CAPITULO 5 ENTREVISTAS ENTREVISTAS l Antes de que

CAPITULO 5 ENTREVISTAS

ENTREVISTAS l Antes de que entreviste a alguien, primero debe entrevistarse usted mismo l Necesita pensar a fondo la entrevista antes de ir a ella

TIPOS DE INFORMACION BUSCADA l En una entrevista de recolección de información se requiere obtener: 1 OPINIONES 3 OBJETIVOS 2 SENTIMITENTOS 4 PROCEDIEMIENTOS INFORMALES

1. OPINIONES. Las opiniones pueden ser mas importantes que los hechos 2. SENTIMIENTOS. Comprender la cultura de la organización mas a fondo, capturar la emoción y las actitudes 3. OBJETIVOS. Proyectan el futuro de la organización 4. PROCEDIMIENTOS INFORMALES. Dar confianza y comprensión

PLANEACION DE LA ENTREVISTA l CINCO PASOS PARA LA PLANEACION DE LA ENTREVISTA: 1. Lectura de material de fondo 2. Establecimiento de los objetivos de la entrevista 3. Decidir a quien entrevistar 4. Prepare al entrevistado 5. Decidir sobre tipos de preguntas y estructuras

TIPOS DE PREGUNTAS l Tipos de preguntas básicas: 1. Abierta. Describe las opciones del entrevistado para responder l Ventajas: l l l Confortabilidad Recoger vocabulario Riqueza de detalles Camino a preguntas posteriores Interesante Desventajas: l l Demasiado detalle irrelevante Perder el control Demasiado tiempo “Expedición de pesca”

2. Cerrada. Las respuestas posibles están limitadas al entrevistado 1. l Bipolar. Permite solamente una selección de algún extremo. Ventajas: l l Ahorro de tiempo Fácil comparación Muchos temas en menor tiempo Desventajas: l l l Aburridas No llegan a detalles No hay relación armoniosa

3. Averiguaciones. ¿Por qué? . Ir mas allá de la respuesta inicial para obtener mas significado, aclararlo, obtener y expandir el punto de vista. l l Sistemática y determinada En vez de usar un rudo enfoque tipo “reporteroinvestigador”

FALLAS EN LAS PREGUNTAS 1. Elusión de preguntas CONDUCENTES 2. Elusión de preguntas DOBLES

ACOMODO DE PREGUNTAS EN SECUENCIA LOGICA 1. ESTRUCTURA DE PIRAMIDE. Inductiva l Detalladas y cerradas l l Ambientarse Si se resiste a entrar al tema Obtener determinación final Abiertas y generalizadas

2. ESTRUCTURA DE EMBUDO. Deductivo l Generales y abiertas l l Fácil y no intimidante Interés en el tema Expresar emociones Detalladas y cerradas

l ESTRUCTURA DE ROMBO. Combinado l Muy especifica l Cerradas l Temas generales l Abiertas l Preguntas especificas y de cierre

ENTREVISTAS ESTRUCTURADAS VS NO ESTRUCTURADAS l l Hay compromisos involucrados sobre la decisión de cómo estructurar para realizar las preguntas y secuencias de preguntas de la entrevista. Lo no estructurado se refiere al orden en que son hechas las preguntas y no implica la falta de otra preparación

Estructurada vs no estructurada

Registro de la Entrevista l Es importante hacer un registro permanente durante la entrevista. Podemos usar grabadora de cinta o lápiz y papel para tomar notas.

Ventajas del uso de grabadoras Registro preciso de lo que la persona dijo l Libera al entrevistador para escuchar y responder rápidamente l Mejora el contacto visual l Permite la reproducción de la entrevista para otros miembros del equipo. l

Desventajas del uso de grabadoras Hace que el entrevistador sea menos apto para escuchar, l Dificultad de localizar pasajes importantes en una cinta larga l El incremento de costo de recolección de datos, debido a la necesidad de transcribir las cintas. l

Toma de notas Es importante registrar la entrevista conforme sucede. Las ventajas son: l Mantiene alerta al entrevistador l Ayuda a recordar preguntas importantes l Muestra el interés del entrevistador en la entrevista l Demuestran la preparación del entrevistador l

Desventajas del uso de toma de notas La pérdida del contacto visual vital entre el entrevistador y el entrevistado l La pérdida del hilo de la conversación l Se hace que el entrevistador tema hablar cuando se están tomando las notas. l Hace que se ponga excesiva atención a los hechos y poca atención a los sentimientos y opiniones. l

