Claves para la gestin de documentos de archivo

Claves para la gestión de documentos de archivo Mapas, planos y fotografías en un entorno digital ENCUENTO 3 -Edición digital -Sistematización -Acceso a la información

MAPA DE INTERRELACION DE LOS PROCESOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITALIZACIÓN CONSERVACION ORGANIZACION Archivo sustentable Preservación digital Almacenamiento Evaluación y diagnóstico Acciones preventivas Clasificación Ordenamiento físico de los documentos EDICION DIGITAL Ordenamiento lógico de los archivos digitales Automatización de los procesos Requerimientos de seguridad y acceso DOCUMENTO DE ARCHIVO SISTEMATIZACION Datos y Metadatos Gestión de vocabularios controlados DIFUSION Productos culturales Pagina web Portales Redes sociales Twitter ACCESO A LA INFORMACION Necesidad de los usuarios Servicio Web service

Edición

Edición de Copias Digitales ¿Qué editamos? Nuestro proceso de edición: Generación de copias digitales a partir del Master digital ¡NO es la edición del Master de preservación!

Edición de Copias Digitales ¿Para qué editamos? -Para hacer accesible la información acorde a diversos usos -Preservar el Master digital www

Edición de Copias Digitales ¿Cómo editamos? -Generamos múltiples copias aplicando los parámetros adecuados a cada uso -Identificamos las copias a través del: nombramiento y almacenamiento diferenciado -Aplicamos sellos (seguridad / identidad) COPIA DE CONSULTA COPIA SERVICIO DIGITAL COPIA WEB

Edición de Copias Digitales ¿Cómo editamos? COPIAS DIGITALES DE ORIGINALES FOTOGRAFICOS MASTER PRESERVACION TIFF 350 MB 1000 DPI 48 BITS COLOR PRESERVACION COPIA DE CONSULTA JPG HASTA 2 MB 200 DPI 24 BITS COLOR RAPIDEZ PARA VISUALIZACION COPIA SERVICIO DIGITAL JPG HASTA 200 KB 200 DPI + 650 PIX 24 BITS COLOR PROTECCION DEL DOCUMENTO COPIA WEB JPG HASTA 50 -70 KB 200 PIX 24 BITS COLOR PROTECCION DEL DOCUMENTO Y DIFUSION

Edición de Copias Digitales ¿Cómo editamos? COPIAS DIGITALES DE ORIGINALES DE GRAN FORMATO MASTER PRESERVACION COPIA DE CONSULTA COPIA SERVICIO DIGITAL COPIA WEB TIFF JPG JPG 300 DPI 96 DPI 24 BITS DE COLOR 50% DEL TAM. ORIG. 30% DEL TAM. SD SELLOS PROTECCION DEL DOCUMENTO Y DIFUSION PRESERVACION RAPIDEZ PARA VISUALIZACION

Edición de Copias Digitales ¿Cómo editamos? Automatización de los procesos: Necesidad de repetir una serie de pasos con todas las imágenes de un lote VENTAJAS - Normaliza acciones - Disminuye los tiempos de ejecución - Formaliza los acciones independizándolos del operador - Disminuye los posibles errores humanos - Garantiza calidad uniforme en los archivos - Posibilita potenciales planes acordes a los posibles cambios tecnológicos/comunicacionales - Variedad de acciones automatizables

Edición de Copias Digitales ¿Cómo editamos? Algunas acciones… Edición: - Resampleos - Profundidad de bits - Formatos - Aplicación de sellos y marcas de agua Renombrado: - Por obras - Por tipos de copias

Edición de Copias Digitales ¿Con qué editamos? -Software propietario: Photoshop CS 5 -Software libre : Irfanview

Edición de Copias Digitales Ordenamiento lógico de los archivos digitales Renombrado: se identifican los archivos según su uso y destino de almacenamiento (identificación única) C S W

Edición de Copias Digitales Almacenamiento de los archivos digitales 53. 100 DOCUMENTOS GRAFICOS DIGITALIZADOS Y PROCESADOS Cada copia tiene su partición de disco en servidores para almacenamiento MASTERS : 1. 3 Tb CONSULTA: 43 Gb SERVICIO DIGITAL: 22 Gb SERVICIO WEB: 3. 2 Gb PESOS PROMEDIOS: MASTER PLANO: 900 Mb MASTER FOTO: 350 Mb CONSULTA PLANO: 1 Mb CONSULTA FOTO: 1. 5 MB SD PLANO: 700 Kb SD FOTO: 200 Kb WEB PLANO: 100 Kb WEB FOTO: 60 Kb

