Cartographier le SI du patrimoine Atelier construire le

Cartographier le SI du patrimoine Atelier : construire le POS fonctionnel du patrimoine Des activités sont individuelles , d’autres sont en équipe, certaines sont en option+ 9 novembre 2017 – C. MUSET 09/11/2017 Cartographier le patrimoine - C. MUSET Système d'information, numérique et patrimoine 1

Construire le POS fonctionnel de son établissement Les actions 1, 2, 3 et 4 sont individuelles sur votre établissement 1. 2. 3. 4. 5. Identifier les fonctionnalités du domaine Patrimoine/Immobilier/Moyens généraux de votre établissement (s’inspirer des exemples et choisir le nom du domaine immobilier ou patrimoine - justifier) Détailler les activités de chaque fonctionnalité et/ou définir la fonctionnalité précisément Dessiner le POS au centre de votre feuille A 4 (1 rectangle pour chaque fonctionnalité) Laisser de la place autour. Vous êtes en train de construire la zone bleue Opérations. Dessiner les 4 zones périphériques sur votre schéma. Identifier des zones « pilotage » , « données transverses » , « échanges » dédiées au patrimoine et les placer dans les zones périphériques 2

Construire le POS fonctionnel d’équipe C’est le livrable de l’équipe pour la restitution. 6. Décider d’une représentation commune de l’équipe • • 7. Choisir parmi les fonctionnalités de la zone bleue « OPERATIONS » que vous avez trouvées pour votre établissement celles qui font consensus Si certains ont pu faire l’activité 5, ajouter ces fonctionnalités en repérant leur zone périphérique Nommer un dessinateur qui produit le POS de l’équipe sur un paperboard format paysage • • Faire des gros rectangles pour avoir de la place pour la suite Mettre au haut de chaque rectangle sa fonction Vous obtiendrez quelque chose qui ressemble à ça : 3

Construire le POS applicatif actuel 1. 2. 3. Lister les applications de gestion du patrimoine que vous utilisez dans votre établissement. Inscrire chacune sur un post-it (1 couleur par établissement) Les placer tous sur le POS commun de l’équipe dans le bon rectangle Si vous avez le temps, faîtes 1 deuxième post-it pour chacune de vos applications et posez le sur votre POS fonctionnel établissement (que vous aurez pu éventuellement compléter grâce au POS commun) => Ce n’est pas un livrable de l’atelier mais ça vous sera utile dans votre établissement 4

Compléter le POS applicatif actuel 1. 2. Lister les données que vous utilisez et les placer sur le POS commun en distinguant les bases de données produites par le patrimoine, des bases de données utilisées par le patrimoine Identifier les flux de données que vous échangez dans le domaine patrimoine, à destination d’autres applications ou venant d’autres applications : y aurait -il un sens de les stocker dans un endroit partagé ? ------ FIN de l’atelier ------ 5

LE POS APPLICATIF CIBLE Cartographier le patrimoine - C. MUSET Retour d’atelier 6 09/11/2017

Retour d’atelier – le POS applicatif cible 1. Pour chaque zone fonctionnelle, analyser la couverture applicative : des zones sont sans applicatif, avec un applicatif en fin de vie, plusieurs applicatifs avec des saisies redondantes ? 2. Voyez vous des axes d’amélioration sur les applicatifs, sur des procédures à automatiser, sur des référentiels à créer, sur des connecteurs manquants ? 3. En discutant avec vos collègues, y a-t-il des pistes de mutualisation ou de réutilisation de composants ? 4. Parmi les exemples de fond de carte du POS quelle est celle qui vous parait le plus pertinent ? 5. Même question avec les exemples d’utilisation 7

09/11/2017 Fond de carte « Principe du POS SI » Exemples de cartographies Cartographier le patrimoine - C. MUSET DOCUMENTS RESSOURCES POUR L’ATELIER 8

09/11/2017 Cartographier le patrimoine - C. MUSET La couche fonctionnelle - POS Doc de référence : REF 5 9

09/11/2017 Les 5 domaines fonctionnels Cartographier le patrimoine - C. MUSET O P S E D Doc de référence : REF 5 10

09/11/2017 Cartographier le patrimoine - C. MUSET Zoom immobilier et moyens généraux Doc de référence : REF 5 11

