Chapitre 3 Le Processus de Gestion 1 Planification

Chapitre 3 Le Processus de Gestion 1. Planification 2. Organisation 3. Direction 4. Contrôle Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 1

Introduction: le processus de gestion « On définit généralement le processus de gestion comme étant l’exécution, selon une suite logique et ordonnée, de diverses fonctions administratives dans le cadre de la réalisation de la mission de l’organisation. » (Alain Fillion, 2005) Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 2

Introduction: le processus de gestion ü Le processus de gestion est un ensemble séquentiel de fonctions interdépendantes; ü C’est un continuum d’étapes inséparables; ü Aucune fonction n’a de sens sans les autres: celles qui la précèdent et celles qui la suivent; ü Ce processuss est nécessaire et pertinent quel que soit le domaine dans lequel s’exerce la gestion: Finance, Marketing, Production, GRH, etc. A retenir ! Planification Organisation Direction Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 Contrôle 3

Introduction: la notion d’objectif ü On ne peut parler de processus de gestion sans aborder la notion d’objectif qui en constitue la clé de voute, la colonne vertébrale et le fil conducteur! ü Qu’est ce qu’un objectif? Un résultat qu’on se propose d’atteindre! ü Un bon objectif doit être fixé et formulé de façon à être: § § A retenir ! Quantifiable Equilibré Accepté Flexible Mesurable Réalisable et optimiste à la fois Adhésion de tous les acteurs concernés Pouvant s’adapter aux circonstances L’objectif est le point de départ du processus de gestion: au cœur de la Planification, fil conducteur de l’Organisation et 4 Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 de la Direction et principal repère du Contrôle.

Introduction: la notion d’objectif ü La notion d’objectif est fondamentale en gestion ü Les objectifs servent en effet de guides aux: § § Stratégies, aux politiques de gestion, aux plans opérationnels; Choix organisationnels (structures, hiérarchie, etc. ); Modes de direction (systèmes de motivation, communication); Outils de contrôle (base d’évaluation de la performance); ü Il y a différentes catégories ou hiérarchie d’objectifs Catégorie (nature) Hiérarchie (responsabilité) Horizon (terme de réalisation) Stratégique Direction Générale Long Terme : 5 ans et + Tactique Division, Directions, Services Moyen Terme: 1 à 5 ans Opérationnel Section, atelier, etc. Court Terme: 1 an et moins Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 5

1 - La planification: sa place dans le processus Gaetan Morin Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 6

1 - La planification: nature ü Réponse à Quoi faire? Comment le faire? Quand le faire? ü C’est le processus par lequel le gestionnaire identifie et décide des objectifs à atteindre dans le futur et des moyens les plus adéquats à mettre en œuvre afin de les réaliser; ü La planification s’inscrit dans le cadre de la gestion prévisionnelle; ü Elle consiste à introduire l’avenir projeté de l’organisation dans les décisions du présent; ü C’est au cours de cette première étape clé que sont fixés les objectifs à atteindre à tous les niveaux de l’entreprise; A retenir ! Planifier c’est fixer un cap, formuler concrètement la vision que l’on a Mannouba du futur espéré, du devenir de l’entreprise. 7 Université de La – ISCAE 2012 -13

1 - La planification: démarche ü Planifier est un exercice difficile (il comporte une dimension prévisionnelle) et fondamental à la fois; ü C’est un équilibre subtil à trouver entre le possible et l’idéal; ü Pour y parvenir on s’appuie généralement sur l’analyse: § Du chemin parcouru par l’entreprise; § Des ressources dont elle dispose; § De sa situation actuelle: forces et faiblesses; faiblesses § De son environnement: opportunités et menaces Voir document « SWOT » A retenir ! Planifier nécessite une lecture du passé, un diagnostic interne (forces, faiblesses) et externe (opportunités, menaces), 8 une Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 vision du futur (prévisions, scénarii, projections… )

