CHNG 4 QUN L PHM VI D N

CHƯƠNG 4 QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN Khoa Hệ thống Thông tin Quản lý 1 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Nội dung �Tầm quan trọng của việc quản lý phạm vi dự án �Phương pháp thu thập và lập tài liệu yêu cầu �Xác định phạm vi và mô tả nội dung của một tuyên bố phạm vi dự án �Tạo bảng phân rã công việc (WBS) �Xác minh, xác định, kiểm soát phạm vi �Giới thiệu phần mềm hỗ trợ quản lý phạm vi dự án. 2 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Giới thiệu 3 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Giới thiệu. . Lập kế hoạch 4 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Giới thiệu. . Thực hiện 5 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Giới thiệu. . Kiểm soát 6 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Quản lý phạm vi dự án là gì? Ràng buộc tam giác 7 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Quản lý phạm vi dự án là gì? �Phạm vi (Scope): Tất cả các công việc liên quan trong việc tạo ra các sản phẩm của dự án và quá trình tạo ra chúng �Kết quả chuyển giao (deliverable): là một sản phẩm được tạo ra như một phần của một dự án �Quản lý phạm vi dự án bao gồm các quá trình liên quan đến việc xác định và kiểm soát những gì được hoặc không được thực hiện trong một dự án 8 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Quá trình quản lý phạm vi dự án Thu thập yêu cầu Lập kế hoạch Output: Tài liệu yêu cầu, kế hoạch quản lý yêu cầu Xác định phạm vi Output: Tuyên bố phạm vi dự án, cập nhật tài liệu dự án Tạo WBS Output: WBS, Từ điển WBS, phạm vi cơ sở, cập nhật tài liệu dự án Giám sát và kiểm soát Xác minh phạm vi Output: Chấp nhận các kết quả chuyển giao, yêu cầu thay đổi, cập n Kiểm soát phạm vi Output: hiệu suất làm việc, tài nguyên tổ chức, yêu cầu thay đổi, cập nhât kế hoạch quản lý DA 9 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

1. Thu thập yêu cầu �Yêu cầu: là điều kiện hoặc những gì phải đáp ứng, hay một hệ thống, sản phẩm, dịch vụ, kết quả hoặc một bộ phận đáp ứng một cam kết, tiêu chuẩn, đặc điểm kỹ thuật hoặc tài liệu chính thức khác. �Dự án CNTT có thể phân thành các yêu cầu như: khảo sát, phân tích, đặc tả và xác nhận �Phương pháp lặp quan trọng trong xác định các yêu cầu và trong gian đoạn đầu dự án. 10 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Chi phí sửa lỗi phần mềm 11 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Phương pháp thu thập yêu cầu �Phỏng vấn �Hội thảo �Bảng hỏi và các cuộc điều tra �Quan sát �Tạo mẫu �Công cụ phần mềm 12 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Tài liệu yêu cầu �Tài liệu yêu cầu: �Thường được tạo ra bởi phần mềm �Ở dạng văn bản, hình ảnh, sơ đồ, video hoặc các phương tiện khác; �Thường được chia thành nhiều loại như: chức năng, dịch vụ, hiệu suất, chất lượng, yêu cầu đào tạo. . . �Kế hoạch quản lý yêu cầu mô tả yêu cầu dự án sẽ được phân tích, lập tài liệu và quản lý như thế nào 13 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Tài liệu yêu cầu. . ü Ma trận yêu cầu (Requirements Traceability Matrix RTM): là bảng liệt kê các yêu cầu, các thuộc tính khác nhau của mỗi yêu cầu và tình trạng của các yêu cầu để đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu được giải quyết �Ví dụ về RTM 14 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Tài liệu yêu cầu. . �Ma trận trách nhiệm: Xác định xem ai là người liên quan đến DA và chịu trách nhiệm những hoạt động chủ yếu nào 15 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Tài liệu yêu cầu. . �Ví dụ: GĐ DA Khảo sát thực tế S A Phân tích – Thiết kế hệ thống S A Xây dựng hệ thống S A Kiểm thử S A Chuyển giao A A: Chịu trách nhiệm; 16 Nhóm DA Phòng NCKH Quản lý phạm vi Ban GĐ P P S P P: Người tham gia; S: Ký kết hoàn tất yêu cầu QL DA CNTT

