Captulo 5 Comunicao Interpessoal Captulo 5 Comunicao Interpessoal

Capítulo 5 Comunicação Interpessoal

Capítulo 5 Comunicação Interpessoal Capa da Obra O que é comunicação interpessoal? É a interação verbal (oral ou escrita) e não verbal entre dois ou mais participantes do processo de comunicação. Qual a importância da comunicação interpessoal nas organizações? • • • A comunicação é a principal ferramenta de informação para manter as partes sintonizadas. A empresa deve estar sintonizada com o mundo em sua volta e o funcionário deve estar sintonizado com sua empresa e com o mundo. Para sentir-se parte integrante de um processo, ou seja, sintonizado com os elementos participantes, é necessário ter informações e , em uma empresa, é preciso fazer circular as informações.

Capítulo 5 Comunicação Interpessoal Qual a função dos canais de comunicação no ambiente organizacional? • Informam e fundamentam os princípios da gestão da empresa. • As reuniões são um exemplo de canal de comunicação, porque proporcionam troca de idéias, experiências e pontos de vista que norteiam tarefas e atividades em equipe. • Para que essa trocas ocorram, devem ter uma pauta (lista de assuntos a serem tratados durante a reunião) , para formalizar sua razão e uma ata , para documentar a forma e o conteúdo de resoluções, responsabilidades, medidas e providências a serem tomadas, além de prazos, pendências e próximas ações. Capa da Obra

Capítulo 5 Comunicação Interpessoal O que é Comunicação Formal? • Ocorre nas organizações em caráter oficial, respeitando-se os trâmites burocráticos pertinentes e utilizando-se dos canais instituídos pelas autoridades superiores; • Normalmente é descendente (parte dos níveis hierárquicos superiores para os inferiores) e quase sempre escrita; • Transmite os conteúdos técnico-administrativos do trabalho. Capa da Obra

Capítulo 5 Comunicação Interpessoal Capa da Obra O que é Comunicação Informal? • Geralmente ocorre em paralelo à formal, envolvendo as conversas entre chefes e subordinados ou entre colegas em caráter não oficial e não sistemático. Muitas vezes é contaminado por fofocas e boatos. • É por onde circulam as percepções, expectativas, alegrias, frustrações, boatos e também a comunicação formal. Por ser espontânea, é por onde circulam todos os verdadeiros sentimentos de uma equipe interna.

• Para melhor lidar com a Comunicação Formal e Informal no processo de Comunicação Empresarial, torna-se necessário complementar esse estudo com a visão dos aspectos funcionais de uma empresa, a partir de: ü Tipos de estrutura formal e informal que a caracterizam. ü Aspectos contemporâneos de relacionamento na sociedade, que também afetam as organizações.

Capítulo 5 Comunicação Interpessoal Quais são os tipos de estrutura organizacional? • Estrutura organizacional formal ü É aquela deliberadamente planejada e formalmente representada, em alguns aspectos, pelo organograma da empresa. ü Características: § Possui ênfase nas posições em termos de autoridade e responsabilidade; § É estável; § Está sujeita a controle; § Possui líder formal. Capa da Obra

Capítulo 5 Comunicação Interpessoal Capa da Obra Quais são os tipos de estrutura organizacional? • Estrutura organizacional informal ü Surge da interação social das pessoas, o que significa que se desenvolve espontaneamente quando as pessoas se reúnem. ü Representa relações que geralmente não aparecem no organograma. (Organograma é o gráfico da estrutura hierárquica de uma organização, que, ao mesmo tempo, representa os diferentes elementos do grupo e as suas ligações. ) ü É constituída por relacionamentos não documentados e não reconhecidos oficialmente entre os membros de uma organização, que surgem inevitavelmente em decorrência das necessidades pessoais e grupais dos funcionários.

