Claves para la gestin de documentos de archivo

Claves para la gestión de documentos de archivo Mapas, planos y fotografías en un entorno digital Generación y Preservación del documento digital

MAPA DE INTERRELACION DE LOS PROCESOS PARA LA GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITALIZACIÓN CONSERVACION ORGANIZACION Archivo sustentable Preservación digital Almacenamiento Evaluación y diagnóstico Acciones preventivas Clasificación Ordenamiento físico de los documentos EDICION DIGITAL Ordenamiento lógico de los archivos digitales Automatización de los procesos Requerimientos de seguridad y acceso DOCUMENTO DE ARCHIVO SISTEMATIZACION Datos y Metadatos Gestión de vocabularios controlados DIFUSION Productos culturales Pagina web Portales Redes sociales Twitter ACCESO A LA INFORMACION Necesidad de los usuarios Servicio Web service

Digitalización

Generación del documento digital ¿Para qué digitalizamos? Digitalizamos para preservar y dar acceso a la información (objetivos del proyecto) PARA QUE ESTAS DOS ACCIONES SEAN SUSTENTABLES DEBEMOS GENERAR COPIAS SUSTENTABLES

Actividad Indicá por contraste, cuál de estas imágenes correspondería a la “copia de preservación digital” de un documento de archivo

Resolución

Profundidad de Bits

Fidelidad con el original

Sin Edición

Sin Marcas o Sellos

Sin errores Control de calidad

Generación del documento digital ¿Para qué digitalizamos? Digitalizamos para preservar y dar acceso a la información PARA QUE ESTAS DOS ACCIONES SEAN SUSTENTABLES, DEBEMOS GENERAR COPIAS SUSTENTABLES: -Máxima fidelidad con el original -Sin distorsión -Alta resolución (con respecto a los valores vigentes) -Formato abierto -Formato sin compresión -Generados con equipos de calidad y calibrados -Preferentemente a color -Imagen resultante sin edición -Control de calidad -Almacenamiento seguro -Recuperación a partir de sistemas de descripción -Redundancia de copias de calidad -Archivo de calidad al que se pueda recurrir en el caso de necesitar copias nuevas según dinámicas de las TIC a corto y mediano plazo (plataformas interoperables) -Parámetros de calidad “estandar” para que sea compatible con archivos de otros reservorios en entorno web

Consideraciones previas a la captura ¿Qué digitalizamos? Organizamos las prioridades de escaneo según: -El estado de conservación -Perdurabilidad del soporte y las técnicas -Demanda de los usuarios -Planes de trabajo interno (ej, por temas: educación, las valoraciones de documentos) -La voz del organismo -Asistencia técnica

Consideraciones previas a la captura ¿Cómo digitalizamos? - Tipificamos documentos - Generamos estándares - Aplicamos parámetros normalizados

Consideraciones previas a la captura GENERALIDAD DE LOS PLANOS SELECCIONADOS COPIAS FOTOGRAFICAS Y ORIGINALES

Consideraciones previas a la captura OBJETO A CAPTURAR TIPO DE COPIA PROFUNDIDAD DE BITS GENERALIDAD DE LOS PLANOS MASTER BLANCO/NEGRO 1 BIT PLANOS SELECCIONADOS MASTER COLOR 24 BITS COPIAS FOTOGRAFICAS Y NEGATIVOS MASTER COLOR RGB 48 BITS RESOLUCION FORMATO 400 DPI TIFF 300 DPI TIFF 1000 DPI TIFF

Generación del documento digital REDEFINICION DE PARAMETROS, MIGRACION Y REDIGITALIZACION -Las resoluciones que se adoptaron en un principio fueron variando (en mas) con la evolución tecnológica 300 DPI a 400 DPI – RESOLUCION VARIABLE SEGÚN TAMAÑO a 1000 DPI -Los cambios en el equipamiento también permitieron cambios en los parámetros de digitalización ESCALA DE GRISES A COLOR -La tendencia a adoptar formatos de código abiertos hizo que fuera necesaria la migraron de algunos archivos GP 4 a TIFF CON COMPRESION SIN PERDIDA - Las recomendaciones acerca de la conveniencia de formatos sin compresión desencadenaron modificaciones: Algunos documentos tuvieron que ser re-digitalizados. JPG a TIFF Algunos archivos se migraron de formatos comprimidos a formatos sin compresión TIFF CON COMPRESION SIN PERDIDA a TIFF SIN COMPRESION

Generación del documento digital ¿Con que? -Equipos profesionales -Según el tipo de documento -Software de origen

SCANNER 10000 XL CAMA PLANA TAMAÑO A 3 TRANSPARENCIAS Y OPACOS COLOR RESOLUCION OPTICA: 2400 DPI

ESCANER CONTEX HD 4230 ESCANER DE RODILLO A 0 Y LARGO LIBRE COLOR RESOLUCION OPTICA: 600 DPI (1200 INTERPOLADA)

