BOSS Brugermder 2011 BOSS Brugermder 2011 Hvorfor BOSS

BOSS Brugermøder 2011

BOSS Brugermøder 2011 Hvorfor BOSS 5. 0 og ikke 4. 9 RFID Udlånsformer Design Hvordan ”kommer vi efter dem” Web. BOSS Nye muligheder Bedre integration med Lectio Elevopdatering Holdudlån Bestillingssystem – sommerferie Mjølner Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 2

BOSS Brugermøder 2011 SMS Studiekort Billeder BOSS Bogportal BOSS-party BOSS på 64 bit computere Service-abonnement … og selvfølgelig: en pause m. ”lidt godt” Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 3

BOSS 4. 9 5. 0 Markant skift i vores registreringsmetode RFID og stregkoder Markant skift i håndteringen af vores database Titelbaseret eller eksemplarbaseret BOSS står egentlig for BOgdepotets Stregkode. System … Men BORS lyder altså for åndssvagt ! Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 4

Eksemplar ↔ Titel Bogdepot Bibliotek Mærkning Kan benytte fortrykt Kræver individuel Holdudlån via lærer Uproblematisk Reelt umuligt Elever får byttet eksemplarer Identificer en afleveret bogs låner stregkode mærkning Uproblematisk Umuligt Problematisk Peter afleverer Pias bog, men hvad hvis Pia ikke afleverer? Uproblematisk Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! Hvordan får den rigtige elev den rigtige bog (men er det den der afleverede) 5

Eksemplar ↔ Titel Udlån knyttet til eksemplaret Kræver enkeltvis mærkning af alle eksemplarer Klar fordel ved dyre materialer (f. eks. Videokameraer, PC-er o. lign), hvor man gerne vil sikre sig, at det er det rigtige man får tilbage I bibliotekssystemer reelt umuligt at sikre, at en elev ikke får mere end et eksemplar af hver bog Godt eller skidt? Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 6

Eksemplar ↔ Titel BOSS anbefaler som udgangspunkt stadig titelbaseret udlån BOSS anbefaler som udgangspunkt stadig, at hver elev kun kan få et eksemplar af hver titel Men i BOSS 5. 0 kan vi være fleksible Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 7

RFID – fremtidens stregkode Radio Frequency Identification Chip der påklistres bogen – udvendigt/indvendigt Fordele Man kan aflevere en stak bøger på en gang Ekstra-materialer (f. eks. CD) : både bog og CD får RFID Kodes samtidigt, og får samme nummer Kan nu ikke udleveres/afleveres andet end som sæt Chippen kan indeholde mange informationer Kan ændres løbende ”Ulemper” Individuel mærkning Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 8

RFID i BOSS 5. 0 RFID er individuel mærkning BOSS benytter jo netop ikke individuel mærkning … burde derfor være en dårlig ide! RFID-tag er fleksible Vi kan selv skrive i dem Vi kan selv vælge, hvad vi vil læse Vi kan kombinere det bedste fra begge verdener Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 9

RFID i BOSS 5. 0 RFID indeholder både bognummer, samt separat unik identifiktion Ved ”BOSS Classic” læses blot bognummer Så fungerer alt som det plejer En elev skal bare aflevere et eksemplar Får fordelen af hurtig udlevering og aflevering Holdudlån er altid ”BOSS Classic” Hvorfor? Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 10

RFID i BOSS 5. 0 Man vælger selv ved hvert enkelt udlån hvordan det skal registreres Eleven skal have sit ”eget” eksemplar Angiver om udlevering skal registreres individuelt eller ej Kun ved enkelt-udlån. Eleven skal aflevere sit eget eksemplar Hvis galt eksemplar accepteres modtagelsen, med forbehold for at en anden afleverer ens eksemplar BOSS holder selv øje med om de ”udlignes” Scannere kan sættes op på skolen, så elev kan teste sin bog Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 11

