Charlois Welzijn RFP Management Joost Vermeulen 6 juni

Charlois Welzijn RFP Management Joost Vermeulen 6 juni 2007

Welk probleem gaan we oplossen? • Fouten in zakelijke afhandeling uitvoeringscontracten : – vergeten afspraken – gemiste deadlines – onjuiste contractvoorwaarden • Onduidelijkheid over verantwoordelijkheid binnen team • Gefragmenteerd archief : – dubbele en ontbrekende stukken – verwarring over versies • Tijdverlies / inefficiency

Schematisch overzicht Map Dossier Rol Actie Document

Schematisch overzicht Workflow ‘cockpit’ Map Dossier Rol Actie Sharepoint ‘bibliotheek’ Document

Overzicht ‘Cockpit’ ‘Archief’

‘Cockpit’ 1. Rollen – Instellen welke rollen u vervult (= welke acties u wilt zien) – Notificatie : wilt u per email geïnformeerd worden over nieuwe acties ?

‘Cockpit’ • Creëren van een nieuw dossier – Voor een nieuwe offerte – Voor een bestaand traject

‘Cockpit’ • Lijst van dossiers – Filteren en sorteren

Workflow overzicht Offerte Beschikking Vaststelling Uitvoering Afwikkeling 1. Administratief Bezwaarschriften, wijzigingsverzoeken etc. 2. Uitvoering Nog niet gestart Voorw. gestart Gestopt Voltooid

‘Workflow vervolg’ Deze workflow-fase is afgerond. Wat was de uitkomst ? Afmelding van extra acties welke specifiek voor dit dossier zijn toegevoegd. Toevoegen van nieuwe, specifieke actie

Acties Dossier Actie Algemeen / Automatisch - Verschijnt automatisch bij nieuwe fase - Verdwijnt automatisch bij nieuwe fase Specifiek / Handmatig - Zelf creëren voor b. v. afgesproken rapportages of andere prestaties - Verdwijnen door afmelding (via Dossier scherm)

‘Cockpit’ • Zelf acties toevoegen – Acties blijven onafhankelijk van de workflow staan totdat ze worden afgemeld.

‘Cockpit’ • Actielijst – Filteren en sorteren – Actie bewerken – Actie afmelden (via Dossier)

Archief • Openen archiefmap voor een dossier • Submappen in/uitvouwen, zoeken (in alle dossiers)

Archief • Toevoegen bestand

Archief • Bewerken bestanden – Uitchecken – Versiegeschiedenis

Vragen • Oefendossier ‘ 001 Test’ • Tabblad ‘Help’ • helpdesk@empower-u. nl