CHAPTER 4 PENGGUNA DAN PENGEMBANG SISTEM Management Information

Learning Objectives: • Learn that the organizational context for systems development and use is changing from a physical to a virtual structure. • Recognize the benefits and disadvantages of the virtual office and the virtual organization. • Know who the information specialists are and how they can be integrated into an information services organization. • Be alerted to new directions that the information services organization might take. • Understand what is meant by end-user computing and why it came about. 2

Learning Objectives (cont. ): • Appreciate that users, especially those with an end-user computing capability, are a valuable information resource. • Know the benefits and risks of end-user computing. • Be aware of the types of knowledge and skill that are important to systems development, practiced by both endusers and information specialists. • Understand knowledge management and the challenges that must be addressed for successful implementation. • Be aware of the special constraints that face developers of global information systems. 3

Organisasi Bisnis • Sistem Informasi dikembangkan utk mendukung keseluruhan organisasi, eksekutif dan area bisnis (Figure 4. 1) 4

Organisasi Layanan Informasi Disebut dgn divisi SI atau SIM atau IT, memerlukan: • Sumber daya informasi – Hardware, software, spesialis informasi, pengguna, fasilitas, basis data dan informasi • Spesialis informasi – – – Sistem analis Administrator basis data Webmaster Spesialis jaringan Programer Operators 5

6

END-USER COMPUTING • • • End-user computing (komputasi pengguna akhir) berkembang akibat: 1. Dampak pendidikan komputer 2. Murahnya hardware 3. Banyak software siap pakai 4. Antrian layanan informasi Figur 4. 8 menunjukkan suatu skenario di mana spesialis informasi menjadi perantara ke sistem komputer. Figur 4. 9 menunjukkan skenario di mana EUC mengandalkan spesialis informasi hanya pada tingkat tertentu. 7

8

9

Pengetahuan Pengembangan Sistem • Pengetahuan yg diperlukan dlm pengembangan sistem: – Pengetahuan komputer (computer literacy) – Pengetahuan informasi (information literacy) – Dasar-dasar bisnis (business fundamental) : akuntansi, keuangan, pemasaran, manajemen, SIM, operasi – Teori sistem (system theory) – Proses pengembangan sistem (system development process) : SLC, SDLC – Pembuatan model sistem (systems modelling) : dokumenkan sistem dgn model seperti E-R diagram, DFD, class diagram • Lihat tabel 4. 1 10

11

Keahlian Pengembangan Sistem • Keahlian yg diperlukan dlm pengembangan sistem: – Keahlian komunikasi (communications skills) : menyampaikan informasi – Kemampuan analitis (analytical ability) : pemahaman utk mendapat solusi – Kreativitas (creativity) : penciptaan ide/solusi baru atau relatif baru – Kepemimpinan (leadership) : mengarahkan orang lain utk melaksanakan tugas • Lihat tabel 4. 2 12

13

OFFICE AUTOMATION • OA atau Otomatisasi Kantor meliputi seluruh sistem elektronik formal maupun informal yg terutama berhubungan dgn komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dlm maupun di luar perusahaan. • Contoh: word processing, email, faks, electronic calendar and scheduling, konferensi video, desktop publishing 14

15

Pergeseran dari penggunaan administratif ke manajerial • Pada awalnya OA digunakan utk pihak administratif. • Seiring bertambahnya kemampuan komputer manajer dan profesional, mereka menyadari OA dpt membantu utk memecahkan masalah yg dihadapi. • Mereka mulai menggunakan e-mail utk berkomunikasi, e-calendar utk menjadwalkan rapat, konferensi video utk berhubungan dgn problem solver lain. • Aplikasi OA semakin berkembang ke perangkat teknologi yg kecil seperti komputer tablet, PDA, smartphone 16

17

VIRTUAL OFFICE • Kemampuan OA utk menghubungkan orang secara elektronik membuat pekerjaan kantor tidak harus dikerjakan di kantor. • Muncullah konsep Virtual Office (Kantor Maya) yaitu pekerjaan kantor dpt dilakukan hampir di semua lokasi geografis dengan tetap berkomunikasi secara elektronik. – Telecommuting – Hoteling 18

Telecommuting • Telecommuting: pekerja dapat secara “elektronik” pergi ke tempat kerja. • Keuntungan: – Jadwal fleksibel sehingga urusan pribadi juga dpt diakomodir – Perhatian besar terhadap keperluan komunikasi • Kekurangan: – Perasaan tidak memiliki – Pekerja berpikir mereka mudah di-PHK – Batasan antara tanggung jawab rumah dan kantor menjadi kabur 19

Hoteling • Perusahaan menyediakan fasilitas terpusat yg dpt dibagi bersama oleh karyawan jika terdapat kebutuhan akan ruangan dukungan kantor. • Keuntungan: – Pemanfaatan sumber daya dan ruangan yg lebih efektif – Fokus kpd apa yg dibutuhkan utk mendukung personel kantor • Kekurangan: – Tidak ada kantor pribadi – Hilang perasaan berada dlm komunitas 20

Keuntungan dan Kerugian Virtual Office • Keuntungan: – – Biaya fasilitas berkurang Biaya peralatan berkurang Mengurangi kemacetan pekerjaan Kontribusi sosial : orang cacat, orang tua dpt bekerja • Kekurangan: – Moral yg rendah : krn tdk ada interaksi tatap muka – Risiko keamanan • Kantor maya menuntut adanya kerjasama oleh perusahaan maupun karyawan agar dpt berhasil. 21

VIRTUAL ORGANIZATION • Di virtual organization (Organisasi Maya), operasi perusahaan dirancang sedemikian rupa sehingga menjadi tidak terikat pada lokasi fisik. • Industri yg paling tertarik pada konsep Virtual Office dan Virtual Organization: industri yg memberikan nilai tambah dlm bentuk information, idea dan intelligence (3 I) • Contoh: bidang pendidikan, hiburan, perjalanan, konsultasi 22