Cartographier le SI du patrimoine Principes et mthodes

Cartographier le SI du patrimoine • Principes et méthodes du POS SI • Atelier cartographie • Point de vue d’architecte SI 9 novembre 2017 – C. MUSET 09/11/2017 Cartographier le patrimoine - C. MUSET Système d'information, numérique et patrimoine 1

Cartographier le SI du patrimoine 09/11/2017 9 h 45 – 11 h 00 Principes et méthodes du POS SI (1 H 15) Les orientations nationales Présentation du schéma de cartographie fonctionnelle d’une activité La fonction d’urbaniste SI 11 h 15 – 12 h 30 Atelier cartographie de la fonction immobilière (1 H 15) Les activités et fonctionnalités de la fonction immobilière La contribution à l’élaboration du schéma d’activité de la fonction immobilière d’un établissement 12 h 30 – 13 h 45 Déjeuner 13 h 45 – 15 h 00 Restitution de l’atelier cartographie (1 H 15) La synthèse de l’atelier Le point de vue de l’architecte SI Cartographier le patrimoine - C. MUSET 2

09/11/2017 La démarche de l’Etat La démarche d’urbanisation du SI Simplification et évolution du SI Démarche permanente et partagée Urbaniser c’est … Visualiser les ressources La couche fonctionnelle – POS Les 5 domaines fonctionnels Cartographier le patrimoine - C. MUSET 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Les orientations nationales 3

Cadre commun d’urbanisation du SI de l’Etat : (2012) • Les principes et bonnes pratiques applicables à tous les ministères • Fournir des modèles dérivables pour chaque ministère et chaque composante Mise à jour en 2016 09/11/2017 Cartographier le patrimoine - C. MUSET La démarche de l’Etat 4

Doc de référence : REF 5 09/11/2017 • Par analogie avec l'urbanisation des villes : cartographies et "plan d'occupation des sols", découpage en quartiers, îlots. . . , infrastructures communes de transports, réglementation générale, etc. Cartographier le patrimoine - C. MUSET La démarche d'Urbanisation du SI 5

• Les systèmes d'information sont par nature complexes. Il est nécessaire de s'organiser en conséquence avec l'ensemble des acteurs, d'agir très en amont dès la réflexion stratégique métier, et de se doter de principes et règles communes pour une meilleure coopération ; ainsi chaque évolution locale contribue aux objectifs globaux. 09/11/2017 • Adaptée aux systèmes d'information, cette démarche vise à les simplifier, à optimiser l'emploi des ressources nécessaires à leur fonctionnement et leur entretien et à les rendre plus réactifs et flexibles par rapport aux évolutions des métiers et de leurs environnements. Cartographier le patrimoine - C. MUSET Simplification et évolution du SI 6

09/11/2017 • Concrètement, cette démarche poursuit plusieurs objectifs pour assurer l'alignement des transformations du SI avec le métier, sa stratégie, ses besoins et ses contraintes : • La capacité à mieux visualiser et représenter l'état du SI et des évolutions en cours, • L'optimisation de l'emploi des ressources (infrastructure, applicative, données, fonctionnalités, processus. . . ) • La réactivité et la flexibilité (modularité, subsidiarité, découplage) du SI lui même • La simplification du SI globalement • Pour atteindre ce résultat, la démarche doit être permanente, de long terme. Elle doit être comprise et acceptée par tous les acteurs du système d'information (métier, MOA, MOE), et doit rester pragmatique (éviter le dogme à tout prix), en privilégiant les opportunités liées aux projets plutôt que d'être universaliste. Cartographier le patrimoine - C. MUSET Démarche permanente et partagée 7

Cartographier le patrimoine - C. MUSET Doc de référence : REF 5 09/11/2017 Urbaniser c’est …. 8

Cartographier le patrimoine - C. MUSET infrastructure, applicative, données, fonctionnalités, processus => les 5 vues 09/11/2017 Visualiser les ressources : cartographier Doc de référence : REF 5 9

09/11/2017 Cartographier le patrimoine - C. MUSET La couche fonctionnelle - POS Doc de référence : REF 5 10

09/11/2017 Les 5 domaines fonctionnels Cartographier le patrimoine - C. MUSET O P S E D Doc de référence : REF 5 11