1 - La planification: utilité La planification fixe… Ce qui détermine… Et sert à répond aux questions…. Objectifs stratégiques à Long Terme La mission de l’entreprise Quels sont nos champs d’activité, nos savoir-faire, notre vocation Les stratégies de production et de commercialisation Comment produire? Comment et à qui vendre? Les critères de décision des gestionnaires; Quelles décisions prendre au quotidien? Les budgets prévisionnels ; De quelles ressources va-ton avoir besoin (liquidités, personnel, achats, etc. )? La gestion des situations difficiles. Comment réagir en cas de problème? Etc. Objectifs à Moyen Terme Plans opérationnels et objectifs à court Terme

1 - La planification: facteurs clés ü La planification est plus à même d’être efficace et utile quand les conditions suivantes sont réunies: § La structure de l’entreprise est décentralisée et participative; § Les stratégies et les objectifs sont clairs et sont expliqués convenablement aux différents acteurs; § Le processus de planification est accepté par tous comme un outil de communication, d’apprentissage et d’orientation; A retenir ! Une planification réussie est doit être décentralisée, participative, claire, expliquée et perçue comme une aide et 10 non comme une contrainte imposée.

1 - La planification: limites ü Tout en étant nécessaire et reconnue, la planification est aussi l’objet de critiques du fait de certaines de ses limites: § On ne peut pas tout prévoir! § On ne peut pas toujours maîtriser les variables clés; § La rigidité peut nuire à la créativité; § La planification peut faire obstacle à la flexibilité; § La planification fait régner l’analyse au détriment de l’intuition et l’exécution aux dépends de la réflexion et de l’initiative. Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 11

1 - La planification: outils üLes outils de planification sont nombreux, variés et spécialisés. ü Certains outils sont utiles pour l’analyse stratégique, il fournissent un cadre de réflexion, tels que: §SWOT: Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats; §QQOQCCP: Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Combien? ü D’autres, plus classiques, servent à prévoir les activités : §Budgets, arbres de décision, probabilités, check-list… ü D’autres outils, enfin, sont utiles pour la programmation ou l’ordonnancement. Les plus célèbres sont: §Méthode PERT: Program Evaluation and Review Technique §Diagramme de GANTT (voir document) Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 12

1 - La planification: mots clés üObjectifs üStratégie üPolitique üPlans d’action üProgrammes üBudget üPrévisions üScénario üFlexibilité Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 13

2 - L’organisation: sa place dans le processus Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 Gaetan Morin 14

2 - L’organisation: Définition üL’organisation dérive du mot organe, du latin organum; üCe qui signifie: instrument, outil, partie d’un ensemble, partie d’un corps vivant qui remplit une fonction utile; üDéfinition: L'organisation est l'agencement de relations entre composants ou individus qui produit une unité complexe ou un système. Edgard MORIN üL’organisation transforme donc des éléments isolés en composantes d’un tout, d’une entité homogène en leur attribuant des fonctions et des liens; üElle assure ainsi une cohérence, une solidarité et une solidité au système, une certaine possibilité de durer en dépit des perturbations; A retenir ! L’organisation c’est la mise en relation d’éléments, leur 15 Université dedan La Mannouba – ISCAE 2012 -13 intégration une entité homogène par l’établissement de liens, de fonctions: elle transforme, produit et maintien!

2 - L’organisation: Nature üOrganiser répond aux question: Qui va faire quoi? Avec qui? üLa mission de la fonction organisation consiste à: § Mettre en place une structure cohérente; § Coordonner les tâches et les activités de chaque unité; § Faire converger les efforts individuels vers l’objectif collectif üConcrètement, organiser consiste à déterminer la composition des groupes de travail, la répartition des tâches et des responsabilités en leur sein ainsi que les liens qui les unissent; üCette fonction aide ainsi les individus et les groupes à savoir ce que l’on attend d’eux et comment travailler en harmonie pour réaliser des objectifs communs. A retenir ! L’organisation c’est donc l’agencement des moyens, des 16 Université et dedes La Mannouba – ISCAE 2012 -13 personnes rôles de manière cohérente afin d’optimiser le fonctionnement de l’ensemble et sa performance!

