C 5 konvertering Indholdsfortegnelse Eksportr fra C 5

C 5 konvertering

Indholdsfortegnelse • • Eksportér fra C 5 • Eksport af data fra C 5 • Hvordan du eksportere data fra C 5 3 Behandling af exp 00 xxx. kom filer • Konverteringsværktøj • Første behandling af alle exp 00 xxx. kom filer 4 Kontoplanen • Importér kontoplanen (exp 00025. kom) • Opsæt systemkonti • Opret og opsæt momskonti (exp 00014. kom) 5 Finansposteringer • Opret regnskabsår • Importér finansposteringer (exp 00030. kom) 6 Kunder • Opret kundegrupper (exp 00034. kom) • Opret betalingsbetingelser (exp 00021. kom) • Importér kundekartoteket (exp 00033. kom) • Importér kundeposteringer(exp 00037. kom) 7 Leverandører • Opret leverandørgrupper (exp 00042. kom • Importér leverandørkartoteket (exp 00041. kom) • Importér leverandørposteringer (exp 00045. kom) 10 Varer • Opret enheder (exp 00020. kom) • Opret varegrupper (exp 00050. kom) • Importér varekartoteket (exp 00049. kom) 3 3 4 4 5 5 5 6 6 7 7 8 9 10 10 11 12 12 12 2

Eksportér fra C 5 • Eksport af data fra C 5 • Filerne der eksporteres fra C 5 hedder exp 00 xxx. kom, disse filer er kommasepareret filer i tekstformat og skal derfor behandles før de kan importeres til e-conomic. • Hvordan du eksportere data fra C 5 1. Klik på ”Generelt”. 2. Udvid mappen ”Tilpasning”. 3. Udvid mappen ”Vedligeholdelse”. 4. Udvid mappen ”Multi”. 5. Dobbeltklik på ”Eksporter database”. 6. Vælg en mappe på computeren og eksportér dataene hertil. 2 3 4 5 1 3

Behandling af exp. 00 xxx. kom filer • Konverteringsværktøj • Det konverteringsværktøj du har fået udleveret har oprettede makroer, som skal anvendes til behandlingen af • • diverse filer. Så derfor skal du åbne exp 00 xxx. kom filerne fra denne skabelon, da makroerne så vil følge med over i det nyoprettede Excel fil. Konteringsværktøjet indeholder informationer om hvilke data der gemme sig bag hvilke numre, samt overskriftskolonner som skal kopieres herfra til Excel filen, ud fra det nummer som behandles. Første behandling af alle exp 00 xxx. kom filer • Når du åbner en exp 00 xxx. kom fil igennem konteringsværktøjet, så skal der altid laves denne behandling i første omgang, og herefter er der inddelt i afsnit hvordan de individuelle exp 00 xxx. kom filer skal behandles efterfølgende. 1. 2. 3. 4. 5. Åben exp 00 xxx. kom fra konteringsværktøjet. Udfør guiden til tekstimport. • Vælg ”Afgrænset” tryk ”Næste”. • Vælg ”Komma” tryk ”Udfør”. Kontroller altid om opdelingen af cellerne er sket korrekt. • Det kan ske at et navn eksempelvis indeholder et , -tegn, er dette tilfældet, vil navnet af denne blive splittet op i to kolonner i stedet for at forblive i én, da afgrænseren er ”Komma”. Kopier overskriften fra konteringsværktøjet, ud fra det gældende nummer, og indsæt i Excel filen ved række 1. • Højre klik på rækken ” 1” vælg ”Indsæt kopierede celler” vælg ”Ryk celler nedad”. Marker hele arket og herefter afspil makroen ”Alfabetkoder”. • Tryk ”Ctrl. ” + ”A” (i nogle tilfælde skal du trykke ”A” to gange). • Klik på fanen ”Vis” klik på ikonet ”Makroer” markér ”Alfabetkoder” tryk ”Afspil” 4

