Bring oss i front Hva vi nsker oppn

Bring oss i front

Hva vi ønsker å oppnå med ny organisasjonsmodell Mål: • Felles helhetlig ledelse med felles mål Vurderingskriterier - difi: styrbarhet og rolleklarhet • Samhandling på tvers formålseffektivitet og fleksibilitet • Hensiktsmessig ansvars – og oppgavefordeling rolleklarhet og fleksibilitet • Effektiv oppgaveløsning kostnadseffektivitet og brukerorientering

3

Gevinster skal hentes ut gjennom; • • Kostnadsreduksjon Digitalisering Forenkling Systemutvikling

Utfordringer • • • Kultur Tillit/legitimitet Rolleforståelse stab/støtte vs fag Ansvarsorganisering eks. gjennomgående ledelse Penger Tid

Videre arbeid - mulige delprosjekter; • • • Videregående opplæring – driftsnivå og bærekraftig økonomi Digitalisering Eiendom IT tjenester Bør vi jobbe speilet med gevinstrealisering eller som en del av andre prosjekter?

Bring oss i front

Organisasjonsmodell Nordland fylkeskommune alternativ 1 Nordland fylkesting Fylkesordfører Fylkestingets kontor Fylkesrådsleder Fylkesråd Kompetanse og kultur Fylkesråd Finans og organisasjon Fylkesråd Plan, næring og samferdsel Kompetanse og kultur Finans og organisasjon Plan, næring og samferdsel • Videregående opplæring • Fagskoler • Voksenopplæring og karriereveiledning • Høyere utdanning og forsking • Integrering og kvalifisering • Kunst- og kulturformidling • Kulturproduksjon • Bibliotek • Museum • Regional kulturminneforvaltning • Idrett og friluftsliv • Historisk arkiv • Folkehelse og frivillighet • Tannhelse • • • • Økonomi, budsjett, regnskap og lønn Innkjøp HR Tjenesteutvikling og digitalisering Virksomhetsstyring og eierskap IKT Juridisk Internasjonalt arbeid Kommunikasjon HMS, beredskap og sikkerhet Dokumentasjon, Politisk sekretariat Systemansvar tilskudd Eiendom, FDV, utbygging og rehabilitering • Felles drift • Overordnet strategiutvikling og planstrategi • Regional planlegging og NTP • Plansamordning • Kommuneplanveiledning • Statistikk, analyse og GIS • Næringsutvikling • Regional utvikling • Aquakultur • Regionalt forskningsfond • By, regionsenter (stedsutvikling) • Bærekraft, klima, miljø og naturressurser • Infrastruktur: vei, bro, kai og tunell • Trafikksikkerhet • Kollektiv, buss, bår og ferge • Fiskerihavner 8

Organisasjonsmodell Nordland fylkeskommune alternativ 2 Nordland fylkesting Fylkesordfører Fylkestingets kontor Fylkesrådsleder Fylkesråd Infrastruktur og mobilitet Fylkesråd Plan, næring og klima Fylkesråd Finans og organisasjon Fylkesråd Kompetanse og kultur Infrastruktur og mobilitet Plan, næring og klima Finans og organisasjon Kompetanse og kultur • Infrastruktur • Vei, bro, kai og tunell • Trafikksikkerhet • Kollektiv, • Buss, båt og ferge • Fiskerihavner • Eiendom: • FDV, • Utbygging og rehabilitering • Overordnet strategiutvikling og planstrategi • Regional planlegging og NTP • Plansamordning • Kommuneplanveiledning • Statistikk, analyse og GIS • Næringsutvikling • Regional utvikling • Aquakultur • Regionalt forskningsfond • By, regionsenter (stedsutvikling) • Regional kulturminneforvaltning • Bærekraft, klima, miljø og naturressurser • Økonomi, budsjett, regnskap og lønn • HR • Tjenesteutvikling og digitalisering • Virksomhetsstyring • HMS, beredskap og sikkerhet • IKT • Juridisk • Kommunikasjon • Innkjøp • Dokumentasjon • Systemansvar tilskudd • Felles drift • Videregående opplæring • Fagskoler • Voksenopplæring og karriereveiledning • Integrering og kvalifisering • Høyere utdanning og forsking • Kunst- og kulturformidling • Kulturproduksjon • Bibliotek • Museum • Idrett og friluftsliv • Historisk arkiv • Folkehelse og frivillighet • Tannhelse 9

