Centralny system teleinformatyczny System SL 2014 Grzegorz Kuczyski

Centralny system teleinformatyczny System SL 2014 Grzegorz Kuczyński DEPARTAMENT FUNDUSZY EUROPEJSKICH I e-ZDROWIA MINISTERSTWO ZDROWIA Warszawa, 14 listopada 2016 r.

Plan prezentacji • Ogólna informacja o systemie SL 2014 • Zmiany w odniesieniu do poprzedniej perspektywy finansowej • Zarządzanie dostępem w SL • Logowanie do SL • Podstawowe funkcjonalności systemu SL • Wniosku o płatność w ramach systemu SL • Uczestnicy projektu w SL 2

Centralny system teleinformatyczny (CST) SL 2014 – główne narzędzie SL 2014 -PT aplikacja wspierająca obsługę projektów pomocy technicznej Moduł obsługi wniosków o płatność Moduł wprowadzania danych przez Instytucje do SL 2014 SRHD aplikacja raportująca 3

Minimalny zakres danych przesyłanych przez SL 2014 • Beneficjent w ramach SL 2014 ma dostęp do następujących modułów: Ø Wnioski o płatność Ø Korespondencja Ø Harmonogram płatności Ø Monitorowanie uczestników projektu Ø Zamówienia publiczne Ø Personel projektu 4

Obowiązki Beneficjenta Beneficjent zobowiązany jest do: • wykorzystania SL 2014 w procesie rozliczania wniosków o płatność • przestrzegania aktualnej instrukcji • przekazywania listy osób jakie będą pracowały w SL 2014 w ich imieniu • powierzenia danych osobowych przetwarzanych w ramach realizacji umowy o dofinansowanie • korzystania z e. PUAP lub certyfikatu kwalifikowalnego • przestrzegania regulaminu bezpieczeństwa SL 2014 • terminowego składania wniosków o płatność 5

Obowiązki Beneficjenta • zgłaszania nieautoryzowanego dostępu do danych beneficjenta • przekazywania w SL 2014 wraz z wnioskiem o płatność dokumentów określonych przez instytucję • komunikacji w SL 2014 w ramach spraw określonych przez instytucję • uznawania skuteczności prawnej komunikacji i wymiany danych prowadzonej w SL 2014 • określonego sposobu działania w przypadku niedostępności SL 2014 – co to oznacza? 6

Zmiany w odniesieniu do poprzedniej perspektywy 2007 -2013 2014 -2020 Generator Wniosków Aplikacyjnych (GWA) System Obsługi Wniosków Aplikacyjnych (SOWA) Generator Wniosków Płatniczych (GWP) PEFS SL 2014 KSI SIMIK 20072013 7

y r b o Na d … k e t ą z c o p Sprzęt komputerowy: - posiada połączenie z siecią Internet; - ma zainstalowaną jedną z następujących przeglądarek internetowych: Mozilla Firefox, Internet Explorer, Google Chrome w najnowszej stabilnej wersji ( nie starszej niż dwie wersje wstecz); - ma włączoną obsługę technologii Java Script, tzw. "cookie" oraz wyłączone blokowanie wyskakujących okien w przeglądarce internetowej; - ma zainstalowaną najnowszą wersję wtyczki Flash Media Player. 8

Zarządzanie dostępem w SL 2014 nadawanie uprawnień • Beneficjent przed podpisaniem umowy przekazuje wnioski o nadanie/zmianę dostępu dla osoby uprawnionej. Dostęp użytkownikowi beneficjenta jest nadawany automatycznie przez system w momencie wprowadzenia danych z podpisanej umowy przez pracownika Instytucji Pośredniczącej. Użytkownik beneficjenta otrzymuje na konto wskazane we wniosku o nadanie/zmianę dostępu dla osoby uprawnionej mail z informacją o utworzeniu konta. • Po podpisaniu umowy Beneficjent może w każdym momencie wystąpić wnioskiem o nadanie/zmianę dostępu dla kolejnych osób uprawnionych. • Każda osoba uprawniona posiada ten sam zakres uprawnień: dostęp do wszystkich modułów aplikacji. Nie można wybranej osobie upoważnionej nadać uprawnienia tylko do Monitorowania uczestników projektu i/lub Wniosków o płatność. 9

