Bursa Teknik niversitesi D Deerlendirme Sreci Bilgilendirme Toplants

Bursa Teknik Üniversitesi Dış Değerlendirme Süreci Bilgilendirme Toplantısı 22 Kasım 2017

Yeni YÖK’te Madde. 1: Kalite ‘‘Yeni YÖK olarak bizler kaliteyi artık gündemimizin ilk maddesi olarak ele alıyoruz. Yükseköğretimi: • kalite, • ihtisaslaşma, • öncelikli alanlar, • ve de nitelikli doktora gibi kavramlarla yeniden yapılandırıyoruz. Paylaşmış olduğum bu stratejik bakış kapsamında, önümüzde iddialı ama gayretle çalışıldığında erişilebileceğimiz yeni hedeflerimiz var. ’’ 2016/2017 Akademik Yıl Açılış Töreni Konuşması

Yükseköğretim Kalite Kurulu kuruldu.

Yükseköğretimde Kalite Güvencesi Yönetmeliği yayınlandı. YÖDEK ve ADEK yürürlükten kalktı.

Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından “Kurum İç Değerlendirme Raporu” Hazırlama Kılavuzu yayınlandı. BTÜ de diğer üniversiteler gibi 2015 ve 2016 tarihlerinde iç değerlendirme raporunu tamamlayarak YKK’ya gönderdi.

Yükseköğretim Kalite Kurulu tarafından Kurumsal Dış Değerlendirme Ölçütleri yayınlandı • 2016’da 20 Üniversite Dış Değerlendirmeden geçti ve Kurum Geribildirim Raporları web sitelerinde yayınlandı. • 2017’de 50 üniversite Dış Değerlendirmeden geçecek ve BTÜ de bunlardan biri olarak seçildi.

Bursa Teknik Üniversitesi Kalite Güvence Sistemi

BTÜ Kalite Güvencesi Yönergesi yayınlandı.

BTÜ Kalite Komisyonu güncellendi.

BTÜ Kalite Koordinasyon Birimi kuruldu. Yrd. Doç. Dr. Koray Altun Kalite Koordinasyon Birimi Koordinatörü Taner Güler Pınar İnce Oytun Cibaroğlu Mustafa Çoban Cemile Çimen

BTÜ Birim Kalite Koordinatörlükleri oluşturuldu.

BTÜ – Kalite işleyişi KİDR, EFQM Mükemmellik Modelini esas alan öz değerlendirme raporu ve iyileştirme planı hazırlıklarında BKK, KKB tarafından talep edilen bilgi, belge ya da raporları kendilerine iletmekte, KKB tüm birimlerden gelen bilgileri konsolide etmekte, gerektiğinde toplantılar düzenlemekte ve son olarak Kalite Komisyonuna onaya sunmaktadır. Kalite komisyonu da gerekli gördüğünde toplantılar düzenleyerek kararlar almakta ve uygulamaktadır. Excel dosyası

BTÜ – Kalite koordinasyonu

Kurum İç Değerlendirme Raporu 2015 & 2016 Kalite Yönetimin aracı olarak EFQM Mükemmellik Modelinin kullanılmasına karar verilmiş ve Üniversitemiz 2019 -2023 Stratejik Plan çalışmaları bir fırsat olarak değerlendirilip, başlangıç noktası olarak kabul edilmiştir.

BTÜ – EFQM Mükemmellik Modeli Eğitim ihtiyacı giderildi 25 kişilik ekip 8 günlük eğitim programını tamamladı. • 11 -12 Mayıs 2017 EFQM Mükemmellik Modeli Eğitimi • 17 -18 Mayıs 2017 EFQM Bazlı Özdeğerlendirme Çalıştayı • 22 Mayıs 2017 EFQM Bazlı Stratejik Planlama Eğitimi • 11 -12 Temmuz 2017 Süreç Yönetimi ve İyileştirmesi Eğitimi • 14 Temmuz 2017 Moderasyon Teknikleri Eğitimi

