Buchfhrung ist gar nicht so schwer Eine kleine

Buchführung ist gar nicht so schwer Eine kleine Einstiegshilfe von Prof. Dr. Günther Dey Hochschule Bremen, Fakultät Wirtschaftswissenschaften

Buchführung = Erfassung von Geschäftsvorfälle sind alle Aktivitäten, die zu Geldbestands- oder Wertveränderungen in einer Einrichtung unternommen werden. Sie werden in der Buchführung (synonym: Buchhaltung) systematisch erfasst. Damit wird eine Grundlage für die Dokumentation und für die Berichterstattung über eine Abrechnungsperiode gelegt.

Drei Grundformen Buchführung kann betrieben werden als • kameralistische Buchführung (noch überwiegend bei staatlichen Institutionen) • Einnahmen-Überschuss-Rechnung (z. B. bei Freiberuflern oder kleineren gemeinnützigen Körperschaften) • doppelte Buchführung (bei den meisten Unternehmen und bei größeren Einrichtungen) Nachstehend wird nur auf die doppelte Buchführung eingegangen.

Ergebnis der Buchführung: Jahresabschluss Am Ende eines Jahres werden die Zahlen aus der laufenden Buchführung zum Jahresabschluss zusammengeführt. Dieser besteht aus • der Bilanz, die Bestände an Vermögen und Schulden gegenüberstellt, und • der Gewinn- und Verlustrechnung (Gu. V), die den Werte-Zuwachs und die Werteverringerung in der Abrechnungsperiode im Überblick darstellt.

Buchführung = Erfassung von Geschäftsvorfällen • In der laufenden Buchführung werden die Geschäftsvorfälle aber nicht in Bilanz und Gu. V-Rechnung selbst gebucht. • Erfasst wird auf Konten. Man unterscheidet • Bestandskonten (für die Einzelpositionen der Bilanz) • Erfolgskonten (für die Einzelpositionen der Gu. V)

Unterscheidung von Geschäftsvorfällen • Kategorie 1 erfolgsneutrale Geschäftsvorfälle keine Auswirkung auf Gewinn oder Verlust (Nur Buchungen auf Bestandskonten) • Kategorie 2 erfolgswirksame Geschäftsvorfälle mit Auswirkungen auf Gewinn oder Verlust (Buchungen auf Bestands- und Erfolgskonten)

Kontenarten Gu. V-Rechnung Bilanz Aktiva Aufwand Passiva Bestandskonten Ertrag Erfolgskonten Aktivkonten Passivkonten Aufwandskonten Ertragskonten Soll Haben

Erfolgsneutrale Geschäftsvorfälle • werden nur auf Bestandskonten gebucht. • Man unterscheidet vier Fallarten: • Aktivtausch: Wertbewegungen zwischen zwei Aktivkonten • Passivtausch: Wertbewegungen zwischen zwei Passivkonten • Bilanzverlängerung: Zuwachs auf einem Aktiv- und auf einem Passivkonto • Bilanzverkürzung: Abnahme auf einem Aktiv- und auf einem Passivkonto

Aktivtausch Bilanz Diverse andere Vermögensgegenstände Bank Kasse Bilanzsumme 50000 Diverse andere Passiva 52200 Bilanzsumme 52200 200 52200 Bilanz Diverse andere Vermögensgegenstände Bank Kasse Bilanzsumme 50000 Diverse andere Passiva 52200 Bilanzsumme 52200 1800 400 52200

Passivtausch Bilanz Diverse andere Vermögensgegenstände 52200 Bilanzsumme 52200 Diverse andere Passiva Lfr. Bankverbindl. Kfr. Bankverbindl 20000 25000 7200 Bilanzsumme 52200 Bilanz Diverse andere Vermögensgegenstände 52200 Bilanzsumme 52200 Diverse andere Passiva Lfr. Bankverbindl. Kfr. Bankverbindl Bilanzsumme 20000 30000 2200 52200

