BUSINESS MANAGEMENT CONSULTANTS Improving performance through project management
BUSINESS MANAGEMENT CONSULTANTS Improving performance through project management Proje Yönetimi Murat Özbilen, PMP Kıdemli Ortak - Güney Avrupa, Orta Doğu ve Afrika Direktörü This information is Confidential and Proprietary
Bristol Brussels Milan Vancouver Chicago Atlanta Washington DC Houston Phoenix Istanbul Beijing Bangalore KL Seoul Tokyo Shanghai Taipei Hong Kong Singapore Bölge Mekezleri Ofisler This information is Confidential and Proprietary November 20
Müşterilerimizden Bazıları This information is Confidential and Proprietary November 20
Eğitimin Amaçları • Proje çalışmalarında etkin Planlama, Kontrol ve Risk Yönetimi’nin sağlanması, • Projelerin organize edilmesi, • Etkin iletişimin sağlanması. This information is Confidential and Proprietary November 20
Yönetim Yaklaşımı olarak Proje Yönetimi This information is Confidential and Proprietary November 20
Proje Yönetim Yaklaşımı Kurum Hizmet veren Taşeron Satınlma Mühendislik Operasyon Bilgi İşlem PY Mali İşler & Muhasebe Satış Müşteri PY Proje A Proje B This information is Confidential and Proprietary November 20
Proje Nedir? Proje Geçici, başlangıcı ve sonu belli, Eşsiz bir ürün ya da hizmet üretir, Amacı belli, Birbiriyle ilintili aktivitelerden oluşur. Program Birarada yürütülen ilintili projeler grubu This information is Confidential and Proprietary November 20
Organizasyonel Destek Proje Takımları Etkin Proje Yönetiminin Temel Bileşenleri Kurallar ve Yöntemler This information is Confidential and Proprietary November 20
Proje Yöneticisi This information is Confidential and Proprietary November 20
Proje Yönetimi % 20 Yönetim % 80 Liderlik Planlar, WBS, Gantt Çizelgeleri, Standartlar, Kontroller, Sapma Analizleri, Ölçümler, Hakediş Değeri, Risk Analizi, Statü Raporları, Toplantı Gündemleri Etkin İletişim, Güven, Dürüstlük, Bütünlük, Sosyallik, Liderlik, Değer Yargıları (gerçekler), Eleman Yetiştirme, Esneklik, Karar Verebilme, Bakış Açısı, Müzakere, Müşteri İlişkileri, Problem Çözme, Değişim Yönetimi, Beklentilerin Yönetimi This information is Confidential and Proprietary November 20
Projenin Müşterisi This information is Confidential and Proprietary November 20
Proje Takımları, Çatışmaları En Alt Seviyede Çözümlemeli X Y Y X X Y This information is Confidential and Proprietary November 20
Çatışma Çözümleme Felsefesi 60/40 İşbirliği ruhu This information is Confidential and Proprietary November 20
Proje Yöneticisinin Yetkisi This information is Confidential and Proprietary November 20
Patron Olmadığınız Durumda Yönetmek • Kimsiniz? – Karizmadan ziyade, çalışkanlık ve dürüstlük – Yapacağınızı söylemiş olduğunuz şeyleri her zaman gerçekleştirir misiniz? – Her zaman gerçeği söyleyen ve hata yaptığında da kabul eden birisi misiniz? • Ne Biliyorsunuz? – Ödevinizi iyi yapmak, çevrenizde olup bitenlerin hepsinin farkında olmak, proje içinde ve dışındaki pek çok bilgi kaynaklarına erişmek sizi farklı kılacaktır. • Diğer İnsanlarla Etkileşim Tarzınız – Kompleks projelerde bağımlı olduğunuz ama üst yöneticisi konumunda olmadığınız profesyoneller ve uzmanlar, ne yapmaları gerektiğini söylemenizden hoşlanmayacaklardır. Etkin proje yöneticileri, katılımcı bir ortam yaratır ve takım üyelerinin görüşünü alır, ancak proje ihtiyaçlarına odaklanarak kendi fikirlerini de ortaya koyar. This information is Confidential and Proprietary November 20
Toplumsal, Kurumsal ve Kişisel Değerler Sosyal ve Toplumsal Değerler Kurumsal Değerler Bireysel Değerler This information is Confidential and Proprietary November 20
