Checkliste til prprojektfasen 1 Er der lavet et

Checkliste til præ-projektfasen 1. Er der lavet et ideoplæg, som er klart og forståeligt? 2. Er der lavet en business case inkl. en økonomisk beregning (cost/benefit)? Eller blot et økonomisk overslag / Et foreløbigt budget? 3. Er der forslag til, hvem/hvilke personer, afdelinger, eksterne osv. , der skal være med i projektet (projektorganisation) – herunder; er der identificeret en projektejer/styregruppe, projektleder osv. 4. Er der (i forhold til projekttypen) et rimeligt niveau af information på de 3 hjørner i projekttrekanten? (Tid, scope og ressourcer) – er den fornødne information lige nu, som projektlederen kan arbejde videre med? (ofte nødvendigt at analysere lidt mere i næste fase, før man har det endelige overblik over trekanten). 5. Er der lavet en foreløbig interessentanalyse? Har der været dialog med nogle af de vigtigste interessenter? 6. Er der lavet en foreløbig risikoanalyse, en SWOT? Nogle erfaringer fra tidligere lignende projekter, der kan læres af? 7. Er der lavet en overordnet, foreløbig tidsplan for projektet? (er de vigtigste milepæle identificeret) 8. Er det aftalt, hvordan og hvor ofte der skal kommunikeres/rapporteres mellem projektleder og styregruppe/sponsor? Har projektlederen fået tilsagn om en særlig adgang til et af styregruppemedlemmerne, (typisk projektejer)? 9 Har den udpegede projektleder nok viden til at overtage projektet? Hvis ikke, hvilken information mangler? 10 Er der lavet en foreløbig projektbeskrivelse og er den blevet godkendt af projektejer? Er den blevet overdraget til styregruppen? Ja Nej

Checkliste til planlægningsfasen 1. Er der holdt et kick-off møde mellem projektleder og projektdeltagere? Er alle klar over deres egne og kollegernes roller og ansvar? 2. Har projektlederen en klar aftale med styregruppen/projektejer omkring statusrapportering og er der aftalt datoer/ca. terminer for styregruppemøder gate-møder) – er de lagt i tidsplanen? 3 Har projektleder og styregruppen/projektejer en klar forventningsafstemning om deres roller og samarbejde? Har projektlederen fået et tydeligt ledelses- og styringsmandat i projektet ? (Hvilke beslutninger SKAL eskaleres til styregruppen)? Er der accept fra liniecheferne, når det gælder ‘udlån’ af projektmedarbejdere til projektet? 4 Er der oprettet et ‘projekt-rum’, hvor alle projektet dokumenter arkiveres? Har alle i projektets organisation fået information om dette og er tildelt den rette adgang jf. deres rolle i projektet (læse, skrive-adgang osv. ). 5 Er der aftalt en fast møderække for jeres møder i projektgruppen og er det lagt i tidsplanen/kalenderen? 6 Har projektleder og projektgruppen fået et fælles overblik over hvad projektet skal levere? Er projektet nedbrudt så meget (målhieraki) at der kan aftales individuel arbejdsfordeling og måske endda tidsestimeret på konkrete opgaver? Er der ejerskab til de opgaver projektdeltagerne har fået? Er der respekt for de tildelte ressourcer (timer) og deadlines? 7 Har projektleder og projektgruppen fået lavet en god og overskuelig tidsplan, som kan fungere som en fælles ‘road map’? Kender alle de vigtige milepæle/del-leverancer i projektet og deres indbyrdes afhængighed? Er der brug for, at etablere yderligere detaljerede tidsplaner for nogle af projektopgaverne? 8 Er der lavet en endelig risikoanalyse? Er det aftalt i projektgruppen, hvem der er ansvarlig for at følge op på de enkelte risici? 9 Er det aftalt, hvordan I overdrager projektet til kunden? Er kunden involveret i dette og kender til planen og egen rolle her? 10 Er der lavet en endelig interessentanalyse og en kommunikationsplan? Hvis ansvaret for kommunikation er fordelt på gruppens medlemmer – er dette så klart for alle, og er det nedfældet i tidsplanen? 8. Er der i projektet, og i gruppen, en aftale om, hvordan man håndterer ændringer, hvis der kommer ønsker til ændringer i projektets produkt, som ligger udenfor det scope/den kvalitet der er aftalt? 9 Er der lavet en endelig projektbeskrivelse og projektplan for projektet og er den blevet godkendt hos styregruppen/projektejer? Ja Nej

