Centres dExcellence dAfrique IMPACT Gestion Financire du Projet

Centres d’Excellence d’Afrique IMPACT Gestion Financière du Projet MISSION VIRTUELLE, OCTOBRE 2020 1

Aperçu de la session §Gestion financière du projet §Dispositions financières §Financement basé sur les Résultats (RLD) §RLD liés à la gestion financière – RLD 6 §Rapports et documentation §Session question réponse 2 Strictly Confidential

Systèmes de gestion financière Les systèmes de gestion financière du projet (cadre de travail) pour chaque CEA incluent : ◦ Budgétisation ◦ Comptabilité ◦ Contrôle interne *(Processus>Procédures>Approbations etc. ) ◦ Flux de fonds – Liquidité & Paiements ◦ Rapport financiers – (atteindre le RLD) & Clauses financières ◦ Audit – (Requis pour le RLD) Ces sytèmes informent l'environnement de contrôle dans lequel les projets CEA sont mis en oeuvre et doivent être surveillés périodiquement par la Banque et les parties prenantes 3/9/2021 3 Strictly Confidential

Consolider la GF dans le CEA – RLD 6 Plan d’action gestion financière – sept (7) paramètres clés : ◦ Personnel de la comptabilité ◦ Audit interne ◦ Fonctionnement du comité d'audit ◦ Système de comptabilité informatisé ◦ Délais de soumission et qualité des rapports (RLD) ◦ Conformité de l'audit externe ◦ Transparence et divulgation de l'information financière *Clauses légales datées & Plan d’action 3/9/2021 4 Strictly Confidential

Documents clés pour la mise en oeuvre… Applicable à votre Projet : ◦ ◦ Accord de Financement Document d'évaluation du projet (PAD) Lettre de décaissement & d’information financière Manuel régional des opérations Ces documents utilisés tous ensemble fournissent TOUTES les informations que le projet requiert sur la gestion financière en répondant à des questions telles que l'éligibilité des dépenses, le montant auquel une agence de mise en œuvre a droit, les processus de documentation et de rapport, etc. Il est absolument important que tout le Personnel du Projet ACE lise et comprenne l’Accord de Financement 3/9/2021 5 Strictly Confidential

Arrangements de décaissement CEA - procédures. Finacement basé sur les résultats (ILD/RLD) - Sur la base de la réalisation des RLD Deux fois par an (ou plus, si nécessaire) - Tous les CEA soumettent une demande de retrait à l'approbation de la Banque, accompagnée de preuves : i. Preuves confirmant que le CEA s'est conformé à l'ILD/au RLD spécifique ii. La preuve est vérifiée par l’Agence de Vérification Indépendante ou l’URF c’est-à-dire l’AUA iii. Le programme des dépenses éligibles engagées et payées dans la période précédant la demande (Rapport de dépenses éligibles EEP) iv. Une réponse formelle de la Banque acceptant la preuve comme satisfaisante v. La Banque rembourse ensuite le CEA avec les fonds pour le RLD réalisé 3/9/2021 6 Strictly Confidential

RLD liés à la GF - ILD 6: Échéance et qualité de la gestion fiduciaire Basé sur la réalisation du RLD #6, qui mesure QUATRE paramètres clés i. Rapports fiduciaires dans les délais impartis - 6. 1 ii. Surveillance fiduciaire institutionnelle fonctionnelle par la direction - 6. 2 iii. Transparence des dépenses CEA – 6. 3 iv. Qualité de la passation de marché – 6. 4 ◦ Ces indicateurs de performance fiduciaire seront mesurés tout au long de la mise en œuvre du projet et sur une base annuelle/semestrielle, et les résultats seront récompensés en fonction du RLD atteint 3/9/2021 7 Strictly Confidential

RLD liés à la GF - ILD 6: Échéance et qualité de la gestion fiduciaire ◦ – RLD 6. 1: Rapports fiduciaires dans les temps impartis ◦ Notes d’orientation : ◦ Cela comprend la présentation dans les délais impartis des rapports de suivi financiers (RSF) et des audits financiers annuels pour le CEA. ◦ La soumission dans les délais impartis implique le respect des dates limites de soumission telles qu'établies dans l'accord de financement : pour les RSF- au plus tard 45 jours après la fin du semestre et pour les audits annuels, c'est-à-dire à la fois financiers et de passation de marchés - au plus tard six mois après la fin de l'année. 3/9/2021 8 Strictly Confidential