Göreceli Değerlerin Kurumsal Sonuçları Güç, ideolojinin yerini alabilir Kişisel çıkarlar ideolojik kriterlerin yerini alabilir Karar mekanizmalarının dağınık yapıda olması güçleşebilir Prosedürlerin oluşturulması zorlaşır, kemikleşmiş karar vericiler This information is Confidential and Proprietary November 20
Çatışmalar, Yetki Eksikliği, Değerlerde Değişkenlik, Baskılar, Kültürel Farklar, Değişime Direnç ve diğer sorunların olumsuz etkileriyle nasıl başa çıkacağız? Kaynak Kalite/Kapsam (Bütçe) (Planlanan Sonuçlar) Program (Zaman) Kapsamınızı kontrol altında tutun ve planınıza paydaşların onayını alın ! This information is Confidential and Proprietary November 20
Paydaşlar - Tanım Proje Ortamında Paydaşlar Kimlerdir? Kurumun içinden ve dışından, projeden olumlu veya olumsuz etki. Ienen ve projeye etkileme gücü olan bireyler veya gruplar. This information is Confidential and Proprietary November 20
Paydaşların Belirlenmesi İnsanlar değişime tepki gösterir: Engelleyen (Karşıt) • Toplantılara katılmaz • İşi yavaşlatır, yokuşa süre • Hatalar yapar, hatalara neden olur • Sabote eder • Terk eder Engelleyen (Yüzer Gezer Oylar) • İlgisizdir • Duyumsamaz, coşku duymaz • Çok az efor gösterir (adaptasyon için) • Sadece kuralları uygular • Geçmişi geri getirme fırsatları kollar This information is Confidential and Proprietary Şampiyonlar • Coşkuludur, işbirliğine açıktır, destekler • Yönetimden baskı/talimat geldiğinde işbirliğinde bulunur • Kabul edicidir • Çekincelerinde pasifdir November 20
Paydaşların Yönetimi - Matriks Kişileri projeye karşı duruşlarına göre paydaşlar matriksinde konumlandırın. Sizi desteklemesi gerekenler kimler? Bu kişileri belirlemeye çalışın: Çevrenizdeki etkin kişiler kimler? Önerdiğiniz değişmi bu kişileri nasıl etkileyecek? Nasıl bir tepki vereceklerini düşünüyorsunuz? Projenin amacına ulaşması kimleri etkileyecek? Etki Q Q GU Yüksek BG AR AB LÖ Orta CF GU Düşük Engel Mümkün olduğu kadar tüm paydaşları belirlemeye çalışın: Q Beyin fırtınası Q Görüş alışverişinde bulunun Q Geçmiş tecrübeleri inceleyin (önceki proje raporları, öğrenilen dersler dökümanları) Q Proje ekibinden faydalananın Yüzer Gezer Şampiyon Davranış Geliştirin, İzleyin, Odaklanın, Stabilize edin. İNSANLAR SÖZ KONUSU OLDUĞU İÇİN HASSASİYET GÖSTERİN This information is Confidential and Proprietary November 20
Proje Yönetimi Sisteminin Beş Temel Yönetim Fonksiyonu Müşteri İhtiyaçları Yeniden Programlama Planlama 1 Organizasyon ve Kadro Kurma 2 Yönetme ve Liderlik 3 Kontrol Raporlama 5 4 This information is Confidential and Proprietary November 20
Etkin Planlama Davranışları Nasıl Oluşturulur? Planlama Olmadan Kontrol Olamaz, çünkü Planlama Kontrol için Bazı Oluşturur Müşteri İhtiyaçları Planlama Yeniden Programlama Organizasyon ve Kadro Kurma Raporlama Yönetme ve Liderlik Kontrol This information is Confidential and Proprietary November 20
PLanlamanın Faydası (Ne kadar planlama? ) Hedef Aşımı (%) 150% 25 Temel Yüksek Teknoloji Projesi 100% 50% 0 0 10% 20% 30% Planlama maliyetinin toplam proje maliyetine yüzde oranı This information is Confidential and Proprietary November 20
Beş Temel Proje Planlama Elemanı Müşteri İhtiyaçları Takım Katılımı Tekrar Risk Yönetimi Proje Hedefleri 1 Anlaşma İş Bölümü Yapısı WBS 2 Kontrol Proje Organizasyonu 3 Mesuliyet Proje Programı 4 İletişim Proje Temel Kıstası (Bütçe) 5 Kontrol This information is Confidential and Proprietary November 20