Gestion de la sûreté, de la sécurité et de l’hygiène Gestion des contrats d’externalisation Constructions et opérations de maintenance lourde (MOA) Gestion locative Pilotage de la politique immobilière (SD, PPI, interface entre DIRPAT et gouvernance politique) Doc de référence : REF 1 (utilisation des locaux) Maintenance et gestion physique des locaux Management des équipes de la fonction patrimoniale 09/11/2017 Cartographier le patrimoine - C. MUSET Les sous-fonctions du PATRIMOINE 12

de base, etc. ) • Mise à jour des biens (acquisition, cession, réaménagement de locaux, affectation des locaux, ) • Gestion des plans Gestion des contrats • Gestion administrative, financière et calendaire des • contrats (ex: entretien, maintenance, prise à bail, assurance, et service*, etc. ) Suivi des contrats (suivi des interventions, des prestations) Gestion des opérations de grosse réhabilitation et travaux neufs • Prévision des opérations de projet immobilier (budgétaire et calendaire) • Planification et suivi des projets (lancement, réception, mise en exploitation, etc. ) • Suivi des marchés de PI et de travaux Doc de référence : REF 4 Gestion de Maintenance et l’entretien • Description de la fiche d’identité/technique des équipements (chaufferie, VMC, etc. ) • Planification et suivi de la maintenance (curative et préventive) • Gestion des demandes d’intervention, d’aménagement et services • Contrôles techniques et règlementaires (gestion des visites, commission de sécurité, etc. Gestion des opérations de renouvellement du patrimoine • Programmation pluriannuelle des opérations de Gros Entretien (financière et calendaire) • Suivi des opérations Gros entretien Performance énergétique • Suivi des consommations des fluides • Performance des bâtiments Gestion locative • Gestion administrative et juridique des contrats de • mise à bail (AOT, baux, etc. ) Suivi locatif (loyer, charges locatives, propriétaire, taxes, etc. ) Cartographier le patrimoine - C. MUSET Description du patrimoine • Référentiel patrimoine, • Description générale (identité des bâtiments, données 09/11/2017 Fonctions et activités du patrimoine 13

09/11/2017 POS Immobilier et Moyens Gén. (univ. Orléans) Collectivités Pilotage Direction départementale France Domaines Rectorat Immobilier Pilotage opérationnel patrimoine Conservation Contrats et Culturelle Services plan pluriannuel fonctionnement Gestion de l'archivage plan pluriannuel administratif investissement schéma directeur immobilier Plannings Cadastre Moyens généraux Gestion administrative du du patrimoine immobilier Gestion des biens immobiliers Gestion des opérations immobilières Services aux biens immobiliers et aux occupants Service numérique Patrimoine Gestion des événements Ressources et Support Doc de référence : REF 6 Fournisseurs Référentiels Gestion des abonnements Gestion des biens mobiliers Logistique Gestion des espaces plantés Données typologiques Equipements Foncier Référentiel technique Serveur plan Cartographier le patrimoine - C. MUSET Echanges (partenaires) 14

09/11/2017 Cartographier le patrimoine - C. MUSET POS Immobilier et Moyens Gén. (univ. Orléans) Doc de référence : REF 6 15

09/11/2017 Cartographier le patrimoine - C. MUSET Démarche : état des lieux -> cible Doc de référence : REF 5 16

http: //www. amue. fr/fileadmin/amue/actualites/IGAENR/Guide_Audit_fonction_support_-_. pdf REF 2. Conférence le pilotage et ses outils des indispensables pour outiller le patrimoine immobilier Site Amue juillet 2015 http: //www. amue. fr/pilotage/metier/articles/article/pilotage-succes-de-la-premiere-conferencesur-le-patrimoine/ REF 3. Conférence présentation accord cadre Amue SI patrimoine sept 2015 http: //www. amue. fr/patrimoine/metier/article 10/article/accord-cadre-si-patrimonial-webconference-dinformation/ REF 4. Document GT AMUE pour l’accord cadre SIPAT REF 5. LES DOCUMENTS DE RÉFÉRENCE DU S. I. DE L'ÉTAT http: //references. modernisation. gouv. fr/urbanisation-du-systeme-dinformation-de-letat • Cadre Commun d'Urbanisation du SI de l'Etat v 1. 0_0 • Plan d'Occupation des Sols du SI des Services Publics Français V 3. 1. 1 09/11/2017 REF 1. Guide audit des fonctions support IGAENR 2010 Cartographier le patrimoine - C. MUSET Bibliographie et références REF 6. Tous nos remerciement pour l’université d’Orléans et son architecte d’établissement Sylvie Haouy-Maure pour ses travaux de cartographie sur le patrimoine. 17