2 - L’organisation: Critères üLes entreprises s’organisent en fonction de leur conception de l’efficacité de: § La répartition de l’autorité; § La division du travail, des fonctions, des tâches; üPlusieurs autres facteurs influencent les modes d’organisation, dont: § La taille de l’entreprise; § La diversité de ses activités ; § La répartition géographique de ses unités opérationnelles; § Les stratégies et objectifs spécifiques qui sont poursuivis; A retenir ! L’organisation dépend de plusieurs facteurs liés aux Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 caractéristiques de l’entreprise mais surtout à l’efficacité 17 de la répartition de l’autorité, des fonctions et des tâches.

2 - L’organisation: formes courantes La structure fonctionnelle Direction Générale Direction Commerciale Direction Achats & Production Service Magasin & Livraison A retenir ! Service Facturation Recouvrement (!) Principe: Découpage par fonction. Coordination au sommet. Direction Financière & Comptable Service Ventes Direction Ressources Humaines Service Après Vente (+) Avantages: § Simple § Responsabilité claire (-) Inconvénients: § Rigide § Pas de transversalité La structure fonctionnelle est la forme d’organisation la plus 18 Université Mannouba 2012 -13 aux PME et nécessite pratiquée cardela La plus simple. – ISCAE Elle convient une bonne coordination. Les responsabilités y sont claires.

2 - L’organisation: formes courantes La structure divisionnaire (!) Principe: Découpage par activité (produit, marché ou région) puis par fonction. Direction Générale Division des Matériaux de construction Service Commercial Service Financier Service Social Division Peinture Division Articles Sanitaires Service Achats (+) Avantages: § Spécialisation par activité § Structure adaptable (-) Inconvénients: §Ressource dispersée § Pas d’économies d’échelle A retenir ! La structure divisionnaire est mieux adaptées aux grandes 19 est Université de La activités Mannoubamultiples – ISCAE 2012 -13 entreprises aux et/ou dispersées. Elle plus coûteuse mais aussi plus spécialisée.

2 - L’organisation: 6 Principes de base 1. Définition d’objectifs: Chaque sous-structure a une mission à remplir, une raison d’être qui doit être définie avec précision; 2. Spécialisation : Chaque unité de travail doit autant que possible se spécialiser dans un domaine particulier afin d’être compétente; 3. Coordination: Chaque unité doit coordonner ses actions avec les unités reliées pour assurer cohérence et convergence à l’entité; 4. Unicité de commandement : Chaque acteur de la structure doit avoir un seul supérieur hiérarchique; 5. Equivalence autorité-responsabilité: Chaque responsable de fonction ou de mission doit avoir l’autorité nécessaire pour l’accomplir convenablement et être tenu de rendre des comptes; 6. Eventail de subordination: Chaque responsable doit avoir un nombre connu et limité de personnes sous son autorité directe; Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 20

2 - L’organisation: mots clés üOrganigramme üHiérarchie üAutorité üResponsabilité üSpécialisation üDélégation üFonction üTâche üCoordination Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 21

3 - La direction Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 Gaetan Morin 22

3 - La direction: définition Processus par lequel on anime et oriente un groupe pour l’amener à contribuer volontairement à la réalisation d’un résultat. ü Diriger ≠ imposer sa volonté, exercer son autorité, obliger par la coercition, forcer; ü Diriger c’est créer un climat de travail favorable; ü Diriger c’est encadrer les autres, leur rappeler constamment le chemin à suivre, les tâches à effectuer, les objectifs à atteindre; ü La direction met en jeu les relations interpersonnelles. A retenir ! La direction est le moteur de l’entreprise et son âme. Elle consiste à mobiliser lesdehommes en stimulant rendement par un 23 climat Université La Mannouba – ISCAEleur 2012 -13 positif, une communication efficace et un bon leadership.