Kontoplanen • Importér kontoplanen (exp 00025. kom) • Det første der skal importeres er kontoplanen, uden denne er det ikke muligt at importere nogle af de andre filer. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Åben exp 00025. kom filen. • Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp 00 xxx. kom filer” på side 4. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift. Værdierne i kolonnen ”Moms. Kode” må kun indeholde 5 tegn. Ændre hvis der er værdier der er længere end 5 tegn. Tilpas Excel filen ved hjælp af makroer. Klik på fanen ”Vis” klik på ikonet ”makroer” • Kolonneopstillingen skal være på en bestemt måde Markér ”Ret_kolonner_kontoplan” tryk ”Afspil” • Markér kolonnen ”Debet. Kredit” markér ”Debet. Kredit” tryk ”Afspil” • Markér kolonnen ”Konto. Type” markér ”Konto. Type” tryk ”Afspil” Ryd alle felterne under kolonnen ”Nøgletalskode”, ”Kode 1” og ”Kode 2”. Gem som CSV (Semikolonsepareret) fil. Importér kontoplanen. Alle indstillinger Regnskab Kontoplan ”Andre muligheder” ”Importér kontoplanen” • Når kontoplanen bliver importeret, vil systemet oprette de momskoder som er skrevet i kolonnen ”Moms. Kode”. • Video af import af kontoplan • Opsæt systemkonti Alle indstillinger Regnskab Systemkonti • Indsæt de kontonumre fra kontoplanen som passer til den gældende systemkonto. • Opret og opsæt momskonti (exp 00014. kom) • Som beskrevet ovenstående, så vil systemet oprette de momskoder som står i kontoplanen, dog vil disse ikke være korrekt sat op med sats m. v. så derfor skal disse tilpasses. • Derudover skal du oprette de momskoder som kunden ellers kunne få brug for. Disse kan ikke importeres. 8. Åben exp 00014. kom filen. • Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp 00 xxx. kom filer” på side 4. 9. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift. 10. Opret og opsæt momskontiene 5

Finansposteringer • Opret regnskabsår Alle indstillinger Regnskabsår ”Nyt regnskabsår” • Regnskabsårene skal oprettes inden du kan importere finansposteringer, da det er datoen der definere hvilket • • regnskabsår posteringerne tilknyttes. Hvis de berørte regnskabsår er ukendte, fortsæt da til ”Importér posteringer”, når du skal slette primoposteringer kan du se hvilke regnskabsår der er posteringer til ved filtreringen. Importér finansposteringer (exp 00030. kom) • Finansposteringerne er alle posteringer der er foretaget i regnskabet. Når disse er indlæst, så skal saldobalancen i e-conomic stemmer overens med saldobalancen i C 5. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Åben exp 00030. kom • Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp 00 xxx. kom filer” på side 4. Under kolonnen ”Budget. Kode”, slet de rækker hvor værdien er fra 1 – 9. • Markér kolonnen ”Budget. Kode” klik på fanen ”Data” klik på ikonet ”Filtrer” markér værdierne 1 – 9 markér rækkerne højre klik på en markeret rækker tryk ”slet”. Slet primoposteringerne i kolonnen ”Dato”. De er angivet som ”xxxx xPR”. • Markér kolonnen ”Dato” klik på fanen ”Data” klik på ikonet ”Filtrer” markér værdierne ”xxxx xPR” markér rækkerne højre klik på en markeret række tryk ”slet”. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift. Gem som CSV (semikolonsepareret) fil. Importér finansposteringer Regnskab Kassekladder ”Kassekladde” ”Importér posteringer” • I feltet ”Type” skal du vælge ”Fast værdi” i ”Indlæs fra: ”-feltet og nedenunder vælges ”Finansbilag” i ”Fast værdi: ”-feltet. • Der skal ingenting angives i felterne ”Momskode” og ”Modkonto”. • Når finansposteringerne er importeret, så skal saldobalancen i kassekladden være 0. Bogfør posteringer Regnskab Kassekladder ”Kassekladde” ”Bogfør posteringer” • Når alt stemmer og er kontrolleret, kan du bogfører kladdeposteringerne. 6

