business cases en itgovernance jeroen j van beele

business cases en it-governance jeroen j van beele juli 2004

doel van de presentatie • zonder business cases is er nauwelijks goede it-governance mogelijk • deze presentatie handelt daarom over – de samenhang tussen beide – business cases in het bijzonder • de leidraad is – it-governance gaat over beslissingen – business cases zijn de onderbouwingen van die beslissingen

governance • governance gaat over de besturing van organisaties, wie neemt welke beslissingen? • en it-governance gaat over de besturing van de it van die organisaties

doel en construxie • jan dietz (tudelft) maakt een onderscheid tussen – doelgericht, teleologisch denken • wat wil ik bereiken – constructief, ontologisch denken • hoe ga ik dat bereiken • beslissingen hebben een doelgericht en een constructief aspect – elke beslissing heeft zijn plaats in een doel-middelen -hierarchie

business- en it-perspectief • vanuit businessperspectief is it een middel en vanuit it-perspectief een doel – daardoor wordt er op verschillende manieren over it gedacht • als middel moet het aan doelmatigheidscriteria voldoen • als doel moet het bereikt worden door allerlei (technische) middelen – tegen dezelfde beslissing wordt vanuit verschillende niveaux in de doel-middelen-hierarchie gekeken

business-it-alignment • hier ligt een kern van de communicatiekloof tussen business en it – business en it begrijpen elkaars perspectieven niet – ze spreken elkaars taal niet, kennen elkaars gebied niet – ze bemoeien zich met elkaars gebied

doelperspectief van bedrijven • • • wanneer is het klaar wat hebben we dan wat kost dat welke risico’s lopen we hoe gaan we dat betalen

doelperspectief van overheden • is het politiek opportuun • past het in de cultuur • past het in de constitutionele kaders

business cases • beslissingen worden genomen op basis van onderbouwingen en inschattingen, in ruimere zin ook wel business cases genoemd • business cases in engere zin zijn financiele onderbouwingen en inschattingen • uiteindelijk is alles in geld uit te drukken en daarmee vervaagt het onderscheid tussen de engere en ruimere zin

analysekader: waardeplaatsen • een waardeplaats bestaat uit twee delen – waar hecht je waarde aan: waarde, doel, belang • zoveel mogelijk geoperationaliseerd (smart) – hoeveel is dat je waard: budget, kosten, investering doel budget

en relaties daartussen doel budget stelt budget beschikbaar voegt waarde toe doel budget

werken met waardeplaatsen • de vraag aan ieder in de organisatie is: – wat wil je (doel) – wat heb je er voor over (budget) – hoe ga je dat bereiken (subdoelen die je subsidieert) – hoeveel denk je dat ieder van die subdoelen bijdraagt (waardetoevoeging van die subdoelen) • waardetoevoeging vindt plaats per produxieketen • passen de doelen bij elkaar (alignment)?

toerekenen van waarde • het berekenen van de kosten kan per waardeplaats • het berekenen van de opbrengsten moet per waardeketen – steeds als je iets wijzigt in een waardeplaats moet je zijn hele waardeketen herberekenen

waardenweb waardeplaats waardetoevoeging

waardetoevoeging • de ene waardeplaats voegt waarde toe aan de ander als de ander baat heeft bij de een • het idee is dat waarden of doelen gerealiseerd worden door subdoelen • een waardenweb is dus een visualisatie van een doel-middelen-hierarchie • in tegengestelde richting loopt het sponsorbedrag van de ander naar de een

voorbeelden waarden • op hoog niveau bedrijfsdoelen/strategie – continuiteit – marktleiderschap • op lager niveau architectuurqualiteitseisen – projecten • duren te lang, zijn te duur, leveren teveel risico – continuiteit – flexibiliteit

governancestructuur • in het waardenweb kan aangegeven worden wie verantwoordelijk is voor welke doelen • daarna kan aangegeven worden “wie met wie praat”, de gremia waarin belangen gewogen worden • defecten treden op in de governancestructuur als belangen elkaar wel beinvloeden maar niet gezamelijk gewogen worden

governancestructuur geld project funxie tijd architectuur . . . qualiteitsattributen. . . belang bron belang gremium beslissing continuiteit gremium beslissing dient schaadt vertegenwoordigd in beinvloedt doel belang gremium beslissing time to value

inertiegebieden • een inertiegebied is een aspect van een organisatie die zijn eigen doelen en dynamiek kent zoals business, hrm, cultuur en ihb it • door aan te geven welke doelen betrekking hebben op welke inertiegebieden kunnen in het waardenweb de inertiegebieden worden gevisualiseerd • doelen en dynamiek dienen afgestemd te zijn: alignment van oa business-it

twee soorten gelaagdheid • in het waardenweb hebben doelen een hierarchische plaats: eerste gelaagdheid • het waardenweb kan bijvoorbeeld de huidige budgettering weergeven • in hetzelfde web kan dan niet de transitie naar een nieuwe situatie worden weergegeven: tweede gelaagdheid

het kost mij nu 5 ist 5

kosten besparen ist soll 5 2

mbv een project trans 6 ist soll 5 2

wat levert flexibiliteit op? flexibiliteit is een doel van een transitieproject trans 6 ist flex 1 5 soll 2 flexibiliteit is een qualiteitsattribuut van de informatievoorziening

nu nix, strax pas 2 e orde trans 6 ist flex 1 budget voor complexiteitsreduxie komt uit de toekomst soll 1 e orde 5 2 trans 4 flex soll’

technische vertaling • business cases op het 1 e ordeniveau zijn relatief eenvoudig, denk aan infrastructuursaneringen die leiden tot vermindering van licentiekosten en beheersinspanning • over business cases op het 2 e ordeniveau is minder bekend, hierna volgen enkele ideeen daarvoor

2 e ordeniveau business cases • vanuit doelperspectief is de vraag wat we willen bereiken, liefst zo smart mogelijk, als voorbeeld: flexibiliteit – in welke eenheid meten we flexibiliteit? – voorstel: tco per funxiepunt per jaar • deel de tco van het systeem over zijn gehele levensduur teruggerekend naar contante waarde door het aantal funxiepunten x levensduur

2 e ordeniveau business cases • vanuit constructieperspectief is de vraag hoe we dat willen bereiken, ideeen: – cost xpert maakt afweging van ontwikkelmethoden mogelijk – afhankelijkheden tussen ontwikkelartefacten (code en documentatie) beheersen – to be done

voorbeeld business case • to be done