Zarządzanie dostępem w SL 2014 wycofanie uprawnień • W przypadku ustania stosunku pracy lub zmiany stanowiska pracy, w ramach którego pracownik nie będzie wykonywał czynności związanych z wprowadzaniem danych do SL 2014 Beneficjent powinien wystąpić z Wnioskiem o wycofanie dostępu dla osoby uprawnionej w ramach SL 2014. • Jeżeli osoba uprawniona będzie nieobecna w pracy przez dłuższy okres niż planowane rozliczenie projektu Beneficjent powinien wystąpić z Wnioskiem o wycofanie dostępu dla osoby uprawnionej w ramach SL 2014. ( Kwestia liczby osób uprawnionych do SL 2014) 10

Logowanie do systemu SL Przed rozpoczęciem pracy należy się upewnić, że na adres poczty elektronicznej, który został wskazany we wniosku o nadanie dostępu dla osoby uprawnionej, dotarła wiadomość potwierdzająca utworzenie konta w systemie. W wiadomości znajdzie się także aktualny adres internetowy SL 2014. 11

Logowanie do systemu SL Na skrzynkę powinna zostać przesłana także wiadomość zawierająca Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w zbiorze Centralny system teleinformatyczny wspierający realizację programów operacyjnych: 12

Logowanie do systemu SL Adres do systemu SL 2014 https: //sl 2014. gov. pl Logowanie do systemu może odbywać się za pomocą: ü Profilu zaufanego na platformie e. PUAP ü Certyfikat kwalifikowany ü Loginu i hasła (opcja alternatywna w przypadku braku dostępności e. PUAP). Loginem jest numer PESEL użytkownika. 13

Logowanie do systemu SL 14

Praca w systemie SL Ze względów bezpieczeństwa, w systemie monitorowany jest czas pracy każdego użytkownika. System automatycznie wylogowuje użytkownika po upływie 20 minut jego bezczynności. Dane, które nie zostały w tym czasie zapisane, będą utracone! 15

Praca w systemie SL Dostępny czas pracy można odświeżyć za pomocą funkcji ODŚWIEŻ 16

Podstawowe funkcjonalności systemu SL Wybór wersji językowej Zmiana rozmiaru czcionki Filtrowanie danych Menadżer kolumn Moje dane Pasek narzędzi 17

Ekran Projektu Główne elementy ekranu Górna część: - Informacje o beneficjencie i tytule projektu Dolna część: - Zakładki dot. funkcjonalności systemu 18

Ekran Projektu 19

Weryfikacja wniosków o płatność 20

Weryfikacja wniosków o płatność Status wniosku o płatność: Ø Do korekty – przez instytucję Ø Do poprawy – przez beneficjenta (uwagi przekazane w formie skanu listy sprawdzającej) Ø Zatwierdzony 21

Wniosek o płatność Terminy weryfikacji Wniosków o płatność: Ø 20 dni roboczych – pierwsza wersja Ø 15 dni roboczych – poprawione wersje Ø do ww. terminów nie wlicza się okresu oczekiwania przez instytucję na dokumenty przekazywane w ramach analizy pogłębionej

Rejestracja wniosku o płatność Zakładka: ZESTAWIENIE DOKUMENTÓW W zestawieniu wydatków wykazywane są zarówno wydatki kwalifikowalne „na plus”, jak i wydatki „na minus” (tylko i wyłącznie w przypadku faktur korygujących). Pole: FAKTURA KORYGUJĄCA Faktury korygujące zawsze wykazujemy w zestawieniu wydatków (nie w zakładce Zwroty/korekty). W przypadku pojawienia się faktury korygującej w bieżącym wniosku o płatność wykazujemy w zestawieniu wydatków kolejno dwie faktury, zaznaczając checkbox przy fakturze korygującej.

Rejestracja wniosku o płatność Pole: KATEGORIA KOSZTÓW W ramach PO WER wydatki wykazywane są wyłącznie w dwóch kategoriach: „personel projektu” lub „inne”, przy czym do każdego wydatku należy obligatoryjnie wybrać kategorię. Należy więc wybrać wartość z listy rozwijalnej: Ø personel projektu – w przypadku rozliczania wydatków osób stanowiących personel projektu zgodnie z definicja określoną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014 -2020, Ø inne.

Rejestracja wniosku o płatność Pole: KATEGORIA PODLEGAJĄCA LIMITOM W każdym przypadku rozliczania wydatku dotyczącego jednej lub kilku z niżej wymienionych kategorii należy wybrać wartość / wartości z listy rozwijalnej: ü wkład rzeczowy, ü cross-financing, ü środki trwałe, ü zadania zlecone, ü wydatki poniesione poza UE, ü środki trwałe i cross-financing, ü pomoc de minimis, ü pomoc publiczna. 25