Capítulo 5 Comunicação Interpessoal Quais são os tipos de estrutura organizacional? • Estrutura organizacional informal ü Características: § Está nas pessoas; § Sempre existirá; § A autoridade flui na maioria das vezes na horizontal; § É instável; Capa da Obra

Capítulo 5 Comunicação Interpessoal Quais são os tipos de estrutura organizacional? ü Não está sujeita a controle; ü Está sujeita aos sentimentos; ü Possui líder informal; ü Desenvolve sistemas e canais de comunicação informais (boatos, fofocas, rumores, rádio-peão etc. ). Capa da Obra

Capítulo 5 Comunicação Interpessoal O que é sistema de comunicação? • É a rede por meio da qual circulam as informações que permitem o funcionamento da estrutura organizacional de forma integrada e eficaz. Capa da Obra

Capítulo 5 Comunicação Interpessoal O que é sistema de comunicação? • A comunicação eficaz requer que sejam considerados os seguintes aspectos: ü O que deve ser comunicado (mensagem); ü Por que deve ser comunicado (motivo); ü Como deve ser comunicado (canal); ü Quando deve ser comunicado (tempo); ü De quem deve vir a comunicação (emissor); ü Para quem deve ir a comunicação (receptor). Capa da Obra

Capítulo 5 Comunicação Interpessoal Capa da Obra Vantagens e desvantagens da comunicação informal • A comunicação informal é vantajosa: ü Ao proporcionar maior rapidez no processo, porque promove a interação, ultrapassa limites hierárquicos e aproxima as pessoas para a execução do trabalho e solução de problemas; ü Ao complementar a estrutura formal, porque traz informações de diversos níveis; ü Ao reduzir a carga de comunicação dos chefes, porque gera lideranças e parcerias e a autoridade flui de forma mais horizontal; ü Ao motivar e integrar as pessoas na empresa, porque permite que cada um expresse suas ideias e sentimentos e haja compartilhamento de informações.

Capítulo 5 Comunicação Interpessoal Vantagens e desvantagens da comunicação informal • A comunicação informal é desvantajosa: ü Por ser do desconhecimento das chefias, já que estas são surpreendidas pelos fatos que estão ocorrendo e pelos comentários que estão circulando, bem como pelas cobranças de outros envolvidos. ü Por ser de difícil controle, pois podem faltar informações para a tomada de decisão ou condições para monitoramento e, sem controle, não será possível rever o planejamento, realocar recursos, etc. Capa da Obra

• A comunicação informal é desvantajosa: ü Por possibilitar atritos entre as pessoas, pois envolve sentimentos, opiniões e regras de convívio (contrato psicológico) que podem não estar claras. Contrato Psicológico = as expectativas recíprocas e implícitas entre a organização e o indivíduo que surgem quando uma pessoa se integra a uma organização, ou seja, é o que tanto esta como aquele esperam ganhar com a nova relação que se estabelece no ato da admissão. ü Porque pode prejudicar a carreira de uma pessoa ou manchar a reputação da empresa, justificando o provérbio ” Lábios sem brio afundam um navio. ”

Capítulo 5 Comunicação Interpessoal Capa da Obra Quais são os aspectos contemporâneos da comunicação formal e da comunicação informal nas organizações? • A sociedade contemporânea e virtual, e, nesse contexto, a identificação/autenticação eletrônica, MSN e Orkut aparecem como fenômenos por onde circulam ideias de amizade, afeto, negócios e todo tipo de relação/comunicação/troca que se possa imaginar. • Isso significa dizer que os conceitos de formalidade e informalidade sofreram um deslocamento importante e precisam ser revistos, se quisermos , de alguma forma, estudar a comunicação organizacional.

Quais são os aspectos contemporâneos da comunicação formal e da comunicação informal nas organizações? • Os processos relacionais não podem se submetidos à lógica matemática e devem considerar a presença/autonomia/independência/ competência do outro. • A cada mensagem corresponderão múltiplas interpretações/respostas/evasivas, o que demonstra a pretensão do formal como voz oficial. • Ao sobrepor-se à comunicação formal, a comunicação informal exerce papéis importantes, corrigindo possíveis falhas ou distorções e/ou fazendo que a comunicação atinja seus objetivos, o que através dos canais formais , talvez não acontecesse.

