Ciclo passivo LEZ Roberto Montanari roberto montanariinfoter it

Ciclo passivo LEZ Roberto Montanari roberto. montanari@infoter. it www. infoter. it

Ordini n n Dal punto di vista della gestione magazzino (GM) rappresentano previsioni di uscite o entrate di materie prime, semilavorati o prodotti finiti Informazioni sull’ordine rilevanti per GM sono: – – – n Cosa: codice materiale Quando: data di consegna/prelievo Quanto: quantità Dove (opzionale): magazzino, ubicazione Segno: + (entrata) (uscita) Altre informazioni: cliente, fornitore, tipo trasporto, prezzo, sconti, iva, ecc. . .

Tipologie di ordini n Ordini clienti (prevista uscita) n Ordini fornitori (prevista entrata) n Ordini di produzione (prevista uscita + prevista entrata) n Ordine di conto lavoro (terzista): analogo all’ordine di produzione

Ordine di produzione (o di lavoro) n Prevista entrata del codice prodotto alla data di consegna) n Prevista uscita dei componenti (consumo) alla data di consegna meno il lead time

Struttura informatica di un ordine n Un record di testata + n record di dettaglio n Eventuali record aggiuntivi (es. note) n Chiave testata: tipo, anno, numero n Chiave dettaglio: tipo, anno, numero, riga

Obiettivi n n Funzioni base dei sistemi per il flusso passivo – Definire le condizioni commerciali dei prodotti e contrattuali con i fornitori – Fornire i supporti informativi per le funzioni operative n trattamento richieste d’acquisto, richieste d’offerte e ordini esecutivi, ricezione materiali, fatturazione passiva, definizione statistiche commerciali di primo livello Nei sistemi più evoluti – Gruppi d’acquisto e catene commerciali – Ordini aperti – Flussi complessi di controllo e validazione

Obiettivo del ciclo passivo n Acquisizione e pagamento delle risorse necessarie all’azienda per produrre i prodotti che vende Le risorse includono: Terreni, impianti e macchinari Materiali per l’uso diretto nel processo produttivo Materiali vari di produzione e non Utente (elettricità, acqua, telefono) Prestazioni di servizio (lavorazioni, consulenze tecniche, legali, audit) Affitti, leasing n Attività: Analizzare il mercato di forniture Selezionare e qualificare i fornitori dell’azienda Acquistare i beni tecnici, i materiali ed i servizi Disporre il pagamento delle forniture Mantenere la contabilità dei debiti verso i fornitori n Emissione e gestione di ordini di materiali e servizi, gestione e controllo delle consegne dei fornitori

Strutture di base n Anagrafiche commerciali dei fornitori e dei prodotti o servizi di acquisto n Strutture dati che definiscono listini e scontistiche n Documenti di processo, che rappresentano i fenomeni transazionali complessi

Anagrafiche commerciali n n Fornitori – Di materiale, di lavorazioni, di trasporti, altri fornitori – Riferimenti commerciali, valuta e lingua, modalità di pagamento con eventuali sconti finanziari, coordinate bancarie, eventuale appartenenza a catene commerciali o gruppi d’acquisto, condizioni commerciali, parametri di classificazione per le analisi. Prodotti di acquisto – Codice e descrizione commerciale propria del fornitore, unità di misura di acquisto, tipo di confezione/imballo richiesti; aliquota IVA; documentazione commerciale/tecnica di supporto; parametri di classificazione per le analisi. … C/lavoro – Di livello, di fase Trasporti ed altri servizi

Anagrafiche commerciali n n Condizioni commerciali – Aree di intervento n listini, condizioni di scontistica Listini di acquisto – Tenere traccia evoluzione prezzi nel tempo – Importazione listini – Utilizzo prezzi ultimo ordine – Listini trasporti n zona di trasporto n elemento caratterizzante il prezzo, usualmente il peso o il volume n prezzo di riferimento n soglia minima

Anagrafiche commerciali n Esempio listino di modello concettuale per

Anagrafiche commerciali n Condizioni di scontistica – Soluzioni molto semplificate – Sconto concordato per i singoli articoli o servizi del singolo fornitore – Possibilità di utilizzare sconti composti o scaglioni di sconto legati a quantità e valore dell’articolo/servizio ordinati

Processi di acquisto

Documenti di processo n Testa dei documenti di processo – Identificazione documento n protocollo, data inserimento, data conferma, stato, causale – Identificazione fornitore n ragione sociale e indirizzo del fornitore, eventuali indirizzi aggiuntivi (per l’inoltro degli ordini, per i rapporti con il deposito che consegnerà i materiali) – Condizioni commerciali n valuta di riferimento, modalità di pagamento, prezzo e sconto da utilizzare – Spedizione n tipo di trasporto – Dati generali n tipo di movimentazione logistica, tipo di movimentazione contabile e IVA, note descrittive del documento.