Kunder • Opret kundegrupper (exp 00034. kom) 1. 2. 3. • Åben exp 00034. kom • Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp 00 xxx. kom filer” på side 4. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift. Opret kundegrupperne Salg Kunder Kundegrupper ”Ny kundegruppe” • VIGTIGT! Hvis du skal importere kundeposteringer. • Hvis der er flere end én kundegruppe og disse er sat op med forskellige konti, så skal kundegrupperne du opretter angives med den samme konto, indtil kundeposteringer er importeret. • Efter importen af kundeposteringerne kan kundegruppernes konti ændres til de rigtige konti. Opret betalingsbetingelser (exp 00021. kom) 1. 2. 3. Åben exp 00021. kom • Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp 00 xxx. kom filer” på side 4. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift. Opret betalingsbetingelserne Salg Opsætning Betalingsbetingelser ”Nye betalingsbetingelser” • Det er vigtigt at navnet på betalingsbetingelserne er det samme som der står i kolonnen ”Navn”. • Efter importen af kundekartoteket kan navnet på betalingsbetingelsen ændres hvis det ønskes. 7

Kunder • Importér kundekartoteket (exp 00033. kom) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Åben exp 00033. kom • Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp 00 xxx. kom filer” på side 4. Kontroller at kundenummeret kun indeholder talværdier og maksimalt indeholder 9 tegn. • Hvis der er kundenumre der er længere end 9 tegn eller indeholder alfanumeriske tegn, så skal disse ændres. • VIGTIGT! Hvis du skal importere kundeposteringer. • Det originale nummer skal skrives ned, samt nummeret det er ændret til, da du skal lave ”Søg og erstat” for de ændrede kundenumre i behandlingen af kundeposteringerne. Kolonnen ”Post/by” skal opdeles i to kolonner. • Indsæt kolonne efter kolonnen ”Post/By”. • Markér kolonnen ”Post/By” klik på fanen ”Data” klik på ikonet ”Tekst til kolonner” vælg ”Fast bredde” tryk ”Næste” Indstil bredden til starten af bynavnet tryk ”Udfør”. • Skriv ”Post” som overskrift i kolonnen ”Post/by” og ”By” som overskrift i den anden kolonne med ”fed” skrift. Kolonnen ”Kundegruppe” skal angives som tal, ud fra hvad de oprettede kundegruppers værdier er i e-conomic. • Markér kolonnen ”Kundegruppe” tryk ”Ctrl + B” klik på fanen ”Erstat” Erstat navnene med tal. Kolonnen ”Betalingsbetingelse” skal være udfyldt med et navn svarende til en oprette betalingsbetingelse i e-conomic. • Hvis det ønskes at alle kunder skal have den samme betalingsbetingelse, kan ”Fast værdi” anvendes ved importen. Kolonnen ”Moms. Zone” skal være udfyldt med den korrekte zone for den pågældende kunde. • Momszonerne skal angives som enten ” 1” = Indland, ” 2” = EU (Rubrik B) eller ” 3” = Udland (Rubrik C). • Privatkunder er i de fleste tilfælde ”Indland”, også selvom kunden er bosat uden for Danmark. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift. Gem som CSV (Semikolonsepareret) fil. Importér kundekartoteket Salg Kunder ”Vis importmuligheder” ”Importér kunder” • HUSK flueben i ”Opret nye poster” 8