2. Xác định phạm vi �Sau khi quyết định chọn DA, phải đưa ra tuyên bố DA. �Tuyên bố dự án công nhận dự án và cung cấp những chỉ thị về việc quản lý dự án, những mục tiêu của dự án �Các bên liên quan (stakeholders) sẽ ký vào tuyên bố để xác nhận việc đồng ý với sự cần thiết và mục đích của dự án. 17 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

2. Xác định phạm vi �Dữ liệu chính cho báo cáo phạm vi dự án bao gồm: �Điều lệ của dự án (project charter), �Yêu cầu tài liệu, tài nguyên của tổ chức (chính sách, thủ tục liên quan đến báo cáo phạm vi cũng như hồ sơ dự án), �Bài học kinh nghiệm từ các dự án tương tự �Theo thời gian, phạm vi của một dự án sẽ trở nên 18 rõ ràng và cụ thể hơn Quản lý phạm vi QL DA CNTT

2. Xác định phạm vi. . ü Điều lệ dự án: Là tài liệu mang tính chất pháp lý cao dùng để khẳng định sự phê chuẩn chính thức cho người trưởng dự án được quyền sử dụng nguồn lực đã cấp để làm thõa mãn các yêu cầu đối với dự án. ü Nơi ban hành tài liệu là một tổ chức (một công ty, hay cơ quan của chính phủ) thành lập dự án, là nơi cung cấp các nguồn lực cần thiết cho dự án 19 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

2. Xác định phạm vi. . Nội dung của điều lệ dự án: �Các khó khăn của tổ chức, hậu quả và cơ hội để cải tiến �Mục tiêu của dự án �Các yêu cầu đối với dự án �Phương pháp thực hiện �Kết quả chuyển giao và mốc đánh giá �Lợi ích và kinh phí thực hiện dự án �Nơi cấp phát nguồn lực �Người quản lý dự án, các bên liên quan 20 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

21 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Lập kế hoạch phạm vi DA �Là quá trình xây dựng tài liệu nhằm cung cấp nền tảng về phạm vi của DA. Tuyên bố về phạm vi dự án (scope statement) gồm: �Kiểm chứng về DA �Mô tả ngắn về sản phẩm của DA �Tổng kết về tất cả các sản phẩm của DA �Tuyên bố về những yếu tố xác định thành công của DA 22 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Tên dự án- (Project Title): Ngày – (Date): Người viết: (Prepared by): Lý Giải về dự án (Project Justification): Các tính chất và yêu cầu của sản phẩm: (Product Characteristics and Requirements): 1. 2. Tổng kết về các sản phẩm chuyển giao của dự án. Các kết quả liên quan đến quản lý dự án (Project management-related) deliverables): Tuyên bố phạm vi, WBS, lịch biểu, kế hoạch nguồn lực, báo cáo hiện trạng, thuyết minh dự án và các tài liệu khác cần để QLDA Sản phẩm liên quan (Product-related deliverables): Báo cáo yêu cầu, tài liệu, mã phần mềm, phần cứng. . Các yêu cầu để đánh giá sự thành công của dự án: (Project Success Criteria): 23 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

2. Xác định phạm vi. . �Sau khi hoàn tất kế hoạch phạm vi, bước tiếp theo là xác định chi tiết công việc bằng cách chia thành các công việc nhỏ hơn có thể quản lý được. �Xác định đúng phạm vi �Giúp cải tiến chính xác về thời gian, chi phí, tài nguyên. �Xác định nền tảng để đo hiệu xuất vận hành và điều khiển DA �Giúp truyền đạt rõ ràng trách nhiệm của mỗi công việc 24 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

3. Tạo WBS �WBS (Work Breakdown Structure) là một nhóm kết quả chuyển giao theo hướng các công việc liên quan đến DA. �WBS là tài liệu nền tảng phục vụ cho việc lập kế hoạch và quản lý tiến độ, chi phí, nguồn lực và những thay đổi của dự án �Phân tách: phân dự án thành từng phần nhỏ �Gói công việc: là một nhiệm vụ ở mức thấp nhất của WBS 25 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

