CHNG 5 QUN L THI GIAN D N

CHƯƠNG 5 QUẢN LÝ THỜI GIAN DỰ ÁN Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý 1 Quản lý thời gian QL DA CNTT

Nội dung �Tầm quan trọng của lịch trình và quản lý thời gian dự án. �Sử dụng sơ đồ mạng và sơ đồ phụ thuộc để hỗ trợ quản lý trình tự công việc �Mối quan hệ giữa ước lượng nguồn lực và lịch trình dự án �Công cụ và kỹ thuật hỗ trợ: biểu đồ Gantt, đường găng (critical path), kỹ thuật PERT. . 2 Quản lý thời gian QL DA CNTT �Giới thiệu phần mềm hỗ trợ quản lý thời gian dự án

Giới thiệu 3 Quản lý thời gian QL DA CNTT

Tầm quan trọng của lập lịch dự án �Đối với các nhà quản lý, giao dự án đúng thời gian là một trong những thách thức lớn nhất �Thời gian có tính linh hoạt ít nhất �Vấn đề thời gian là lý do chính cho các cuộc xung đột, đặc biệt là trong nửa sau của dự án 4 Quản lý thời gian QL DA CNTT

Mục đích của lịch biểu v Cho biết trật tự thực hiện công việc v Cho biết ngày bắt đầu, kết thúc công việc v Làm cơ sở để quản lý và kiểm soát tiến độ v Áp đặt một kỷ luật lên dự án v Tăng cường ý thức tập thể v Thể hiện dùng tài nguyên từng giai đoạn v Cho phép xác định công việc chủ chốt / không chủ chốt 5 Quản lý thời gian QL DA CNTT

Quy trình quản lý thời gian Xác định đầu việc Output: Danh sách, thuộc tính đầu việc, mốc thời gian Trình tự đầu việc Lập kế hoạch Output: Sơ đồ mạng tiến độ dự án, cập nhật tài liệu dự án Ước tính nguồn lực hoạt động Output: Yêu cầu nguồn lực công việc, cấu trúc chi tiết nguồn lực, cập Ước tính thời gian hoạt động Output: Ước lượng thời gian, cập nhật tài liệu Lập lịch Giám sát & kiểm soát 6 Output: Lập lịch dự án, lịch trình cơ sở, lịch trình dữ liệu, cập nhật. . Kiểm soát tiến độ Output: Đo lường hiệu suất công việc, yêu cầu thay đổi, cập nhật tài sản của tổ chức, kế hoạch quản lý DA, tài liệu. . Quản lý thời gian QL DA CNTT

1. Xác định đầu việc �Đầu việc hay nhiệm vụ là phần công việc có ở WBS, có dự kiến về thời gian, chi phí và nguồn lực �Xác định đầu việc liên quan đến việc phát triển chi tiết WBS và hỗ trợ giải thích tất cả các công việc để có thể lập chi phí dự toán và ước lượng thời gian. 7 Quản lý thời gian QL DA CNTT

1. Xác định đầu việc. . Danh sách đầu việc và thuộc tính �Danh sách đầu việc là bảng các đầu việc được đưa vào lịch trình dự án bao gồm: �Tên đầu việc �Định danh đầu việc hoặc đánh số hiệu �Mô tả ngắn gọn về đầu việc �Thuộc tính đầu việc cung cấp thêm thông tin cho công việc cần thực hiện 8 Quản lý thời gian QL DA CNTT

1. Xác định đầu việc. . Mốc thời gian �Mốc quan trọng là thời hạn của một sự kiện quan trọng �Thường có một số đầu việc và rất nhiều công việc hoàn thành ở một mốc quan trọng �Mốc thời gian là công cụ hữu ích cho việc thiết lập các mục tiêu kế hoạch và giám sát tiến độ 9 Quản lý thời gian QL DA CNTT

2. Trình tự đầu việc �Bao gồm việc rà soát các đầu việc, xác định các phụ thuộc �Mối quan hệ hay phụ thuộc là trình tự của các đầu việc hoặc nhiệm vụ của dự án �Phải xác định phụ thuộc để sử dụng trong phân tích đường găng 10 Quản lý thời gian QL DA CNTT

2. Trình tự đầu việc. . Các loại phụ thuộc �Phụ thuộc bắt buộc (Mandatory ), còn được gọi logic cứng (hard logic) �Phụ thuộc tùy ý (Discretionary ): theo quy định của nhóm dự án; còn được gọi logic mềm (soft logic) �Phụ thuộc bên ngoài (External ): liên quan đến mối quan hệ giữa các hoạt động trong và ngoài dự án 11 Quản lý thời gian QL DA CNTT

2. Trình tự đầu việc. . Sơ đồ mạng (Network Diagrams) �Sơ đồ mạng là kỹ thuật thuận lợi để thể hiện trình tự hoạt động �Một sơ đồ mạng là một sơ đồ biểu thị các mối quan hệ logic hoặc trình tự các đầu việc �Định dạng biểu đồ chính gồm mũi tên và độ ưu tiên 12 Quản lý thời gian QL DA CNTT

2. Trình tự đầu việc. . �Ví dụ: sơ đồ mạng AOA (Activity-On-Arrow) 13 Quản lý thời gian QL DA CNTT

2. Trình tự đầu việc. . Sơ đồ mũi tên (Arrow Diagramming Method (ADM)) �Còn được gọi là sơ đồ mạng AOA �Các hoạt động được thể hiện bằng mũi tên �Nút hoặc vòng tròn là những điểm bắt đầu và điểm kết thúc các hoạt động �Chỉ sử dụng phụ thuộc finish-to-start 14 Quản lý thời gian QL DA CNTT

