Casus Schaarbeek Digitalisering van de archieven van de

Casus Schaarbeek – Digitalisering van de archieven van de dienst stedebouw en leefmilieu Overheidsopdrachten en sociale economie Colloquium 22 juni 2017 kstevens@schaerbeek. irisnet. be

Digitalisering van de archieven van de dienst stedebouw en leefmilieu Idee anno 2012 : Consultatie via computerpost van diverse binnen de dienst stedebouw en leefmilieu gearchiveerde papieren documenten • plannen – vergunningen – begeleidende nota’s – PV’s – briefwisseling – foto’s – statistische formulieren – aktes college…… • fragiliteit : documenten dateren uit XIX eeuw o. m. bristol en calqueerpapier Volume : +/- 100. 000 dossiers bestaande uit meerdere documenten

Digitalisering van de archieven van de dienst stedebouw en leefmilieu Realisatie: Digitalisering van deze papieren archieven in JPG 200 dpi standaardcompressie en in PDF/A door middel van scanning Met medewerking van externe dienstverlener Spreiding van het project in de tijd • in functie van de beschikbare gemeentelijke financiën • prioriteit aan straten en wijken die een patrimoniale interesse hebben Stavaza anno 2017: +/- 40 % genumeriseerd

Digitalisering van de archieven van de dienst stedebouw en leefmilieu 3 in de tijd gespreide overheidsopdrachten 2012 : Onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking volgens artikel 17§ 2 1°a van de Wet van 24 december 1993 2014 : Vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met bekendmaking volgens artikel 26 § 2 1°d van de Wet van 15 juni 2006 2016 : Open aanbesteding volgens artikel 23 van de Wet van 15 juni 2006 ! 1 vast gedeelte ! 2 voorwaardelijke gedeeltes elk in functie van enerzijds de beschikbare budgetten en anderzijds de in realiteit nog te finaliseren digitalisatie

Digitalisering van de archieven van de dienst stedebouw en leefmilieu 3 zeer gelijkaardige overheidsopdrachten Prijsvaststelling : Opdrachten tegen prijslijst Offerteaanvraag - Oplijsting van diverse posten en subposten ( +/- 80) in functie van aard en formaat van de te digitaliseren archieven en het gewenste beeld (in kleur of in verschillende grijslagen) - Opgave van de door de gemeente geschatte hoeveelheid - Verkrijgen van eenheidsprijs vanwege de inschrijvers gelinkt aan deze geschatte hoeveelheid

Digitalisering van de archieven van de dienst stedebouw en leefmilieu Determinerend gunningscriterium = PRIJS zijnde de totale som van de voor de diverse posten door de inschrijvers opgegeven eenheidsprijzen gelinkt aan de door de gemeente geschatte hoeveelheden Looptijd contract ~ geleverde prestaties bereiken het in het bestek voorzien geplafonneerd bedrag zijnde de budgettaire envelop Pratico Pratique : ophalen en terugbrengen ter plaatse van de documenten door de dienstverlener met frequentie per 10 dagen Facturatie = maandelijks einde maand

Digitalisering van de archieven van de dienst stedebouw en leefmilieu Quid reserven/voorbehouden van de toegang tot de procedure of van de uitvoering van de opdracht aan ondernemingen actief in de sociale economie ? Opdracht 2012 Door de gemeente aangeschreven inschrijvers: 1. Fedaso SA 2. Groupe Foes les ateliers réunis asbl 3. ADM Village n° 1 société à finalité sociale 4. Vzw Te. Werkstellings. Initiatieven Kannunik Triest beschutte werkplaats

Digitalisering van de archieven van de dienst stedebouw en leefmilieu Opdracht 2014 Geen reservering krachtens artikel 22 § 1 van de Wet van 15 juni 2006 in de opdrachtdocumenten van de toegang tot de procedure of de uitvoering van de opdracht voor ondernemingen actief in sociale economie Vaststelling : ingevolge publicatie in BDA ontvangen offertes : 1. Richard Van De Voorde BA 2. ADM Village n° 1 société à finalité sociale 3. Vzw Te. Werkstellings. Initiatieven Kannunik Triest beschutte werkplaats 4. YOUSTON NV

Digitalisering van de archieven van de dienst stedebouw en leefmilieu Opdracht 2016 Geen reservering krachtens artikel 22 § 1 van de Wet van 15 juni 2006 in de opdrachtdocumenten van de toegang tot de procedure of voor de uitvoering van de opdracht voor ondernemingen actief in de sociale economie Vaststelling : ingevolge publicatie in het BDA en PEU ontvangen offertes : 1. Adm Village n° 1 société à finalité sociale 2. ASBL Manufast