Antes de la entrevista Hacer contacto con el entrevistado para confirmar hora y lugar de la entrevista, l Llevar consigo el material de apoyo para recolección de la información l Vestirse adecuadamente l Llegar temprano a la entrevista l

Inicio de la Entrevista Saludar de mano y con firmeza al entrevistado, un apretón de manos ayuda a establecer la credibilidad y confianza l Recordar al entrevistado el por qué está ahí y porque escogió entrevistarlo. l Empezar co preguntas abiertas generales y no amenazadoras. l

Mencionar al entrevistado el tipo de detalle que le gustaría recibir en las respuestas. l Motivar al entrevistado a que de un ejemplo, para profundizar en una pregunta. l Todo el material debe ser cubierto en 45 min. o una hora l Al final de la entrevista preguntar “¿Si hay algo más que pueda agregar o si faltó algo en aclarar? ” l Dar las gracias por el tiempo dado y despedirse con apretón de manos. l

Escritura del Reporte de la Entrevista Se necesita capturar la esencia de la entrevista por medio de un reporte escrito l Hacer un resumen inicial, anotar los puntos principales de la entrevista y opiniones importantes l Hacer un reporte de la entrevista l

Diseño conjunto de aplicaciones (JAD) El JAD es una técnica que permite lograr el análisis y diseño de interfaz de usuario con los usuarios de grupo. l Alternativa a métodos tradicionales de análisis de sistemas. l Reduce tiempo y costo por las entrevistas personales l Mejora la calidad de de los resultados l

¿Quienes están involucrados? Un analista de Sistemas de Información l De ocho a doce usuarios que participen en sesiones de JAD. l Un líder de sesión tenga habilidades de comunicación (papel de facilitador) l Uno o dos observadores que sean expertos de otras áreas funcionales que den consejo al grupo durante la sesión. l

Planeación de la sesión de JAD De dos a cuatro días, fuera de la organización, en un ambiente agradable l Minimizar distracciones y responsabilidades diarias del trabajo de los participantes. l Calendarizar las sesiones de JAD l

Beneficios del uso de JAD Ahorro de tiempo sobre las entrevistas persona a persona l Desarrollo rápido posible por medio del JAD l Mejora los Sistemas de Información l Desarrollo creativo de los diseños. l

Desventajas del uso del JAD Requiere dedicación de mucho tiempo por parte de los 18 o 20 participantes. l Si las sesiones de JAD son inadecuadas el diseño puede ser menos que satisfactorio. l Es menos predecible que el logro por medio de entrevistas estándar. l Las habilidades y cultura organizacionales pueden no estar desarrolladas lo suficiente para el esfuerzo que se requiere. l

CAPITULO # 6 USO DE CUESTIONARIOS

TIPOS DE INFORMACION BUSCADA l l l LOS CUESTIONARIOS SON UNA TECNICA DE RECOPILACION DE INFORMACION QUE PERMITE QUE LOS SISTEMAS ESTUDIEN AXCTITUDES, CREENCIAS, COMPORTAMIENTOS Y CARACTERISTICAS DE LAS PERSONAS. LAS ACTITUDES SON LO QUE LA GENTE DICE QUIERE. LAS CREENCIAS SON LO QUE LA GENTE PIENSA. EL COMPORTAMIENTO ES LO QUE LA GENTE HACE. LAS CARACTERISTICAS SON PROPIEDADES DE LAS PERSONAS.

l LOS CUESTIONARIOS PUEDEN SER USADOS PARA INVESTIGAR A UNA GRAN MUESTRA DE USUARIOS DE SISTEMAS, PARA TRATAR DE ENCONTRAR PROBLEMAS O RECOGER COSAS IMPORTANTES DE QUE LAS ENTREVISTAS SEAN REALIZADAS. ACTITUDES CREENCIAS COMPORTAMIENTO CARACTERISTICAS

PLANEACION PARA EL USO DE CUESTIONARIOS l EL DESARROLLO DE UN CUESTIONARIO UTIL SE LLEVA UN GRAN TIEMPO DE PLANEACION POR SU PROPIO DERECHO. PRIMERO SE DEBE DECIDIR LO QUE SE ESTA TRATANDO DE OBTENER MEDIANTE EL USO DEL CUESTIONARIO.