Bilanzverlängerung Bilanz Diverse andere Vermögensgegenstände Diverse andere 50000 Passiva 30000 Bank Bilanzsumme 2000 52000 22000 52000 Darlehen Bilanzsumme Bilanz Diverse andere Vermögensgegenstände Diverse andere 50000 Passiva 30000 Bank Bilanzsumme 12000 62000 32000 62000 Darlehen Bilanzsumme

Bilanzverkürzung Bilanz Diverse andere Vermögensgegenstände Diverse andere 51800 Passiva 30000 Kasse Bilanzsumme 400 52200 22200 52200 Verbindlichk. Bilanzsumme Bilanz Diverse andere Vermögensgegenstände Diverse andere 51800 Passiva 30000 Kasse Bilanzsumme 200 Verbindlichk. 52000 Bilanzsumme 22000 52000

Buchungslogik 1 Aktivkonto 1, z. B. Kasse AB 100 Aktivkonto 2, z. B. Bank AB 2000 Passivkonto 1, z. B. Darlehen. AB 3000 Passivkonto 2, z. B. Bankverb. AB 1000 Merksatz: Anfangsbestände werden auf Aktivkonten links, Kasse 100, Bank 2000 auf Passivkonten rechts Darlehen 3000, Bankverbindl. 1000 gebucht! (Gegenbuchung auf Eröffnungsbilanzkonto) Buchungen der Anfangsbestände:

Buchungslogik 2 Aktivkonto 1, z. B. Kasse AB 100 Aktivkonto 2, z. B. Bank AB 2000 Passivkonto 1, z. B. Darlehen. (1) 100 AB 3000 Passivkonto 2, z. B. Bankverb. AB 1000 (1) 100 Buchung (1) einer Barabhebung von 100: Einzahlung/Zugang bei Kasse, Abgang bei Bank Merksatz: Auf Aktivkonten Dies ist ein Aktivtausch! werden Zugänge links, Abgänge rechts gebucht!

Buchungslogik 3 Aktivkonto 1, z. B. Kasse AB 100 (1) 100 Aktivkonto 2, z. B. Bank AB 2000 (1) 100 Passivkonto 1, z. B. Darlehen. AB 3000 (2) Passivkonto 2, z. B. Bankverb. (2) 500 AB 1000 500 Buchung (2) eines Passivtausches: Umschuldung von 500, Darlehenserhöhung Merksatz: Auf Passivkonten werden Zugänge rechts, Abgänge links gebucht!

Buchungslogik 4 Aktivkonto 1, z. B. Kasse Aktivkonto 2, z. B. Bank AB 100 AB 2000 (1) 100 (3) 1000 Passivkonto 1, z. B. Darlehen. (1) 100 AB 3000 (2) Passivkonto 2, z. B. Bankverb. (2) 500 AB 1000 500 (3) 1000 Buchung (3) einer Bilanzverlängerung Kreditaufnahme (Darlehen) von 1000, Gutschrift auf Bank Merksatz: Zugänge werden auf Aktivkonten links, auf Passivkonten rechts gebucht!

Buchungslogik 5 Aktivkonto 1, z. B. Kasse AB 100 (1) 100 (4) 150 Aktivkonto 2, z. B. Bank AB 2000 Passivkonto 1, z. B. Darlehen. (1) 100 (3) 1000 Passivkonto 2, z. B. Bankverb. AB 3000 (2) (4) 150 500 AB 1000 (3) 1000 Buchung (4) einer Bilanzverkürzung Bartilgung einer Bankverbindlichkeit von 150 Merksatz: Abgänge werden auf Aktivkonten rechts, auf Passivkonten links gebucht!

