CASE HULTSFRED Ledarutveckling ver grnserna Tobias Ragnarsson Vimmerby

”CASE HULTSFRED” Ledarutveckling över gränserna Tobias Ragnarsson, Vimmerby Helen Burmann-Lindström, Vetlanda

Arbetsgång • Utvärdera rekryteringsprocessen till bemanningsenheten - Intervjuer med fyra nyanställda • Omvärdsanalys - Intervjuer med fyra bemanningsenheter • Sammanställning - Presentation

Hur fick du information om bemanningsenheten? • • Kännedom via chefen Kännedom att det är vanligt i kommuner. Mailade chefen bad om ett samtal/möte. Fick tipset från en kompis. Gick till kommunhuset, bad att få tala med ansvarig.

Hur tog du kontakt/ blev kontaktad? • Anmälde mig via hemsidan och blev kontaktad • Blev uppringd efter skickat mail. • Fick kontakt under mitt sommarjobb. • Kontaktade bemanningen efter praktik inom landstinget.

Hur upplevde du första mötet? - Hur gick det till? - Bemötande? - Info-Intervju? • • • Samtliga blev kallade på intervju/info-samtal. Alla sa att de blev väl bemötta och att det var ett bra möte. Rak och tydlig information. Alla blev informerade om att de kunde återkomma till bemanningen med frågor vid behov.

När/Hur fick du besked om anställning? - Anställningsform? • Alla fick erbjudande om timmanställning i samband med att intervjun/samtalet genomfördes.

Inom vilken/vilka verksamheter fick du erbjudande om anställning? • Alla fick anställning inom de verksamheter de önskade eller kände att de hade störst erfarenhet av. • Någon erbjöd sig att arbeta där behovet var störst.

Hur blev du introducerad i arbetet och rutiner? • Bredvidgång på enstaka arbetsplatser -en dag och en kväll. Med andra ord väldigt varierande. Någon fick bara en dag, men skulle vara tillgänglig för tio olika verksamheter. • Arbetskamrater ställer dock upp vid frågor och när man hade behov av stöd, men det var inte direkt uttalat vem som var ansvarig. Stort ansvar faller på de enskilda nyanställda att våga ställa frågor. • Introduktionens omfattning där det skedde var dock tillräcklig tyckte arbetstagarna, men saknade att de inte fick gå överallt. • Träff med sjuksköterska för att få delegeringar ordnades, vad man fick delegering för gicks igenom men inte riktigt hur det skulle genomföras.

Vad tyckte du om introduktionen? - Vad var bra? - Vad saknade du? • • • Det var bra där det förekom, hade varit önskvärt på samtliga ställen man ska vara vikarie. Ligger stort ansvar på den enskilda, arbetstagaren måste vara beredd att ställa frågor och ta reda på mycket själv. Saknade utbildningsinsatser inom specifika moment t. ex. såromläggning, benlindning, läkemedelshantering, ergonomi och hygien. Saknade t. ex. ”Rutinpärm”. Ingen tog direkt huvudansvar för introduktionen. Stort fokus på dagens arbetsuppgifter – för lite på generella rutiner, typ säkerhet, brand, risker för hot och våld mm.

Hur kändes första arbetspasset? - Bemötande? - Rutiner? - Handledare/Mentor? • • Bemötandet var generellt bra, men det finns undantag. T. ex. upplevde någon att det förekom viss nonchalans av ordinarie personal och att vikarier togs för givet. På vissa arbetsplatser där bemötandet inte är det bästa av olika anledningar skulle det vara bra med en utsedd handledare, som hade lite mer tid åt den nyanställde. Första dagen kändes nervös och om man inte är ”framåt” så kan det kännas jobbigt eller skrämmande. Positivt är att man alltid kan ringa bemanningen om man har frågor och funderingar.

Hur nöjd är du med bemanningsenheten/introduktionen? (skala: 1 -10) • Bemanningsenheten fick gott betyg av samtliga, klar och tydlig information, rakt och ärligt om förutsättningarna och ett gott bemötande i snitt ett betyg på 9 -10. • Introduktionen får generellt kritik då den spretade. Där den förekom fick den ett snitt på 7 (2 -10), men eftersom vissa inte fick introduktion på det ställe där de fick sitt första arbetspass gick det inte att bedöma. • Dock säger respondenterna att det är just introduktionens spretighet och brist på helhetssyn som är den stora utmaningen.