EFQM Modeli Işığında Özdeğerlendirme

BTÜ 2014 -2018 Stratejik Planının Değerlendirilmesi

Özdeğerlendirme Raporu Kriter 2: Strateji

İç/Öz Değerlendirmelerden Çıkarılan Sonuç: Yeni Stratejik Plan Gelişim Alanlarının İyileştirilmesinde Kritik Öneme Sahip BTÜ’ye yönelik değerlendirmelerin sonucunda bir çok iyi uygulamanın var olduğu; ancak bütüncül bir stratejik yönetim anlayışı açısından gelişim potansiyeli olduğu görülmüştür: 1. Süreçlerin tanımlanması 2. Paydaş katılımının sağlanması 3. Sektörün ve rakiplerin izlenmesi, kıyaslama çalışmalarının yapılması 4. Performansa yönelik KPI’ların belirlenmesi / izlenmesi/ değerlendirilmesi / iyileştirilmesi 5. Risk değerlendirmesi 6. Uygulamalarda süreklilik ve sürdürülebilirlik

1. Kilit Süreçler, Sahipleri ve Sorumlular Tespit Edildi. Alt Çalışma Grubu: Prof. Dr. Turan Sönmez, Yrd. Doç. Dr. Aytaç Yıldız, Taner Güler, Oytun Cibaroğlu

Üniversitemizin tüm kilit süreçlerine (106 adet) ait haritalar çıkarıldı. Süreç KPI’ları ve İş Akış Şemaları çıkarılıyor.

2. Paydaş Tespiti ve Analizleri Tamamlandı. • Üniversitemizin tüm paydaşları listelendi. • Önceliklendirildi. • Her biri faaliyetlerimizle ilişkilendirildi. • Her birinden geribildirim alma yöntemi belirlendi ve tüm paydaşlarımızdan geribildirim alındı.

Paydaş Analizi – Öğrenciler • Anketler: Google forms üzerinden yapılıp ÖİDB tarafından öğrencilere gönderildi. • Yeni Lisans Öğrencileri • Yeni Lisansüstü Öğrencileri • Mevcut Lisansüstü Öğrencileri • Uluslararası Öğrenciler • Mezunlar • Haziran/2017 Öğrenci Memnuniyeti Anketi Sonuçları • Odak Grup Görüşmeleri: Öğrenci temsilcileri ve rastgele seçilen öğrencilerden oluşan 10 ar kişilik 6 lisans ve 2 lisansüstü grup ile 2şer saatlik görüşmeler tamamlandı. Güçlü Zayıf Öneriler Derslik ve laboratuvarlardaki donanımın son teknoloji olması Donanım arızaları dolayısıyla kullanamama Teknolojik donanımların periyodik kontrolü ve bakımı Arıza takip sistemi • BİMER, CİMER, Whatsapp, Sosyal Medya, Dilekçe Analizi • PDR Raporu Alt Çalışma Grubu: Yrd. Doç. Dr. Burçak Kaya Özsel, Yrd. Doç. Dr. Selda Adiloğlu, Okt. Göksel Öztürk, Araş. Gör. Mustafa Çiftçi, Arş. Gör. A. Çiğdem Adıgüzel, İbrahim Güngör, Alper Keskin, Cemile Çimen, Kemal Karataş, Nesrin Yıldız, Pınar İnce

Paydaş Analizi – Çalışanlar • Anketler: • Genel Memnuniyet Anketi • Akademik Personel Memnuniyet Anketi • Şirket Personeli Memnuniyet Anketi • Odak Grup Görüşmeleri: • Profesör ve Doçentler • Yardımcı Doçentler • Araştırma Görevlileri • Diğer Öğretim Elemanları • İdari Yöneticiler • Memurlar • Şirket Personeli Güçlü Zayıf Öneriler Yemekhaneden memnuniyet Kampüsler arası ulaşımın zorluğu Kampüsler arası ring hizmeti sunulması Akademisyenlerin araştırma yapma konusundaki istekliliği, gayreti Akademisyenlerin ders yüklerinin ve idari görevlerinin çok olması Nitelikli idari ve akademik personel istihdamı Seçmeli derslerin görevlendirilen üniversite dışı uzmanlarca verilmesi Alt Çalışma Grubu: Prof. Dr. Deniz Uzunsoy, Yrd. Doç. Dr. Selda Adiloğlu, Araş. Gör. Duygu Gazioğlu, Arş. Gör. Ersel Kiraz, Arş. Gör. Alper Ertürk, Arş. Gör. Ahmed Düzcan, Kemal Karataş, Vildan Pur, Pınar İnce