RFID – hvornår og hvordan? Ved præsentation af BOSS 4. 8 illustrerede vi mulighederne, og lovede at lytte til jeres reaktion. WOW! Hvornår = Nu Men husk, der er frit valg! RFID skal købes Pris ca 2 kr pr stk RFID skal påsættes Tagvision har udviklet taggingmaskine Aflæser i en proces bogens stregkode, påsætter RFID og programmerer denne Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! Maskinen kan lejes! 12

RFID – hvordan? Kodning af RFID sker også nemt direkte fra BOSS Scanneren kan også skrive RFID er selvklæbende, og kan placeres inde i bogen Scanneren er en aktiv antenne, som typisk indbygges I BOSS 5. 0 kan man godt både benytte RFID og stregkoder – samtidigt Udfordringen for en RFID-scanner er det modsatte af en stregkodescanner Den må ikke læse for meget Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 13

RFID - Udfordring for BOSS Scanneren læser og sender det hele Men måske var der en advarsel til den 3’die af 5 bøger Inputstrømmen skal styres Løst i BOSS 5. 0 Vi må ikke miste overblikket når det går hurtigt Bon vises nu på skærmen Også selvom man ikke benytter RFID Man kan låne mere end et eksemplar af hver titel Skal vi begrænse det? Det er disse møders afgørelse, som vi følger! Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 14

Fremsøgning – en gentagelse!! BOSS bygger på stregkoder – men nogen gange er de der ikke Indtil nu: Elever Man kan altid benytte CPR/sygesikring I Ludus: Man kan skrive ”k” efterfulgt af kursistnummer Man kan dobbeltklikke og give søgeoplysninger Indtil nu : Bøger Man kan bruge EAN-kode Man kan skrive ”i” samt ISBN-nummer Man kan dobbeltklikke og give søgeoplysninger Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 15

Fremsøgning – direkte i nr-felt Fra og med version 4. 8 Elever Man kan angive start af fødselsdato efterfulgt af ”-” og taste Retur. Så findes de(n) relevante Eksempel : 161154 - Man kan skrive et antal udpluk af et frit valg af fornavn, efternavn og evt. stamklasse adskilt af mellemrum Eksempel : ma li 1 x vil f. eks. finde Marie Liisberg og Line Bach Madsen fra 1 x Som altid : Skriv ikke for meget! Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 16

Fremsøgning – direkte i nr-felt Fra og med version 4. 8 Bøger Man kan skrive et antal udpluk af et frit valg af titel, forfatter , fag og forlag Eksempel: enz syst vil give de bøger fra forlaget systime, der hedder noget med enzymer Eksempel: mat 2 a carstensen vil give Carstensen&Frandsen, Mat 2 A (samt opgavebog) Igen: Skriv ikke for meget Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 17

Hvordan kommer vi efter dem? I en ideel verden afleverer alle elever/kursister alle deres bøger – og naturligvis til tiden I vores verden, hvad er så gode rutiner, for at sikre vores ejendom Konsekvens Kvitteringer Logfil Regninger Skat Tæskehold? Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 18

Konsekvens Enkle spilleregler – uden særregler Man skal tro på sit system Hvis eleven/kursisten ikke overholder disse regler – så er det deres eget problem Til gengæld skal vi også følge reglerne Ansvar hos eleven/kursisten ”De har fordelen – de bærer ansvaret” Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 19

Kvitteringer = dokumentation Udlån sjældent et problem Men kvitteringslister gode at gemme Kvittering på bonprinter er central Elevens bevis – også ved evt. fejl i system Sådan fungerer ”samfundet” Fravælger man den, fravælger man sin klageret Vores ansvar: Vi skal søge at sikre, at eleven altid kan få en kvittering Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 20

Logfil=elektronisk dokumentation Logfil er utrolig stabil 19 år med over 200 BOSS-baser. Kun én fejl! Søgning i logfil (via menupunkt søg) Virker meget overbevisende, når man med sekunds nøjagtighed kan sige hvornår eleven lånte og afleverede Nyhed: Man kan nu også genskabe en tidligere udskrevet kvittering Eneste fejlmulighed: Man overskriver – bevidst - logfil med en gammel udgave Derfor stadig kvittering! Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 21