Organisasjonsmodell Nordland fylkeskommune alternativ 3 Nordland fylkesting Fylkesordfører Fylkestingets kontor • • Fylkesrådsleder Fylkesråd Finans og organisasjon Fylkesråd Plan, næring kultur og klima Fylkesråd Kompetanse Fylkesråd Infrastruktur og mobilitet Fylkesrådsleders kontor Finans og organisasjon Plan, næring, kultur og klima Kompetanse Infrastruktur og mobilitet Politisk sekretariat Tverrfaglig samordning Eierskap Internasjonalt arbeid • Økonomi, budsjett, regnskap og lønn • HR • Tjenesteutvikling og digitalisering • Virksomhetsstyring • HMS, beredskap og sikkerhet • IKT • Juridisk • Kommunikasjon • Innkjøp • Dokumentasjon • Systemansvar tilskudd • Felles drift • Overordnet planstrategi. Regional planlegging og NTP. Plansamordning Kommuneplanveiledning • Statistikk, analyse (GIS) • Næring- og regional utvikling. By og regionsenter Aquakultur Regionalt forsknings-fond. • Bærekraft, klima, miljø og naturressurser • Kunst- og kulturformidling og produksjon. Bibliotek. Museum. Historisk arkiv • Regional kulturminneforvaltning. • Folkehelse og frivillighet • Idrett og friluftsliv. • • • Videregående opplæring Fagskoler Voksenopplæring Karriereveiledning Integrering og kvalifisering Høyere utdanning og forsking • Tannhelse • Infrastruktur • Vei, bro, kai og tunell • Trafikksikkerhet • Kollektiv, • Buss, båt og ferge • Fiskerihavner • Eiendom: • FDV, • Utbygging og rehabilitering 10

Organisasjonsmodell Nordland fylkeskommune alternativ 4 Nordland fylkesting Fylkesordfører Fylkestingets kontor Fylkesrådsleder Fylkesråd Finans og organisasjon Fylkesråd Plan, næring og klima Fylkesråd Kompetanse Fylkesråd Infrastruktur og mobilitet Fylkesråd Kultur og folkehelse Fylkesrådsleders kontor Finans og organisasjon Plan, næring og klima Kompetanse Infrastruktur og mobilitet Kultur og folkehelse • Politisk sekretariat • Tverrfaglig samordning • Eierskap • Internasjonalt arbeid • Økonomi, budsjett, regnskap og lønn • HR • Tjenesteutvikling og digitalisering • Virksomhetsstyring • HMS, beredskap og sikkerhet • IKT • Juridisk • Kommunikasjon • Innkjøp • Dokumentasjon • Systemansvar tilskudd • Felles drift • Overordnet strategiutvikling og planstrategi • Regional planlegging og NTP • Plansamordning • Kommuneplanveiledning • Statistikk, analyse og GIS • Næringsutvikling • Regional utvikling • By og regionsenter (stedsutvikling) • Aquakultur • Regional kulturminneforvaltning • Regionalt forskningsfond • Bærekraft, klima, miljø og naturressurser • • • Videregående opplæring Fagskoler Voksenopplæring Karriereveiledning Integrering og kvalifisering Høyere utdanning og forsking • Infrastruktur • Vei, bro, kai og tunell • Trafikksikkerhet • Kollektiv, • Buss, båt og ferge • Fiskerihavner • Eiendom: • FDV, • Utbygging og rehabilitering • Kunst- og kulturformidling og produksjon • Bibliotek • Museum • Historisk arkiv • Folkehelse og frivillighet • Idrett og friluftsliv • Tannhelse 11