3 - La direction: nature ü C’est la fonction du passage à l’action, de la mise en marche des équipes après la planification et l’organisation (fonctions conceptuelles) ü Concrètement, diriger revient à assumer 4 tâches essentielles: 1. La motivation: motivation stimuler les individus et les équipes, faire converger leurs objectifs personnels avec ceux de l’entreprise; 2. La communication: communication écouter, informer, expliquer, convaincre; 3. Le leadership: leadership influencer les autres, obtenir d’eux qu’ils agissent volontairement dans un certain sens; 4. La formation : permettre aux autres d’apprendre, d’acquérir des connaissances et des aptitudes de manière formelle et/ou informelle; La fonction direction répond à la question: « Comment amener A retenir ! chaque membre l’organisation à contribuer au mieux 24à ses Université de Lade. Mannouba – ISCAE 2012 -13 objectif? À donner le meilleur de lui-même? »

Quelques axes de motivation ü La rémunération, sous toutes ses formes, est un facteur important de motivation des individus au travail mais il a été prouvé qu’elle est largement insuffisante; ü Pour bien diriger, mobiliser et donc motiver les employés, il est important de savoir que la motivation est personnelle et variable; ü Les salariés sont particulièrement motivés par les facteurs suivants (et donc démotivé par leurs contraires ou leur absence) § § § L’équité de la rémunération La reconnaissance de leur travail, de leurs qualités La qualité des liens sociaux - le climat ou ambiance de travail Le rapport avec la hiérarchie - la participation aux décision Les conditions de travail Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 25

3 - La direction: mots clés üLeadership üCommunication üMotivation üFormation üOrientation üClimat de travail üInfluence üAnimation üMobilisation Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 26

4 - Le contrôle Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 Gaetan Morin 27

4 - Le contrôle: définition C’est le processus par lequel les gestionnaires examinent la situation et s’assurent que les résultats obtenus sont conformes aux buts fixé. üCette étape permet aux gestionnaires d’apporter, au besoin, des changements et des corrections nécessaires pour réorienter l’entreprise vers ses objectifs si les buts n’ont pas été accomplis. Contrôler = Mesurer Comparer Evaluer Comprendre Corriger A retenir ! La fonction contrôle correspond à l’étape-bilan, qui va donner un 28 sens aux 3 étapes précédentes en confirmant ou infirmant le Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 travail accompli et en proposant des correctifs.

4 - Le contrôle: typologie Contrairement aux idées reçues, le contrôle n’est pas une étape ultime, qui n’intervient qu’en bout de processus; üPour plus d’efficacité, 3 types de contrôle sont nécessaires: Type Contrôle Proactif Contrôle Concomitant Contrôle Rétroactif Quand? Avant l’action Pendant l’action Après l’action S’assurer Vérifier Evaluer Pourquoi? Comment? que toutes les conditions de la réussite sont réunies régulièrement que le le travail réalisé, travail avance comme identifier les insuffisances prévu et ajuster si éventuelles, rectifier le tir besoin Communiquer, Mesurer Etablir un rapport clarifier les régulièrement, d’activité, un bilan, tâches, vérifier identifier les comparer, évaluer, les ressources, blocages, corriger les analyser les insuffisances, vérifier les plans, objectifs, fournir des proposer des solutions 29 Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 les check-list… ressources en plus… futures…

4 - Le contrôle: utilité Le contrôle est nécessaire et utile à plusieurs égards: 1. Fournit une mémoire écrite, un repère pour les dirigeants, qui consigne les expériences passées; 2. Fournit un cadre structuré, périodique et objectif pour une réflexion collective sur la résolution des problèmes ou les améliorations à apporter; 3. Permet d’affiner la planification, fournit un cadre à la direction, concrétise l’organisation; 4. Puissant outil de motivation et de gestion participative; Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 30

4 - Le contrôle: conditions de succès Pour être efficace et produire tous ses effets, l’exercice de cette fonction doit remplir certaines conditions, dont: 1. Le contrôle ne doit jamais être appliqué et perçu comme un signe de méfiance et un moyen de sanction; 2. Les contrôles proactifs et concomitants ne doivent pas être négligés par rapport au contrôle rétroactif; 3. Le contrôle doit être objectif, appuyé sur des critères clairs, connus à l’avance et admis par les acteurs concernés; 4. Le contrôle doit être systématique et formalisé: intégré dans les procédures et le système d’information de l’entreprise; Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 31

4 - Le contrôle: mots clés üMesure üComparaison üEvaluation üAnalyse üBilan üCorrection üFonction üTâche üCoordination Université de La Mannouba – ISCAE 2012 -13 32