Standartlar, Metotlar & Yaklaşım Standartlar Metotlar Yaklaşım PMIBo. K PRINCE 2, Lean, To. C, 6 Sigma, Agile, RUP, Waterfall Coca Cola CIF, Airbus Dn. A Yahoo EDP 4 EU BMC Yönetimdeki “Büyük Beşli” Planlamanın “Küçük Beşlisi” Metotların kolay uygulanması (İnsan, Araçlar ve Teknikler) This information is Confidential and Proprietary November 20
Tipik IT Proje Organizasyonu: Onaylı Aşamalar Süreci • Proje Seçimi Aşama 1 ONAY • 1 Alternatiflerin Değerlendirilmesi • ONAY Aşama 2 2 Fonksiyonel Tasarım Tamam/Devam ONAY Aşama 3 • • 3 Teknik Tasarım ve Geliştirme Her aşamanın sonunda yönetimin projenin devamına veya durdurulmasına karar vereceği bir toplantı yapılır. Bu beş aşama, Proje Yaşam Döngüsü ‘nü oluşturur. Aşama 4 Projelerin sahip oldukları belirsizliklere karşı, aşamalar halinde çalışabiliriz. Her aşamanın başı, sonu ve tanımlı çıktıları bulunur. Bir aşamanın çıktıları, bir sonraki aşamanın girdilerini oluşturur. Çıktılar, her aşamada daha detaylı hale gelirler. Temel Kıstas ONAY 4 Uygulama Aşama 5 This information is Confidential and Proprietary Kabul ONAY 5 Kapanış November 20
Business Cases Closeout and Post Implementation Evaluation Project Charter Define Portfolio Management Project Workplans Project Assessments Resource Management Monitor and Report Knowledge Management Measuring & Reporting Status Implement Issues Management Risk Management Plan AIG Proje Yönetim Yaklaşımı Sponsorship Communication Change & Scope Management This information is Confidential and Proprietary November 20
Yaşam Döngüsü Modeli (Dn. A) This information is Confidential and Proprietary November 20
Proje Yönetim Süreci This information is Confidential and Proprietary November 20
This information is Confidential and Proprietary November 20
This information is Confidential and Proprietary November 20
Projenin Başlaması Proje Başlatma Müşteri İhtiyaçları • Problem • Fırsat • İş İhtiyacı • • • İlerleme Kararı Proje Yöneticisi Proje Yetki Belgesi This information is Confidential and Proprietary Proje Planlama November 20
Proje Amaç ve Hedeflerinin Geliştirilmesi Müşteri İhtiyaçları Tekrar Risk Yönetimi Proje Hedefleri 1 İş Bölümü Yapısı WBS 2 Proje Organizasyonu 3 Proje Programı 4 Proje Temel Kıstası (Bütçe) 5 This information is Confidential and Proprietary Anlaşma November 20
İyi Hedef Nasıl Olmalı? Kaynak Kalite Kaça Malolacak? (Bütçe) Ne istiyorsunuz? (Planlanan Sonuçlar) Program Ne zaman istiyorsunuz? (Zaman) Projenin Yapısı This information is Confidential and Proprietary November 20
Proje Hedefi Belirlemede Tipik Hatalar %49 % 20 %31 %13 %5 %2 Yanlış Unutulanlar Tutarsızlıklar Belirsizlikler Bilgiler Yersiz İstekler Ivy Hooks Managing Requirements This information is Confidential and Proprietary November 20
Doğru Proje Hedeflerinin Özellikleri 1. Hedeflere ulaşılmasından sorumlu kişiler, hedeflerin geliştirilmesinde katılımcı olmalıdır, 2. Hangi sonuçların, ne zaman beklendiği özellikle belirlenmelidir, 3. Ölçülebilir ve Kontrol Edilebilir, 4. İddialı fakat gerçekçi, 7. T. R. Fazla karmaşık olmayan, idare edilebilir sayıda, A. Sorumlu kişinin kontrolünde ve yetkisinde, M. S Öngörülen kaynaklarla tutarlı, 8. Diğer departmanlar ve yöneticiler ile koordine edilmiş, 9. Yazılı olarak açıkça ifade edilmiş 5. 6. This information is Confidential and Proprietary November 20
Yazılı değilse, söylenmemiştir. Mason Haire 1640 This information is Confidential and Proprietary November 20
Proje Hedefleri GÖREV DAĞITIMI FORMU BMC Yazılı iletişim ile yanlış anlamalar ve hatalar azalır, kalite artar. This information is Confidential and Proprietary November 20