Rejestracja wniosku o płatność Zakładka: ZWROTY/KOREKTY Zakładkę wypełniamy, gdy zaistniała konieczność korekty wydatku rozliczonego już w poprzednich wnioskach o płatność i wysokości wydatków narastająco: ü „na minus” – omyłkowo rozliczono wydatek w zawyżonej wysokości lub wydatek został zwrócony przez uczestnika, ü „na plus” – rozliczono wydatek w zaniżonej wysokości, np. tylko 1 pozycje wymienioną na danym dokumencie księgowym. Jeśli jakiś wydatek nie został dołączony do poprzednich wniosków o płatność, a powinien, nie wykazujemy go w tej zakładce, ale dołączamy do zestawienia wydatków bieżącego wniosku. W tym miejscu nie umieszczamy także informacji o omyłkach pisarskich nie wpływających na wysokość rozliczanych wydatków, np. błędny numer faktury. Tego rodzaju błędy podlegają korekcie wyłącznie na poziomie Administratorów Merytorycznych (AM), a beneficjent może je ewentualnie zgłaszać do instytucji w Zakładce Korespondencja. 26

Rejestracja wniosku o płatność Pole: NAZWA TOWARU I USŁUGI W polu tym należy dodatkowo zawierać następujące informacje: Ø w przypadku personelu projektu: ü imię i nazwisko; ü stanowisko w projekcie; Ø w przypadku wydatku dot. zamówienia o wartości od 20 tys. PLN – zapis „zakup >= 20 tys. PLN”. Pole: NIP wystawcy dokumentu/ PESEL Ø Gdy wystawcą rozliczanego dokumentu jest beneficjent (dotyczy np. listy płac), należy wpisać NIP beneficjenta. Ø Gdy wystawcą rozliczanego dokumentu jest jednostka organizacyjna beneficjenta, np. : Powiatowy Urząd Pracy, należy wpisać NIP tej jednostki, np. : PUPu.

Rejestracja wniosku o płatność Pole: DOFINANSOWANIE Pole obligatoryjne do wypełnienia. W przypadku projektów realizowanych w ramach PO WER ani umowa o dofinansowanie, ani wniosek o dofinansowanie zawierają informacji o wysokości dofinansowania w odniesieniu do każdej pozycji wykazanej w budżecie. Uwaga! W SL 2014 pole Dofinansowanie będzie uzupełniane automatycznie danymi odnoszącymi się do całego projektu, tj. wynikającymi z poziomu dofinansowania całego projektu. W związku z tym, w przypadku wystąpienia w projekcie wkładu własnego dane, które podpowie system, nie będą prawdziwe. W przypadku, w którym wysokość dofinansowania dla danej pozycji budżetowej będzie zależała od wysokości wkładu własnego wnioskodawcy, należy dane w tym polu każdorazowo skorygować.

Rejestracja wniosku o płatność Pole: ZAŁĄCZNIK ü Należy przekazywać te załączniki, których obowiązek przekazywania wynika z umowy o dofinansowanie (w szczególności dokumenty potwierdzające wykonanie kwot ryczałtowych). ü Nie należy przekazywać danych dotyczących zamówień powyżej progów unijnych! Dokumenty te będą przekazywane w Zakładce Zamówienia publiczne. ü Nie należy przekazywać żadnych dokumentów niewymaganych przez instytucję na etapie składania wniosku o płatność. ü Dodatkowe dokumenty niezbędne do weryfikacji wniosku o płatność (np. dokumenty dotyczące zamówień powyżej 30 tys. EUR, a poniżej progów unijnych), o ile będą wymagane, będą wskazywane przez instytucję i będą przekazywane w Zakładce Korespondencja. 29

Harmonogram płatności Wypełniając harmonogram płatności należy pamiętać, że w harmonogramie płatności nie ma informacji na temat okresów rozliczeniowych. Kolumna „miesiąc” w przedmiotowym dokumencie, nie odzwierciedla okresu rozliczeniowego, za jaki składany będzie wniosek o płatność, ale okres w którym beneficjent złoży wniosek o płatność. Pierwszą wersję harmonogramu płatności należy wprowadzić niezwłocznie po otrzymaniu uprawnień do pracy w systemie i podpisaniu umowy o dofinansowanie. Zapisy ww. harmonogramu płatności powinny być zawsze zgodne z harmonogramem załączonym do umowy o dofinansowanie. Ewentualne zmiany ww. harmonogramu mogą następować później na zasadach wskazanych w umowie o dofinansowanie. 30