Organisasjonsmodell Nordland fylkeskommune alternativ 5 Nordland fylkesting Fylkesordfører Fylkestingets kontor Fylkesrådsleder Fylkesråd Finans og organisasjon Fylkesråd Plan og klima Fylkesråd Kompetanse og næring Fylkesråd Infrastruktur og mobilitet Fylkesråd Kultur og folkehelse Fylkesrådsleders kontor Finans og organisasjon Plan og klima Kompetanse og næring Infrastruktur og mobilitet Kultur og folkehelse • Politisk sekretariat • Tverrfaglig samordning • Eierskap • Internasjonalt arbeid • Økonomi, budsjett, regnskap og lønn • HR • Tjenesteutvikling og digitalisering • Virksomhetsstyring • HMS, beredskap og sikkerhet • IKT • Juridisk • Kommunikasjon • Innkjøp • Dokumentasjon • Systemansvar tilskudd • Felles drift • Overordnet strategiutvikling og planstrategi • Regional planlegging og NTP • Plansamordning • Kommuneplanveiledning • Statistikk, analyse og GIS • Regional kulturminneforvaltning • Bærekraft, klima, miljø og naturressurser • • • Videregående opplæring Fagskoler Voksenopplæring Karriereveiledning Integrering og kvalifisering Høyere utdanning og forsking Næringsutvikling Regional utvikling By, regionsenter (stedsutvikling) Aquakultur Regionalt forskningsfond • Infrastruktur • Vei, bro, kai og tunell • Trafikksikkerhet • Kollektiv, • Buss, båt og ferge • Fiskerihavner • Eiendom: • FDV, • Utbygging og rehabilitering • Kunst- og kulturformidling og produksjon • Bibliotek • Museum • Historisk arkiv • Folkehelse og frivillighet • Idrett og friluftsliv • Tannhelse 12

Tverrfaglig samhandling Nordland fylkesting Fylkesordfører Fylkestingets kontor Fylkesrådsleder Fylkesråd Finans og organisasjon Fylkesråd Plan, næring kultur og klima Fylkesråd Kompetanse Fylkesråd Infrastruktur og mobilitet Fylkesrådsleders kontor Finans og organisasjon Plan, næring, kultur og klima Kompetanse Infrastruktur og mobilitet Dedikerte ressurser Arena for tverrfaglig samhandling Porteføljestyring Tverrgående prosesser og Større prosjekter 13

Kompenserende strukturer Særlige fullmakter innen Finans og organisasjon og planfunksjonen Tverrfaglig samordning Lederavtaler Tjenesteytingsavtaler

Prosesseierskap ► Å utstyre en sektor med utvidede fullmakter, som gjør det mulig å instruere andre sektorer, er erfaringsmessig utfordrende i et parlamentarisk system. Innenfor slike system er det fylkesrådet som vedtar retningslinjer og policy, og den enkelte administrative toppleder står ansvarlig overfor «sin» råd. Det finnes imidlertid eksempler fra andre fylker og kommuner på måter å ordne dette på, eksempelvis i Oslo hvor Byrådsavdeling for finans blant annet har ansvar for budsjettprosessen, personal og arbeidsgiverpolitikk, drift av fordelingssystemet til bydelene, koordinering av kommuneplanarbeidet, og større organisatoriske oppgaver og ► Agenda Kaupang foreslår at det utvikles et sett fullmakter som knyttes til «prosesseierskap» . ► Økonomi. Ulike økonomiprosesser som økonomiplan, budsjettering, tertialrapportering, regnskap, årsmeldinger osv. ► HR. Utarbeidelse av policydokument og prosesser som rekruttering, oppsigelser, lønnsforhandlinger osv. ► Planfunksjonen. Fylkesplan og temaplaner ► Det er viktig å presisere at fylkeskommunen i tillegg til å utarbeide fullmakter bør beskrive de aktuelle prosessenes forløp og avklare de ulike aktørenes rolle i de ulike delene av prosessen. Agenda Kaupang anbefaler videre at prosessene innarbeides og koordineres i fylkeskommunens årshjul. 15

Tverrfaglig samordning ► Grepet med å legge noen funksjoner under Fylkesrådsleders kontor er ikke motivert ut fra at en slik plassering vil kunne gi disse funksjonene andre typer fullmakter enn det øvrige funksjoner har. Agenda Kaupang tar som utgangspunkt at prosesseierfullmakter kan utarbeides også for prosessen tverrfaglig samordning og at eierskapet til de prosessene som gjennomføres med hensyn til samordning (porteføljestyring og prosjektarena) utstyres med noen særskilte bestemmelser i fylkeskommunens delegeringsreglement som gir en legitim rett til å be om ressurser fra andre avdelinger og til å følge opp prosessene. 16

