Centre Hospitalier Interrgional Edith Cavell CALASS 2008 La

Centre Hospitalier Interrégional Edith Cavell CALASS 2008 La « desmaterialización » de las negociaciones, una primicia en los hospitales Belgas Joël de Wit Responsable del servicio « Compras y Logística » - Centro Hospitalario Interregional Edith Cavell (Bruselas) Profesor de Conferencias – Escuela de Salud Pública (Universidad Libre de Bruselas) 1

E Sourcing & ciclo de adquisiciones 2

Centre Edith. Cavell Centre. Hospitalier Interrégional Edith E Sourcing : negociaciones dematerializadas § Objectivo : búsqueda de nuevas fuentes de financiación § E sourcing : concepto § optimalización, anterior a las compras, vía la estandarización y automatización de la búsqueda, selección y negociación con los proveedores, por intermedio de una solución accesible vía Internet § la negociación final puede tomar la forma de una ‘subasta invertida’ § Ventajas y fuentes de ahorros del E sourcing § optimalizar las practicas de las compras (transparencia) § Ganancias en la productividad (procedimientos) § Licitaciones en «varias vueltas» entre las cuales las subastas invertidas (precio/calidad) § « hosting » el programma se encuentra fuera del hospital § visión global, para el comprador, de las licitaciones en curso y de las licitaciones terminadas § visión global de los ahorros realizados, … Joël de Wit – Septiembre 2008 3

Centre Edith. Cavell Centre. Hospitalier Interrégional Edith E Sourcing : negociaciones dematerializadas § Metodología § cuales son los mercados que pueden ser indagados ? § auditoria prealable de la compras § desarrollo del proceso § búsqueda y seleccción de los proveedores § puesta « en línea » del pliego de condiciones con una tabla de cotación § respuesta electrónica de los proveedores § finalización de la negociación eventualmente por una subasta invertida § Algunas cifras en los Estados Unidos… § E sourcing = ahorro promedio de 14. 3% de los costos globales § reducción de 50% de los ciclos de compras § reducción de 60% de los costos administrativos Joël de Wit – Septiembre 2008 4

Centre Edith. Cavell Centre. Hospitalier Interrégional Edith E Sourcing : business case § § § Realización de 2 licitaciones en el CHIREC en diciembre del 2007 utilizando una plataforma E Sourcing implantada en los Estados Unidos Mercados elegidos en colaboración con la farmacia - Hilos para suturar (550. 000 € por año) - Electrodos para la radiofrecuencia (RF) utilizado en la artroscopia de la rodilla y del hombro (200. 000 € por año) Hilos para suturar : poca competencia en el mercado Belga, abertura de la búsqueda al mercado Francés Electrodos para la radiofrecuencia : mercado con mucha competencia (5 proveedores activos) Dos vueltas para las ofertas de precios : la primera vuelta consitió en la oferta de precios a través de la herremienta informática y el segundo consistió en una subasta invertida en la cual participaron los proveedores que habían ofertado en la primera vuelta (página 7) Participación : - 4 proveedores para los hilos para suturar - 5 proveedores para los electrodos de radiofrecuencia Joël de Wit – Septiembre 2008 5

Centre Edith. Cavell Centre. Hospitalier Interrégional Edith E Sourcing : business case Licitación Proveedores convocados Participación E sourcing Participación subasta Hilos para suturar 4 4 2 Electrodos de radiofrecuencia 5 5 3 Licitación Situación actual Oferta de precios anterior al lanzamiento del proceso Resultado 1 era vuelta Resultado después de la subasta Resultado de la oferta más interesante Hilos para suturar 100 98 77 76 72 Electrodos de radiofrecuencia 100 92 80 75 46 Joël de Wit – Septiembre 2008 6

Centre Edith. Cavell Centre. Hospitalier Interrégional Edith E Sourcing : Electrodos RF - subasta Joël de Wit – Septiembre 2008 7

Centre Edith. Cavell Centre. Hospitalier Interrégional Edith E Sourcing : resultado business case § Conclusiones : - hubo una participación activa de los proveedores a pesar de que algunos eran reticentes - los proveedores apreciaron la facilidad de utilización del programa informático propuesto - Resultados financieros § Electrodos de radiofrecuencia : ahorro del 45 % = 75. 000 € por año Elección del proveedor numero 2 (página 10) § Hilos para suturar ahorros basandose en el consumo des año 2007 : 50. 000 € por año resultados positivos más allá de la esperanzas para estas dos adjudicaciones de prueba : 125. 000 € por año = 17% de ahorro Adquisición por 1 año del programma para realizar nuevas licitaciones Joël de Wit – Septiembre 2008 8

