Chapitre 2 ORGANISER ET ANIMER UNE REUNION 1

Chapitre 2 ORGANISER ET ANIMER UNE REUNION 1

2 QUAND FAIRE UNE REUNION ? PRENDRE UNE DECISION PARTAGER UNE INFORMATION FAIRE UN CHOIX RESOUDRE UN PROBLEME ETC…. .

3 LA REUNION N’EST PAS LA SEULE POSSIBILITE J’étudie toutes les autres possibilités. La réunion n’est pas la solution à tout… Je ne la choisis que si elle est nécessaire pour qu’elle n’engendre pas une perte de temps.

4 LES TYPES DE REUNIONS REUNION D’INFORMATION DESCENDANTE REUNION D’EQUIPE REUNION D’INFORMATION ASCENDANTE REUNION DE CREATIVITE

5 LES TYPES DE REUNIONS REUNION D’INFORMATION DESCENDANTE Transmettre des informations et s’assurer de leur compréhension. L’animateur informe un groupe de personnes sur une procédure ou un projet. Les participants sont essentiellement auditeurs, ils peuvent poser des questions mais discutent peu. Pour rendre la réunion vivante, on utilise plusieurs types de supports. Une réunion trop directive peut entrainer des réactions de contestation, il est souhaitable d’impliquer les participants.

6 LES TYPES DE REUNIONS REUNION D’INFORMATION ASCENDANTE Recueillir des informations, des opinions, des idées à propos d’une situation donnée. Les participants expriment leur point de vue, leurs besoins ou leurs difficultés. Ce type de réunion permet de faire le point sur une situation et prendre le recul nécessaire pour la prise de décision. L’animateur doit définir clairement les règles du jeu, noter ce qui est dit et tenir les participants informés des suites de la réunion. Il ne faut pas être trop directif, ne pas orienter les informations à recueillir, ne pas émettre d’avis.

7 LES TYPES DE REUNIONS REUNION D’EQUIPE Traiter les situations courantes d’une équipe ; faire le point sur les situations à venir. L’animateur réunit les membres de son équipe. Les participants sont actifs ; la discussion est libre, mais guidée. L’animateur facilite l’expression et donne les moyens de participer activement. Il recadre sur l’objectif lorsque les discussions s’égarent. Ces réunions ont tendance à trainer en longueur, l’animateur doit veiller à la productivité. Le caractère récurrent de ces réunions peut lasser les participants.

LES TYPES DE REUNIONS 8 REUNION DE CREATIVITE Générer un nombre important d’idées pour concevoir, améliorer ou cher des solutions à différents problèmes. Le brainstorming permet à chacun d’exprimer ses idées en vrac, sans censure. La discussion est libre mais respecte des critères : les participants sont actifs mais écoutent, ne coupent pas la parole aux autres. Pas d’opposition ni de critique des idées exprimées. L’animateur prend des notes et synthétise le travail à la fin. Les idées seront triées et critiquées ultérieurement.

PREPARER UNE REUNION 9 Pour organiser une réunion efficacement on utilise le QQOQCP

10 PREPARER UNE REUNION La préparation est une phase déterminante pour la réussite de la réunion. Pour faciliter le suivi du travail préparatoire, il est nécessaire de dresser une liste de contrôle (ou check-list) qui récapitule chronologiquement toutes les tâches à réaliser jusqu'au jour de la réunion.

11 PREPARER UNE REUNION

12 PREPARER UNE REUNION LES PARTICIPANTS Réunir un nombre restreint de participants, afin de ne pas risquer de rendre la réunion peu efficace. Harmoniser le profil des participants, en particulier en fonction du niveau technique ou politique.

13 PREPARER UNE REUNION L’ORDRE DU JOUR Il s’agit du découpage horaire du temps de travail en sujets bien formulés. Idéalement, la durée de la réunion ne devrait pas dépasser 2 heures. DATE Selon la nature de la réunion, la date pourra être imposée par la hiérarchie, ou choisie en fonction des disponibilités des participants. S'il est nécessaire de trouver une date où les participants sont disponibles, on pourra mettre en place un sondage.

