CHUs 090903 AUREA Plateforme eProcurement des CHUs Portail

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CHUs 09/09/03 AUREA Plate-forme e-Procurement des CHUs Portail d’approvisionnement pour les établissements de santé

CHUs 09/09/03 AUREA Plate-forme e-Procurement des CHUs Portail d’approvisionnement pour les établissements de santé Adhésion des fournisseurs – V 25

SOMMAIRE Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHU Présentation d’Achat. Pro - Hubwoo Réalisation

SOMMAIRE Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHU Présentation d’Achat. Pro - Hubwoo Réalisation des catalogues Présentation d’une fiche article Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search) Utilisation de l’application e. Content Prochaines étapes Principaux interlocuteurs Adhésion fournisseurs – V 25 2

Auréa e-Procurement : un projet multi-établissements et multidomaines… q La mise en place d’une

Auréa e-Procurement : un projet multi-établissements et multidomaines… q La mise en place d’une solution d’approvisionnement électronique commune à plusieurs établissements: CHU de Amiens, Angers, Dijon, Lens, Lyon, Marseille, Montpellier, Nancy, Nantes, Nîmes, Poitiers, Reims, Rouen, Valenciennes q La nécessité de passer via l’outil des demandes diversifiées : – Réactifs de Laboratoire – Dispositifs Médicaux – Fournitures, Produits hôteliers, Produits d’entretien – Alimentation – Médicament – … q L’ouverture possible vers d’autres établissements de santé (CHU et grands CH …) Adhésion fournisseurs – V 25 3

…articulé autour de 3 autres projets Quatrième étage Système d’Information Achat. Approvisionnements projet en

…articulé autour de 3 autres projets Quatrième étage Système d’Information Achat. Approvisionnements projet en réflexion Portail d’approvisionnement (Aurea) Dématérialisation des factures en cours Dématérialisation des offres commerciales En cours de réflexion (groupe M. I. O. ) Outil: fichier restreint format identique au template SCF Dans l’immédiat « bordereau de prix » Dématérialisation des procédures de consultation projet déjà développé Adhésion fournisseurs – V 25 4

Auréa e-Procurement : les macros fonctionnalités Dématérialisation : Achat E-Procurement : Approvisionnement (AUREA) CHU

Auréa e-Procurement : les macros fonctionnalités Dématérialisation : Achat E-Procurement : Approvisionnement (AUREA) CHU Sourcing Construction catalogue Expression de besoin Validation Commande Réception Validation de la facture Hors Qualification FOURNISSEUR périmètre Cahier des Charges Appel d’offre Réalisation et mise à jour d’un catalogue électronique (Format Microsoft Excel) Référentiel commun CHU- Fournisseur Réception des commandes ( mail, fax, EDI, ou via Hospitalis , Diagdirect… Envoi d’un avis d’expédition Envoi d’une facture électronique Sélection Logistique Contractualisation Hors périmètre Adhésion fournisseurs – V 25 5

e-Procurement et Achats Groupés : 2 projets bien distincts e-Procurement Achats Groupés ü Au

e-Procurement et Achats Groupés : 2 projets bien distincts e-Procurement Achats Groupés ü Au départ: mise en œuvre du e. Procurement par 17 CHU en 2006 et 2007 ü Elargissement prévu de 2007 à 2009 CHU de Montpellier mandataire du groupement de commandes ð Dématérialisation des processus d’approvisionnement, après passation de marchés par chaque CHU ou groupés ð catalogues par CHU ou communs ü Regroupement 54 établissements au total ü Programme de regroupement de nombreux achats ü Coordination par le Groupement de coopération sanitaire « UNI. H. A » Spécialisation des CHU => Passation des marchés par des groupements de commandes coordonnés par des CHU experts CHU coordonnateurs => Membres et non membres du e-Procurement Clauses d’e-Procurement y compris dans les marchés groupés, mais seulement pour les membres du projet e -Procurement Adhésion fournisseurs – V 25 6

