Campagne nationale dEntraide Transformation numrique Ds la campagne

Campagne nationale d’Entraide Transformation numérique Dès la campagne 2020 Version du 24 février 2020 Mise à jour le 22 juin 2020

Contenu de la présentation • • Entraide en bref… Mise en contexte Grandes étapes du projet Aperçu de La Suite interactive donna Échange d’informations Plan de transition vers une campagne numérique Gestion du changement et des communications (GCC) Sécurité de l’information et protection des renseignements personnels • Conclusion d’ententes sur la communication de renseignements personnels confidentiels • Plan de relève • Stratégie de déploiement 2

Entraide en bref… Promouvoir et coordonner les activités de la campagne nationale d’Entraide • Mobiliser l’ensemble des employés et des retraités des secteurs public et parapublic ainsi que les professionnels de la santé rémunérés par la RAMQ • Susciter le don • Faciliter l’expression du don par des modes de dons accessibles • Assurer la saine gestion des dons reçus et leur distribution selon la volonté des donateurs Un grand mouvement de solidarité • • • Quelques 140 organisations participantes sur un potentiel de plus de 300 organisations Plusieurs centaines d’artisans engagés Plus de 250 000 personnes sollicitées Plus de 40 000 donateurs Près de 50 000 dons Plus de 6 M $ remis annuellement à plus de 30 organismes bénéficiaires 3

Mise en contexte : Acteurs clés de la campagne Comité Entraide & Secrétariat Entraide Organisations participantes (dirigeants/artisans) Organismes bénéficiaires Personnes sollicitées et donateurs (employés, retraités, professionnels de la santé, députés, organisations ayant des revenus externes) Collaborateurs du SE (Retraite Québec, RAMQ, SCT, CSPQ, MAPAQ, RACJ) 4

Mise en contexte : Projet informatique Principaux aspects du projet Objectif d’affaires • Offrir un service en ligne accessible, performant et sécuritaire Besoins d’affaires • Faciliter le don • Automatiser le traitement des dons Portée • Implantation d’une nouvelle solution informatique pour la gestion de la campagne nationale d’Entraide • Projet à portée gouvernementale • Cette solution sera utilisée par le Secrétariat Entraide (SE), mais aussi par ses collaborateurs et les organisations participantes (environ 140) Orientations gouvernementales • Ce projet s’inscrit dans la : • Stratégie de transformation numérique gouvernementale 2019 -2023 • Stratégie gouvernementale de développement durable 2015 -2020 Solution retenue • Solution en infonuagique de type Saa. S • Projet en collaboration avec la firme Cible Solutions d’affaires inc. (Cible) • Adaptation par Cible de La Suite interactive donna aux besoins et aux particularités de la campagne nationale d’Entraide Échéancier • Déploiement dès la campagne 2020 5

Mise en contexte : Retour sur les besoins d’affaires 6 Parlons d’efficacité et d’efficience Faciliter le don… Une question d’efficacité • Offrir des modalités de don accessibles, faciles et sécuritaires à toutes les clientèles concernées par Entraide • Tous les donateurs pourront faire leurs dons en ligne • Sur un ordinateur ou un appareil mobile (ex : téléphone intelligent, tablette) • Qu’ils soient au bureau ou ailleurs • Par retenues à la source, par prélèvements bancaires, par chèque ou en argent • À un ou plusieurs organismes bénéficiaires en une seule opération Automatiser le traitement des dons… Une question d’efficience • Nette amélioration quant aux façons de faire actuelles dont la majorité des traitements requis pour la gestion de la campagne sont manuels pour les organisations participantes, le SE et ses collaborateurs : • Standardiser les processus • Simplifier les démarches de sollicitation et les opérations pour le traitement des dons notamment en éliminant les fiches de souscription papier, leur personnalisation, leur distribution dans les unités administratives à travers le Québec ainsi que leur collecte, leur compilation et leur saisie dans les systèmes de paie pour prélèvement des retenues à la source • Remplacer progressivement l’utilisation des fiches de souscription papier et les envois postaux pour la sollicitation par publipostage (retraités et professionnels de la santé) • Faciliter et réduire de façon significative le temps consacré à la reddition de comptes par les organisations participantes • Diminuer le risque d’erreurs