Buchungslogik 6 Aktivkonto 1, z. B. Kasse Aktivkonto 2, z. B. Bank AB 100 (4) 150 AB 2000 (1) 100 SB 50 (3) 1000 SB 2900 Passivkonto 1, z. B. Darlehen. SB 4500 Passivkonto 2, z. B. Bankverb. AB 3000 (2) 500 AB 1000 (2) 500 (4) 150 (3) 1000 SB 350 Ermittlung des Schlussbestandes (des Saldos): Buchung der Differenz zur Summe auf der „kleineren“ Seite Gegenbuchungen zur Buchung des Saldos finden auf Abschlusskonten statt!

Buchungslogik 7 Aktivkonto 1, z. B. Kasse Aktivkonto 2, z. B. Bank AB 100 (4) 150 AB 2000 (1) 100 SB 50 (3) 1000 SB 2900 200 3000 Passivkonto 1, z. B. Darlehen. SB 4500 Passivkonto 2, z. B. Bankverb. AB 3000 (2) 500 (4) 150 (3) 1000 SB 350 4500 1000 4500 Nach Buchung des Saldos sind beide Seiten gleich groß, das Konto ist „abgeschlossen“. 500 AB 1000

Erfolgswirksame Geschäftsvorfälle • werden immer auf einem Bestandskonto und auf einem Erfolgskonto gebucht. • Man unterscheidet zwei Fallarten: • Ertrag: Zugang auf einem Aktivkonto, Gegenbuchung auf einem Ertragskonto • Aufwand: Buchung auf einem Aufwandskonto, Gegenbuchung = Abgang auf einem Aktivkonto

Buchungslogik 8 - Aufwendungen Aktivkonto 1, Aktivkonto 2, z. B. Aufwandskonto 1, z. B. Bank z. B. Rohstoffbestand Materialaufwand (AB 1000) (1) 500 (AB 8000) (2) 2000 (1) 500 Buchung (1) eines Materialverbrauchs von 500: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung beim Rohstofflager (z. B. Stoff für Kostüme) Buchung (2) einer Gehaltszahlung von 2000: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung auf dem Bankkonto Aufwandskonto 2, z. B. Gehälter. (2) 2000 Erfolgskonten haben im Gegensatz zu Bestandskonten keinen Anfangsbestand. Sie werden zu Jahresbeginn auf 0 gestellt.

Buchungslogik 9 - Erträge Aktivkonto 1, Aktivkonto 2, z. B. Ertragskonto 1, z. B. Forderungen Bank z. B. Umsatzerlöse (AB 1000) (AB 8000) (3) 3000 (4) 1000 (3) 3000 Buchung (3) eines Warenverkaufs auf Ziel von 3000: Zugang/Linksbuchung bei Forderungen, Rechtsbuchung bei Umsatzerlösen Buchung (4) einer Zinsgutschrift von 1000: Zugang/Linksbuchung auf dem Bankkonto, Rechtsbuchung auf dem Zinsertragskonto Ertragskonto 2, z. B. Zinserträge. (4) 1000

Eselsbrücken zur Zuordnung, auf welcher Kontoseite Erträge bzw. Aufwendungen gebucht werden:

Eselsbrücke A: Umkehrschluss 1 Sie haben Eintrittskarten verkauft – Umsatzerlöse. Was passiert? Bei Barverkauf nimmt Ihr Kassenbestand zu, bei Zielverkauf nehmen Ihre Forderungen zu. Beides bedeutet Zunahme von Vermögen, also Zunahme auf Aktivkonten – Linksbuchung. Im Umkehrschluss muss damit die Buchung auf einem Ertragskonto rechts erfolgen.

Eselsbrücke A: Umkehrschluss 2 Sie haben Material verbraucht - Materialaufwand. Was passiert? Ihr Lagerbestand nimmt ab. Das bedeutet Abnahme von Vermögen, also Abnahme auf Aktivkonten – Rechtsbuchung. Im Umkehrschluss muss damit die Buchung auf einem Aufwandskonto links erfolgen.