Qui se rapprochent dans Uni. H. A La plateforme d’approvisionnement électronique est désormais un

Qui se rapprochent dans Uni. H. A La plateforme d’approvisionnement électronique est désormais un segment de la filière DEMATERIALISATION du PROCESSUS ACHATAPPROVISONNEMENTS (DP 2 A) Adhésion fournisseurs – V 25 7

e-Procurement vs Plateforme EDI Adhésion fournisseurs – V 25 8

e-Procurement vs Plateforme EDI Adhésion fournisseurs – V 25 8

Des enjeux axés sur l’amélioration de la productivité pour les établissements de santé (Et.

Des enjeux axés sur l’amélioration de la productivité pour les établissements de santé (Et. S)… Enjeux n Modernisation des processus d’approvisionnement et logistiques des établissements n Déconcentration de gestion au niveau des pôles. n Participation à la nouvelle gouvernance des établissements de santé Objectifs n Transparence et traçabilité des circuits d’approvisionnement n Automatisation des procédures d’approvisionnement, de réception et de liquidation n Raccourcissement des délais d’approvisionnement n Augmentation de la productivité sur les processus logistiques n Gestion de budgets de pôle par familles de produits ou de services. n Pilotage sur la fonction approvisionnement via des données consolidées. n Réorientation des moyens humains vers d’autres tâches à valeur ajoutée Adhésion fournisseurs – V 25 9

…et de réelles opportunités pour les fournisseurs Une visibilité de l’offre accrue § Visibilité

…et de réelles opportunités pour les fournisseurs Une visibilité de l’offre accrue § Visibilité intra-CHU grâce au catalogue marché avec détails des articles, photos, fiches techniques, modes opératoires, coordonnées commerciales… § Votre catalogue électronique (prix publics) devient accessible en consultation à l’ensemble des consommateurs du groupement des CHU-CH (sourcing) Un levier de productivité § Respect des politiques commerciales (notamment un respect des tarifs via une validation commune des catalogues électroniques) § Standardisation des bordereaux de réponses aux consultations, des catalogues, des commandes § Diminution d’échanges documentaires (papiers) § Diminution des coûts de traitement des commandes § Reporting inter-CHU § Amélioration de la visibilité sur la chaîne d’approvisionnement § Réduction du coût de traitement des factures Chaque établissement de santé continue à travailler avec ses fournisseurs sur la base des modalités contractuelles négociées un fournisseur travaillant avec plusieurs établissements mutualise une partie de la réalisation des catalogues (hors données marchés spécifiques) Adhésion fournisseurs – V 25 10

Interopérabilité des données de marché ØIntégration d’une fraction du Template SCF en tant que

Interopérabilité des données de marché ØIntégration d’une fraction du Template SCF en tant que grille de saisie des données de réponse aux marchés, afin d’éviter les retranscriptions (du prix marché notamment) ØPas d’interopérabilité actuellement entre dématérialisation des marchés et e. Procurement, mais des travaux en cours avec les partenaires concernés pour y parvenir (AO-HOSPI / MIO) Adhésion fournisseurs – V 25 11

SOMMAIRE Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs Présentation d’Achat. Pro - Hubwoo Réalisation

SOMMAIRE Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs Présentation d’Achat. Pro - Hubwoo Réalisation des catalogues Présentation d’une fiche article Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search) Utilisation de l’application e. Content Prochaines étapes Principaux interlocuteurs Adhésion fournisseurs – V 25 12

Achat. Pro est le détenteur du marché actuel mais fait partie de l’entreprise HUBWOO

Achat. Pro est le détenteur du marché actuel mais fait partie de l’entreprise HUBWOO Adhésion fournisseurs – V 25 13