Quais são os aspectos contemporâneos da comunicação formal e da comunicação informal nas organizações? • Comunicação Formal ü É preestabelecida e, supostamente, deve ser seguida. São as regras normalmente criadas pelo alto escalão, a fim de que haja uma “perfeita” comunicação entre todos – direção e funcionários – para manter a ordem e estabelecer esferas de poder. ü É vertical e segue a hierarquia da empresa, porque retrata a cadeia de autoridade, e os profissionais costumam preocupar-se muito com ela, que se caracteriza pelo uso de canais descendentes. ü É também chamada de comunicação oficial, destaca-se em e-mails, murais, circulares, discursos, declarações , etc. , documentadas de alguma forma entre direção e funcionários e o ponto de onde é emitida garante sua formalidade. ü Sua duplicação, dá-se por meio de boato, fofoca e da múltiplas leituras possíveis, que, por surgirem a partir de um “não ponto”, não serão reconhecidas como formais.

Capítulo 5 Comunicação Interpessoal Capa da Obra Quais são os aspectos contemporâneos da comunicação formal e da comunicação informal nas organizações? • Comunicação informal ü Dá-se nas conversas dos corredores, nos vestiários, no transporte coletivo, nos encontros esportivos promovidos pela própria organização e, muitas vezes, na fofoca e no boato. ü É multidirecional e, não raro, sobrepõe-se aos níveis de autoridade e instala-se onde a comunicação formal deixou espaço. ü Constitui-se no lugar onde se atualizam as múltiplas leituras. ü Considera-se, portanto, de um lado , que a comunicação informal pode causar grandes prejuízos, e de outro, ela pode gerar benefícios, se em ambientes onde predomine a confiança e o respeito mútuo, as conversa de corredor podem servir de ponte para o fortalecimento das relações e o reforço da comunicação formal.

Capítulo 5 Comunicação Interpessoal O que é rádio-peão? • Principal canal informal de comunicação – boatos. • É definido pelo Dicionário Houaiss como: “notícia de fonte desconhecida, muitas vezes infundada, que se divulga entre o público; qualquer informação não oficial que circula dentro de um grupo”. • Podemos definir a rádio-peão como o tipo de comunicação que se contrapõe à comunicação formal, que se origina em meio aos funcionários e que, na maioria das vezes, é comandado por eles próprio, com o objetivo de preencher as lacunas deixadas por uma comunicação oficial lenta, ineficaz, que não é democrática nem transparente. Capa da Obra

Condutas adotadas para que a rádio-peão seja aproveitada mais pela sua utilidade do que pelos malefícios que pode causar: • Estar atentos às comunicações vagas, sem base em fatos reais, para evitar interpretações errôneas e carregadas de ansiedade. • Valorizar a comunicação saudável e pontual, para promover a importância e a transparência dos canais de comunicação formal. • Evitar esconder notícias ruins, para envolver as pessoas em ações responsáveis. • Corrigir comunicações erradas, para reforçar políticas organizacionais e planos estratégicos.

Capítulo 5 Comunicação Interpessoal Capa da Obra Encontros não agendados e gestão de interrelacionamentos • Encontro não agendados, são encontros casuais de poucos minutos entre gestores e funcionários que podem render valiosas informações. • Gestão de inter-relacionamento, é promovida por uma prática, denominada Management by wanderring around (MBWA) ou “administrar andando pela fábrica” e foi desenvolvida pelos gestores para sentir as necessidades dos funcionários e o que eles têm a dizer. ü Tem o propósito de evitar que as chefias gastem todo o seu tempo de trabalho dentro de suas próprias salas e de fazer com que circulem por vários locais de trabalho;

Capítulo 5 Comunicação Interpessoal Encontros não agendados e gestão de interrelacionamentos • Gestão de inter-relacionamento • Vantagens: ü Promove a interação entre funcionários e chefias; ü Leva a obtenção de importantes informações por parte das chefias; ü Possibilita a discussão e o esclarecimento informal de problemas e dúvidas dos funcionários; Capa da Obra

Capítulo 5 Comunicação Interpessoal Capa da Obra Encontros não agendados e gestão de interrelacionamentos • Gestão de inter-relacionamento • Vantagens: ü Possibilita um reforço positivo por partes das chefias para a obtenção de um trabalho bem-feito; ü Permite que as chefias ajustem melhor suas decisões; ü Permite que os funcionários e chefias trabalhem como um time, melhorando significativamente o desempenho de ambas as partes.