CENTRO UNIVERSITARIO UAEM VALLE DE TEOTIHUACN LICENCIATURA EN

CENTRO UNIVERSITARIO UAEM VALLE DE TEOTIHUACÁN LICENCIATURA EN CONTADURÍA DIAPOSITIVAS DE: CICLOS DE CONTROL INTERNO Clave HT HP TH Tipo de U. A. Carácter de U. A. L 30156 2 2 4 CTP Optativa Crédito s Núcleo de U. A 6 Integral ELABORADO POR: M. EN IMP. SENDY JANET SANDOVAL TRUJILLO OCTUBRE 2016.

JUSTIFICACIÓN Que el alumno identifique los ciclos del control interno, de modo que le permita tener las competencias necesarias para establecer un sistema de control interno adecuado al área organizacional a fin de evitar los riesgos inherentes al incumplimiento de las técnicas de control.

OBJETIVO Propone las técnicas de control interno para las diferentes áreas o departamentos de la organización, a fin de evitar los riesgos inherentes al incumplimiento.

ÍNDICE n Ciclo de ingresos n Ciclo de tesorería n Ciclo de compras n Ciclo producción n Ciclo de inventarios n Ciclo de nóminas n Bibliografía

CICLO DE INGRESOS

Concepto Incluye todas las funciones para obtener dinero, mediante la prestación de un producto o servicio

Funciones principales del ciclo de ingreso.

Elementos del ciclo de ingresos Ventas Costo de ventas Descuentos por pronto pago Devoluciones y rebajas sobre compras Gastos de comisiones Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables Provisiones para cuentas de cobro dudoso Ingresos de caja Creación de pasivos por el impuesto a las ventas Provisiones para gastos de garantía

Objetivos específicos del ciclo de ingresos Prevenir fraudes Promover la eficiencia del personal Descubrir robos y desfalcos Proteger y salvaguardar el efectivo

Técnicas de control interno aplicables Políticas de selección de clientes y aprobación de crédito Políticas por escrito, archivos de precios de venta y condiciones de descuento autorizados. Base de datos de clientes aprobados Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar pedidos de clientes. Criterios y políticas claras relativos a devoluciones, rebajas y descuentos. Políticas de procedimiento documentado para programar embarques. Ordenes de embarque pre numeradas y controlados para comprobar que se facturaron.

Riesgo de incumplimiento Embarques a clientes no autorizados Embarque de mercancías que nunca sean facturadas. Embarques de mercancías a quien no corresponda. Embarques a clientes no autorizados. Ventas a personas o empresas con las que existan conflictos de intereses. Aceptación de clientes a precios no autorizados. Procedimientos de cuentas incorrectamente.

CICLO DE TESORERÍA

Concepto Se encarga de los movimientos reales de dinero que entra y sale de la empresa.

Elementos del ciclo de tesorería Ventas Provisiones para gastos de garantía Costo de ventas Creación de pasivos por el impuesto a las ventas Ingresos de caja Gastos de comisiones Devoluciones y rebajas sobre ventas Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables Descuentos por pronto pago Provisiones para cuentas de cobro dudoso

Objetivos específicos del ciclo de tesorería Los procedimientos deben estar de acuerdo con políticas establecidas por la administración. La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de tesorería deben producirse correcta y oportunamente. Los asientos contables de tesorería deben concentrar y clasificar las transacciones de acuerdo con políticas establecidas por la administración. Deben prepararse asientos contables por las cantidades que se adeudan o a cobrar, de inversionistas o acreedores, corredores y otros. Aprobarse solicitudes de captación o entrega de recursos que se ajusten a las políticas establecidas por la administración. Los gastos financieros de los recursos de capital y las entregas de recursos a inversionistas y acreedores deben ser reportados con exactitud y en forma oportuna. Los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que se efectúen cambios a los valores y los mismos deben ser calculados con exactitud y registrados en forma oportuna

Técnicas de control aplicables Implantación de manuales de políticas y procedimientos. Preparación de un catálogo de cuentas. Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar solicitudes para obtener o devolver recursos y comprar o vender inversiones. Revisión de aplicación contable correcta. Archivo de firmas autorizadas para aprobar transacciones de tesorería. Conciliación periódica de los saldos de auxiliares de inversiones, préstamos, accionistas, con los saldos de mayor u otros totales de control.