İş Tanımında Başarısızlığın Nedenleri 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Görevlerin, spesifikasyonların, onayların ve özel talimatların karıştırılması Kesin olmayan iletişim dili (yaklaşık olarak, optimum, hemen) Model, yapı veya kronolojik bir düzen olmayışı Görevlerin boyutlarında (kapsamlarında) büyük farklılıklar olması İmkansız (gerçekleştirilemeyecek) görevler Eksik (unutulan) görevler İşin detaylı tanımlarında büyük farklılıklar olması Müşteri onayının alınmasında veya şirket dışı denetlemede başarısızlık Müşteri tarafından verilen bilginin dikkate alınmaması This information is Confidential and Proprietary November 20
Hedefi Bütünleyen Unsurlar Kapsam dışı Varsayımlar (doğrulanmalı) Kısıtlar This information is Confidential and Proprietary November 20
Proje Hedefi Örnek • Grup şirketlerinde çalışanların şirket portalında (SAP Netwear Portal) yurt içi ve dışı seyahtleri yönetim entegrasyonu • Proje bitişi Haziran 2012 • 34 adam-gün efor This information is Confidential and Proprietary November 20
Kapsam Örnek • Sürecin tasarımı • Seyahat eden personel ve yöneticiler için Web uygulamasının devreye alınması • SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) sistemi ile entegrasyon • HCM sisteminin uyarlanması • SAP ERP Financials modülleri ile entegrasyon • Kullanıma devri This information is Confidential and Proprietary November 20
Kapsam Dışı • • Örnek Acenta için web uygulaması Yazılımın kalite testi Dökümantasyon Son kullanıcı eğitimi This information is Confidential and Proprietary November 20
Varsayımlar Örnek • SAP Seyahat Yönetimi sisteminin tüm modülleri holding seyahat prosedürleri ile uyumlu. İdari İşler Müdürüne sorulacak. • Web arayüzü tasarımı user-friendly. İK Müdürüne sorulacak • SAP ERP Human Capital Management Level 4’ü kapsıyor. SAP Sistem Yöneticisine sorulacak This information is Confidential and Proprietary November 20
Kısıtlar Örnek • IT firması 1 İK danışmanı ve 2 yazılımcı verebiliyor. • İK projeye herhangi bir eleman vermiyor. • SAP enhancement package güncellemesi 12 adam-gün alıyor. This information is Confidential and Proprietary November 20
İş Bölümü Yapısı (WBS) Müşteri İhtiyaçları Tekrar Risk Yönetimi Proje Hedefleri 1 Anlaşma İş Bölümü Yapısı WBS 2 Kontrol Proje Organizasyonu 3 Proje Programı 4 Proje Temel Kıstası (Bütçe) 5 This information is Confidential and Proprietary November 20
İş Bölümü Yapısı Geliştirme Kriterleri İBY 1. Anlaşılması kolay – Katılım 2. Mümkün olan en son detaya inmek şart değil, ancak her görevin en alt detayın yakın efor düzeyinde olmalı Son detay Çıktı 3. Her görevin bir çıktısı olmalı 4. Her görevin net başlangıç ve bitiş tarihleri olmalı 5. Her projenin İş Bölümü Yapısı kendine özgüdür This information is Confidential and Proprietary November 20
İş Bölümü Yapısı Kategorileri • Ürün Bileşenleri veya Parçaları • Kronolojik veya Sıralı • Fonksiyonel Disiplinler (Metodlar) • Organizasyonel Birimler • Coğrafi Alanlar Maliyet Hesapları Konfigürasyon Özellikleri Sonuçlar Amaçlar veya Fonksiyonlar Ürünün veya Projenin Alt Sistemleri • Programın Kilometre Taşları • Evreler This information is Confidential and Proprietary November 20
WBS (İBY) Örnekleri Kronolojik İBY Fizibilite Çalışması İşin Kapsamı Kavramsal Tasarım Detay Tasarım Satınalma ve Lojistik Deneme Üretimi Testler Pazarlama Proje Yönetimi Mühendislik Proje Yöetimi Fonksiyonel İBY Satış Lansaman Üretim This information is Confidential and Proprietary İnsan Kaynakları Satınalma November 20
Örnek İBY - Allen Bradley, Rockwell Automation (Yeni Ürün Lansmanı) Kronolojik Proje A İBY Seviyesi Tanımlama 1 2 Broşürler Karlılık Fizibilite Stok Profili Program Hazırlama Kabul Destek Program Lansmanı Satış Eğitim Tanıtım Malz, Broşür Üretimi Reklam This information is Confidential and Proprietary Eğitim Stoklama ve Ölçüm Sistemi November 20