LINEAMIENTOS PARA DECIDIR SI ES ADECUADO EL USO DEL CUESTIONARIO l l l LAS PERSONAS ESTAN TOTALMENTE DISPERSAS ( SUCURSALES). GRAN CANTIDAD DE PERSONAS INVOLUCRADAS QUE PUEDAN APROBAR O DESAPROBAR. MEDIR LA OPINION ESPECIFICA ANTES DE DIRECCIONAR EL PROYECTO. SE DESEA PREVENIR Y ATACAR CUALQUIER PROBLEMA CON EL SISTEMA ACTUAL. UNA VEZ QUE SE TIENE UNA BUENA RAZON PARA USAR UN CUESTONARIO Y SE HAN DETERMINADO OBJETIVOS, SE PUEDE EMPEZAR A FORMULAR PREGUNTAS.

DEFINICION DE PREGUNTAS l EN UNA ENTREVISTA SE PUEDEN REFINAR LAS PREGUNTAS, DEFINIR TERMINOS DUDOSOS O HACERLAS CONFUSAS, EN UN CUESTIONARIO SON CLARAS Y PRECISAS. l EXISTEN 2 TIPOS DE PREGUNTAS DENTRO DE LOS CUESTIONARIOS: l PREGUNTAS ABIERTAS l PREGUNTAS CERRADAS.

PREGUNTAS ABIERTAS l DEJAN ABIERTAS TODAS LAS POSIBLES OPCIONES AL INTERLOCUTOR. l ¿ QUE SIENTE ACERCA DEL SISTEMA? LAS RESPUESTAS SON DEMASIADO AMPLIAS Y PUEDEN SER MAL INTERPRETADAS. l UNA PREGUNTA ABIERTA DEBE DE SER LO SUFICIENTEMENTE ESTRECHA PARA GUIAR AL INTERLOCUTOR Y NO SE CONFUNDA EN SUS CONTESTACIONES.

l ¿ CUALES SON LOS PROBLEMAS FRECUENTES QUE TIENE CON LA SALIDA DE LA COMPUTADORA? ( PIDEN LISTAS) l DE LOS MENCIONADOS ANTERIORMENTE, ¿ CUAL ES EL DE MAYOR PROBLEMA? ( DETALLE ) l ¿ PORQUE? l ¿ QUE EDAD TIENE ? ______ AÑOS ( RESPUESTAS CORTAS )

PREGUNTAS CERRADAS l l l LIMITAN O CIERRAN LAS OPCIONES DE RESPUESTA DISPONIBLES DEL INTERLOCUTOR. SE USAN CUANDO EL ANALISTA DE SISTEMAS ES CAPAZ DE ENTENDER TODAS LAS RESPUESTAS. CUANDO SEAN DEMASIADAS PERSONAS.

l LAS CIFRAS DE VENTAS ESTAN GENERALMENTE ATRASADAS ( ) DE ACUERDO l MI SEXO ES: MASCULINO FEMENINO ( X ) EN DESACUERDO

SELECCIÓN DE PALABRAS l l l l MANTENER SIMPLE LA REDACCION. SER ESPECIFICO Y NO VAGO. PREGUNTAS CORTAS. NO HABLAR CON LENGUAJE DE BAJO NIVEL. EVITAR PREGUNTAS OBJETABLES. DIRIGIRSE CON LAS PERSONAS ADECUADAS. ASEGURARSE QUE LAS PREGUNTAS SEAN PRECISAS.

USO DE ESCALAS EN CUESTIONARIOS l EL ESCALAMIENTO ES EL PROCESO DE ASIGNAR NUMEROS U OTRO SIMBOLOS A UN ATRIBUTO O CARACTERISTICA. POR EJEMPLO LA TEMPERATURA SE MIDE COMUNMENTE EN ESCALA FAHRENHEIT DONDE EL AGUA SE CONGELA A 32° Y HIERVE A 212°, Y EN LA ESCALA CELSIUS SE CONGELA A 0° Y HIERVE A 100°. l MEDICION DE ESCALAS: NOMINAL, ORDINAL, DE INTERVALO Y DE RELACION

ESCALAS l l 1. 2. 3. 4. 5. LAS ESCALAS NOMINALES SON USADAS PARA CLASIFICAR COSAS. ( QUE TIPO DE PROGRAMA UTILIZAS PRINCIPALMENTE ). LAS ESCALAS ORDINALES IMPLICAN ORDENAMIENTO DE RANGO. EL PERSONAL DE SISTEMAS ES: MUY UTIL MODERADAMENTE UTIL NO MUY UTIL INUTIL

ESCALAS l LAS ESCALAS DE INTERVALO TIENEN NUMEROS ENTRE LOS INTERVALOS DE CALIFICACION. INUTIL 1 l 2 3 MUY UTIL 4 LAS ESCALAS DE RELACION TIENEN UN CERO ABSOLUTO. 5

VALIDEZ Y CONFIABILIDAD l EXISTEN 2 MEDICIONES DE DESEMPEÑO EN LA CONSTRUCCION DE ESCALAS. l VALIDEZ: ES EL GRADO CON EL CUAL LA PREGUNTA MIDE LO QUE EL ANALISTA TRATA DE MEDIR. l CONFIABILIDAD MIDE CONSISTENCIA: SI LOS RESULTADOS NO SE MUEVEN EN VARIAS PRUEBAS SE LE LLAMA CONSISTENCIA EXTERNA, CUANDO SE MUEVE ES CONSISTENCIA INTERNA.