Kunder • Importér kundeposteringer (exp 00037. kom) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Åben exp 00037. kom • Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp 00 xxx. kom filer” på side 4. Markér kolonnen ”Post. Type”. • Klik på fanen ”Vis” klik på ikonet ”Makroer” markér ”Post. Type_debitorer” tryk ”Afspil”. Angiv modkonto i kolonnen ”Modkonto”. • Kontoen for modkonto skal være den konto der er tastet på kundegruppen. • Det skal være denne konto da den finansmæssige posteringer er importeret ved ”Importér finansposteringer”, så denne import skal ikke have finansmæssig påvirkning, men kundestyringspåvirkning. Fakturanumrene på de posteringer der i kolonnen ”Post. Type” hedder ”Kundeindbetaling” skal slettes. • Markér kolonnen ”Post. Type” klik på fanen ”Data” klik på ikonet ”Filtrer” markér værdien ”Kundeindbetaling” slet alle værdierne i kolonnen ”Fakturanr”. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift Gem som CSV (Semikolonsepareret) fil Importér posteringer Regnskab Kassekladder ”Kassekladde” ”Importér posteringer” • ”Type” skal matches til kolonnen ”Post. Type”. • Der skal ingenting angives i feltet ”Momskode”. • Når kundeposteringerne er importeret, så skal saldobalancen i kassekladden være 0. Bogfør posteringer Regnskab Kassekladder ”Kassekladde” ”Bogfør posteringer” • Når alt stemmer og er kontrolleret, kan du bogfører kladdeposteringerne. Automatisk udligning af kunder Salg Kunder ”Andre muligheder” ”Automatisk udligning” • Når du har bogført kundeposteringerne skal du lave en automatisk udligning af dit kundekartotek, så alle kundefakturaerne bliver udlignet med alle kundeindbetalingerne. 9

Leverandører • Opret leverandørgrupper (exp 00042. kom) 1. 2. 3. Åben exp 00042. kom • Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp 00 xxx. kom filer” på side 4. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift. Opret leverandørgrupperne Regnskab Søgning og lister Leverandører ”Andre muligheder” ”Leverandørgrupper” ”Ny leverandørgruppe” • • VIGTIGT! Hvis du skal importere leverandørposteringer. • Hvis der er flere end én leverandørgruppe og disse er sat op med forskellige konti, så skal leverandørgrupperne du opretter angives med den samme konto, indtil leverandørposteringer er importeret. • Efter importen af leverandørposteringerne kan leverandørgruppernes konti ændres til de rigtige konti. Importér leverandørkartotek (exp 00041. kom) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Åben exp 00041. kom • Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp 00 xxx. kom filer” på side 4. Kontroller at leverandørnummeret kun indeholder talværdier og maksimalt indeholder 9 tegn. • Hvis der er leverandørnumre der er længere end 9 tegn eller indeholder alfanumeriske tegn, så skal disse ændres. • VIGTIGT! Hvis du skal importere leverandørposteringer. • Det originale nummer skal skrives ned, samt nummeret det er ændret til, da du skal lave ”Søg og erstat” for de ændrede leverandørnumre i behandlingen af leverandørposteringerne. Postnr. /by skal opdeles i to kolonner. • Indsæt kolonne efter kolonnen ”Post/By”. • Markér kolonnen ”Post/By” klik på fanen ”Data” klik på ikonet ”Tekst til kolonner” vælg ”Fast bredde” tryk ”Næste” Indstil bredden til starten af bynavnet tryk ”Udfør”. Kolonnen ”Leverandørgruppe” skal angives som tal, ud fra hvad de oprettede leverandørgruppers værdier er i e-conomic. • Markér kolonnen ”Leverandørgruppe” tryk ”Ctrl + B” klik på fanen ”Erstat” Erstat navnene med tal. Kolonnen ”Betalingsbetingelse” skal være udfyldt med et navn svarende til en oprette betalingsbetingelse i e-conomic. • Hvis det ønskes at alle leverandører skal have den samme betalingsbetingelse, kan ”Fast værdi” anvendes ved importen. Kolonnen ”Moms. Zone” skal være udfyldt med den korrekte zone for den pågældende leverandør. • Momszonerne skal angives som enten ” 1” = Indland, ” 2” = EU (Rubrik A) eller ” 3” = Udland. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift. Gem som CSV (Semikolonsepareret) fil. Importér leverandørkartoteket Regnskab Søgning og lister Leverandører ”Vis importmuligheder” ”Importér leverandører” 10