Références commerciales d’HUBWOO Adhésion fournisseurs – V 25 14

Références commerciales d’HUBWOO Adhésion fournisseurs – V 25 14

Fusion Achat. Pro et Hubwoo • Juin 2008: Achat. Pro fusionne avec Hubwoo •

Fusion Achat. Pro et Hubwoo • Juin 2008: Achat. Pro fusionne avec Hubwoo • 2 ie semestre 2010: Les CHU migrent sur les outils d’Hubwoo pour la gestion du contenu (catalogues) et le moteur de recherche. L’outil de commande reste sur une technologie Achat. Pro Adhésion fournisseurs – V 25 15

Achat. Pro-Hubwoo est en mesure de proposer une offre de service complète sur l’ensemble

Achat. Pro-Hubwoo est en mesure de proposer une offre de service complète sur l’ensemble du processus d’approvisionnement 5. Synchronisation avec les systèmes de gestion 1. 2. Création et gestion de catalogues électroniques 3. Approvisionnement (création, imputation, validation des DA) • Application de gestion de contenu e. Content • Application aux performances optimisées • Prestation de services : suivi/soutien des fournisseurs, enrichissement, mises en production • Application fonctionnellement enrichie • Base installée de fournisseurs horsmarchandises disposant de catalogues • Prestation des services complète incluant hébergement, évolutions applicatives, TMA, administration fonctionnelle, support N 1/N 2 4. Envoi des commandes • Application d’envoi de commandes multiformats (fax, e. mail, flux intégrés) • Prestation de services incluant procédures de persistance et scénarii de reprises • Outils favorisant l’industrialisation de l’administration fonctionnelle Adhésion fournisseurs – V 25 Traitement des factures • Application de gestion de factures incluant : • Acquisition de données : • Saisie rapide • OCR/Num. • EDI/Démat. • Accrochage • Rapprochement tripartite • Application EAI B 2 B • Prestation de services incluant monitoring des flux et scénarii de reprises 16

Achat. Pro-Hubwoo propose aux fournisseurs diverses options techniques pour recevoir les commandes d’achat émanant

Achat. Pro-Hubwoo propose aux fournisseurs diverses options techniques pour recevoir les commandes d’achat émanant des CHU Ø Les options à la disposition des fournisseurs sont : ü Transmission par fax (‘gratuit’) ü Transmission par e. mail (‘gratuit’) avec connexion dans le portail fournisseur ü Transmission par voie de message normalisé : EDI/EDIFACT ou XML directement dans le SI des fournisseurs ü Transmission via une plate-forme d’EDI (Hospitalis, Diagdirect) Ø Dans tous les cas, destinataires différenciés peuvent être paramétrés pour un même contenu (cas des distributeurs disposant d’agences ou enseignes régionales) Adhésion fournisseurs – V 25 17

SOMMAIRE Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs Présentation d’Achat. Pro - Hubwoo Réalisation

SOMMAIRE Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs Présentation d’Achat. Pro - Hubwoo Réalisation des catalogues Présentation d’une fiche article Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search) Utilisation de l’application e. Content Prochaines étapes Principaux interlocuteurs Adhésion fournisseurs – V 25 18

Les catalogues électroniques et mise à jour des données ØIl existe 2 types de

Les catalogues électroniques et mise à jour des données ØIl existe 2 types de catalogues : 1 - le catalogue marché 2 - le catalogue public ü Catalogue entre un fournisseur et un CHU ou CH donné pour l’ensemble des produits fournis (marchés notifiés locaux ou nationaux, MAPA …) ü Il contient les données du catalogue public pour les articles en marché pour le CHU complétées données contractuelles. ü Ce catalogue n’est visible que par les utilisateurs du CHU concerné par habilitation par chaque acheteur du CHU (groupe catalogue ou ACL) ü Ce catalogue est le même pour tous les CHU. Il reprend au minimum les articles des marchés que le fournisseur a passé avec un ou plusieurs CHU e. Procurement. Les conditions commerciales correspondent à celles proposées en standard par le fournisseur (Prix publics). ü Ces catalogues doivent être accessibles par tous les CHU. Quelques identifiants utilisateurs référencés seront autorisés à consulter ces catalogues. Mise à jour des données : Le fournisseur est responsable de la mise à jour des données tant sur les catalogues marché que sur le catalogue public. Ils sont indépendants et les modifications doivent être faites sur chaque fichier. Adhésion fournisseurs – V 25 19