2. Trình tự đầu việc. . �Ký pháp: Công việc/ nhiệm vụ Công việc ảo (thể hiện ràng buộc) Sự kiện (bắt đầu/kêt thúc công việc) 15 Quản lý thời gian QL DA CNTT

2. Trình tự đầu việc. . �Xét đỉnh trung gian: xét cột công việc đi trước 1. Khoanh tròn công việc gồm 1 công việc đi trước 2. Xóa tất cả các công việc đã được khoanh có mặt trong dòng có nhiều công việc, quay lại bước 1 3. Nếu các dòng có 1 công việc đã được khoanh hay xóa hết thì lại xét tiếp các dòng có 2, 3. . công việc 4. Quay lại bước 2 cho đến khi tất cả các công việc đều được khoanh. 16 Quản lý thời gian QL DA CNTT

2. Trình tự đầu việc. . Quy trình lập biểu đồ AOA 1. Tìm tất cả các đầu việc, bắt đầu từ nút 1 vẽ mũi tên đến những nút kết thúc. Đặt kí hiệu hoặc tên đầu việc và thời gian ước tính vào mũi tên liên quan. 2. Vẽ tiếp sơ đồ từ trái sang phải. Tìm cụm và sáp nhập. � Xác định cụm: một nút duy nhất theo sau hai hoặc nhiều nút khác 3. Nếu công việc chưa vẽ, đi sau công việc đã bị xóa thì tạo một đỉnh giả rồi vẽ nó đi ra từ đỉnh giả này 17 Quản lý thời gian QL DA CNTT

2. Trình tự đầu việc. . 4. Thêm đỉnh kết thúc: sau khi đã vẽ hết các công việc và cho các đỉnh chưa có đỉnh kết thúc thì kết thúc tại đỉnh này 5. Thêm công việc giả: công việc đi sau các công việc trong đó có công việc đã bị xóa, với mỗi công việc bị xóa cần thêm 1 công việc giả 6. Đánh số đỉnh cần đảm bảo: số của đỉnh đầu công việc phải nhỏ hơn số của đỉnh cuối công việc 7. Theo luật, tất cả các đầu mũi tên hướng về bên phải 18 Quản lý thời gian QL DA CNTT

2. Trình tự đầu việc. . �Ví dụ: 19 Quản lý thời gian QL DA CNTT

2. Trình tự đầu việc. . 2 a=1 f=3 b=5 1 i=2 6 7 3 c=6 d=1 e=4 4 5 g=3 8 k=2 9 m=6 l=3 n=2 14 10 o=1 h=4 11 p=2 q=3 12 s=1 r=2 13 20 Quản lý thời gian QL DA CNTT

2. Trình tự đầu việc. . �Ví dụ: Vẽ sơ đồ mạng công việc cho dự án sau 21 Quản lý thời gian QL DA CNTT

2. Trình tự đầu việc. . Sơ đồ hình hộp (Precedence Diagramming Method (PDM)) �Các đầu việc được biểu diễn bởi hình hộp �Mũi tên thể hiện mối quan hệ giữa các đầu việc �Phổ biến hơn phương pháp ADM và được sử dụng bởi phần mềm quản lý dự án �Dễ thấy các loại phụ thuộc khác nhau 22 Quản lý thời gian QL DA CNTT

2. Trình tự đầu việc. . � Các loại phụ thuộc Finish-to-Start (FS) A B thúc Start-to-Start (SS) A Nhiệm vụ B không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ A bắt đầu B Finish-to-Finish (FF) B A B 23 Quản lý thời gian Nhiệm vụ B không thể kết thúc cho đến khi nhiệm vụ A kết A thúc Start-to-Finish (SF) Nhiệm vụ B không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ A kết Nhiệm vụ B không thể kết thúc cho đến khi nhiệm vụ A bắt đầu QL DA CNTT

2. Trình tự đầu việc. . �Ví dụ sơ đồ mạng PDM 24 Quản lý thời gian QL DA CNTT

3. Ước lượng nguồn lực hoạt động �Phải có dự tính về khối lượng và các loại tài nguyên của mỗi đầu việc �Các vấn đề quan trọng trong việc ước tính nguồn lực �Khó khăn trong việc thực hiện các công việc cụ thể của DA? �Các hoạt động tương tự trước đây của tổ chức? �Các nguồn lực cần có? �Bảng phân rã nguồn lực là một cấu trúc phân cấp xác định các nguồn lực của dự án theo thể loại (category) và loại (type) 25 Quản lý thời gian QL DA CNTT

4. Ước lượng thời gian hoạt động �Thời gian bao gồm thời gian thực tế thực hiện một đầu việc cộng với thời gian đã trôi qua (elapsed) �Kết quả (Effort ) là số ngày làm việc hoặc giờ làm việc cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ �Kết quả thường không tương đương với thời gian ước tính (duration) �Người thực hiện công việc sẽ ước lượng thời gian và chuyên gia sẽ kiểm tra lại 26 Quản lý thời gian QL DA CNTT

4. Ước lượng thời gian hoạt động. . Ước tính ba điểm (Three-Point Estimates) �Thay vì hoạt động được ước lượng là một con số, ước tính ba điểm: �Lạc quan (MO – Most Optimistic) �Khả dĩ nhất (ML – Most Likely) �Bi quan (MP – Most Pessimistic) �Ước tính ba điểm cần thiết cho PERT và mô phỏng Monte Carlo 27 Quản lý thời gian QL DA CNTT

` 28 Quản lý thời gian QL DA CNTT