Eselsbrücke B: Ableitung aus dem Eigenkapitalkonto Das Eigenkapital steht auf der Passivseite der Bilanz, also bucht man auf einem Passivkonto – Zunahmen rechts, Abnahmen links. Eigenkapitalkonto Aufwand = Abnahme Ertrag = Zunahme Ertrag bedeutet Eigenkapitalmehrung, also Rechtsbuchung. Aufwand bedeutet Eigenkapitalminderung, also Linksbuchung.

Kontenabschluss • Alle Bestandskonten werden zum Schlussbilanzkonto abgeschlossen, aus dem die Bilanz entsprechend HGB entwickelt wird. • Auch Privatkonten für Privatentnahmen und -einlagen sind Bestandskonten. • Alle Erfolgskonten werden zum Gu. V-Konto (Sammelkonto für Ertrag und Aufwand) abgeschlossen. Dieses wird mit seinem Saldo (= Gewinn oder Verlust) zum Eigenkapitalkonto abgeschlossen. Dieses ist ein Bestandskonto – weiter also: siehe links.

Abschlussbuchungen Bestandskonten Aktivkonto 1, z. B. Kasse Aktivkonto 2, z. B. Bank AB 100 (4) 150 AB 2000 (1) 100 SB 50 (3) 1000 SB 2900 200 Andere Aktiva Bank Kasse Bilanzsumme 3000 Passivkonto 1, z. B. Darlehen SB 4500 Passivkonto 2, z. B. Bankverb. AB 3000 (2) 500 (4) 150 (3) 1000 SB 350 4500 1000 4500 Schlussbilanzkonto 40000 Andere Passiva 2900 Darlehen 50 Bankverb. 42950 Bilanzsumme 500 AB 1000 38100 4500 350 42950 1000

Abschlussbuchungen Erfolgskonten Ertragskonto 1, z. B. Umsatzerlöse Gu. V Summe 90000 Ertragskonto 2, z. B. Zinserträge Gu. V Summe 2000 Aufwandskonto 1, z. B. Materialaufwand Summe 44000 2000 Summe 23000 Gu. V 44000 Gu. V-Konto Aufwendungen Aufwandskonto 2, z. B. Gehälter. Materialaufwand 44000 Umsatzerlöse Gehälter 23000 Zinserträge Gewinn 25000 Summe 92000 Gu. V 23000 Erträge 90000 2000 Gegenbuchung auf Eigenkapitalkonto Summe 92000

Übersicht Eröffnungsbilanzkonto (Werte aus Vorjahr) Bestandskonten Aktivkonten Passivkonten Darunter: EKKonto Schlussbilanz. Konto Erfolgskonten (keine Anfangswerte) Aufwandskonten Ertragskonten Gu. V-Konto

Und die Merksätze. . . • Ein Buchungssatz ist eine präzise Kurzanweisung für die Buchung (z. B. Kasse an Bank). • Keine Buchung ohne Gegenbuchung! • Erst die Linksbuchung (Soll), dann die Rechtsbuchung (Haben)! • Die Beträge der Links- und der Rechtsbuchungen aus einem Buchungssatz müssen gleich hoch sein. • Keine Buchung ohne Beleg!

Kleiner Praxisfall • Auf dem Bankkonto eines Kulturbetriebs stehen zu Beginn des Beispiels 15. 000 €. Er hat keine Schulden. In der Kasse liegen 400 €. Das Eigenkapital beträgt somit 15. 400 €. • Der Druck von Eintrittskarten und Programmheften verursacht Aufwand in Höhe von 500 €. • Laufende Personalaufwendungen sind in Höhe von 5. 000 € zu erfassen. • Der Betrieb verkauft für € 20. 000. - Eintrittskarten, davon je 50 % an den Abendkassen bar und über ein Ticketcenter, das erst später das Geld überweist. • Künstlerhonorare sind in Höhe von 10. 000 € zu bezahlen.