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. POS de l’Etat Zoom immobilier et moyens généraux Les sous-fonctions du patrimoine Fonctions et activités du patrimoine Exemples d’Orléans / Nantes Construire un POS en 3 étapes Utiliser le POS pour améliorer Démarche : état des lieux -> cible Ex. d’utilisation de la cartographie 09/11/2017 Cartographier le patrimoine - C. MUSET Présentation de carto. fonctionnelles 12

Cartographier le patrimoine - C. MUSET Doc de référence : REF 5 09/11/2017 POS ETAT 13

09/11/2017 Cartographier le patrimoine - C. MUSET Zoom immobilier et moyens généraux Doc de référence : REF 5 14

Gestion de la sûreté, de la sécurité et de l’hygiène Gestion des contrats d’externalisation Constructions et opérations de maintenance lourde (MOA) Gestion locative Pilotage de la politique immobilière (SD, PPI, interface entre DIRPAT et gouvernance politique) Doc de référence : REF 1 (utilisation des locaux) Maintenance et gestion physique des locaux Management des équipes de la fonction patrimoniale 09/11/2017 Cartographier le patrimoine - C. MUSET Les sous-fonctions du PATRIMOINE 15

de base, etc. ) • Mise à jour des biens (acquisition, cession, réaménagement de locaux, affectation des locaux, ) • Gestion des plans Gestion des contrats • Gestion administrative, financière et calendaire des • contrats (ex: entretien, maintenance, prise à bail, assurance, et service*, etc. ) Suivi des contrats (suivi des interventions, des prestations) Gestion des opérations de grosse réhabilitation et travaux neufs • Prévision des opérations de projet immobilier (budgétaire et calendaire) • Planification et suivi des projets (lancement, réception, mise en exploitation, etc. ) • Suivi des marchés de PI et de travaux Doc de référence : REF 4 Gestion de Maintenance et l’entretien • Description de la fiche d’identité/technique des équipements (chaufferie, VMC, etc. ) • Planification et suivi de la maintenance (curative et préventive) • Gestion des demandes d’intervention, d’aménagement et services • Contrôles techniques et règlementaires (gestion des visites, commission de sécurité, etc. Gestion des opérations de renouvellement du patrimoine • Programmation pluriannuelle des opérations de Gros Entretien (financière et calendaire) • Suivi des opérations Gros entretien Performance énergétique • Suivi des consommations des fluides • Performance des bâtiments Gestion locative • Gestion administrative et juridique des contrats de • mise à bail (AOT, baux, etc. ) Suivi locatif (loyer, charges locatives, propriétaire, taxes, etc. ) Cartographier le patrimoine - C. MUSET Description du patrimoine • Référentiel patrimoine, • Description générale (identité des bâtiments, données 09/11/2017 Fonctions et activités du patrimoine 16

09/11/2017 POS Immobilier et Moyens Gén. (univ. Orléans) Collectivités Pilotage Direction départementale France Domaines Rectorat Immobilier Pilotage opérationnel patrimoine Conservation Contrats et Culturelle Services plan pluriannuel fonctionnement Gestion de l'archivage plan pluriannuel administratif investissement schéma directeur immobilier Plannings Cadastre Moyens généraux Gestion administrative du du patrimoine immobilier Gestion des biens immobiliers Gestion des opérations immobilières Services aux biens immobiliers et aux occupants Service numérique Patrimoine Gestion des événements Ressources et Support Doc de référence : REF 6 Fournisseurs Référentiels Gestion des abonnements Gestion des biens mobiliers Logistique Gestion des espaces plantés Données typologiques Equipements Foncier Référentiel technique Serveur plan Cartographier le patrimoine - C. MUSET Echanges (partenaires) 17

09/11/2017 Cartographier le patrimoine - C. MUSET POS Immobilier et Moyens Gén. (univ. Orléans) Doc de référence : REF 6 18

09/11/2017 Cartographier le patrimoine - C. MUSET POS patrimoine de l’Université de Nantes Doc de référence : REF 2 19