14 PREPARER UNE REUNION La date de la réunion doit être prévue au minimum 15 jours à l’avance, afin de permettre l’envoi des invitations et des convocations aux participants dans des délais décents. RESERVATION DE LA SALLE ET DU MATERIEL L'environnement dans lequel la réunion se déroule est très important car il facilite le travail du groupe. La salle devra être choisie en fonction des contraintes suivantes : Capacité d'accueil de la salle (en terme de places assises); Dimensions et forme de la salle (selon le type de présentation ou d’animation); Présence d’ordinateurs et de moyens audiovisuels (vidéo projecteur, paperboard, tableau blanc. . . ); Besoin d’un accès à internet ou à des postes informatiques;

15 PREPARER UNE REUNION PREVENIR LES PARTICIPANTS Il existe deux manières de prévenir les participants: Convocation : Selon les entreprises ou organisation, une convocation doit être établie pour les personnels afin qu’un ordre de mission leur soit adressé. Invitation : une invitation devra être adressée aux participants autres que les personnels de l'entreprise ou de l'organisation. On diffusera l’ordre du jour à l’ensemble des participants, en précisant notamment le lieu ainsi que l’heure de début et de fin de la réunion. Eventuellement, transmettre un plan d’accès récapitulant les principales facilités (métro, arrêt de bus, gare) à proximité du lieu de la réunion.

16 PREPARER UNE REUNION L’INVITATION Elle permet d’exprimer vos attentes des participants. Indiquez : Le thème de la réunion Quel est son intérêt ? En quoi la personne est concernée ? Si des documents sont nécessaires pour la préparation de la réunion, les joindre à l’invitation.

17 PREPARER UNE REUNION PREPARATION DES DOCUMENTS Il est généralement indispensable de présenter ou remettre diverses informations aux participants : diaporama, documents imprimés et rassemblés dans des chemises et qui seront disposées à la place de chacun des participants, tableaux, graphiques. . . Créer des chevalets si les participants ne se connaissent pas, indiquant par exemple les nom, fonction, service, entreprise de chacun. Faire circuler une feuille d’émargement Présentation collective 21/12/2021

18 PREPARER UNE REUNION PREPARATION DE LA SALLE Le bon état de fonctionnement des équipements doit être vérifié avant la réunion. De même, vous devrez vous assurer que vous maîtriser l'utilisation du matériel avant la réunion. Disposer les tables et chaises de manière adaptée Brancher le matériel Disposer les chevalets, dossiers sur les tables Vérifier la présence de papier, stylo, marqueurs pour tableau. . . Régler la température de la salle Préparer boissons, café. . . Présentation collective 21/12/2021

19 PREPARER UNE REUNION Présentation collective 21/12/2021

20 ANIMER UNE REUNION LA TECHNIQUE DES POST-IT LA CARTE HEURISTIQUE LE TOUR DE TABLE QUELQUES OUTILS D’ANIMATION LE BRAINSTORMING LE TOUR DE LA QUESTION LE GROUPE CUMULE Présentation collective 21/12/2021

21 ANIMER UNE REUNION LA TECHNIQUE DES POST-IT OBJECTIFS CConstruire rapidement une réflexion en faisant produire au maximum tous les participants. Favoriser l’échange

22 ANIMER UNE REUNION L’animateur écrit le sujet de réflexion puis distribue les post-it Seul ou en sous groupe chacun Réfléchit et écrit un élément de réponse Chacun va déposer son post-it sans parler. Chacun peut décaler les post-it des autres pour les ordonner, les classer par thème. Le travail est fini quand plus personne ne bouge de post-it. L’animateur isole ceux qui peuvent poser problème. L’animateur s’appuie sur le groupe pour formaliser les grands thèmes qui ressortent. Il peut compléter ou questionner le groupe si des éléments sont manquants.

23 ANIMER UNE REUNION Les avantages : Cette technique s’adapte autant aux petits groupes de travail qu’aux groupes plus nombreux. Elle permet de faire participer tout le monde. Les points de vigilance : Etre très précis en notant le sujet de réflexion Les participants doivent comprendre la logique de classement pour déplacer les post-it

24 ANIMER UNE REUNION LA CARTE HEURISTIQUE OBJECTIFS Favorise la mémorisation Favorise la créativité par association d’idées Structure les information comme dans notre cerveau

25 ANIMER UNE REUNION Méthode Dans une bulle ou une illustration au centre, noter l’idée principale. Noter autour toutes les idées associées comme des branches. Décliner chaque branche en sous idées avec des mots clé ou/et des illustrations. Les sous idées peuvent se décliner autant que nécessaire.