Vad är dina tankar om förbättringsområden? • För outbildade vore det en fördel med central introduktion där olika viktiga delar kan ingå (bemötande, ergonomi, sjukvårdsuppgifter, hygien, lagar och författningar, brandsäkerhet). • Bredvidgång på alla ställen man gör sig tillgänglig för. • Den som tar emot en nyanställd bör ha ”luft” i schemat för att undvika stress vid introduktionen. Att få ha Mentor/handledare vid behov. • Borde finnas arbetskläder och namnskylt. • Uppföljningsmöte med bemanningen där man upprättar en utvecklingsplan. Borde ta vara på de med utbildning och intresse på ett bättre sätt för att de ska vilja vara kvar. • Tätare kontakt mellan bemanningen och verksamheterna för utvecklingsfrågor och rutiner. • Uppdaterad ”pärm” med rutiner för nyanställda och vikarier som ska presenteras och följas på alla verksamheter vore bra.

Övrigt • Det vore bra att få vara med att lägga schema. • Ett systemfel: ”Man orkar inte jobba 100% inom vård- och omsorg, samtidigt som man måste försörja sig med en heltid… det är det slitigaste jobbet jag haft, fast jag tidigare har jobbat både inom handel och industri…”

Genomförandet SWOT: Samtal med Case- ”Nuvarande chefer uppdraget bemanning” Frågor till intervjuer Anställd 1 2 3 4 Analys Prioriterade områden: Introduktion och uppföljning

S. W. O. T: Introduktion och uppföljning Internt Externt Styrkor -bemanningsenheten är lättillgänglig och känd. -Återkoppling till arbetssökande är mycket god. -Informationen gentemot sökande upplevs som tydlig, efter samtal intervjuer. -Valfriheten kring arbetsområden är hög och uppskattad. -Positivt är att man alltid kan ringa bemanningen om man har frågor och funderingar. Svagheter -Allt för varierande bredvidgång/bristande rutiner. -För lite bredvidgång, särskilt då arbetstagaren arbetar på många olika ställen. -Outtalat vem som hade ansvar för den nyanställde. -Stort ansvar på den enskilde att våga fråga. -Genomförandet av delegering gicks inte igenom. -Det saknas möjlighet till utbildningsinsatser inom särskilda moment. -Stort fokus på dagens arbetsuppgifter – för lite på generella rutiner, typ säkerhet, brand, risker för hot och våld mm. -Saknades t. ex. ”rutinpärm”. -Bemötandet var generellt bra, men det finns undantag. T. ex. upplevde någon att det förekom viss nonchalans av ordinarie personal och att vikarier togs för givet. (bemötande? ) Möjligheter -När bemanningen söker ny personal skapa ett ”erbjudande”. -Sprid ett positivt ”rykte” om ordning och reda. -På vissa arbetsplatser där bemötandet inte är det bästa av olika anledningar skulle det vara bra med en utsedd handledare, som hade lite mer tid åt den nyanställde. -Ha bredvid- gång på alla ställen man gör sig tillgänglig för. -Ordna arbetskläder och namnskyltar. -Tätare kontakt mellan bemanningen och verksamheterna för utvecklingsfrågor och rutiner. -Uppdaterad ”pärm” med rutiner för nyanställda och vikarier som ska presenteras och följas på alla verksamheter vore bra. Hot -Sämre introduktion än jämförbara kommuner, gör Hultsfreds bemanning mindre attraktiv. -Sämre uppföljning (att inte bli sedd) riskerar att anställda söker sig vidare. -Oklara karriärvägar och/eller utvecklingsmöjligheter gör bemanningen mindre attraktiv (särskilt för de med utbildning).