A la création du catalogue, on distingue différentes données… ü Le format de recueil

A la création du catalogue, on distingue différentes données… ü Le format de recueil de données de ce projet (template SCF) est unique et est au format excel. Ø Les données obligatoires (23 champs communs et davantage en fonction du domaine d’achat) Elles sont nécessaires au bon fonctionnement de la plate-forme et doivent être impérativement renseignées par le fournisseur, il s’agit typiquement du libellé article ou du prix marché. . . Ø Les données facultatives (48 champs) Il s’agit d’informations complémentaires utiles aux personnes qui effectuent la commande. Elles peuvent être renseignées progressivement, ou dans un deuxième temps, mais ne sont en aucun cas indispensable à la passation de la commande. Par contre, la qualité du catalogue permet au fournisseur qui l’a constitué de se démarquer de la concurrence en donnant de la richesse aux informations apportées à l’utilisateur. Ø Les données à enrichir par le CHU (25 champs) Il s’agit d’informations en possession des CHU (N° lot de marché, codifications spécifiques…), qui seront intégrées au catalogue par le CHU, une fois le catalogue finalisé par le fournisseur. Adhésion fournisseurs – V 25 20

Le projet Auréa e-Procurement est structurant en termes de format de données Ø Le

Le projet Auréa e-Procurement est structurant en termes de format de données Ø Le format de recueil de données de ce projet (Template SCF) : C’est le même quel que soit le domaine concerné (alimentaire, réactifs de laboratoires, hôtellerie, médicaments, dispositifs médicaux …). Ø Les CHU recommandent un standard de données techniques : Fiche technique EUROPHARMAT dans le domaine des dispositifs médicaux, RCP dans le domaine des médicaments. Ø Les CHU recommandent des standards de nomenclature produit : GMDN dans le domaine des dispositifs médicaux, DCI dans le domaine des médicaments. Ø Les CHU recommandent des standards de classification produit : CLADIMED dans le domaine des produits de santé, ATC dans le domaine des médicaments, UNSPSC ou GPC dans les autres domaines. Ø Les CHU recommandent un standard de codification produit et codification logistique : EAN devenu GS 1, géré en France par GS 1 France (anciennement Gencod). Divers CHU sont devenus adhérents de GS 1 France et mettent en œuvre ses référentiels. Adhésion fournisseurs – V 25 21

Exemple : template champs fournisseurs Adhésion fournisseurs – V 25 22

Exemple : template champs fournisseurs Adhésion fournisseurs – V 25 22

Exemple : template champs CHU Adhésion fournisseurs – V 25 23

Exemple : template champs CHU Adhésion fournisseurs – V 25 23

SOMMAIRE Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs Présentation d’Achat. Pro - Hubwoo Réalisation

SOMMAIRE Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs Présentation d’Achat. Pro - Hubwoo Réalisation des catalogues Présentation d’une fiche article Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search) Utilisation de l’application e. Content Prochaines étapes Principaux interlocuteurs Adhésion fournisseurs – V 25 24

Composition d’une fiche article Informations minimales requises sur une fiche article : 1 Libellé

Composition d’une fiche article Informations minimales requises sur une fiche article : 1 Libellé article 3 Conditionnement de vente 5 2 Photo de l’article 4 Nom & Référence fournisseur 6 2 Description brève Prix 1 6 2 4 5 3 Adhésion fournisseurs – V 25 25

Exemple de fiche article détaillée Adhésion fournisseurs – V 25 26

Exemple de fiche article détaillée Adhésion fournisseurs – V 25 26

Exemple de fiche article : fiche technique - Lien vers la fiche technique -

Exemple de fiche article : fiche technique - Lien vers la fiche technique - et/ou manuel d’utilisation - et/ou sécurité d’utilisation … Adhésion fournisseurs – V 25 27