Generación del documento digital ¿Con qué metodología digitalizamos? -Mayor fidelidad con el original -Única captura -Ajustes de captura -Elementos auxiliares

AJUSTES DE ESCANEO PARAMETROS TIPO DE DOC. PROF. BITS RESOLUCION NOMBRE DEL DOCUMENTO AJUSTES > SOMBRAS LUCES TONOS MEDIOS

A 1000 DPI

SOPORTES AUXILIARIES

TECNICAS ESPECIALES ANILLOS DE NEWTON PLANTILLAS DE SEPARACION

MASTER 1 BIT DE COLOR A 400 DPI

MASTER COLOR 24 BITS

ELEMENTOS AUXILIARIES FILM PVC EVITA DETERIOROS EN ORIGINAL

Claves -No hay parámetros universales fijos, si estándares recomendados (y son posibles de normalizar). En cada proyecto se definirán los parámetros mas adecuados, evaluando distintas variables: El almacenamiento digital, los recursos tecnológicos, tipo de documento, etc. - Evaluación del equipo informático de captura a comprar: evaluar el volumen y calidad de los documentos custodiados, el parque informatico existente para determinar la conveniencia de la compra o la tercerización del servicio. -Considerar también el mantenimiento de los equipos informáticos. -Privilegiar la integridad del documento original: la digitalización no debe implicar un riesgo para el documento. Evaluar otras alternativas, ej fotografiar, scanner planetario, etc. -Para cuerpos documentales de gran volumen, es mejor generar prioridades a través de la recuperación de la información sistematizada. - Tengo los recursos para generar copias sustentables? Si no los tengo. . . no digitalizo? O hago una copia de menor calidad que seguramente tenga que redigitalizar?

Control de Calidad del documento digital CONTROL DE CALIDAD üVerificación en la imagen final de los parámetros de entrada üCorrecta lectura del archivo Master üCorrecto nombramiento del archivo – Clasificación y ubicación üLos parámetros de digitalización quedan registrados en la base de datos

Control de Calidad del documento digital CONTROL DE CALIDAD Defectos en las imágenes Incorrecta selección de los filtros Incorrecto sentido de lecutra del plano

Control de Calidad del documento digital CONTROL DE CALIDAD Defectos en las imágenes

Control de Calidad del documento digital CONTROL DE CALIDAD Casos de nombramiento ANTES AHORA -ARCHIVOS MASTER DE PRESERVACION : Conserva el nombre sin alteraciones. TIFF -ARCHIVOS DE CONSULTA _C. JPG -ARCHIVOS DE SERVICIO DIGITAL _S. JPG -ARCHIVOS WEB _W. JPG

Control de Calidad del documento digital CONTROL DE CALIDAD Carga de parámetros de digitalización

Generación del documento digital FORMALIZACIÓN DE PROCESOS Es muy importante debido a que: üSe registra y precisa la metodología independiente de quien realice la tarea üSe puede aplicar la trazabilidad sobre los cambios üComo herramienta para capacitación üComo recurso para la transferencia de conocimientos Manuales de procedimiento Instructivos Planilla de registro GUIAS DE PROCEDIMIENTO

Almacenamiento del documento digital ALMACENAMIENTO Actualmente trabajamos con… Servidores en red + Back up semanal en cinta magnética + Back up discos locales ESPACIO OCUPADO POR LOS ARCHIVOS DIGITALES, ACTUALMENTE ESPACIO OCUPADO MASTERS : 1. 3 TB DOCUMENTOS GRAFICOS DIGITALIZADOS Y PROCESADOS: 53. 100 PESO PROMEDIO: MASTER PLANO: 900 MB MASTER FOTO: 350 MB Anteriormente, hemos trabajado con… Discos locales sin red + Servidores en red + Back up en CD A futuro queremos… Consolidar el Soporte Institucional con rutina de back up diferenciada + Reservorio Institucional Nacional.

Nacidos Digitales Documentos nacidos digitales Cuál es el ORIGINAL DIGITAL y cuál la COPIA DE PRESERVACION? Trabajan con documentos nacidos digitales?

Consideraciones Generales -Proponer el trabajo según objetivos claros a mediano, corto plazo - Plantear prioridades y hacer selecciones - Siempre hay una herramienta posible, para llevar adelante la tarea (planillas excel, planillas en papel, base de datos, etc) - Considerar que además de la digitalización, intervienen acciones posteriores: Control de Calidad, Almacenamiento, Formalización, para asegurar la calidad y la continuidad de las tareas. -Considerar en nuestro proyecto los cambios tecnológicos, como una incesante fuente de posibilidades que siempre hay que tener presente para: superación y compatibilidad con estándares, inserción en la comunidad - Importancia de los Recursos Humanos, constante capacitación y actualización - Actitud de compromiso y apertura a los cambios

¡Gracias! Equipo Ce. DIAP cediap@mecon. gov. ar