Mise en contexte : Encore davantage… D’autres avantages • Consacrer davantage de temps au contact humain (le « personne à personne » ) • Suivre en temps réel l’évolution des résultats de la campagne dans chacune des organisations et au niveau national • Réduire les délais pour la production de statistiques, augmenter la fiabilité de celles-ci et permettre d’autres possibilités • Faciliter la reddition de comptes et la redistribution des dons aux organismes bénéficiaires • Simplifier la production des reçus de charité par le SE • Gérer les activités de financement avec donna Impacts souhaités • • Plus de donateurs Plus de dons Plus facile de recruter des artisans Plus d’organisations participantes 7

Grandes étapes du projet • Analyses • Développement • Essais Développement 8 • Disponibilité de l'environnement de production • Tests de charge et de performance • Audit de sécurité et tests d'intrusion • Essais d'acceptation finale • Approbation de la solution • Configuration de l'environnement de production • Assurance qualité • Importation des données • Mise en ligne de la solution • Plan de formation • Formation des employés du SE • Capsules de formation sur l'utilisation de la solution destinées aux artisans Mise en place technique Approbation finale Lancement de la plateforme Formation des ressources • Approbation de la solution le 19 décembre 2019. • Mise en ligne de donna via le site Internet d’Entraide le 27 avril 2020. Des dons peuvent être faits depuis ce moment par virement bancaire ou par chèque. • Au 31 mai 2020, le pourcentage d’avancement global du projet est de 89, 6 %. • Déploiement à l’été 2020 auprès des organisations participantes et des collaborateurs du SE.

Aperçu de La Suite interactive donna : Donateurs Écran - Accueil La solution donna permet au donateur d’effectuer sa promesse de dons directement en ligne • Faire un don, compléter les informations personnelles et choisir un mode de paiement • Possibilité de créer un nouveau compte ou encore d’accéder au compte existant du donateur pour refaire un don si ce dernier en a déjà fait un par le passé • Écran d’accueil de la campagne, incluant le bouton Donnez et le thermomètre pour suivre l’évolution des dons amassés par rapport à l’objectif fixé par l’organisation Note : Cette capture d’écran date de février 2020.

Aperçu de La Suite interactive donna : Donateurs Écran – Faire un don Le donateur complète les différentes sections en utilisant les choix disponibles pour les trois pages, soit : • Votre don • Vos informations • Informations servant à l’envoi de la confirmation de don et à l’émission du reçu d’impôt • Mode de paiement • Plusieurs options lui sont offertes, soit : retenue à la Le code d’identification est généré source périodique ou unique, virement bancaire par donna de façon aléatoire non périodique ou unique, chèque et argent séquentielle. Ce code est requis pour pouvoir faire un don par retenue à la source. Note : Ces captures d’écran datent de février 2020. Écran – Connexion

Aperçu de La Suite interactive donna : Organisations participantes et SE Écran – Connexion La solution donna permet au SE et aux artisans des organisations participantes d’effectuer la gestion de la campagne en temps réel • Des accès et des permissions avancées seront remis aux artisans selon le rôle et les responsabilités de chacun d’eux • Les artisans des organisations participantes auront un accès limité ne leur permettant pas de consulter les informations des autres organisations • Les employés du SE auront les accès pour l’ensemble des organisations participantes à la campagne en tant que super-utilisateurs Note : Cette capture d’écran date de février 2020.

Aperçu de La Suite interactive donna : Organisations participantes et SE Écran – Tableau de bord Gestion des données par module Note : Ces captures d’écran datent de février 2020. La gestion des données par module permet de visualiser les informations pour les différents modules et également d’effectuer des requêtes ou de produire des rapports.

Aperçu de La Suite interactive donna : Organisations participantes et SE Écran – Solliciteur Note : Cette capture d’écran date de février 2020.