Exemple de fiche article : mode d’emploi - Lien vers la fiche technique -

Exemple de fiche article : mode d’emploi - Lien vers la fiche technique - et/ou manuel d’utilisation - et/ou sécurité d’utilisation … Adhésion fournisseurs – V 25 28

SOMMAIRE Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs Présentation d’Achat. Pro - Hubwoo Réalisation

SOMMAIRE Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs Présentation d’Achat. Pro - Hubwoo Réalisation des catalogues Présentation d’une fiche article Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search) Format de recueil des données Utilisation de l’application e. Content Prochaines étapes Principaux interlocuteurs Adhésion fournisseurs – V 25 29

Interface utilisateur 1. Utilisation du moteur de recherche Ø Un moteur de recherche multi-critères

Interface utilisateur 1. Utilisation du moteur de recherche Ø Un moteur de recherche multi-critères porte sur les champs références fournisseurs et fabricants, nom fournisseur et fabricant, libellé article, description article, mots-clefs, références internes. Les occurrences peuvent ensuite être triées selon un ordre alphabétique, tarifaire… Ø La vue est personnalisée suivant les accès de chaque groupe utilisateurs. Adhésion fournisseurs – V 25 30

Interface utilisateur 2. Navigation dans les catalogues Ø La navigation dans les catalogues s’effectue

Interface utilisateur 2. Navigation dans les catalogues Ø La navigation dans les catalogues s’effectue en cliquant sur des catégories d'achat successives, puis par fabricant , par fournisseur, par tranches de prix. Adhésion fournisseurs – V 25 31

Interface utilisateur 3. Visualisation graphique de l’état de sa demande Ø L’utilisateur visualise le

Interface utilisateur 3. Visualisation graphique de l’état de sa demande Ø L’utilisateur visualise le circuit que va suivre sa demande. Des feux tricolores lui indiquent le passage de chacune des étapes, qui sont, de plus, datées. Adhésion fournisseurs – V 25 32

Interface utilisateur 4. Suivi des enveloppes affectées L’utilisateur peut suivre de façon dynamique ses

Interface utilisateur 4. Suivi des enveloppes affectées L’utilisateur peut suivre de façon dynamique ses dépenses par demande et l’évolution des enveloppes budgétaires affectées par domaine, au fil de ses demandes. Adhésion fournisseurs – V 25 33

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SOMMAIRE Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs Présentation d’Achat. Pro - Hubwoo Réalisation des catalogues Présentation d’une fiche article Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search) Utilisation de l’application e. Content Prochaines étapes Principaux interlocuteurs Adhésion fournisseurs – V 25 34

Le processus d’intégration du catalogue CHU Hubwoo L’Approvisionneur Punchout Aurea Fournisseur 2. Grace au

Le processus d’intégration du catalogue CHU Hubwoo L’Approvisionneur Punchout Aurea Fournisseur 2. Grace au Comment Process de? Gestion 1. L‘objectif de Contenu Catalogue Négocié Publication L’Acheteur Le Responsable des catalogues électroniques e. Content Validation Contrôle Acheteur Contrôle Chargement Fournisseur

e. Content : l’outil de gestion des catalogues Répartition des rôles sur e. Content

e. Content : l’outil de gestion des catalogues Répartition des rôles sur e. Content : Fournisseur Ø Ø Ø Charge son catalogue sur e. Content Charge les illustrations de son catalogue (photos, fiches techniques, notices. . . ) Corrige les erreurs détectées sur e. Content sur le fichier chargé (respect des règles de validation des CHU programmées dans e. Content) Transmet son catalogue pour validation à l’acheteur CHU Communique à Achat. Pro le mode de réception des commandes (cf cahier de paramétrage fournisseur) Acheteur Ø Ø Valide le catalogue, s’assure que le catalogue est conforme au Marché (périmètre article, prix, conditions commerciales …) Répond à la demande d’approbation du fournisseur Transmet la raison du refus du catalogue au fournisseur Publie le catalogue dans le moteur de recherche SEARCH Adhésion fournisseurs – V 25 36