Work Breakdown Structure Project - Travel Management Work flow design Web application implemantation Requirements analysis Travel Request UI implemantation Work flow development Travel Approval UI implemantation Integration with SAP ERP HCM HR Master Data Integration Customizations Travel planning customizations Integration with SAP ERP FI Deployment and Maintenance Accounting Integration Release Expense management customizations Project Management Test Correct faults Activate This information is Confidential and Proprietary November 20
İş Bölümü Yapısının Kullanım Alanları • • Projenin toplam eforunu belirlemek Görev dağıtımı yapmak Bütçe Geliştirmek Program Geliştirmek Durum raporlaması Performansı izlemek Risk Analizi This information is Confidential and Proprietary November 20
Proje Organizasyonu Müşteri İhtiyaçları Tekrar Risk Yönetimi Proje Hedefleri 1 Anlaşma İş Bölümü Yapısı WBS 2 Kontrol Proje Organizasyonu 3 Mesuliyet Proje Programı 4 Proje Temel Kıstası (Bütçe) 5 This information is Confidential and Proprietary November 20
Proje Organizasyon Şeması Proje İBY Seviyesi 2 Malzemelerin Hazırlanması Satınalma 1 1 2 3 4 5 6 7 Örneklerin Toplanması Test 8 9 10 11 12 Proj. Ynt. D. Adkins 13 14 Proje Yönetimi Buradan Başlayın 15 16 17 18 MÜŞTERİ Danışman Satınalma Malzemeler T. Johns G. Merguerian Görev 1 S. Nuttall Görev 2 P. Görev 6 Wilbourn X. Wenyi Görev 3 M. Provins Görev 4 Görev 8 M. Irish A. Eve Test D. Adkins Görev 9 Roytberg Örnekler G. Oh Görev 14 I. Zborschil İsimleri Ekleyin 1: 1 Görev 12 M. Ozbilen This information is Confidential and Proprietary November 20
Örnek Proje Organizasyonu - Allen Bradley (İş Bölümü Yapısı ile Bire-Bir İlişki) Yeni Ürün İBY Seviyesi Tanımlama (PM) 1 2 Broşürler (İM) ÜM Ürün Müdürü PM Pazarlama Müdürü ED Eğitim Departmanı İM İletişim (Pazarlama) Karlılık (ÜM) Fizibilite (ÜM) Stok Profili (ÜR) D Distribütör ÜR Üretim Bölümü ÜD Ülke Direktörü Prog. Hazır. (ÜM) Kabul (ÜD) Destek (PM) Lansmanı (ÜM) Satış (ÜM) Eğitim (ED) Tanıtım Malz, Üretimi (İM) Reklam (PM) This information is Confidential and Proprietary Eğitim (ED) Stoklama ve Ölçüm Sistemi (ÜR) November 20
RACI Tablosu R A C I = = Responsible Approves/Accepts (or Accountable) Contributes Informed This information is Confidential and Proprietary November 20
RACI This information is Confidential and Proprietary November 20
Proje Organizasyonu Müşteri İhtiyaçları Tekrar Risk Yönetimi Proje Hedefleri 1 Anlaşma İş Bölümü Yapısı WBS 2 Kontrol Proje Organizasyonu 3 Mesuliyet Proje Programı 4 İletişim Proje Temel Kıstası (Bütçe) 5 This information is Confidential and Proprietary November 20
Programlamanın İletişim Boyutu • Programlamanın temel amacı; ekiple, müşteriyle ve yönetimle iletişim kurmaktır. • Teknik mükemmellik, “iletişimsiz” programların eksiğini gideremez. • Cam fanus içinde çalışmaktan kaçının – programı geliştirenler, projenin tüm paydaşları iletişim kurmalıdır. • Özensiz yapılmış programlama formları ve kötü düzenlemeler ile sayısal olmayan ve ölçülemeyen hedefler proje programlarını bozan faktörlerdir. • Basitlik etkin iletişim için şarttır. • Programlar çalışma süresince güncelleştirilmelidir. This information is Confidential and Proprietary November 20
Program Geliştirme (1) İBY ile başlayın “Proje Yönetim Araçlarının, Proje Yönetiminin Sanat Boyutu’na gereken önemi vermenizi engellemesine izin vermeyin. ” (2) Ağı geliştirin (3) Gantt Çizelgesini oluşturun (4) Kaynak Atayın This information is Confidential and Proprietary November 20