Paydaş Analizi – İşverenler • Anket • Odak Grup Görüşmeleri • Çalıştay: 11. 10. 2017 @ 14: 0016: 30 Turkuaz Salonda Güçlü Zayıf Öneriler BTÜ’de Teknopark ve TTO kurulum çalışmalarının başlamış olması. Sanayicinin BTÜ’yü (akademisyenler ve laboratuvarlar) tanımıyor olması, işbirliği imkanlarından haberdar olmamaları Bursa’daki önemli sektörlerin her biri için BTÜ’den bir koordinatör belirlenmesi. Akademisyen-sanayici eşleşmesinde bu koordinatörlerin rol alması. Eşleşmelerin uzmanlık alanlarına göre gerçekleştirilmesi. çalıştay Alt Çalışma Grubu: Prof. Dr. Şule Altun, Doç. Dr. Ayşe Bedeloğlu, Yrd. Doç. Dr. Ayşe Kalemtaş, Yrd. Doç. Dr. Koray Altun, Yrd. Doç. Dr. Aytaç Yıldız, Yrd. Doç. Dr. İpek Beyza Altıparmak, Arş. Gör. Fatma Nur Parın, Arş. Gör. Seda Altuntaş, Arş. Gör. Talha Yapa, Arş. Gör. Yasin Eken, Pınar İnce

Paydaş Analizi – Diğer Kurum ve Kuruluşlar Güçlü Zayıf Öneriler BTÜ'nün üstünlükleri olarak tanımlananlar: Genç üniversite, hızlı karar ve aksiyon alma, esneklik, hızlı uyum sağlama «Kendini geliştiren fakat yeteri kadar tanınmayan bir üniversitedir» izlenimi İlgili tüm paydaşlara yönelik bir stratejik iletişim planı hazırlanması; plana uygun yıllık takvimin önceden belirlenmesi ve uygulanması. Alt Çalışma Grubu: Mücahit Karacif, Yrd. Doç. Dr. İpek Beyza Altıparmak, Öğ. Gör. Gülcan Afşin Dağ, Alper Keskin, Aline Sarıyıldız, İbrahim Güngör, Meral Koç, Vildan Pur, Furkan Şeker, Rukiye Tokuş, Pınar İnce

Paydaş Analizi Döngüsü Planlandı • Yıllık bir plan dahilinde Kalite Koordinasyon Birimi tarafından paydaş memnuniyetinin ölçülmesi ve raporlanması planlanıyor. • Öğrenci Memnuniyeti Ölçümü – Mayıs-Haziran • Çalışan Memnuniyeti Ölçümü – Temmuz-Ağustos • İşveren Memnuniyeti Ölçümü – Kasım-Aralık • Diğer Kurum ve Kuruluşların Memnuniyet Ölçümü – Eylül-Ekim • Her bir değerlendirmenin sonunda kendi PUKÖ Döngüsünün çevrimi planlanıyor.

3. Sektörün ve Rakiplerin İzlenmesi, Kıyaslama Yapılması Akademik Faaliyetler Analizi Prof. Dr. Turan SÖNMEZ Doç. Dr. Beyhan BAYHAN Prof. Dr. Şule ALTUN KURTOĞLU Mücahit KARACİF Azam AY • BTÜ, TU/Delft, ODTÜ, İTÜ, Gebze Teknik Üniversitesi ve Uludağ Üniversitesi stratejik planlarından performans göstergeleri ve hedefler ile faaliyet raporlarından gerçekleşme değerleri konsolide edildi. Karşılaştırmalı çalışmalar yapıldı. • Kalkınma Bakanlığının Üniversiteler için Performans Göstergeleri tablosu da eklendi. Alt Çalışma Grubu: Prof. Dr. Turan SÖNMEZ, Doç. Dr. Beyhan Bayhan, Mücahit KARACİF, Azam AY, Arş. Gör. Deniz Birlik Kayı, Arş. Gör. Gökhan Barış Sakcalı, Arş. Gör. Cavit Çağatay Kızıltepe, Arş. Gör. Yusuf Ziya Yüksel, Pınar İnce

3. Sektörün ve Rakiplerin İzlenmesi, Kıyaslama Yapılması Yükseköğretim Sektörü Analizi - PESTLE Alt Çalışma Grubu: Doç. Dr. Beyhan Bayhan Pınar İnce

3. Sektörün ve Rakiplerin İzlenmesi, Kıyaslama Yapılması Yükseköğretim Sektörü Analizi – Sektörel Yapı Analizi Alt Çalışma Grubu: Doç. Dr. Beyhan Bayhan Pınar İnce

4 -5. Performansa yönelik KPI’ların belirlenmesi Hedef kartları ve KPI’lar çıkarıldı. Risk Değerlendirmesi yapıldı.