Utilisation de e. Content Transmission des données Présentation des menus fournisseurs Les seules ‘’barrières

Utilisation de e. Content Transmission des données Présentation des menus fournisseurs Les seules ‘’barrières techniques’’ à l’utilisation d’e. Content par le fournisseur consistent à disposer de MS Excel d’un accès Internet 1 2 3 4 5 1 Menu qui permet au fournisseur de charger leur catalogue et fichiers joints sur e. Content 2 Menu qui permet de télécharger les fichiers catalogues 3 Menu qui permet de visualiser la liste des catalogues chargés, accéder au contenu des catalogues et visualiser les logs d’erreurs. 4 Menu qui permet de voir le statut de la relation avec les clients 5 Menu qui permet de retracer l’ensemble des traitements effectués et de visualiser les actions

Utilisation de e. Content Suivi du catalogue Ø A tout moment, les parties engagées

Utilisation de e. Content Suivi du catalogue Ø A tout moment, les parties engagées autour de la gestion du e. Catalogue peuvent suivre l’avancement du processus Ø Un tableau de synthèse permet de visualiser les différentes étapes du processus de mise à jour d’un catalogue. Adhésion fournisseurs – V 25 38

SOMMAIRE Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs Présentation d’Achat. Pro - Hubwoo Réalisation

SOMMAIRE Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs Présentation d’Achat. Pro - Hubwoo Réalisation des catalogues Présentation d’une fiche article Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search) Utilisation de l’application e. Content Prochaines étapes Principaux interlocuteurs Adhésion fournisseurs – V 25 39

Les prochaines étapes Transmission des documents suivants : – Template SCF avec tous les

Les prochaines étapes Transmission des documents suivants : – Template SCF avec tous les onglets d’explication au remplissage des données Coût de mise en œuvre du système – Prise en charge par les CHU – Pour les fournisseurs : ü Coût forfaitaire de 1. 500 €HT, la première année uniquement, pour la création et la mise en ligne du ‘’master’’ catalogue et de ses versions privatives ü 1. 000 €HT par an pour la gestion des mises à jour, quel que soit le nombre d’établissements clients, la taille du catalogue, le nombre de mises à jour des catalogues… ü En option et sur devis à la demande interface commande (EDI, XML, TXT, autres) au prix du marché (de 3 à 10 KE en fonction de la demande + maintenance annuelle) Mise en place d’un rétro planning – Réception et analyse d’un échantillon – Réception des données finales Adhésion fournisseurs – V 25 40

SOMMAIRE Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs Présentation d’Achat. Pro - Hubwoo Réalisation

SOMMAIRE Présentation de la plate-forme e-Procurement des CHUs Présentation d’Achat. Pro - Hubwoo Réalisation des catalogues Présentation d’une fiche article Navigation dans le catalogue (moteur de recherche Search) Utilisation de l’application e. Content Prochaines étapes Principaux interlocuteurs Adhésion fournisseurs – V 25 41

Vos interlocuteurs Coordinationale fournisseur pour les CHU: § Sybille Janssoone § sybille. janssoone@uniha. org

Vos interlocuteurs Coordinationale fournisseur pour les CHU: § Sybille Janssoone § sybille. janssoone@uniha. org § 04 81 07 01 57 ou 06 85 01 94 70 Contact Contrats Achat. Pro - Hubwoo : § David Jeff Kamdem § DKamdem@hubwoo. com § +49 (0) 228 6195 464 / +33 (0) 1 5325 5686 Contact Support Achatpro-Hubwoo: § customercare@Hubwoo. com § 01 77 62 56 20 Adhésion fournisseurs – V 25 42