Ağ Çeşitleri (ADM ve PDM) WBS A C 12 16 9 13 B C D B A D Her projenin bir ağı vardır, fakat hepsi “ADM veya PDM” değildir This information is Confidential and Proprietary November 20
PDM Ağı - Allen Bradley 27 hafta Bu projenin kritik yolu kaç haftadır? 3 Hafta 2 Hafta Destek 1 Hafta Broşürler 1 Hafta Tanım 2 Hafta Karlılık Tanıtım Malzemeleri Üretimi 2 Hafta 0 Hafta Eğitim Tamam/ Devam Kararı 1 Hafta Kabul 4 Hafta Stok Profili Kritik Yol, birbirine bağlı görevlerin süre toplamlarının en uzun olduğu yoldur. 4 Hafta Reklam 0 Hafta Tamam/ Devam Lansman 5 Hafta 1 Hafta Eğitim Program Lansmanı 7 Hafta Stoklama ve Ölçüm Sistemi 12 Hafta Satış Kritik yol, projenin tamamlanabileceği en kısa zamanı ifade eder. This information is Confidential and Proprietary November 20
Program Süresinin Kısaltılması • “Crashing” – Proje süresini kısaltmak amacıyla kritik yoldaki proje aktivitelerine kaynak eklemek. Genellikle, toplam proje maliyetini arttırır. • “Fast-Tracking” – Proje süresini kısaltmak amacıyla aktiviteleri paralel hale getirmek. Riski arttırır ve aynı işlerin ikinci kez yapılması gerekebilir. This information is Confidential and Proprietary November 20
Proje Programını Oluşturmak (Gantt Çizelgesi) Ø Sorunları raporlayın Ø Rapor formatlarını standart hale getirin Ø Temel kıstası sabitleyin WBS A A C Basit ve etkili İletişim Aracı B Geçmiş B Gelecek C Zaman This information is Confidential and Proprietary November 20
Yönetim Raporuna Örnek Gannt Çizelgesi (Rockwell Automation, Allen Bradley: Yeni Ürün Lansmanı) Duration 1 w Definition 30 d Feasibility Brochures 1 w Margin 2 w Stock Profile 4 w Support 2 w Training 2 w Acceptance 1 w 0 d Go/No Go Decision 35 d Program Development Sales Aids & Brochure 3 w Advertising 4 w Training 5 w DBT Stock & Measure Sys 7 w 0 d Go/No Go Launch 1 w Program Launch 12 w Sales Name Summary Task Critical Month 1 Month 2 Non-critical Month 3 Month 4 Month 5 Month 6 Month 7 Slack This information is Confidential and Proprietary November 20
Allen Bradley: Kaynak Histogramı Kaynak gereksinimlerinde zaman içinde büyük dalgalanmalar olmayan kaynak planları daha kullanışlıdır. 1. Ay 2. Ay 3. Ay 4. Ay 1. 5 1. 0 0. 5 Ürün Yöneticisi This information is Confidential and Proprietary November 20
Proje Temel Kıstası Müşteri İhtiyaçları Tekrar Risk Yönetimi Proje Hedefleri 1 Anlaşma İş Bölümü Yapısı WBS 2 Kontrol Proje Organizasyonu 3 Mesuliyet Proje Programı 4 İletişim Proje Temel Kıstası (Bütçe) 5 Kontrol This information is Confidential and Proprietary November 20
Hakediş Terimlerinin Tanımları BCWS Planlanan Değer (PV) Maliyet, İş Ürünleri ACWP Gerçek Maliyet (AC) CV Maliyet Sapması SV Program Sapması BCWP Yapılan İş, Hakediş (EV) Planlanan Zaman Gerçekleşen Zaman This information is Confidential and Proprietary November 20
Örnek: Performans Temel Kıstası (BCWS or PV) Kümülatif İnceleme Sayısı 600 500 İnceleme Sayısı 400 300 200 100 0 1 SV = (EV - PV) = (120 - 180) = -60 inceleme %SV = SV/PV = -33% 2 3 4 5 6 7 8 9 Aylar Beklenen (PV) 10 11 12 16 Tamamlanan (EV) This information is Confidential and Proprietary November 20
Örnek: Temel Kıstası Belirlemek Küm. Saat İBY 500 50 400 50 A 100 300 PV, veya BCWS 100 Görev A 100 saat Görev B 200 saat Görev C 200 saat B 200 100 C 100 1 2 3 4 Üretim/Hafta 50 saat 150 saat 200 saat 100 saat Küm. Üretim 200 saat 400 saat 50 saat Zaman, hafta This information is Confidential and Proprietary November 20