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28 ANIMER UNE REUNION LE TOUR DE TABLE OBJECTIFS Favorise la réflexion individuelle Obtenir un feed-back de chaque participant Echanger les ressentis

29 ANIMER UNE REUNION Méthode L’animateur note le thème de la réflexion, chacun réfléchit quelques minutes et écrit ses idées sur une feuille. L’animateur interroge chacun dans l’ordre ou dans le désordre. Chacun apporte sa réponse sans répéter ce qui a déjà été dit. Le tour est terminé quand tous les éléments ont été apportés. L’animateur synthétise (en créant éventuellement une carte heuristique).

30 ANIMER UNE REUNION L’animateur écrit clairement le thème de la réflexion ou de la question. L’animateur s’assure que chacun participe si le tour se fait sans ordre précis. Si la taille du groupe est trop importante, organiser des sous-groupes. Présentation collective 21/12/2021

31 ANIMER UNE REUNION LE TOUR DE LA QUESTION OBJECTIFS S’inspirer de l’avis des autres pour se forger sa propre opinion, prendre une décision. Favoriser l’écoute : s’ouvrir à d’autres expériences, d’autres opinions. Prendre conscience et réfléchir à des sujets suscités par le groupe.

32 ANIMER UNE REUNION Méthode Chacun écrit sur une feuille une situation portant sur un problème quotidien. Chacun passe la feuille à son voisin qui écrit la solution qui lui semble la mieux adaptée. Les feuilles circulent de l’un à l’autre, chacun ajoute précision ou commentaire. La feuille revient à son point de départ. Le questionneur peut se forger une opinion et la présenter au groupe.

33 ANIMER UNE REUNION Utilisation Traiter des situations bloquantes (comportementales, management, gestion de groupe). Réfléchir à des situations bloquantes qui concernent les participants au quotidien. Adopter un rythme rapide ; 3 minutes par question. Limiter la taille du groupe : 10 personnes maximum, au-delà, organiser des sous groupes. Faire plier la feuille avant de la passer au voisin pour éviter l’influence des réponses précédentes.

34 ANIMER UNE REUNION LES GROUPES CUMULES OBJECTIFS Traiter rapidement une question en faisant produire au maximum TOUS les participants Favoriser l’échange et le consensus en partant des avis de chacun Réaliser une synthèse et prendre une décision collective.

35 ANIMER UNE REUNION Méthode Seul : chacun rédige une synthèse personnelle à partir de la question posée. En binôme : on met en commun les positions de chacun et on élabore un consensus. Par quatre : des deux sous groupes formalisent leurs synthèse commune. Chaque synthèse est présentée à l’ensemble des participants pour adopter une décision commune.

36 ANIMER UNE REUNION Utilisation Travailler avec un groupe nombreux pour produire un travail commun. Tous les participants s’approprient la décision finale sur laquelle ils devront travailler après. La production est rapide et les échanges sont riches. Cette technique peut dynamiser le groupe aux moments difficiles de la journée.

37 ANIMER UNE REUNION Utilisation Travailler avec un groupe nombreux pour produire un travail commun. Tous les participants s’approprient la décision finale sur laquelle ils devront travailler après. La production est rapide et les échanges sont riches. Cette technique peut dynamiser le groupe aux moments difficiles de la journée. N’expliquez la méthode de travail qu’étape par étape pour que la première phase ne soit pas bâclée.

38 ANIMER UNE REUNION LE BRAINSTORMING OBJECTIFS Favorise l’émergence d’idées nouvelles S’ouvrir à toutes les idées nouvelles sans limite à l’imagination. Laisser libre court à la créativité.

39 ANIMER UNE REUNION L’animateur écrit le sujet et chacun s’exprime sans ordre précis, donne ses idées en vrac. L’animateur écrit au fur et à mesure TOUTES les idées. Quand le groupe s’essouffle, il relit les idées émises. L’animateur et le groupe classent ensemble les idées par thèmes. On isole les idées qui ne font pas l’unanimité. L’animateur synthétise le travail effectué (il peut utiliser un schéma heuristique ou des post-it)