Checkliste til gennemførelsesfasen Ja 1. Har projektleder og projektgruppe aftalt en fast indrapporteringsprocedure i Kort om fasen: gruppen? (opdaterer deltagerne deres arbejde og timeforbrug f. eks. hver Nej Når projektet er planlagt og projektplanen godkendt af status styregruppen / sponsor, går fredag kl. 12. 00 i det interne projektsystem/eller mailer de til du i gang med at gennemføre projektet. Aktører i denne fase er den valgte projektlederen? ) projektleder (dig), styregruppen/sponsor og de deltagere, som repræsenterer de 2 Er der en mødekultur der i god medher du nu afdelinger, dergod har interessei projektgruppen? og engagement. Indkaldes i projektet. Dettid erogogså konkret involverer de interessenter, som er vigtige foraktive at fåog gennemført klare dagsordener? Er der generelt sat tid nok af? Er alle engagerede projektet med succes. Dette kunne bl. a. være slutbrugere, kunden osv. på projektmøderne? Kommer deltagerne til møderne? Er projektlederen god til stå forfaserne) møderne? Fasenat(eller handler overordnet om at gennemføre projektet efter den lagte plan. Du følger projektplanen og udfører de opgaver, der er aftalt. Du og 3 Er projektlederen god til at give projektdeltagerne personlig feedback ? Er der projektgruppen mødes løbende for at koordinere og lave status på det udførte generelt enmødes god kultur omkring evaluering af det færdige og tidspunkter for at arbejde, og du undervejs med styregruppen på arbejde de aftalte samarbejde t i gruppen? Tør deltagerne give hinanden konstruktiv rapportere om projektets status og fremdrift. Du følger derforkritik? løbende op på ‘Trekantens hjørner’: ”Når vi det til den aftalte tid? ”, ”Har vi brugt 4 Bliver der leveret til tiden? Er der en proaktiv og åben dialog omkring for mange eller for fåafvigelser, ressourcer”? , ”Har vi leveret vi skulle her og nu i forhold til det der var f. eks. forsinkelser fra de det enkelte deltagere? Informerer gruppens aftaltmedlemmer i projektplanen? – og det er status på dette, som vendes med hinanden, hvis deres arbejde ser ud til at forsinke andres? styregruppen undervejs. Det er vigtigt at du som projektleder husker at du ‘kun’ er kaptajn på skibet, beslutninger, derstyregruppen ligger udenfor mandat (din Hvis boldbane er 5 Erog derat et de godt samarbejde med (mestdit projektlederen)? indenfor projekttrekanten), fremlægges for styregruppen, og at de tager gennemførelsesfasen består af flere faser – bliver der skrevet statusrapport før ejerskab for beslutningerne! styregruppemøderne? Undervejs sørger du også for at de risici I identificerede i planlægningsfasen også 6 Oplever deltagerne, at deres egne chefer har respekt for deres tid i projektet? håndteres efter planen, og at der kommunikeres med de interessenter, som var særligt for projektets succes. 7 Er vigtige der løbende opfølgning på interessentanalysen, risikoanalysen og I komplekse og risikofyldte Erprojekter denne fase kommunikationsplanen? gruppens kan medlemmer aktivevære her? opdelt i flere faser og gates, så det bliver nemmere at styre projektet, og træffe beslutninger løbende om, 8 Hvordan håndteres Skal ændringer beskrives i en kun hvorvidt projektet skalændringer fortsætteundervejs? eller stoppe. Her beskriver vi dog ændringsanmodning? Analyseres de i forhold til deres indvirkning på scope? gennemførelsen som én fase, men betragt det som en minimums-model. Eskaleres ændringer der kan påvirke scope til styregruppen? • 9 10 11 12 Checkliste hvad skal du huske? næste side Er kundens –involvering sikret undervejs. Se i projektet? (referencegruppe/kvalitetssikring)? I slutningen af gennemførelsesfasen: Har projektleder og projektgruppe sikret sig, at kundens organisation er klar til at tage over? Er der nogle ‘hængepartier’? Hvis ‘ja’, har man så en tidsplan for, hvornår det sidste leveres? Fase 3: Gennemførelse Når projektet er overleveret til kunden: er der givet besked til styregruppen om, at projektet er klar til at afslutning? Er der skrevet en foreløbig afslutningsrapport? Er den godkendt af styregruppen?

Checkliste til afslutningsfasen 1. Har projektlederen og projektgruppen holdt et afsluttende evalueringsmøde? Er der evalueret på det udførte arbejde? Er projektet nået i mål med det der var forventet og det projektgruppen selv ønskede? Har projektgruppen evalueret på deres samarbejde? Har projektgruppen givet projektlederen , og måske hinanden, feedback? 2. Er projektøkonomi afsluttet og er diverse konti lukkede? 3 Er der sørget for, at projektets væsentligste dokumenter er arkiverede og tilgængelige for andre i fremtiden? 4. Er alle interessenter informeret om, at projektet er afsluttet? 5 Er der skrevet en endelig afslutningsrapport? 6. Har styregruppen godkendt afslutningsrapporten og formelt erklæret projektet for afsluttet? Har de takket projektgruppen og projektlederen for indsatsen? 7. Har projektlederen og projektgruppen fejret aflevering og afslutning af projektet? Ja Nej