Postęp rzeczowy we wniosku o płatność W ramach postępu rzeczowego należy wypełnić wszystkie aktywne pola: 1. Postęp rzeczowy realizacji projektu; 2. Problemy napotkane w trakcie realizacji projektu – jeżeli nie wystąpiły należy również wskazać taką informację; 3. Planowany przebieg realizacji. W każdym wniosku o płatność należy zamieszczać informacje dotyczące działań związanych z realizacją zasady równości szans kobiet i mężczyzn oraz osób z niepełnosprawnościami. Opis postępu rzeczowego powinien być wyczerpujący i odnosić się bezpośrednio do zaplanowanych zadań w projekcie. 31

Uczestnicy projektu Ø Gromadzone dane w SL dotyczą osób fizycznych oraz instytucji objętych wsparciem. Ø Dane dotyczące uczestników projektów zbierane są w momencie rozpoczęcia udziału osoby lub instytucji/ podmiotu w projekcie. Uczestnika projektu należy wykazać w SL 2014 w momencie rozpoczęcia udziału w pierwszej formie wsparcia (np. w szkoleniu). Ø Należy wykazać jako uczestników wyłącznie te osoby i instytucje/ podmioty, które można zidentyfikować i uzyskać od nich zakres danych niezbędnych do wypełnienia modułu. 32

Uczestnicy projektu Do wprowadzenia uczestnika będącego osobą fizyczną potrzebne są następujące informacje: ü Wiek ü Płeć ü Wykształcenie ü Status na rynku pracy ü Sytuacja gospodarstwa domowego Jeżeli nie jest możliwe określenie wszystkich wymaganych danych osobowych, nie możesz wykazywać danej osoby jako uczestnika projektu w systemie. 33

Uczestnicy projektu Dane dotyczące uczestnika projektu są wykazywane tylko raz w ramach projektu. Oznacza to, że dany PESEL lub NIP może być w projekcie wykazany tylko raz, niezależnie od liczby udzielonych form wsparcia (szkoleń, doradztwa, etc. ). Beneficjent ma obowiązek aktualizacji danych dotyczących uczestników w systemie dotyczących: • • sytuacji uczestnika po zakończeniu udziału w projekcie, danych teleadresowych. Pozostałe dane nie podlegają aktualizacji. W przypadku powrotu uczestnika do projektu po uprzednio zakończonym udziale, informacje odnoszące się do sytuacji osoby po zakończonym udziale należy usunąć z systemu oraz wypełnić ponownie do czterech tygodni po zakończeniu przez niego udziału w projekcie. Pozostałe dane uczestnika, z wyjątkiem danych kontaktowych, nie podlegają aktualizacji. 34

Wnioski o płatność w projektach partnerskich

Wnioski o płatność w projektach partnerskich Dokonywanie zmian we wnioskach częściowych partnerów przez Lidera projektu Dodanie wśród osób uprawnionych po stronie partnera przedstawiciela beneficjenta Rekomendacja IZ PO WER – wskazywanie beneficjentom na konieczność ujmowania odpowiednich zapisów w umowach partnerskich – w innym przypadku brak jest możliwości sporządzania częściowych wniosków o płatność (nawet „zerowych” przez beneficjenta) Gdy ta sama osoba jest dodana jako lider i jako partner to po zalogowaniu, chcąc stworzyć wniosek częściowy system zapyta, czy chce utworzyć nowy wniosek jako lider, czy jako partner. 36

Dotychczasowe doświadczenia - System SL 2014 oraz SOWA nie są w pełni kompatybilne np. opis kategorii wydatku w SOWA może zawierać więcej znaków niż w SL 2014 - Aktualnie brak możliwości eksportu wniosku o dofinansowanie po zmianach - - Brak możliwości eksportu aneksów do umów o dofinansowanie Ręczne wprowadzanie wszelkich zmian we wnioskach Beneficjentów Możliwość ręcznego wprowadzenia zmian tylko w momencie gdy w systemie SL 2014 nie jest weryfikowany żaden z wniosków o płatność Beneficjenta Brak pozycji budżetowej = Brak możliwości rozliczenia wydatku

O T R WA Ć E I Z D E I W Informacje o aplikacji głównej SL 2014: Ø Podręcznik Beneficjenta wersja 1. 5 Ø Uszczegółowienie Podręcznika Beneficjenta dla PO WER wersja 1. 1 Ø Portal https: //bazawiedzy. funduszeeuropejskie. gov. pl, dostęp do portalu wymaga rejestracji Ø Instrukcja multimedialna do systemu SL 2014 https: //instrukcja. sl 2014. gov. pl 38

PYTANIA

Dziękuję za uwagę! Grzegorz Kuczyński e-mail: g. kuczynski@mz. gov. pl Departament Funduszy Europejskich i e-Zdrowia Ministerstwo Zdrowia WWW. ZDROWIE. GOV. PL 40