Leverandører • Importér leverandørposteringer (exp 00045. kom) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Åben exp 00045. kom • Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp 00 xxx. kom filer” på side 4. Markér kolonnen ”Post. Type”. • Klik på fanen ”Vis” klik på ikonet ”Makroer” markér ”Post. Type_kreditorer” tryk ”Afspil”. Angiv modkonto i kolonnen ”Modkonto”. • Kontoen for modkonto skal være den konto der er tastet på leverandørgruppen. • Det skal være denne konto da den finansmæssige posteringer er importeret ved ”Importér finansposteringer”, så denne import skal ikke have finansmæssig påvirkning, men kun leverandørstyringspåvirkning. Fakturanumrene på de posteringer der i kolonnen ”Post. Type” hedder ”Leverandørbetaling” skal slettes. • Markér kolonnen ”Post. Type” klik på fanen ”Data” klik på ikonet ”Filtrer” markér værdien ”Leverandørbetaling” slet alle værdierne i kolonnen ”Fakturanr”. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift Gem som CSV (Semikolonsepareret) fil Importér posteringer Regnskab Kassekladder ”Kassekladde” ”Importér posteringer” • ”Type” skal matches til kolonnen ”Post. Type”. • Der skal ingenting angives i feltet ”Momskode”. • Når leverandørposteringerne er importeret, så skal saldobalancen i kassekladden være 0. Bogfør posteringer Regnskab Kassekladder ”Kassekladde” ”Bogfør posteringer” • Når alt stemmer og er kontrolleret, kan du bogfører kladdeposteringerne. Automatisk udligning af leverandører Regnskab Søgning og lister Leverandører ”Andre muligheder” ”Automatisk udligning” • Når du har bogført leverandørposteringerne skal du lave en automatisk udligning af dit leverandørkartotek, så alle leverandørfakturaerne bliver udlignet med alle leverandørbetalingerne. 11

Varer • Opret enheder (exp 00020. kom) 1. 2. 3. • Opret varegrupper (exp 00050. kom) 1. 2. 3. • Åben exp 00020. kom • Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp 00 xxx. kom filer” på side 4. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift. Opret enhederne Salg Opsætning Enheder ”Ny enhed” • Det er vigtigt at navnet på enheden er det samme som der står i kolonnen ”Navn”. • Efter importen af varekartoteket kan navnet på enheden ændres hvis det ønskes. Åben exp 00050. kom • Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp 00 xxx. kom filer” på side 4. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift. Opret varegrupperne Salg Varer Varegrupper ”Ny varegruppe” • Ved oprettelse af varegrupperne, skal der tages stilling til hvordan salgskontiene skal opsættes ud fra hver kundemomszone. Importér varekartoteket (exp 00049. kom) • • • Åben exp 00049. kom • Følg vejledningen ”Første behandling af alle exp 00 xxx. kom filer” på side 4. Kolonnerne ”Beskrivelse 1” og ”Beskrivelse 2” skal slås sammen, hvis det ønskes. • Indsæt kolonne efter kolonnen ”Beskrivelse 2”. • I ny kolonne skrives formlen ”=x 2& ” ” &y 2” og udfyld formlen i hele kolonnen. (x = kolonnen ”Beskrivelse 1” ; y = kolonnen ”Beskrivelse 2”). • Kopier ny kolonne og Indsæt som ”Værdier (V)” i kolonnen ”Beskrivelse 1”. • Klik på fanen ”Hjem” klik på ikonet ”Sæt ind” under ”Indsæt værdier” vælg ”Værdier (V)”. • Skriv ”Beskrivelse” som overskrift i kolonnen ”Beskrivelse 1” med ”fed” skrift. Kolonnen ”Varegruppe” skal angives som tal, ud fra hvad de oprettede varegruppers værdier er i e-conomic. Slet overskriftskolonner med ”ikke fed” skrift. Gem som CSV (Semikolonsepareret) fil. Importér varekartoteket Salg Varer ”Vis importmuligheder” ”Importér varer” • Hvis der ønskes en salgspris på varerne, så skal disse manuelt indsættes i filen før import. 12