MALA CONSTRUCCION DE ESCALAS l LENIDAD, ES UN PROBLEMA CUSADO POR INTERLOCUTORES QUE CALIFICAN A LA LIGERA. l TENDENCIA CENTRAL, EL ANALISTA PUEDE MEJORAR LAS ESCALAS, HACIENDO LAS DIFERENCIAS MAS PEQUEÑAS, AJUSTANDO LOS DESCRIPTORES O HACIENDOLA DE MAS PUNTOS. l EFECTO DE HALO, CUANDO LA IMPRESIÓN FORMADA EN UNA PREGUNTA SE TRANSPORTA A LA SIGUIENTE PREGUNTA.

MALA CONSTRUCCION DE ESCALAS l LENIDAD, ES UN PROBLEMA CUSADO POR INTERLOCUTORES QUE CALIFICAN A LA LIGERA. l TENDENCIA CENTRAL, EL ANALISTA PUEDE MEJORAR LAS ESCALAS, HACIENDO LAS DIFERENCIAS MAS PEQUEÑAS, AJUSTANDO LOS DESCRIPTORES O HACIENDOLA DE MAS PUNTOS. l EFECTO DE HALO, CUANDO LA IMPRESIÓN FORMADA EN UNA PREGUNTA SE TRANSPORTA A LA SIGUIENTE PREGUNTA.

Diseño del Cuestionario Esta sección trata las consideraciones estilísticas que pueden ayudara mejorar la tasa de respuesta los cuestionarios. También presenta los lineamientos para ordenar el contenido y obtener los mejores resultados. El objetivo del cuestionario es recolectar información sobre actitudes, creencias comportamientos y características, cuyo impacto pueden alterar sustancialmente el trabajo de los usuarios

Formato del cuestionario Dejar espacio en blanco: Se refiere al espacio en blanco que rodea al texto impreso en la pagina. Dejar espacio suficiente para las respuestas: Arriba y abajo se debe de dejar suficiente espacio en blanco para que destaque el material impreso y deje también suficiente espacio para las respuestas. Pedir al interlocutor que encierre las respuestas con un circulo: Es muy importante distinguir que selecciona por que puede haber confusión. Usar objetivos que ayuden a determinar el formato: Antes de diseñar el cuestionario es necesario definir sus objetivos (que es lo que quiere)

Consistencia en el estilo: Poner instrucciones en el mismos lugar en relación con las subsecciones de preguntas, para que los interlocutores siempre sepan donde encontrar instrucciones. Orden de las preguntas: Conforme se ordenen las preguntas debe de pensar acerca de los objetivos del uso del cuestionario, y luego determinar la función de cada pregunta para ayudar a lograr sus objetivos. Las preguntas importantes para los interlocutores van primero. Las primeras preguntas deben de tratar sobe temas que los interlocutores consideren que son importantes. Es una técnica para hacer que la gente se involucra rápidamente

Agrupar conceptos de contenido similar: Cuando se construya un marco de referencia para los interlocutores es necesario poner juntas en el cuestionario las preguntas que estén relacionadas entre ellas. Emplear las tendencias asociativas de los interlocutores: Es similar al lineamiento para el agrupamiento de preguntas sobre temas similares. Sin embargo va mas allá, recordando al analista Que anticipe los tipos de asociaciones que hacen los interlocutores y luego usar estas asociaciones para el ordenamiento de las preguntas.

Poner primero los conceptos menos controvertidos: Hay que poner los puntos menos controvertidos ya que por alguna razón u otra, es divisor para grupos particulares. Administración del Cuestionario Métodos para la Administración del Cuestionario Las opciones para la administración del cuestionario incluyen: 1. - Reunir a todos los interlocutores involucrados a la vez. 2. - Manejar personalmente cuestionarios en blanco y recogerlos llenos. 3. - Permitir que los interlocutores administren el cuestionario por si mismos 4. - Enviar por correo los cuestionarios a los empleados de sucursales o sitios alejados, y proporcionar una fecha limite de envío, instrucciones y el porte para el retorno.