RLD liés à la GF - ILD 6: Échéance et qualité de la gestion fiduciaire – RLD 6. 2: Surveillance institutionnelle fonctionnelle de la gestion fiduciaire par les comités de l'université participante (CEA) Notes d’orientation: ◦ Cela implique le fonctionnement (i) de l'unité d'audit interne et (ii) des comités d'audit de l'université ◦ Pour la première demande de retrait de fonds demandant un financement pour ce résultat : i. ii. Lignes directrices / Termes de référence (Td. R) pour le comité d'audit constitué sous l'égide de l'organe directeur de l'université ; Les membres du comité d'audit ont été dûment constitués Retraits ultérieurs ◦ Preuve (rapport ou procès-verbal de réunion) que le Comité s'est réuni et a discuté de l'audit externe pour le CEA, copies des rapports d'audit interne, et suivi des questions soulevées afin d'assurer l'attention et la correction de la direction. ◦ Preuve documentaire (rapport ou procès-verbal de réunion) que le comité s'est réuni et a discuté de l'audit pour l'université (ACE), du rôle du comité dans le projet et des risques associés au projet. ◦ Note : Le comité d'audit devrait en principe procéder à un examen institutionnel des audits et en assurer le suivi. Toutefois, le terme "fonctionnement" ne sera interprété qu'en ce qui concerne l'examen des aspects du travail d'audit du CEA. 3/9/2021 9 Strictly Confidential

RLD liés à la GF - ILD 6: Échéance et qualité de la gestion fiduciaire ◦ RLD 6. 2 : Unité d'audit interne fonctionnelle pour l'université participante (ACE). ◦ Notes d’orientation: ◦ Pour la première demande de retrait demandant un financement pour ce résultat : i. Des lignes directrices/des termes de référence pour l'unité d'audit interne de l'université (ou du collège/école selon la structure de l'université) ont été formulés ii. Sélection des membres du personnel de l'unité d'audit interne iii. Fonctionnement - Preuve (rapport ou procès-verbal de réunion) que l'unité d'audit interne a discuté de la participation et des responsabilités de l'université dans le cadre du projet des centres d'excellence d’Afrique, du rôle de l'unité dans le projet et des risques associés au projet. Retraits ultérieurs ◦ Preuve (rapport ou compte-rendu de réunion) que l'UAI a examiné les comptes du CEA et les systèmes de contrôle interne en utilisant une approche basée sur les risques. ◦ Toute modification ou révision des lignes directrices/du cahier des charges doit être incluse ◦ Note-: L'audit interne devrait en principe effectuer des examens institutionnels de la gestion financière de l'université dans son ensemble, mais pour le projet en particulier, l'examen sera limité à celui du CEA. 3/9/2021 10 Strictly Confidential

RLD liés à la GF - ILD 6: Respect des délais et qualité de la gestion fiduciaire ◦ RLD 6. 3: Transparence sur les dépenses pour le CEA (accès web aux rapports d’audit, au RSF, aux PTBA) ◦ Notes d’orientation : Il doit y avoir un lien vers le site ou le portail de l'institution qui est accessible au public - pour afficher les plans de travail et les budgets annuels approuvés, les rapports financiers intérimaires - y compris les annexes détaillant les dépenses, les copies des rapports d'audit (audits financiers et de passation de marchés) ◦ Pour la première demande de retrait demandant des fonds pour ce résultat : i. Cela sera limité aux rapports financiers du CEA spécifique, c'est-à-dire les rapports financiers intermédiaires, les budgets et plans de travail approuvés, et les rapports d'audit annuels disponibles publiquement sur le site web *Pour cette année, l'audit sera exempté - seuls les PTBA, RSF et autres Retraits ultérieurs ◦ Il est prévu qu'au cours des années suivantes, en plus des rapports financiers spécifiques du CEA, l'université participante devra rendre ses rapports annuels audités publics en ligne afin de pouvoir bénéficier du RLD 3/9/2021 11 Strictly Confidential

RLD liés à la GF - ILD 6: Respect des délais et qualité de la gestion fiduciaire ◦ RLD 6. 4: Qualité de la planification en passation de marché ◦ Note d’orientation : la part du plan de passation de marchés initialement approuvé qui a été exécutée pendant la période en cours. La part est calculée en termes de valeur des contrats et NON des activités de passation de marchés. ◦ Pour la première demande de retrait demandant un financement pour ce résultat: i. Présentation dans les délais impartis du plan annuel de passation des marchés pour examen et approbation par la Banque. Publication du plan de passation des marchés sur le site web Retraits ultérieurs ◦ Il est prévu qu'au cours des années suivantes, cet RLD mesurera le pourcentage du plan d'achat approuvé qui est mis en œuvre en termes de valeur des contrats, de calendrier des activités liées aux achats et de gestion des contrats. 3/9/2021 12 Strictly Confidential

Traitement des retraits ◦ Rassembler les détails des preuves de la réalisation des RLD ◦ Obtenir une vérification indépendante des RLD ◦ Soumettre les preuves (AVI) Rapport à la Banque (TTL) pour examen et approbation ◦ Soumettre le RSF avec toutes les annexes pertinentes ◦ Soumettre le rapport sur les dépenses EEP ◦ Préparer une demande de retrait pour demander les RLD gagnés – Client Connection 3/9/2021 13 Strictly Confidential

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