09/11/2017 1. Identifier les activités du domaine fonctionnel et en faire une carte => c’est le POS 2. Recenser les données produites et utilisées par une activité => cela complète le POS 3. Recenser les applicatifs et les décrire, puis les poser sur le POS => c’est la cartographie applicative « état des lieux » Cartographier le patrimoine - C. MUSET Construire un POS en 3 étapes 20

09/11/2017 1. Analyser la couverture applicative, (les manques, les doublons, les opérations manuelles, l’obsolescence, les coûts) et cher à rationaliser 2. Analyser les flux de données et cher à les simplifier (données transverses) 3. Nommer les responsables de zones (métier) et les propriétaires de données => gouvernance 4. Représenter la cartographie cible 5. Déterminer les étapes pour atteindre la cible Cartographier le patrimoine - C. MUSET Utiliser le POS pour améliorer 21

09/11/2017 Cartographier le patrimoine - C. MUSET Démarche : état des lieux -> cible Doc de référence : REF 5 22

09/11/2017 Ex. d’utilisation de la cartographie Budgétisation des projets Doc de référence : REF 5 Cartographier le patrimoine - C. MUSET Planification des projets 23

09/11/2017 1. Urbaniste SI et architecte AE 2. Fiche de poste RIME 3. Urbaniste SI à l’ESR Cartographier le patrimoine - C. MUSET La fonction d’urbaniste 24

L’urbaniste est avant tout un intermédiaire entre les métiers, les projets et les DSI, et un soutien à ces acteurs pour toutes les décisions stratégiques de transformation. Une proximité avec les métiers est absolument nécessaire. Actuellement cette fonction est positionnée majoritairement au sein des DSI, avec une démarche portée majoritairement sur la vue fonctionnelle et applicative. L’objectif … est d’étendre cette action à l’ensemble du périmètre SI (stratégie, métier, fonctionnelle, applicatif et infrastructure), avec une priorité, en terme d’effort à long terme, sur la vue Métier et Stratégie. 09/11/2017 L’urbaniste SI est l’un des acteurs clé de la démarche d’urbanisation. Il doit veiller à la cohérence de la transformation du SI dans son ensemble dans le respect du cadre d’urbanisation. Il doit être dans le circuit de validation de toutes actions d’évolutions structurantes du SI, et doit soumettre à la décision des recadrages éventuels, voire soumettre d’autres actions d’évolutions permettant de garantir à long terme une transformation plus efficiente du SI, plus aligné sur la stratégie métier. Cartographier le patrimoine - C. MUSET Urbaniste SI, Architecte SI, Enterprise Architect Une évolution du positionnement des urbanistes sera probablement à étudier à l’issue des premiers résultats concrets de cette démarche. Doc de référence : REF 5 25

https: //www. fonction-publique. gouv. fr/urbaniste-des-systemes-dinformation-et-de-communication 09/11/2017 • Cartographier le patrimoine - C. MUSET Fiche de poste urbaniste 26

Cartographier le patrimoine - C. MUSET 09/11/2017 Urbaniste SI à l’E. S. R 27

http: //www. amue. fr/fileadmin/amue/actualites/IGAENR/Guide_Audit_fonction_support_-_. pdf REF 2. Conférence le pilotage et ses outils des indispensables pour outiller le patrimoine immobilier Site Amue juillet 2015 http: //www. amue. fr/pilotage/metier/articles/article/pilotage-succes-de-la-premiere-conferencesur-le-patrimoine/ REF 3. Conférence présentation accord cadre Amue SI patrimoine sept 2015 http: //www. amue. fr/patrimoine/metier/article 10/article/accord-cadre-si-patrimonial-webconference-dinformation/ REF 4. Document GT AMUE pour l’accord cadre SIPAT REF 5. LES DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE DU S. I. DE L'ÉTAT http: //references. modernisation. gouv. fr/urbanisation-du-systeme-dinformation-de-letat • Cadre Commun d'Urbanisation du SI de l'Etat v 1. 0_0 • Plan d'Occupation des Sols du SI des Services Publics Français V 3. 1. 1 09/11/2017 REF 1. Guide audit des fonctions support IGAENR 2010 Cartographier le patrimoine - C. MUSET Bibliographie et références REF 6. Tous nos remerciement pour l’université d’Orléans et son architecte d’établissement Sylvie Haouy-Maure pour ses travaux de cartographie sur le patrimoine. 28