Hilos para suturar – evolución de costos en su periodo de 4 años Joël de Wit – Septiembre 2008 9

Centre Edith. Cavell Centre. Hospitalier Interrégional Edith Electrodos RF – sintesis de las ofertas Proveedor % del mercado Precio Nuevo Tipo Comentario Proveedor 1 103 12 % 95 Monopolar monopolar Proveedor 2 170 et 150 45 % 115 Bipolar Conviene Proveedor 3 155 42 % 149 Bipolar Proveedor 4 181 1% 100 Bipolar Quemadura Proveedor 5 - 94 bipolar No conviene - Joël de Wit – Septiembre 2008 10

Centre Edith. Cavell Centre. Hospitalier Interrégional Edith E Sourcing : flujo completo La puesta en marcha de una solución E Sourcing permite efectuar ahorros a través de 4 polos : § Proceso (ganar tiempo) § Transparencia (mejor visibilidad) § Calidad (ofertas de mejor calidad, abanico mas amplio de ofertas) § Precio (mejores precios) Joël de Wit – Septiembre 2008 11

Composición de la licitación Proceso Las diferentes etapas de la licitación provienen del modelo Transparencia Cada tarea tiene un responsable, notificaciones automáticas 12

Composición de la licitación Proceso Base de datos centralizada de los proveedores posibles Precio/Calidad Posibilidad de divulgar la pocisión de cada proveedor entre los candidatos Joël de Wit – Septiembre 2008 13

Composición de la licitación Joël de Wit – Septiembre 2008 Proceso Las informaciones estandarizadas (80+%) provienen del modelo; los compradores modifican solamente lo que es necesario 14

Composición de la licitación Proceso La mayoría de la preguntas provienen de la librería y/o del modelo, existe la posibilidad de contestar con un clic a las preguntas de los proveedores Calidad Se encuentra disponible un modelo de « Costo total » 15

Composición de la licitación Transparencia Seguimiento permanente del estado de las respuetas identificación de los "showstoppers" Proceso Calculo automático del marcador, del precio total y del costo total, numerosos análisis, posibilidad de efectuar simulaciones Precio Efecto psicológico de una aplicación profesional, posibilidad de lanzar una segunda vuelta Joël de Wit – Septiembre 2008 16

Composición de la licitación Ejemplo de informe generado automáticamente Joël de Wit – Septiembre 2008 17

Respuesta del proveedor (facilidad de utilización) 1. Correo (mail) de invitación Conéctese utilizando el login (inicio de sesión) y el usuario que usted a recibido anteriormente por correo (mail) separado. Joël de Wit – Septiembre 2008 18

Respuesta del proveedor (facilidad de utilización) 2. Responda 2. Efecúe un clic sobre el enlance para ecceder a la licitación y empezar a contestar 1. Tome conocimiento de la planificación de la licitación Joël de Wit – Septiembre 2008 19

Respuesta del proveedor (facilidad de utilización) 3. Encabezado de la oferta Podibilidad de redactar un texto de introducción de vuestra licitación para el eventual comprador Joël de Wit – Septiembre 2008 20

Respuesta del proveedor (facilidad de utilización) 4. Informaciones Efectúe un clic sobre cada uno de los enlaces para tomar conocimiento de las condiciones generales del CHIREC y también de las condiciones particulares de la licitación Joël de Wit – Septiembre 2008 21

Respuesta del proveedor (facilidad de utilización) 5. Introducción de los datos del lote Abra el botón “Artículos” y traslade los totales por medio del lote de la hoja Excel. Trate de registar su trabajo frecuentemente Joël de Wit – Septiembre 2008 22

Respuesta del proveedor (facilidad de utilización) 6. Respuestas a las pregmuntas Cuando todas las peguntas fueron contestadas efectúe un clic sobre la X para cerrar la página Joël de Wit – Septiembre 2008 23

Subasta invertida Transparencia Cada proveedor recibe la misma información, un canal único de comunicación Precio Condiciones cercanas al « mercado perfecto » garantizando el precio mas justo Calidad Los resultados de la primera vuelta no son olvidados Proceso Automatización extrema de la negociación Joël de Wit – Septiembre 2008 24