Beş Temel Eleman Proje Yürütme Planı (Planlama davranışı yaratmak için yönetim aracı) • İşin Kapsamı, Proje Hedefleri • İş Bölümü Yapısı, İBY • Proje Takımı Organizasyon Şeması • Proje Programı • Proje Bütçesi This information is Confidential and Proprietary November 20
Risk Yönetimi This information is Confidential and Proprietary November 20
Risk’in Bazı Tanımları • Risk, kayba uğrama olasılığıdır. Software Engineering Institute • Bir olayın gerçekleşme olasılığı ile gerçekleştiği durumdaki etkisinin bileşimidir. Risk Management Concepts and Guidance, DSMC • Projenin istenmeyen bir durumla karşılaşma olasılığı (nitel ya da nicel) ve bunun sonuçları, etkileri, ya da ciddiyetinin bileşimidir. NASA PPM • Risk, proje başarısına ciddi bir tehdit oluşturan olayın gerçekleşme olasılığıdır. Michael A. Greenfield, NASA Risk Management • Gerçekleştiği takdirde, proje hedeflerine ulaşılmasını olumlu ya da olumsuz olarak etkileyecek belirsiz olay ya da durumdur. Project Management Institute A Guide to the PMBo. K This information is Confidential and Proprietary November 20
Proje Risk Yönetimi Proje Yöneticisi, aynı zamanda Risk Yöneticisi’dir. • Risk Yönetimi, Proje Yönetimi’nin ayrılmaz bir parçasıdır. • Riskler, proje planlama aşamasında değerlendirilmelidir, ardından projenin yaşamı boyunca de izlenmeli ve tekrar değerlendirilmelidir. • Projenin tüm boyutları gözönüne alınmalıdır: Bütçe Kalite Program This information is Confidential and Proprietary November 20
Risk Yönetimi Planlama Risk Yönetim Planı neler içerir? • • Metodoloji: Yaklaşımlar, araçlar ve veri kaynakları. Roller ve Sorumluluklar: Aksiyon türleri için sorumlu ve destekçi rollerini belirler. Risk takımlarının, proje ofisi dışından seçilmesi yararlıdır, böylece daha tarafsız değerlendirmeler yapılabilir. Bütçe: Projedeki Risk Yönetimi aktiviteleri için bir bütçe belirlenmelidir. Zamanlama: Proje yaşam döngüsü boyunca ne sıklıkta proje risklerinin ele alınacağı belirlenmelidi. Proje kararlarına bilgi sağlaması açısından, sonuçlar mümkün oldukça çabuk geliştirilmelidir. • • • Puanlama: Riskin türü ve zamanlamasına uygun puanlama ve yorumlama yöntemleri kullanılmalıdır. Eşikler: Tetiğin ne olduğu, kimin nasıl davranacağını belirler. Çeşitli paydaşların risk toleransları farklı olabilir, ancak bunun tanımlı olması ve herkes tarafından aynı şekilde uygulanması gerekir. Rapor Formatları ve İzleme: Raporların içeriği ve yapısı tanımlar. Risk aktivitelerinin nasıl kaydedileceği ve sürecin nasıl denetleneceğini de belirler. This information is Confidential and Proprietary November 20
Projeler Risk Taşır Proje risklerini oluşturan faktörler • Yüksek Performans Beklentileri • Eksik Tanımlanmış Hedefler • “Daha Hızlı / Daha İyi / Daha Ucuza” • Kapsam Değişiklikleri • Nitelikli Kaynakların Eksikliği • Kötü Tahminler • Yönetim Desteğinden Yoksunluk • Yetersiz İş Bölümü - “belirsizlik” • Gerçekçi Olmayan Program • Deneyimsiz Proje Yöneticisi veya Görev Liderleri • Zayıf Düzeltici Aksiyonlar ve Değişiklik Yönetimi • Yetersiz Veri Toplama ve Performans Ölçümleri (SV & CV) This information is Confidential and Proprietary November 20
Risk Belirleme Amaç • Risk Belirleme’nin amacı, projenin karşıya olduğu risklerin ve fırsatların listesini oluşturmaktır. Risk Belirleme, dahili (proje takımının kontrolündeki) ve harici (proje takımının kontrolü dışındaki) risklerin tamamını kapsamalıdır. • Risk Yönetimi bir defalık bir aktivite değildir, projenin yaşam döngüsü boyunca düzenli olarak tekrarlanmalıdır. This information is Confidential and Proprietary November 20
Hata Ağacı Analizi (Neden-Sonuç, Ishikawa ya da Balık Kılçığı Çizelgeleri) Prosedürlere Uyulmaması İnsanlar Malzeme Yöntemler Eğitim Eksikliği NEDENLER Ulaşım IT Sistemi SONUÇ Prosedür This information is Confidential and Proprietary November 20