Riesgos del incumplimiento Alterar el flujo de información Cálculos de impuesto erróneos Ejemplos de riesgos de incumplimiento: Resultados de estados financieros fuera de tiempo e incorrectos. Saldos incorrectos de las cuentas de inversión, créditos bancarios, capital y de las cuentas por cobrar o por pagar que les son relativas. Los movimientos de cuentas auxiliares pueden variar con los movimientos del libro mayor.

CICLO DE COMPRAS

Elementos del ciclo de compras INCLUYE FUNCIONES QUE REQUIEREN LLEVAR A CABO: Clasificar, resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pagó. La adquisición de bienes, mercancías y servicios. El pago de las adquisiciones anteriores.

Actividades del ciclo de compras Emisión de una requisición de compra. Verificación y pago de la factura Análisis de la requisición Recepción e inspección de la mercancía Investigación y elección de un proveedor Emisión de la solicitud de un pedido

Objetivos específicos del ciclo de compras Los proveedores serán autorizados por las políticas de administración. Los pagos de bienes y mercancías recibidos deben basarse en un pasivo reconocido y prepararse con exactitud. El precio y las condiciones de los bienes y mercancías que han de proporcionar los proveedores deben ser autorizados de acuerdo a políticas. Los bienes, mercancías y servicios recibidos deben informarse con exactitud y forma oportuna. Establecer procedimientos del ciclo de compras. Aceptar mercancías y servicios solicitados. Aprobación de órdenes de compra a proveedores que se ajusten a las políticas de la administración.

Técnicas de control aplicables Escribir políticas de compra para los criterios de compra. Informe de ordenes rechazadas. Supervisión y documentación de sistemas y programas de acuerdo a políticas. Dividir funciones en la firma de cheques. Base de datos de proveedores. Análisis de variaciones en precios de compra. Comprar precios en ordenes de compra con los autorizados.

Aspectos en el control del ciclo de compras Situación Organizacional Capacidad Analítica para Comprar Centralización vs. Descentralización Compras para Empleados Jurisdicción de Compras de Emergencia

Riesgos de incumplimiento Registros de inventarios incorrectos. Compras a proveedores no autorizados y pago a proveedores que no suministraron la mercancía. Cambios de personal de los departamentos que propicien incompatibilidad de funciones. Problemas en producción por demora de embarques. Pagos duplicados. Desembolso de efectivo por cantidades incorrectas o en forma fraudulenta.

Evaluación del ciclo de compras Responsable de compras. Compra (Contabilidad. Recepción de embarques). Revisión periódica por auditores internos, Verificación de precios e IVA pagados; por departamento de compras, Compras basadas en solicitud de compra. Control de pedidos con numeración, proveedores autorizados. Solicitud de pedidos en compras. Indicación de pedidos necesarios en compras.

CICLO DE PRODUCCIÓN

Concepto Se aplica a toda situación donde los materiales son modificados o procesados en forma significativa, a través de la manufactura. Es importante para la administración

Elementos del ciclo de producción Materiales Costos indirectos Mano de obra directa

Funciones del ciclo de producción Contabilidad de costos Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipo Control de fabricación Administración de inventarios

Documentos del ciclo de producción Ordenes de producción. Hojas de costo. Informe de producción. Requisición de material. Tarjetas de tiempo.

Objetivos específicos del ciclo de producción El plan de producción debe autorizarse, mediante criterios de selección, especificando estándares. El método de valuación de inventarios y el sistema de costos deben autorizarse de acuerdo con políticas. Sólo deben procesarse aquellas solicitudes de venta o disposición de activos que se ajusten a políticas adecuadas. Las ventas y otras disposiciones de bienes deben informarse correctamente. La producción terminada debe informarse correctamente. Los costos de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la producción, y su distribución contable de tales costos debe efectuarse oportunamente.

Técnicas de control aplicables Depende del tipo y forma de productos a fabricar y la forma de cómo se organicen las actividades de producción.

Planeación de la producción. Control de la producción.

Riesgos de control interno Inventarios Elaboración de productos no autorizados Estimaciones inadecuadas de depreciaciones Activos fijos con valores incorrectos No tener control de mercancía disponible Disposición de propiedades sin registro

CICLO DE INVENTARIOS

Concepto La NIF los identifica como los bienes de una empresa destinados a la venta o producción para su posterior venta.