Documenti di processo n Riga dei documenti di processo – Identificazione riga n numero di riga, stato della riga, legami con righe documenti origine e destinazione, tipologia della riga – Identificazione prodotto o servizio n codice e descrizione articolo/servizio, codice e descrizione del fornitore, unità di misura nel flusso acquisti e nel flusso logistico, con eventuale fattore di conversione – Spedizione n data di consegna richiesta e prevista eventualmente scaglionate – Condizioni commerciali n quantità articolo o servizio, prezzo, scontistica, prezzo netto – Logistica n magazzino da movimentare ed eventuale tipologia di movimento – Amministrazione n aliquota IVA , nomenclatura combinata, contropartita contabile, competenze contabili, centri di costo/ricavo loro valori – Dati generali n note ad uso del fornitore, testi aggiuntivi o oggetti collegati

Documenti di processo n Piede dei documenti di processo – Dati generali n testi o oggetti – Condizioni commerciali finali n sconto complessivo e finanziario, spese aggiuntive (trasporto, incasso, ecc. ) – Totalizzatori n totale documento, totale imponibile e IVA, con eventuale castelletto IVA, scadenze di pagamento

Documenti di processo

Procedure di base n Procedure di flusso – Richieste d’acquisto – Preventivazione n spesso utilizzato per gli acquisti non ripetitivi o per le “prime forniture n richieste di offerte che vengono indirizzate a fornitori attivi o potenziali – Emissione ordini n selezione delle RDA n validazione commerciale n inoltro al fornitore può essere attuato in più modalità n altri flussi interessati – produttivi e logistici per conoscere la disponibilità dei materiali – flusso vendite per pianificare le spedizioni – flusso finanziario per conoscere le previsioni dei pagamenti

Procedure di base – Ricezione materiali, esecuzione servizi interazione con il flusso logistico n lavorazioni dei terzisti n movimentazione automatica dei depositi interessati (quello di carico e quello del terzisti, che viene scaricato) e l’avanzamento degli ordini di produzione collegati n altri flussi interessati: logistica n – Controllo e registrazione fatture n altri flussi interessati: amministrazione e finanza

Procedure di base n Procedure di Analisi – Reporting ordinato (concetto di portafoglio), fatturato, costi n dimensioni di analisi n – fornitori o loro raggruppamenti – articoli o loro raggruppamenti – tempo e sua gerarchia (giorno, mese, trimestre e anno) – Utilizzo di sistemi informazionali con metodologie di data warehousing

Flussi evoluti n Condizioni commerciali – Gruppi d’acquisto e catene commerciali – Accordi Quadro n il valore della merce acquistata deve tenere conto di fenomeni legati all’accordo – costo degli articoli – valorizzazione dei movimenti di magazzino Ordini aperti – Ordini Aperti

Flussi evoluti n Processi – Validazione n tipologia ed entità degli acquisti n gerarchia di “buyer” autorizzati – Controllo qualità n articoli caricati in un deposito “accettazione”, controlli di qualità approfonditi e passaggio nei depositi operativi n puntualità del fornitore – E Procurement n uffici acquisti definiscono politiche di acquisto di beni non “core business” – analisi dei fabbisogni d’acquisto – gestione di gare – interazione con i fornitori (acquisti da catalogo, emissione ordini e analisi collegate)

conferma data prezzo e quantità Emissione Ordini Variazioni RDA manuali e da MRP Messa a disposizione della merce Ordini aperti Listini ed offerte Buyer Ritiro da fornitore Offerte Entrata merce Controllo fatture assegnazione mag/ubicaz. Collaudo

Flusso e documenti del ciclo passivo n n n Richiesta di offerta Listini di acquisto Richiesta di acquisto Ordine a fornitore Buono di entrata a magazzino Controllo fatture

Ciclo passivo Richiesta di acquisto (Rd. A) Ordine a fornitore Registrazione di entrata Controllo fatture

Ellementi di gestione n Prezzi degli articoli n Rapporti con i fornitori n Preventivi n Ordini di acquisto n Carichi di magazzino n Controllo fatture passive