WBS Proje A İBY Seviyesi 1 2 Tanımlama Broşürler Karlılık Fizibilite Stok Profili Program Hazırlama Kabul Destek Program Lansmanı Satış Eğitim Tanıtım Malz, Broşür Üretimi Reklam This information is Confidential and Proprietary Eğitim Stoklama ve Ölçüm Sistemi November 20
Ağ Analizi 3 Hafta Tanıtım Malzemeleri Üretimi 2 Hafta Destek 1 Hafta Broşürler 1 Hafta Tanım 2 Hafta Karlılık 4 Hafta Stok Profili 2 Hafta 0 Hafta Eğitim Tamam/ Devam 1 Hafta Kabul 4 Hafta Reklam 5 Hafta Eğitim 7 Hafta Stoklama ve Ölçüm Sistemi This information is Confidential and Proprietary 0 Hafta Tamam/ Devam 1 Hafta Program Lansmanı 12 Hafta Satış November 20
Nitel ve Nicel Risk Analizi Nitel risk analizi, belirlenen risklerin olasılığını ve “Yüksek, Orta, Düşük” şeklinde etkisini değerlendirir. Risk niceliğini belirleme, riskin gerçekleşme olasılığını ve proje hedeflerine etkilerini değerlendirir. Hangi risklerin gözardı edilebileceğini ve hangi risklerle ilgili aksiyon alınması gerektiğini belirler. Risk Matriksi Risk matrisi, risk analizi için en basit ve etkin araçlardan birisidir. Risk matrisinin bir ekseninde OLASILIK, diğer ekseninde ETKİ yer alır. Tolere edilebilecek risk eşiğini belirler. Buna göre, KIRMIZI, SARI ve YEŞİL alanlar belirlenir. Risklerin matristeki yeri, bu riskler için aksiyon alınıp alınmayacağını belirler. Sayfa 79 This information is Confidential and Proprietary November 20
Ciddiyet Risk Matrisi Yüksek B P Orta Düşük Hafifletilmeli lan ı G eli B Planına gerek yok Düşük Orta Kabul Edilemez Yönetilen Kontrol Altında şti r Yüksek Olasılık This information is Confidential and Proprietary November 20
Riski Kontrol Etme Yöntemleri Negatif Riskler veya Fırsatlar için Stratejiler • • ÖNLEMEK Nedeni ortadan kaldırarak tehdidi yok etmek. AKTARMAK Riski bir sözleşme ile ortadan kaldırmak, örneğin dış kaynak kullanımı, sigorta poliçesi satın almak. HAFİFLETMEK Olasılığını ve/veya etkisini azaltmak. YARARLANMAK Gerçekleşmesini sağlamak amacıyla risk ile ilgili belirsizliği ortadan kaldırmak. PAYLAŞMAK Fırsattan yararlanmak için üçüncü kişi/kurumlarla işbirliği yapmak. GELİŞTİRMEK Hafifletmenin tersi. Fırsatın ortaya çıkmasını garanti altına almak amacıyla aksiyon almak. KABUL ETMEK Risk bilinmesine rağmen, oluştuğu takdirdeki sonuçları kabul etmek. BİLGİ EDİNMEK VE ARAŞTIRMAK Testler ve simülasyonlar yapmak. Uzmanlara danışmak. Kritik yolda olmayan aktiviteler için mümkün oldukça erken başlamak koşuluyla uygulanabilir. This information is Confidential and Proprietary Negatif Risk veya Tehditler Pozitif Risk veya Fırsatlar Her İkisi November 20
Risk - Özet • Her projenin riskleri vardır, bazılarının riskleri daha yüksektir, • Riskleri belirleme, ölçme ve yönetme yaklaşımları projenin kritikliğine göre değişir, • Risk politikası, proje planlamanın vazgeçilmez bir parçasıdır, • Proje ve maliyet sapmaları gibi, riskler de proje boyunca izlenmelidir, • Riski bir kaynak olarak yönetin – “Daha Hızlı, Daha İyi, Daha Ucuz” projeleri yönetmenin yeni bir yolu, • Risk Yönetimi, Proje Yönetimi Metodolojisi gibi, değer katan bir uygulamadır. Aynı zamanda pek çok alanda zorunlu tutulmaktadır. This information is Confidential and Proprietary November 20
This information is Confidential and Proprietary November 20
BUSINESS MANAGEMENT CONSULTANTS Improving performance through project management Teşekkürler Murat Özbilen ozbilen@bmc-online. com www. bmc-online. com (532) 214 4009 This information is Confidential and Proprietary
- Slides: 87