Claves - Optimizar tiempos de procesamiento sin perder calidad - Pensar las copias nos solo en función de los cambios tecnológicos sino fundamentalmente en la evolución y dinámicas de la comunicación social -Utilización de software libre siempre como primera instancia a considerar, en algunos casos, es limitado y hay que evaluar la posibilidad de la adquisición de software que tecnológicamente nos de las posibilidades - Cada instancia de copia generada tiene un objetivo y un destinatario. En un mundo dinámico por demanda cambiante, por servicio, por comunicación, por tecnología, estos esquemas no tienen que ser cerrados, siempre existe la posibilidad de generar copias nuevas (desde el master) con parámetros específicos que se adecuen a nuevas necesidades.

Sistematización

Sistematización Pará Qué? -Preservación de la información -Acceso a la información -Generar Planes de trabajo

Sistematización Qué? -Información del documento original / series / fondos -Información de todos los procesos aplicados -Información administrativa y de control de calidad

Edición de Copias Digitales Con Qué Sistematizamos? ABCD (ISIS): - Software libre - No es especifico de archivos pero lo adaptamos - Trabajamos conjuntamente con un informático

Edición de Copias Digitales Cómo Sistematizamos? - Instancia de registro “inicial” del documento a partir de inventarios - Actualización de información de la obra/documento -Actualización del estado del registro como de los procesos aplicados - Registro de Controles de Calidad

Clasificación y Ordenamiento Cómo Sistematizamos? Normas de descripción archivística (parte de las normas ISO) ISAD(G) son las siglas en inglés de General International Standard Archival Description (Norma Internacional General de Descripción Archivística), publicada por el Consejo Internacional de Archivos (CIA) en 1994. Este estandar es una quia para la descripcion de documentos de archivo. Identifica y explica el contexto del material de archivo para promover su accesibilidad. Areas de description: -Área de identificación -Área de contexto -Área de contenido y estructura -Área de condiciones de acceso y uso -Área de doc. Asociada -Área de notas -Área de control de la descripción

Clasificación y Ordenamiento ISAD(G) Área de identificacion codigo titulo fecha nivel de descripcion volumen y soporte Área de contexto nombre del productor historia institucional historia archivistica forma de ingreso Área de contenido y estructura Área de condiciones de acceso y uso Alcance y contenido Valoracion, selección y eliminacion nuevos ingresos organización Condiciones de acceso Condiciones de reproduccion Lengua / escritura de los documentos caracteristicas fisicas y requisitos tecnicos Instrumentos de descripcion Área de doc. Asociada Existencia y localizacion de originales Área de notas Área de control de la descripcion Existencia y localizacion de copias unidades de descripcion relacionadas nota de publicaciones nota del archivero reglas o normas fecha de la descricion CAMPOS UTILIZADOS EN EL CEDIAP Área de Identificación - Código -Título -Fecha -Nivel de descripción (nombre del productor) - Volumen y soporte Área de Contenido y Estructura -Alcance y Contenido-Contiene los campos -Valoración “obligatorios” de las normas Área de condicionesde de descripción acceso y uso ISAD- G -Acceso -Condiciones de reproducción -Características Físicas -Instrumentos de Descripción (ABCD) Área de documentación asociada -Existencia y localización de originales Área de Control de la descripción -Nota del Archivero -Fecha

-Diseño propio de estructura de metadatos Registro de un doc original

Registro del soporte original

Registro de características de copias digitales

Registro de ubicación y controles

Claves -Hay un pensamiento previo a la decisión de compra /adopción de un software, esto implica: 1 - El conocimiento completo del cuerpo documental 2 - La decisión de cómo vamos a describir a este cuerpo documental, en función de los objetivos del proyecto - Importancia de la utilización de un estándar para describir -Pensar en formatos de descripción y plataformas tecnológicas/informáticas para la interoperabilidad web -Para colecciones de gran volumen: se recomienda registrar datos mínimos y suficientes, Ya que, un registro muy exhaustivo puede llevar mucho tiempo y no cumple con la premisa de hacer accesible de manera rápida la información, no cumple con los objetivos de nuestro proyecto.

Actividad Para el proyecto que están pensando, cuales serían algunos de los objetivos de la sistematización de la información del cuerpo documental?