Échange d’informations : Liste des donateurs La solution donna permet l’échange des informations des employés des organisations, des retraités et des professionnels de la santé dans le but de faciliter la gestion de la sollicitation. Province Numéro unique du donateur (numéro d'employé, numéro de rente, numéro de permis de pratique, . . . ) Unité administrative (UA), centre de responsabilité (CR) Salutation du donateur : M ou Mme ou Dr ou Me ou Non-spécifié Genre du donateur : H (Homme), F (Femme) ou Non-spécifié Prénom du donateur Nom de famille du donateur Adresse postale du donateur (une seule ligne) Adresse postale du donateur (seconde ligne, optionnelle) Ville du donateur Code postal du donateur Province du donateur (Si aucune valeur, Québec sera celle par défaut) Pays Telephone 1 Poste 1 Telephone 2 Poste 2 Courriel Langue Absent Commentaire Pays du donateur (Si aucune valeur, Canada sera celle par défaut) Numéro de téléphone du donateur (1) Numéro de poste associé au téléphone (1) Numéro de téléphone du donateur (2) Numéro de poste associé au téléphone (2) Adresse courriel du donateur Ne pas COMPLÉTER – français sera attribué par défaut Est-ce que la personne est absente ? 0 (zéro) = Non, 1 = Oui Champ texte libre (colonne réservée au Secrétariat Entraide) No. Reference Unite. Administrative Appellation Genre Prenom Nom Adresse. Ligne 1 Adresse. Ligne 2 Ville Code. Postal • Les champs en vert sont obligatoires - Ces informations sont requises pour créer le donateur • Les champs en bleu ne sont pas obligatoires pour créer le donateur, mais ces informations sont requises (si disponibles dans l’organisation ou chez le collaborateur) pour solliciter la personne • Les champs en gris ne sont pas obligatoires, mais ces informations sont utiles pour communiquer avec la personne

Échange d’informations : Liste des promesses de dons par retenues à la source Une extraction sera réalisée par le SE, à la fin de la campagne d’Entraide, pour informer les organisations ou ses collaborateurs des promesses de dons faites par les donateurs. Ce fichier fournira les informations pour les retenues à la source périodiques et uniques. Champs Type – Valeur** Description Organisation. ID* Numérique – entier(11) Identifiant de l’organisation - Donna Organisation. Nom Texte(255) Nom de l’organisation Employe. No. Reference Alphanumérique(510) Numéro de référence de l’employé Employe. Nom Texte(255) Nom de l’employé Employe. Prenom Texte(255) Prénom de l’employé Date. Debut. Retenue Date – année-mois-jour (aaaa-mm-jj) Date de début de la retenue Date. Fin. Retenue Date – année-mois-jour (aaaa-mm-jj) Date de fin de la retenue (optionnel) Montant. Retenue Numérique – décimal (11, 2) Montant de la retenue Code. Souscription Texte(5) RASU/RASP*** * Ce numéro sera attribué à votre organisation par donna ** Veuillez noter que la valeur entre parenthèses dans la colonne « Type – Valeur » correspond au nombre maximum de caractères pour un champ texte ou au format pour un champ date ou numérique *** RASU pour retenue à la source unique et RASP pour retenue à la source périodique NOTE : Le fichier sera en format CSV, séparé par des points-virgules (; ). Un seul fichier qui regroupe les RASU et les RASP. IMPORTANT : Le nom ou le code de chacun des organismes bénéficiaires ne se retrouveront pas dans ce fichier générique. Le seul nom qui devrait figurer dans le système de paie/rente/rémunération sera Entraide. La ventilation des dons par organismes sera disponible dans donna pour permettre au SE d’assurer les traitements subséquents dont le versement des sommes aux organismes, et ce, conformément aux choix des donateurs.

Échange d’informations : Liste des retenues à la source prélevées Une extraction sera réalisée par les organisations ou les collaborateurs du SE périodiquement pour fournir l’information sur l’encaissement des sommes réellement prélevées par retenues à la source périodiques et uniques. Champs Type – Valeur** Description Organisation. ID* Numérique – entier(11) Identifiant de l’organisation - Donna * Ce numéro sera attribué à votre organisation par donna Numero. Reference Alphanumérique(510) Numéro de référence de l’employé Employe. Nom Texte(255) Nom l’employé Employe. Prenom Texte(255) Prénom de l’employé ** Veuillez noter que la valeur entre parenthèses dans la colonne « Type – Valeur » correspond au nombre maximum de caractères pour un champ texte ou au format pour un champ date ou numérique Date. Retenue Date – année-mois-jour (aaaa-mm-jj) Date de la retenue à la source Montant. Retenue Numérique – décimal (11, 2) Montant de la retenue IMPORTANT : Le nom ou le code des organismes bénéficiaires n’est plus nécessaire puisque le détail sera disponible dans donna. Le détail des sommes réellement prélevées par donateur sera toutefois requis. NOTE : Le fichier sera en format CSV, séparé par des points-virgules (; ).

