue Ausgabe eingeben, indem Sie direkt auf ein Feld der Tabelle klicken. Je nachdem welches Feld Sie ausgewählt haben, werden die Kostenart, das Datum und/oder Betrag der Ausgabe vorgewählt. 9
Tab Ausgaben – Synthèses dépenses Zusammenfassung der Ausgaben: Eine Tabelle fasst Ihre Ausgaben nach Art nd Monat zusammen. Sie können ebenfalls die Kumulierung Ihrer Ausgaben seit Anfang des Jahres anzeigen. 10
Tab Ausgaben – Prozeduren: Hier finden Sie die von Ihrer Firma angewendeten Regeln in Sachen Spesenabrechnung wieder. 11
Tab Spesenabrechnung– Spesenabrechnungen verfolgen Alle Status: Diese Liste ermöglicht es die Spesenabrechnungen nach Status zu sortieren: Erstellt, Bestätigt oder Bezahlt. Status: Es ist jederzeit möglich eine Spesenabrechnung zu annulieren, die sich im Status Erstellt befindet. Sobald eine Abrechung annuliert wurde, finden Sie den Inhalt im Menü Ausgaben wieder. Diese Benachrichtigung weist auf ein Problem hin (Bsp. : Überschreitung des Höchstbetrages , Deklarierung einer Ausgabe an einem Abwesenheitstag) 12
Tab Bestätigung Nur für Manager Bestätrigung: Im Tab Bestätigung werden dem Manager alle Spesenabrechungen angezeigt, die noch bestätigt werden müssen. Der Manager kann sie bestätigen, verwerfen oder weitere Informationen beantragen. Die Spesenabrechnungen werden nach Erstellungsdatum angezeigt, egal ob sie kontrolliert worden sind oder nicht. Diese Benachrichtigung weist auf ein Problem hin (Bsp. : Überschreitung des Höchstbetrages , Deklarierung einer Ausgabe an einem Abwesenheitstag) Details: Der Manager kann die Details der Abrechung aufrufen, indem er in der Liste draufklickt. 13
Zugang zur mobilen App Um sich anmelden, haben Sie drei Möglichkeiten: Mit Magic Link Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Wir schicken Ihnen einen Link, der Sie direkt bei Ihrem Konto anmeldet. Achtung, dafür benötigen Sie einen Zugang zu Ihrem Firmen-E-Mail-Account auf Ihrem Tablet oder Smartphone. Mit Ihrem Kennwort Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort ein, welches Sie verwenden, um sich bei Ihrem Lucca-Account anzumelden. Mit einem 6 -Ziffern-Code Über die PC-Version von Cleemy können Sie einen 6 -Ziffern-Code generieren, den Sie dann in der App angeben müssen. Achtung: Dieser Code ist nur 20 Minuten lang gültig. 14
Ausgabe eingeben In grün die betreffenden Felder In orange die nicht ausgefüllten Pflichtfelder In grau die nicht ausgefüllten optionalen Felder Um eine Ausgabe zu erstellten, klicken Sie auf +. So erhalten Sie die Möglichkeit ein Foto von Ihrem Beleg zu machen, eine Ausgabe zu erstellen oder Kilometerkosten anzugeben. 15
Eine Spesenabrechung deklarieren Dieses Symbol vermerkt eine Ausgabe mit Benachrichtigung: Höchstbetrag überschritten, Ausgabe an einem Abwesenheitstag… Dieses Symbol vermerkt eine nicht synchronisierte Ausgabe Um eine Spesenabrechnung zu deklarieren, klicken Sie auf « Meine Spesenabrechnung deklarieren » 16
Eine Spesenabrechung deklarieren Auswählen der Ausgaben, die deklariert werden müssen: Sie können die Ausgaben über die Miniaturansicht anzeigen, oder indem Sie lange auf die entsprechende Zeile klicken. Dieses Symbol weist auf eine ausgewählte Ausgabe hin Sie können die Spesenabrechnung mit der ausgewählten Ausgabe deklarieren * Sie können Ausgaben ohne Internetzugang erstellen. Dementsprechend werden sie als nicht synchronisiert angezeigt. Sie müssen später diese Ausgaben synchronisieren, um sie als Spesenabrechung zu deklarieren. Um die Synchronisierung zu starten, lassen Sie die Seite nach unten gleiten, das Wort « Synchronisieren » wird dann angezeigt. Wenn Sie Ausgaben einer analytischen Sektion zuweisen oder Gäste hinzufügen möchten, brauchen Sie einen Internetzugang. 17
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