BTÜ – Kalite politikası

BTÜ – Kalite Çalışmalarıyla İlgili İşleyiş

6. Uygulamalarda süreklilik ve sürdürülebilirlik için İzleme ve Değerlendirme Sistemi Kuruluyor. 1. BTÜ Stratejik Planı, Faaliyet Raporu, KİDR’deki veriler ve paydaş analizleri baz alınarak Nisan ayında BTÜ Performans İzleme ve Değerlendirme Toplantısı yapılır. 2. Kalite Koordinasyon Birimi (KKB) tarafından hazırlanan rapor Kalite Komisyonu tarafından Senatoya sunulur. 3. PUKÖ Döngüsü çerçevesinde bir önceki dönemin iyileştirme faaliyetlerinin kontrol ve önlem aşamaları ile bir sonraki dönemin plan ve uygulamaları kararlaştırılır. 1. BTÜ Stratejik Planı, Faaliyet Raporu ve KİDR’deki veriler, paydaş analizleri ve Kurumsal Mali Durum Beklentiler Raporu baz alınarak Eylül ayında BTÜ Performans İzleme ve Değerlendirme Toplantısı yapılır. 2. KKB tarafından hazırlanan rapor Kalite Komisyonu tarafından Senatoya sunulur. 3. PUKÖ Döngüsü çerçevesinde bir önceki dönemin iyileştirme faaliyetlerinin kontrol ve önlem aşamaları ile bir sonraki dönemin plan ve uygulamaları kararlaştırılır.

Bursa Teknik Üniversitesi Mevcut Durum ve Olası Sorular

B – Kalite Güvencesi Sistemiyle İlgili Bugüne Kadar Yapılanlar • EFQM eğitimleri alındı ve Özdeğerlendirme yapıldı. KİDR’deki ve Özdeğerlendirme Geribildirim Raporundaki iyileşmeye açık noktaların iyileştirilmesi için aksiyonlar alınmakta. • Kalite Güvencesi Yönergesi yayınlandı. Kalite Komisyonu çalışma şekli tasarlandı. Kalite Koordinasyon Birimi ve Birim Kalite Koordinatörlükleri oluşturuldu. • kalite. btu. edu. tr adresi açıldı ve tüm kalite çalışmaları şeffaf bir şekilde paylaşılıyor. • Kalite Politikası yayınlandı. • Süreçler tanımlandı. Göstergeler, standart formlar ve iş akışları hazırlanıyor. • Anketler, odak grup görüşmeleri, çalıştaylar ve danışma kurulları vasıtasıyla paydaş katılımı sağlandı. Yıllık döngüsü kurgulandı, 2018’de uygulama başlayacak. • Sektör ve rakipler izlendi, kıyaslama çalışmaları yapıldı. • Performansa yönelik KPI’lar belirlendi. • Risk değerlendirmesi yapıldı. • Uygulamalarda süreklilik ve sürdürülebilirlik için İzleme ve Değerlendirme Sistemi kuruluyor, PUKÖ ile iyileştirme faaliyetlerinin takip edilmesi sağlanacak. • Tüm göstergeleri takip etmek ve raporlamak için bir bilgi yönetim sistemi arayışı bulunmakta. SABİS incelendi. QPR ve Erciyes Üniversitesinin sistemi de incelenecek. • Uluslararasılaşma stratejisi oluşturulması için bir komisyon kurulmasına karar verildi.