Listini fornitori e terzisti n n n n Determinano le condizioni di fornitura (prezzo, sconti, modalità di pagamento) Validità temporale (data inizio, data fine) Articolazione per data, lotto, condizioni di pagamento, unità di misura Attributi di qualità per classificazione fornitori (puntualità, non conformità, quantità, …) Indicazione di fornitore preferenziale e % di preferenza Possibilità di rettifiche di massa (es. aumento del 10% di tutti il listini di un fornitore) Possibilità di acquisizione automatica da file o rete Internet

Prezzi e sconti n n n n n Ogni contratto commerciale (listino), cioè coppia articolo fornitore contiene: Prezzo base Sconti Unità di misura Date di validità Tempi di consegna Quantità minima di ordinazione Condizioni di pagamento Valuta …

Listini fornitori

Listini Fornitori

Gestioni particolare dei listini n Listini per gruppi di articolo n Listini per gruppi di fornitori n Combinazione dei due casi precedenti n Numero di listino n Listini della case costruttrici

Sconti sul pagamento n Lo sconto può essere in percentuale o a valore n Può essere riferito all’articolo, al gruppo di articoli n Può essere legato ad un fornitore o a un gruppo di fornitori n Lo sconto a valore, può essere legato ad una riga d’ordine, a più righe, o all’intero ordine

Funzioni speciali n n Modifica massima ai listini di acquisto Esempio: aumentare del 2% tutti i prezzi degli articoli di un certo fornitore E’ impensabile manutenere i listini facendo le modifiche riga per riga (milioni di record) Importazione automatica da file forniti su CD o dal Web

Tipologie di ordini di acquisto n n n Ordine di acquisto classico (chiuso) Ordine di acquisto aperto: contratto di fornitura annuale, con date di consegna e quantità fissate di volta in volta, fino ad esaurire la quantità stabilità Abbonamento: contratto di fornitura periodica di una certa quantità fissa

Ordine di acquisto n e’ un accordo stipulato con il fornitore sia in termini di condizioni sia in termini di singole consegne n vengono automaticamente valorizzati tramite i listini di acquisto n possibilità di rettificare i listini di acquisto direttamente dall’ ordine n si possono riferire sia a materie prime che a voci di spesa (ad. es. consulenza, manutenzione, ecc. ) acqu 0222

Gestione degli OF nei sistemi ERP n n n Gestione di una destinazione diversa dalla sede del committente Gestione di più date di consegna (richiesta, confermata, …) per ogni articolo Invio automatico dell’ordine: fax, email, sistemi EDI (enterprise data interchange) Manutenzione semplice del portafoglio ordini (inserimento, variazione, annulli) Gestione di più unità di misura

Gestione acquisti n n n Gestione automatica dei solleciti ai fornitori Gestione delle consegne parziali Interrogazioni e statistiche: curve ABC, ordinato, consegnato, fatturato Generazione automatica degli ordini da MRP Gestione di codici generici (cancelleria, servizi, consulenze Gestione di note e commenti

Ordine di lavorazione esterna n n Un ordine di lavorazione esterna e’ formato da una particolare tipologia di ordine di acquisto e di lavorazione Il collegamento tra l’ ordine di acquisto e di lavorazione e’ mantenuto in automatico dal sistema Possibilità di gestire separatamente l’ ordine di fornitura da quello di lavorazione (quando la produzione del terzista e’ asincrona rispetto alle consegne) Differenti possibilita’ di movimentazione dei materiali

Ordine a fornitore: testata n n n Chiave ordine, tipo ordine, fornitore Data ordine, lingua, riferimento interno ed esterno Informazioni sulla spedizione (resa, spedizione, imballo, vettore, destinazione, magazzino) Informazioni contabili (divisa, aliquota IVA, condizioni di pagamento, conto fatturazione, banca di appoggio) Note libere Proposte da anagrafiche materiali e fornitori

Ordine a fornitore (testata)

Ordine fornitore (testata)

Ordine a fornitore: dettaglio n n n n n Codice articolo e/o codice articolo fornitore Unità di misura e quantità Prezzo, sconti percentuali, sconti a valore Data di consegna richiesta, prevista e confermata Magazzino, lotto, ubicazioni di carico Riferimenti alla Rd. A Note libere Righe speciali per addebiti/sconti percentuali o a valore sul totale delle righe (es. spese trasporto). . .