Ciclo de inventarios Materia prima Otros materiales que se utilicen en el empaque Producción en proceso Artículos terminados

Elementos del ciclo de inventarios Consideraciones organizacionales Materiales obsoletos Instalaciones Disponibilidad de inventarios

Objetivos específicos del ciclo de inventarios Descubrir robos y substracciones de inventarios. Prevenir fraudes de inventarios. Obtener información administrativa, contable y financiera confiable de inventarios. Valuar los inventarios con criterio razonable, consistente y conservador. Proteger y salvaguardar los inventarios. Promover la eficiencia del personal de almacén de inventarios.

Técnicas de control interno aplicables Recuento físico del inventario periódico. Control contable de inventarios. Aseguramiento del inventario. Vigilancia de veladores y guardianes. Todas las operaciones de compra, producción y venta deberán sujetarse a rutinas de control de calidad. Comparar el recuento físico con lo que indican las tarjetas de almacén.

Riesgo de incumplimiento RIESGOS POR NO DAR CUMPLIMIENTO AL CONTROL DE INVENTARIOS: Retiro de productos sin autorización Compras no ingresadas al almacén No registrar costos directos e indirectos Control físico y documental en manos de terceros. Diferencias entre Kardex y contabilidad

Informe del control interno Se da en la etapa final del proceso de auditoría en el existe soporte documental para sustentar el dictamen emitido. El informe también puede adoptar las siguientes partes: Cubiertas Carta de presentación Comentarios, explicaciones y gráficas Sugerencias

n Cubiertas Nombre de la empresa. Denominación en caso de un informe de control interno. Fecha o periodo.

n Carta de presentación

Comentarios, explicaciones y gráficas • Se utilizará redacción clara, sencilla, precisa e incluir gráficas necesarias

n Las sugerencias se presentaran en forma escrita contemplando: Problema Efectos Causa

CICLO DE NÓMINAS

Elementos del ciclo de nóminas Tarjetas de tiempo bajo el reloj checador. Reportes de trabajos especiales, con la aprobación de los supervisores. Tarjeas de control de horas extraordinarias, con la aprobación de los supervisores. Control asistencial. Sistema electrónico con huella digital.

Registro contable de nóminas Obtención de evidencia de trabajo Aplicación de tarifas Distribución contable Aplicación de deducciones Determinación del pago neto

Objetivos específicos del ciclo de nóminas Reclutamiento y selección de personal Promoción y evaluación del personal Contratación del personal Llevar las relacione laborales Desembolso de efectivo Registro e información y control de la nomina Preparar informes de asistencia

Técnicas de control interno aplicables Preparación de la nómina mediante transferencias bancarias evitando riesgos a empleados y para la empresa.

Otras medidas de control Recibo firmado por el empleado. Guardar el sueldo en caja fuerte en caso que no cobre el empleado. Políticas para selección y contrato de personal. Procedimientos para eliminar información en la base de datos. Tarjetas de trabajo pre numeradas y controladas.

Riesgos de incumplimiento Contratar personal no apropiado. No pagar horas trabajadas a empleados. Pagar sueldo excesivo. Contratar personal sin autorización. Sustraer dinero retenido a empleados. Pagos duplicados.

Evaluación del ciclo de nóminas Los requisitos mínimos incluyen: • Autorización para colocar empleados en las nóminas. • Verificar que las listas de empleados sean actualizadas. • Recabar las listas del personal durante el ejercicio.

BIBLIOGRAFÍA n CINIF, (2009). Normas de Información Financiera, IMCP, n n n México. (2009). Ley del Impuesto sobre la renta, México. Elizondo López Arturo, (2000), Proceso contable 4, Editorial Cengage Learning, México. Lara Flores Elías, (2000), Primer curso de contabilidad, Editorial Trillas, México. Granados Palacios Rosa Silvia, (2001), Contabilidad Intermedia, Editorial Thomson, México. Moreno Fernández Joaquín, (2003), Planeación Financiera, Editorial CECSA, México. Perdomo Moreno Abraham, (2000), Análisis e interpretación de estados financieros, Editorial Thomson, México.