Case Heltid som norm i Vimmerby kommun Emil

Case- Heltid som norm i Vimmerby kommun Emil Bergdahl - Vetlanda kommun Jennie Josefsson - Vetlanda kommun Charlotte Lindgren -Högsby kommun 13 -16 Nov 2017

Bakgrund Detta Case har vi arbetat med under fyra dagar som en del i vår utbildning " Ledarskapsutveckling över gränserna"

Uppdrag Undersöka hur Vimmerby kommun kan arbeta för att nå målet att heltidsarbete ska bli norm. Redogöra för strategi och upplägg gällande: -organisation och bemanning. -skapande av delaktighet hos chefer och medarbetare.

Avgränsningar Vårt Case har utförts under tre arbetsdagar. Den fjärde dagen har vi arbetat med sammanställning och redovisning av uppgift. Utifrån handlingsplanen för heltid som finns påbörjad för Vimmerby kommun ska vi i vårt uppdrag fokusera på: - Punkt 3 Organisation och bemanning - Punkt 5 Delaktighet

Metod I vårt arbete har vi förberett och samlat in fakta från: www. heltid. nu www. skl. se Skrifterna: -Heltid en del av helheten -Åtta kommuner om heltid - Om fler jobbar med heltidsfrågan i välfärden. Samtal med Matilda Brogie HR-konsult och Monica Bergh HR-chef Vimmerby kommun. Intervjuer med 4 olika kommuner.

Heltid som norm Kommunal och SKL har tagit initiativ till "Heltidsresan". Enligt kollektivavtalet ska varje kommun göra en handlingsplan kring heltid som norm. Planen ska vara färdig senast den 31 december 2017.

Vimmerby kommun nov 2017 Kommunens mål är att minst 83% är heltidsarbetande 2021.

Organisation och bemanning • Hur tänker ni organisera det framtida arbetet för att åstadkomma en jämnare arbetsbelastning? Förslag på strategier för att få en jämnare arbetsbelastning: - samordna bemanning mellan olika enheter tex kost och lokalvård så kallade kombinationstjänster. - rotera på olika turer dag/natt/kväll/ helg - ta bort delade turer -se över att arbetsbördan motsvarar bemanningen - hälsosamma scheman

Organisation och bemanning • Behöver arbetet med bemanning utvecklas när fler ska arbeta heltid? I så fall hur? Förslag på strategier för att utveckla bemanningen då fler ska arbeta heltid: -politiskt beslut som ger tydlighet -projektledare med budget -lyhörd inför medarbetarnas tankar -heltidsanställd med möjlighet till deltid -anpassa tjänsterna och arbetsuppgifterna så att det blir mer attraktivt att arbeta heltid

Organisation och bemanning • Behöver bemanningen över verksamhets- och enhetsgränser utvecklas? Hur går ni i så fall vidare med den frågan? Förslag på strategier för att utveckla bemanningen över verksamhets- och enhetsgränser: -samarbete mellan cheferna inom de olika verksamheterna och enheterna -kartlägga medarbetarnas önskemål och potential -investera i ett bra bemanningsdatasystem som gör det möjligt att samplanera mellan enheterna och verksamheter -införa/utveckla kombinationstjänster -den personal som arbetar över verksamhet/enhetsgränser måste vara inskolad i arbetsuppgifterna -samplanera kring bemanning på flera enheter t ex arbeta på flera platser 1. Inom enhet 2. Inom schemaområdet 3. Över förvaltningsgränserna

Organisation och bemanning • Behöver bemanningen vid frånvaro organiseras och samordnas på ett annat sätt än i dag? Hur går ni i så fall vidare med den frågan? Förslag på strategier för att organisera och samordna bemanningen vid frånvaro: - tillsätt en central bemanningsenhet som ansvarar för att ta in personal vid frånvaro - liten överbemanning vid schemaläggning - tydliga riktlinjer kring hur man hanterar frånvaro

Delaktighet • Vilka är berörda av förändringen? -Politiker -Chefer -Fackförbund -Heltidsanställda -Deltidsanställda -Brukare, elever, vårdtagare mfl -Samhället

Delaktighet Hur säkerställs att de får den information och utbildning de behöver? Förslag på strategier för att ge information och utbildning: -ansvarig som planerar, ger information och delegerar utbildningsinsatser och följer upp ALLA frågor för att öka delaktighet och minska oro -samverka med Kommunal

Delaktighet • Vilka forum bör finnas för säkerställa delaktighet? Förslag på forum för att säkerhetsställa delaktighet: -fysiska möten -avsätta mycket tid till att informera och skapa dialog på alla nivåer (särskilt chefer) -samverka med Kommunal och ha informationsmöten tillsammans -möjlighet att lämna synpunkter och att verkligen svara på frågorna -bra om informationen både är skriftlig, muntlig och kontinuerlig.

Framgångsfaktorer • • • Politiskt beslut Samverka med Kommunal och ev andra fackförbund Budget för projektledare och till implementering Projektledare /processansvarig Kort och långsiktiga mål Avsätta mycket tid för information, möten och dialog Anställa ofrivilliga deltider på heltid Nyanställ på heltid Genomföra hälsosamma scheman Möjlighet till rörlighet

Fallgropar • Inget politiskt beslut • Ingen huvudansvarig person • För kort tidsplan • Medarbetare med anställning på deltid ska anställas på heltid även då medarbetaren önskar deltid, men med möjlighet till tjänstledighet för att göra nya heltidsanställningar möjliga. • Ingen extra budget • Dåligt samarbete med Kommunal • Bristfällig kommunikation som skapar oro

Förslag på fortsatt arbete för Vimmerby kommun • Få till ett politiskt beslut • Projektledare med avsatt budget som utbildar och informerar chefer kring heltidsarbete som norm • Samverka från högsta chef till medarbetarna på "golvet" • Samverka med kommunal genom hela arbetet • Låt processen ta tid • Anställ ofrivilliga deltiderna på heltid • Nyanställ på heltid • Nätverka med andra kommuner

Förslag på fortsatt arbete för Vimmerby Kommun • Hitta forum för information -fysiska möten -avsätta mycket tid till att informera och skapa dialog på alla nivåer (särskilt chefer) -samverka med Kommunal och ha informationsmöten tillsammans - möjlighet att lämna synpunkter och att verkligen svara på ALLA frågorna -bra om informationen både är skriftlig, muntlig och systematisk

Källor www. heltid. nu www. skl. se Dokumenten; http: //webbutik. skl. se/bilder/artiklar/pdf/5373. pdf http: //skl. se/download/18. 78136 d 0414 d 956 f 03944 fa 9 d/1434029726252/skl-om+fler+jobbar+merheltidsfr%C 3%A 5 gan+i+v%C 3%A 4 lf%C 3%A 4 rden. pdf https: //issuu. com/sverigeskommunerochlandsting/docs/7585 -270 -6 * Samtal med Matilda Brogie och Monica Bergh Vimmerby kommun *Intervjuer med: Lena Rantakyrö Personalchef Gällivare kommun Catrin Kuoppa- Enhetschef Kiruna kommun Sara Olsson Enhetschef Oskarshamn kommun Anne Elgmark Personalchef Kalmar kommun