Praxisfall: Einrichtung von Konten Aus dem Fall benötigt man: • ein Konto „Kasse“ • ein Konto „Bank“ zur Bezahlung von Rechnungen) • Ein Konto „Forderungen“ für noch offene Rechnungen • ein Konto „Umsatzerlöse“ • ein Konto „Druckaufwand“ • ein Konto „Personalaufwand“ • ein Konto „Künstlerhonorare“ • ein Sammelkonto „Gu. V-Konto“ • ein Konto „Eigenkapital“ • das Schlussbilanzkonto

Praxisfall: Buchen der Anfangsbestände Aktivkonto 1 Kasse AB 400 Aktivkonto 2 Bank AB 15. 000 Passivkonto 1, Eigenkapital AB 15. 400 Buchungen der Anfangsbestände: Kasse 400, Bank 15. 000 Eigenkapital 15. 400 (das Eröffnungsbilanzkonto für die Gegenbuchungen können Sie sich sparen.

Praxisfall: Buchung Ertrag Aktivkonto 1 Kasse AB 400 (1) 10. 000 Aktivkonto 3 Forderungen AB 0 Ertragskonto 1 Umsatzerlöse (1) 20. 000 (1) 10. 000 Buchung (1) Kartenverkauf bar 10. 000 und „auf Ziel“ 10. 000: Zugang/Linksbuchung bei Kasse bzw. Forderungen, Rechtsbuchung 20. 000 bei Umsatzerlösen

Praxisfall: Buchungen Aufwand Aktivkonto 1 Bank (AB 15. 000) (2) 500 (3) 5000 Aufwandskonto 1 Aufwandskonto 2, Aufwandskonto 3, Druckaufwand Personalaufwand Künstlerhonorare (2) 500 (3) 5. 000 (4) 10. 000 Buchung (2) Druck Programm/Karten von 500: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung bei Bank Buchung (3) Personal von 5. 000: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung auf dem Bankkonto Buchung (3) Künstlerhonorar von 10. 000: Aufwand/Linksbuchung, Abgang / Rechtsbuchung auf dem Bankkonto

Achtung: Ein Problem! Aktivkonto 1 Bank (AB 15. 000) (2) 500 Aufwandskonto 1 Aufwandskonto 2, Aufwandskonto 3, Druckaufwand Personalaufwand Künstlerhonorare (2) 500 (3) 5. 000 (4) 10. 000 Wie man sieht, reicht das Geld auf dem Bankkonto nicht aus, die drei Zahlungsverpflichtungen zu begleichen. Möglichkeit 1: Die Einrichtung darf das (Giro-)Konto überziehen und Schulden machen – s. nachfolgende Bilanz. Möglichkeit 2: Es erfolgt zuvor ein Ausgleich durch Einzahlung aus der Kasse.

Abschlussbuchungen Erfolgskonten Ertragskonto Umsatzerlöse Gu. V Aufwandskonto 1 Aufwandskonto 2 Druckaufwand Personalaufwand Summe 20. 000 500 20. 000 Gu. V 5. 000 Gu. V-Konto 500 Personal 5. 000 Honorare 10. 000 Gewinn 4. 500 Summe 30000 Summe Gu. V 10. 000 500 Aufwendungen Druckaufwand Summe Aufwandskonto 3 Honorare Umsatzerlöse Gu. V 10. 000 Erträge 20. 000 Gegenbuchung auf Eigenkapitalkonto Summe 30000

Abschlussbuchungen Bestandskonten Aktivkonto 1, z. B. Kasse AB 400 Aktivkonto 2, z. B. Bank AB 15. 000 (1) 10. 000 SB 10. 400 Forderungen Bank Kasse Bilanzsumme (SB) 500 15. 500 Aktivkonto 3 Forderungen (2) 500 AB 0 (3) 5. 000 (4) 10. 000 (1) 10. 000 SB 10. 000 15. 500 10. 000 Schlussbilanzkonto 10. 000 Eigenkapital Passivkonto 1 Eigenkapital AB 15. 400 Gu. V 4. 500 SB 19. 900 0 10. 400 Bankverbindl. 20. 400 Bilanzsumme 500 20. 400 19. 900