3. Tạo WBS. . �WBS tổ chức theo sản phẩm 26 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

3. Tạo WBS. . Ví dụ: PM Quản lý hoạt động NCKH Giao diện quản lý chung Hệ thống 27 Báo cáo Quản lý phạm vi Quản trị trên sever Thống kê Hoạt động NCKH sinh viên Hoạt động NCKH cán bộ, giảng viên Tìm kiếm QL DA CNTT

WBS tổ chức theo pha (Phase) Level 1 (Dự án tổng thể) PM Quản lý hoạt động NCKH Level 2 Level 3 Xác định yêu cầu Chuyển giao Phát triển hệ thống Yêu cầu PM Thiết kế logic Thiết kế Lập trình vật lý Kiểm thử Hỗ trợ Làm tài liệu Level 4 Thu thập 28 Đặc tả Quản lý phạm vi Cài đặt Quản môi trị hệ trường thống Hoạt động NCKH SV Hoạt động NCKH CB, GV Báo cáo, tìm kiếm, thống kê QL DA CNTT

3. Tạo WBS. . 1. 0 Yêu cầu phần mềm 1. 1 Xác định yêu cầu 1. 1. 1 Thu thập 1. 1. 2 Đặc tả 2. 0 Phát triển hệ thống 2. 1 Thiết kế logic 2. 2. Thiết kế vật lý 2. 3 Lập trình 1. 3. 1 Cài đặt môi trường làm việc trên server 1. 3. 2 Quản trị hệ thống 1. 3. 3 Hoạt động NCKH sinh viên 1. 3. 4 Hoạt động NCKH giảng viên 1. 3. 5 Báo cáo, tìm kiếm, thống kê 2. 4 Kiểm thử 2. 5 Làm tài liệu 3. 0 Chuyển giao 4. 0 Hỗ trợ 29 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Biểu đồ Gantt theo tiến trình quản lý DA 30 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Phương pháp tạo WBS �Sử dụng hướng dẫn: tổ chức cung cấp tài liệu hướng dẫn �Tương tự: xem xét WBS của các dự án tương tự và thiết kế �Từ trên xuống: bắt đầu với các mục lớn nhất của dự án và tách dần xuống �Từ dưới lên: bắt đầu với các nhiệm vụ cụ thể và tổng hợp lên �Mind-mapping: là một kỹ thuật sử dụng các nhánh tỏa 31 ra. Quản từlýmột phạm viý tưởng cốt lõi để cấu trúc ý tưởng. QL DA CNTT

�Ví dụ: sử dụng phương pháp Mind-Mapping để tạo WBS 32 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Từ điển WBS và phạm vi cơ sở �Từ điển WBS là tài liệu mô tả thông tin chi tiết về mỗi mục trong WBS �Phạm vi dự án đã được thông qua, WBS và từ điển WBS tạo thành phạm vi cơ sở, được sử dụng để đo lường hiệu suất trong việc đáp ứng các mục tiêu phạm vi dự án 33 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Nhận xét 1. Một đơn vị công việc chỉ xuất hiện một nơi trong WBS 2. Nội dung công việc của một mục WBS là tổng hợp của các mục WBS dưới nó 3. Một mục WBS là trách nhiệm của chỉ một cá nhân, mặc dù có nhiều người cùng làm mục đó. 4. WBS phải phù hợp với cách thức mà công việc thực sự sẽ được thực hiện 34 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Nhận xét. . 5. Thành viên trong nhóm dự án phải được tham gia vào việc phát triển các WBS để đảm bảo tính nhất quán 6. Mỗi mục WBS phải được ghi trong từ điển WBS 7. WBS phải là một công cụ linh hoạt để thích ứng thay đổi 35 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Hạn chế trong dự án �Phạm vi dự án quá rộng và hoành tráng có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng dẫn đến dự án thất bại 36 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