C - Eğitim-Öğretimle İlgili Bugüne Kadar Yapılanlar • Paydaşların görüş ve önerileri alınmak üzere bölüm ve fakülte danışma kurulları oluşturulmuştur. • Öğrencilerimizin staja ek olarak eğitim öğretim dönemleri içerisinde endüstriyel kuruluşlarda tam zamanlı çalışmalarına olanak sağlayacak BTÜ-SEP yönergesi hazırlanmıştır. BTÜ-SEP işbirliği sözleşmesi, öğrenci sözleşmesi taslak çalışmaları devam etmektedir. • Programların yeterlilikleri, Türkiye Yükseköğretim Yeterlilikler Çerçevesiyle (TYYÇ) ile uyumlu hale getirilmiştir. (Bologna uyum süreci) • BTÜ Engelli Birimi Çalışma Esasları Yönergesi çıkarılmıştır. • SKSDB ve KDDB tarafından öğrenci uyum programı yürütülmektedir. • Akademik Takvim (Lisans, Lisansüstü) İngilizce dilinde web sayfamızda yayımlanmıştır. • Öğrencilerin kullanımına yönelik tesis ve altyapılarda (Kütüphane, kırtasiye vs. ) iyileştirmeler yapılmıştır. Örneğin, kütüphane çalışma saatleri uzatılmıştır. Yemekhane hizmetlerinden memnuniyet artırılmıştır. • Merkezi Araştırma Laboratuvarı projesi bitmiş olup, Merkezi Araştırma Laboratuvarı Birimi kurulmuştur ve yönergesi hazırlanmıştır. • 2019 -2023 Stratejik Plan hedeflerinden biri de Eğitimcinin Eğitimi planı kapsamında akademisyenlerin mesleki ve pedagojik formasyonunu geliştirmektir. • Uluslararası işbirliği protokollerinin sayısı artırılmıştır. • Kariyer Merkezinin kurulmasına yönelik hazırlıklar başlatılmıştır.

Ç – Ar-Ge Bölümüyle İlgili Bugüne Kadar Yapılanlar • Teknoloji Transfer Ofisi (TTO) kuruldu. • «Bursa Teknik Üniversitesi Fikri ve Sınai Mülkiyet Hakları Yönergesi» yayınlandı ve kurul oluşturuldu. • BAP Yönergesi yenilendi. (Proje çeşitleri artırıldı. ) • BTÜ Araştırma Politikası 2019 -2023 Stratejik Plan çalışmaları kapsamında belirlenen Farklılaşma Stratejisi, Ar-Ge ilgili Amaç, Hedefler ve KPI’lar baz alınarak kurulan bir komisyon tarafından Şubat/2018’e kadar hazırlanacak. • Araştırma Üniversitesi olmak için başvuru yapıldı. Geçmişten bugüne göstergeler belirlendi. Performansın artırılması için faaliyetler yürütülüyor. • Journal of Innovation Science & Engineering Dergisi çıkarıldı. İlk sayısı yıl sonunda yayınlanacak. • Merkezi Araştırma Laboratuvarı Yönergesi çıkarıldı. 2018’de faaliyete girecek. • Araştırmacıların yetkinliğini artırmak için eğitimler ve faaliyetler planlandı.

D – Yönetim Sistemi Bölümüyle İlgili Bugüne Kadar Yapılanlar • Üniversitemiz, kalite güvence sistemini, mevcut yönetim ve idari sistemini, yöneticilerin liderlik özelliklerini ve verimliliklerini ölçme ve izlemeye imkân tanıyacak şekilde bir yönetim sistemi tasarlamaya, bu kapsamda EFQM Mükemmellik Modelini uygulamaya karar vermiştir. • Eylem Planı Hazırlama Grubu 2016 yılı içerisinde yaptığı çalışmalar sonucunda ortaya çıkardığı eylem planı değerlendirme raporunu İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna sunmuştur. İç kontrol sisteminin Üniversitemizde oluşturulmasına yönelik çalışmalar devam etmektedir. • Üniversitemizdeki Bilgi Yönetim Sistemi portallerini içeren bir bilgi yönetim sistemi web sayfası oluşturulmuştur. Tüm alanlara giriş işlemleri btu. edu. tr uzantılı e-posta adresi ve şifresi ile yapılmaktadır. Elektronik Belge Yönetim Sisteminde, kullanıcılara özel şifreler tanımlanmaktadır. • Üniversitemizin liderlik, çalışanlar, müşteriler ve süreçler başlığı altındaki tüm kilit performans göstergeleri belirlenecek, bir yazılım yardımıyla belli dönemlerde güncellenecek, takip edilecek ve yönetime raporlanacaktır; iyileştirme faaliyetleri planlanıp takip edilecektir.

Bursa Teknik Üniversitesi Kalite Güvence Sistemi TEŞEKKÜRLER