Omvärldsanalys av rekryteringsprocessen för kommunala socialförvaltningars bemanningsenheter Kommun Befolkningsstorlek Organisation Rekryteringsförfarande Minikrav Introduktion Eksjö 16. 598 Bemannar barn- och utbildning, kost, äldreomsorg, missbruksvård Intresseanmälan på hemsidan, kontaktas och intervjuas Utbildning prioriteras, men även intresse och under utbildning. I regel 2, 5 dagar Timanst. /provmer vid behov. anställning Nybro 20. 000 VO förvaltningen Anmälan på hemsidan, kontaktas och intervjuas Utb. Körkort för 2 dagar + 2 vissa verksamkvällar/verkheter, ref. , språk samhet, mer vb. -kunskap bedöms. Timanst. efter behov, vikariat, Svårt att --hitta balans mellan poolen och timvik. Vetlanda 26. 000 VO förvaltningen Anmälan på samt HVB hemsidan, kontaktas och intervjuas Utbildning prioriteras, Erfarenhet, Körkort, Språk viktigt, personlig lämplighet ex LSS Timanst. efter behov, vikariat efter företrädeslista Ja ganska nöjda Vimmerby 15. 400 Bemannar: Socialförvaltning Äldreomsorg LSS Utbildning är --- krav (prioriteras), körkort och personlig lämplighet Timanst. efter behov, vikariat, --- Anmälan på blankett (utskrift från hemsida) och via kontakter Beror på erf och typ av verksamhet, upp till 5 -7 d, vanligast med tre tillfällen gruppen måste vara med och säga OK Anställningsform Nöjdhet Förbättringsförslag Fungerar bra Önskar att hinna ha vikariemöten, typ APT men även att informera och få en tillhörighet. Planer på att börja med Uppföljning m arb. gr hur det går 100 d/300 d samtal med vikarien ---

S. W. O. T: Kommunala bemanningsenheter Internt Externt Styrkor - Att bemanningsenheter finns, är kända och samordnade. - Flexibilitet för arbetstagare. - Lättare att följa upp statistik, resultat och LAS. Svagheter - Bristande känsla av sammanhang och tillhörighet för arbetstagare. - Ingen ”generell/standardiserad introduktion”. - Bristande koppling mellan arbetsplatser och bemanningsenheter. - Brist i att uppmärksamma vikarier med utbildning och/eller hög motivation. Möjligheter - Utbilda verksamheterna i värdegrund/bemötande. - Anordna vikariemöten, skapa ”vi-känsla”. - Utse huvudansvariga handledare inom verksamheterna som har regelbunden kontakt med bemanningen. - Skapa karriärsteg för huvudansvarig handledare. - Samverka mellan grannkommuner istället för att konkurera om samma arbetskraft. - Samarbeta mellan grannkommuner om handledarutbildning och introduktionsutbildning. Hot - Konkurrens kommunerna emellan om samma arbetskraft. - Tappar kompetent personal till andra arbetsområden, t. ex. handel och industri. - Välfärdsutmaningarna; fler och fler äldre och vård- och omsorgstagare. - Utan en långsiktig plan ökar risken för större andel personal utan ”rätt” erfarenhet och utbildning.

Hur ska vi bli fler? Förslag till framgångsfaktorer • Skapa Jobbgaranti till Vård och omsorgsprogrammets elever. Skriv kontrakt! • Prioritera utbildning! • Ge bidrag till körkort! • Obligatorisk Introduktionsutbildning för nyanställda timvikarier, handlingsplan, uppföljning. • Ge jobbgaranti med ex 50%

Dag Introduktion för nya timanställda 1 ”Vikariepärmen” genomgång av generella rutiner Brandsäkerhetsutbildning 2 Värdegrund, Basala Hygienrutiner, Läkemedelshantering, Ergonomiutbildning, Lagar. 3 ”Delegeringskörkort” , träning i medicinska uppgifter, utbildning om hot- och våldsituationer. 4 Bredvidgång kvällspass (en gång/verksamhet) 5 Bredvidgång dagpass (en gång/verksamhet) 100 Uppföljningsmöte (ref. fr. arbetsställen), upprätta individuell utvecklingsplan, APT – ”Vi känsla” 300 Uppföljning – framtidsplaner (LAS) Namn: Timansson 19901212 -1212 sign HBL

Tack för visat intresse!