4. Xác minh phạm vi �Xác minh phạm vi liên quan đến việc chấp nhận chính thức phạm vi dự án đã hoàn thành bởi các bên liên quan �Xác minh phạm vi dự án và giảm thiểu thay đổi phạm vi là các công việc rất khó trong thực tế. �Xác định chấp nhận thường thực hiện cách rà soát khách hàng và kết thúc kết quả chuyển giao chính. 37 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

5. Kiểm soát phạm vi �Kiểm soát phạm vi bao gồm kiểm soát thay đổi trong phạm vi dự án �Mục tiêu của kiểm soát phạm vi: �Tác động đến các yếu tố gây ra thay đổi phạm vi �Đảm bảo thay đổi được xử lý theo thủ tục được xây dựng như một phần của kiểm soát thay đổi tích hợp �Quản lý thay đổi khi chúng xảy ra �Thay đổi (Variance) là sự khác biệt giữa kế hoạch và thực tế 38 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Các vấn đề về phạm vi 1. Đảm bảo phạm vi đúng thực tế. 2. Cần có sự tham gia của người sử dụng trong quản lý phạm vi dự án. 3. Sử dụng phần cứng và phần mềm có sẵn khi có thể. 4. Thực hiện tốt theo quy trình quản lý dự án. 39 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Đề xuất cải thiện �Xây dựng quy trình lựa chọn dự án tốt và chắc chắn rằng các nhà tài trợ là tổ chức sử dụng �Người sử dụng tham gia nhóm dự án với vai trò quan trọng �Có các cuộc họp thường xuyên để xác định những việc phải làm. �Nên cung cấp tài liệu, thông tin một cách thường xuyên cho người dùng và nhà tài trợ. �Không hứa cung cấp thông tin khi biết bạn không thể 40 �Quản Chia sẻ tài nguyên người sử dụng với các QL nhà phát lý phạm vi DA CNTT

Đề xuất giảm thiểu và thay đổi yêu cầu �Phát triển và thực hiện theo một quy trình quản lý yêu cầu �Sử dụng các kỹ thuật như tạo mẫu, mô hình người sử dụng và JAD (joint application design) để có được sự tham gia của người sử dụng hơn �Đưa ra yêu cầu bằng văn bản và đảm bảo chúng được thực hiện �Tạo ra một cơ sở dữ liệu quản lý yêu cầu để lập hồ sơ và kiểm soát yêu cầu 41 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Đề xuất giảm thiểu và thay đổi yêu cầu. . �Cung cấp công cụ thử nghiệm đầy đủ và tiến hành thử nghiệm trong suốt vòng đời dự án �Xem xét thay đổi từ góc độ hệ thống �Nhấn mạnh ngày hoàn thành để giúp tập trung vào những gì quan trọng nhất �Phân bổ nguồn lực đặc biệt để xử lý yêu cầu thay đổi 42 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Sử dụng phần mềm hỗ trợ �Phần mềm xử lý văn bản giúp tạo ra một số tài liệu liên quan đến phạm vi �Bảng tính giúp thực hiện các tính toán tài chính, các mô hình và phát triển các biểu đồ và đồ thị �Phần mềm truyền thông như e-mail, Web giúp làm rõ và trao đổi thông tin �Phần mềm quản lý dự án giúp tạo WBS, cơ sở cho các công việc trên biểu đồ Gantt �Phần mềm chuyên dụng hỗ trợ quản lý phạm vi dự 43 án Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Sử dụng phần mềm hỗ trợ �Microsoft Project �Planner �Asana �Cohuman �Project Management Online 44 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

Tóm tắt chương �Quản lý phạm vi dự án bao gồm các quy trình để đảm bảo rằng dự án giải quyết tất cả các công việc cần thiết, và chỉ có hoàn thành công việc cần thiết mới dẫn đến dự án thành công. � Quá trình chính bao gồm: �Thu thập yêu cầu �Xác định phạm vi �Tạo WBS �Xác minh phạm vi �Kiểm soát phạm vi 45 Quản lý phạm vi QL DA CNTT

46 Quản lý phạm vi QL DA CNTT