Lederavtaler ► For å sikre god helhetlig ledelse, samhandling på tvers, effektivisering, gevinstrealisering og implementering av politiske vedtak og føringer, anbefaler Agenda Kaupang at det innføres lederavtaler, ikke bare på toppledernivå, men som en gjennomgående struktur. ► Disse lederavtalene må i tillegg til vanlige ansettelsesvilkår inneholde en rullerende del som beskriver mål og forventninger til den enkelte leder. Målene bør være knyttet til fylkeskommunens prioriterte satsninger, og ikke begrenses til kun å inneholde mål for egen avdeling. For å få til helhetlig ledelse er det et vesentlig poeng at lederne skal også følges opp på tverrgående mål. På den måten blir Fylkesledergruppen felles ansvarlig for å nå alle fylkeskommunens mål. Lederavtaler bør videre være et gjennomgående grep som inkluderer samtlige ledere i kommunen 17

Tjenesteytingsavtaler ► Med tjenesteytingsavtaler mener vi en avtale mellom en stab- og støtteavdeling, eksempelvis økonomi, og en tjenesteytende enhet, eksempelvis en videregående skole, som regulerer hvilke støttetjenester som skal leveres, og på hvilket nivå. Vi har sett i brukerundersøkelsen at opplevelsen av tjenestene som ytes fra disse funksjonene varierer, og at det på noen områder er et stort forbedringspotensial. ► Ut fra dette anbefaler vi at fylkeskommunen innfører slike avtaler. Når det skal etablere en felles eiendomsforvaltning er det erfaringsmessig helt nødvendig å utarbeide et slikt avtaleverk for å få til god rollefordeling og å skape tillit mellom de involverte aktørene. I særlig grad gjelder dette opp mot de videregående skolene. ► Slike avtaler har mange navn. Service og leveranseavtale (SLA) er også en vanlig betegnelse. 18

Først…noen gjennomgående grep ► Virksomhetsstyring ► I dagens modell finnes det i Stab et definert ansvar for fylkeskommunens helhetlige kvalitetssystem. Vi har i samtlige modeller foreslått at det plasseres inn et ansvar for virksomhetsstyring som er tenkt som en utvidelse av ansvarsområdet kvalitetssystem ► Samlet planfunksjon ► I alle modellene er det foreslått en samlet planfunksjon. Her samles oppgaver som i dag er organisert i Næring og regional utvikling, Kultur miljø og folkehelse og Fylkesveg. I tillegg er det definert et ansvar for statistikk, analyse og Geografisk informasjonssystem (GIS) i denne funksjonen. ► Tjenesteutvikling og digitalisering ► Nordland fylkeskommune er i ferd med å utarbeide en digitaliseringsstrategi. Vi har i samtlige modeller tatt høyde for at effektiv digitalisering forutsetter et samvirke mellom teknologi og organisasjonsutvikling i hele virksomheten. I de nye organisasjonsmodellene er digitalisering skilt fra IT drift. Gjennomgående er ansvaret for tjenesteutvikling og digitalisering lagt til Finans og organisasjon. 19

Først…noen gjennomgående grep ► Tverrfaglig samordning – prosjektarena ► I modellene 3, 4 og 5 er det foreslått et grep hvor Fylkesrådsleders kontor etableres under Fylkesrådsleder og tilføres noen funksjoner som politisk sekretariat, fylkeskommunens eierskapsrolle knyttet til selskaper, internasjonalt arbeid og ikke minst, tverrfaglig samordning. ► Funksjonen knyttet til tverrfaglig samordning er ikke tenkt som en avdeling som skal ha ansvar for å koordinere alle fylkeskommunens aktiviteter, men er tenkt bemannet med et begrenset antall personer som blir eiere av noen sentrale prosesser som Prosjektarena, porteføljestyring og porteføljeansvar. ► Systemansvar tilskudd ► Nåsituasjonsbeskrivelsen viser at det er et visst effektiviseringspotensial å hente ut ved å koordinere og digitalisere tilskuddsforvaltningen og tilskuddshåndteringen. I alle modellene er ansvaret for å håndtere søknader og søknadsprosessen skilt fra ansvaret for å gjøre faglige vurderinger. 20

Evaluering av modellene 21

Agenda Kaupang bidrar til omstilling og utvikling av offentlig sektor. Vi bistår ledere og medarbeidere med faktabaserte beslutningsgrunnlag og effektivisering av prosesser. Agenda Kaupang gjennomfører analyser og rådgiving innen ledelsesutvikling, styring, økonomi, organisasjonsutvikling og digitalisering. 22