Ordine a fornitore (dettaglio)

Consultazioni frequenti n n n n n Scadenzario per materiale Scadenzario per fornitore Solleciti per fornitore Ordini per commessa Ordini per fornitore Ordini per materiale (ordinato, evaso, …) Totale ordinato/consegnato/fatturato per materiale Totale ordinato/consegnato/fatturato per fornitore Curve ABC sul valore ordinato per materiale Curve ABC sul valore ordinato per fornitore

Pagina ***1 VERDI OLEODINAMICA Sp. A Oggetto : Numero : C. Pagam. : Imballo : Div/Cambio: Ns. Cod. For: Banca app. : Spedire a : Spett. le FINDI 2 S. r. l. Forniture INDustriali Italiane Due Viale Manzoni 234/B 40150 Savignano sul Panaro MO Ordine d'acquisto ACQ /2003/ 17 del 11/06/2003 RIMESSA DIRETTA A VISTA SACCONI BIG BAG SU PALETTE A PERDERE EUR/ 1 00700/0000003 Ns. Rif. : Zini Vs. Rif. : Sig. Rossi Resa : FRANCO VETTORE Spedizione: CORRIERE Iva : IVA ACQUISTI 20% LCT Srl Lavorazioni Conto Terzi VIA COGNENTO __________________________________________________________________ Riga Cod. articolo Esp. Descrizione Um. I Quantita' Um. P Prezzo %Sc 1 %Sc 2 Totale netto Consegna Vs. cod. articolo mod. __________________________________________________________________ 10 60629 VT 234 20 60629 VT 234 Vite NR 1. 000, 00 NR 0, 0200 12, 00 17, 60 15/07/2003 Note di acquisto Vite NR 1. 000, 00 NR 0, 0200 12, 00 17, 60 15/09/2003 Note di acquisto Vernice KG 200. 000, 00 GR 15/07/2003 Allegare certificato di qualita' ISO 9001 __________________________________________________________________ 30 69883 Totale generale : ______ 35, 20

Entrata da ordine di acquisto n Ingresso merce automatico a partire da uno o più ordini n Controllo delle quantità n Imputazione del magazzino e dell’ubicazione di carico n Carico su magazzino di collaudo degli articoli gestiti controllo qualità

Registrazione di entrata n n n n Righe con codice e quantità proposte da ordini Registrazione del documento di trasporto Indicazione del magazzino di carico Registrazione dei lotti di acquisto Emissione di buono di entrata Eventuale completamento automatico mancanti Eventuale collaudo Preparazione dati per controllo fatture passive

Registrazione di entrata

Registrazione di entrata

Buono di entrata VERDI OLEODINAMICA Sp. A Fornitore: 700 / 3 FINDI 2 S. r. l. Forniture INDustriali Italiane Due Oggetto : bolla ricevimento merci Bolla : MAG / 66/11 -06 -2003 Ordine : ACQ /2003/ 17 del 11 -06 -2003 Bolla forn: 1212 del 12 -05 -2003 Competenza: 11 -06 -2003 __________________________________________________________________ Riga Cod. articolo Esp. Descrizione Um. I Quantita' Um. P Quantita' Mag. Conto magazzino Cod. art. forn. mod. Variante Commessa Ubicaz. Lotto __________________________________________________________________ 10 60629 VT 234 20 60629 VT 234 Vite NR 500, 00 NR coll 1. 000, 00 NR coll 500, 00 CO 1. 000, 00 CO 10000/ 3 Magazzino collaudo

Controllo fatture passive n n n Visualizzazione e estrazione dei movimenti di entrata non controllati (per fornitore ed elenco ddt) Confronto con fattura ricevuta da fornitore Registrazione prima nota IVA in contabilità Aggiornamento (flag “controllato” dei movimenti di entrata Controllo incrociato tra dati in fattura e dati della bolla di entrata

Anagrafiche e tabelle utilizzate n n n Articoli Fornitori Listini n n n Testata ordine Dettaglio (riga) Testata bolla di entrata Dettaglio bolla Movimenti di magazzino Contabilità

Diagramma classi ORDINE n 1 FORNITORI 1 n 1 LISTINO n RIGA_OF n 1 ARTICOLI 1 n RIGA_BE n 1 BOLLA DI ENTRATA n 1

Interazione ed integrazione B) OUTPUT A) INPUT 1) Fabbisogno di cassa per pagamenti fornitori Pianificazione e 1) Valori di piano/budget degli acquisti e degli investimenti controllo 2) Totali delle spese e dei pagamenti 3) Beni tecnici, materiali e servizi di produzione Costo degli acquisti di produzione A 1 Politiche e procedure Reporting gestionale 2) Richieste di acquisto per beni tecnici, materiali e servizi di produzione Ciclo di contabilità B 2 Ciclo finanziario B 1 Ciclo passivo Personale Produzione A 2 B 3 Ciclo attivo

Struttura dati in Dynamics Ax