Plan de transition vers une campagne numérique • Une transformation dès la campagne 2020 • Une planification par la gestion des risques Les principaux volets sont Gestion du changement et des communications (GCC) Mise sur pied de la fonction de pilotage au SE Sécurité de l’information et protection des renseignements personnels Plan de relève Stratégie de déploiement 17

Gestion du changement et des communications (GCC) : Auprès de qui? Équipe du SE Organisations participantes (dirigeants/ artisans) et collaborateurs Personnes sollicitées et donateurs 18

GCC : Organisations participantes et collaborateurs Communications auprès des dirigeants et des artisans Évaluation de la satisfaction des artisans, des collaborateurs et des donateurs Sondage sur les appréhensions des dirigeants et des artisans Ateliers de travail ou séances d'information avec les artisans et les collaborateurs Adaptation de l'accompagnement offert aux artisans GCC auprès des organisations et des collaborateurs Capsules de formation sur l'utilisation de donna Révision de la formation offerte aux artisans Adaptation du guide d'accompagnement et des capsules d'information Élaboration du matériel de campagne Révision des outils de campagne 19

GCC : Personnes sollicitées et donateurs Solution facile d'utilisation, accessible et sécuritaire Communications Outils et matériel de campagne Formation des artisans et du SE pour accompagner les personnes sollicitées et les donateurs 20

Sécurité de l’information et protection des renseignements personnels Exigences rigoureuses de sécurité prévues au contrat Audit de sécurité et tests d'intrusion réalisés par un tiers indépendant Conclusion d'ententes sur la communication de renseignements personnels confidentiels 21

Conclusion d’ententes sur la communication de renseignements personnels confidentiels Élaboration des ententes SCT, CSPQ, Retraite Québec - Pour la RAMQ, il s'agit de modifications législatives Élaboration d'une entente type pour les organisations non visées par les ententes avec le SCT et le CSPQ Signature de chaque entente par les parties Validation des ententes par la CAI Validation par la DAJ et la PRP du MTESS Négociation avec la CAI d'un processus accéléré et simplifié de validation des ententes Présentation du besoin et du projet d'entente aux organisations et aux collaborateurs Validation par la DAJ et la PRP des organisations et des collaborateurs 22

Rendre la solution non disponible sur une courte période pour permettre à Cible de rectifier la situation Délais de réponse acceptable (24 h/48 h) Informer les artisans et les donateurs en poussant dans donna un message préétabli Pilotes du système (SE) en action avec Cible Utilisation des formulaires de don papier Les personnaliser à l'aide des listes d'employés à solliciter générées par les organisations ou par les collaborateurs Saisie manuelle des dons dans donna à partir des formulaires papier par les organisations ou par le SE Instabilité ou problème technique majeur hors période de sollicitation Pilotes du système (SE) en action avec Cible 23 Instabilité ou problème technique majeur au moment de la sollicitation Instabilité ou problème technique momentané Évaluer le niveau de gravité Plan de relève Pilotes du système (SE) en action avec Cible Au besoin, le SE prendra en charge l'importation et l'exportation des données qui devraient se faire par les organisations ou par les collaborateurs Se replier sur la base de données actuelle, soit Pro. Don, et les mécanismes administratifs (back office) actuels

Stratégie de déploiement 24 Différentes options ont été envisagées pour 2020 Option A Option B Option C Déploiement auprès de toutes les organisations Déploiement auprès des organisations volontaires Déploiement auprès des organisations ciblées par le SE Option 1 - Sur une période de 3 semaines débutant le 5 octobre Option 2 - Selon une séquence établie sur une période de 5 à 6 semaines Donna est utilisée pour la sollicitation et pour la gestion de la campagne par toutes les organisations Donna est utilisée pour la sollicitation par les organisations volontaires et pour la gestion de la campagne par toutes les organisations Donna est utilisée pour la sollicitation par les organisations ciblées et pour la gestion de la campagne par toutes les organisations Laquelle a été retenue ? Option B-2

Ensemble, nous avons le don de semer l’espoir! Pour les organismes bénéficiaires de la campagne nationale d’Entraide, MERCI de contribuer à la réussite de cette transformation numérique! 25