Regninger Bøger skal være hjemkaldte Benyt Word-regninger! Nyheder: Vælg aktuelle fil ved at dobbeltklikke Kursistnummer med som flettefelt Ny skjult kode – skal være der, men skrives ikke ud Benyt <<dd. O>> i stedet for Word-dato BOSS vælger selv den næste korrekte regning i rækken Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 22

God regningspraksis Tænk over hvordan du i din hverdag modtager regninger og (Gud forbyde det) rykker Der går altså ikke 3 måneder før nogen reagerer Hurtig reaktion=bedre resultat Benyt menupunkt ”Skyldnere og regninger” Her udskrives regninger i ”klumper” Hav en fast kadence Anbefaling : Skriv ud hver 14. dag i åbne perioder 1. gang lige før translokation Belastning ikke så stor -> overblik stort Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 23

Overdragelse til SKAT Følg op på ”trussel” i sidste regning Link: http: //www. skat. dk/SKAT. aspx? o. Id=219174&v. Id=0 http: //www. skat. dk/SKAT. aspx? o. Id=219178 Minimumsgrænse 100 kr Omkostninger : 100 kr + 5% af inddrevne Inddriver i op til 5 år i bl. a. overskydende skat Billigt og effektivt Viser at man gør noget Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 24

Overdragelse til SKAT Kræver dokumentation NYHED: BOSS kan danne et samlet dokument med alle udskrevne regninger Desværre kun fra og med version 5. 0 Ligegyldigt hvordan regning er udskrevet Forudsætninger Word-regninger Skjult kode skal indlægges i grundregninger. Vejl. I BOSS 5. 0 Fra ”Skyldnere og Regninger” Højreklik og vælg Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 25

Web. BOSS - nyheder Med BOSS 4. 8 fulgte en markant ny Web. BOSS Løbende forbedret, på baggrund af mange gode tilbagemeldinger Klik på BOSS-logoet. Står der Build 13 har du nyeste 4. 8 Nye funktioner i forhold til sidst Status for bøger – hvilke, hvor mange, hvem har Skift password – for lærere SMS (i nyt layout) Billedlister Enkelt-udlån – nu også tidsbegrænset Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 26

Web. BOSS - nyheder Billedlister : Navneliste med billeder på Billeder i BOSS er højkvalitetbilleder Webcam-billeder bør kun være midlertidig eller ingen løsning Listen dannes dynamisk på hjemmesiden Egentlig ikke revolutionerende Kvaliteten er bare bedre! Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 27

Web. BOSS – Lectio-integration Er du logget ind som lærer i Lectio, så er du også logget ind i Web. BOSS ! Meget enkelt at lave Lav under parametre et ”masterpassword” Klik på (ny) knap ”Lav URL” Danner automatisk den (krypterede)linie, som Lectio-adm sætter ind (incl vejl) Effekt: Når læreren inde i Lectio klikker på linket kan han/hun frit arbejde i BOSS uden at skulle angive password NB: Password skal stadig være oprettet i BOSS Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 28

Web. BOSS – Ludus. Web Allerede fungerende i BOSS 4. 8: Fra Ludus. Web kan dele i Web. BOSS kaldes direkte Elever/kursister kan direkte i deres skema se hjemkaldte bøger (kræver ikke Web. BOSS) Nyheder i BOSS 5. 0 (Ludus. Web maj 2011) Manglende kvitteringslister vises i lærerskemaer Holdenes udlån indgår nu som materialer i lærernes materiale-oversigt til studieplan Kræver ikke Web. BOSS Åbnes fremover i selvstændigt vindue i Ludus. Web Overførsel til Ludus. Web styres nu af BOSS Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 29

Web. BOSS – hvem styrer? Husk – det er dig, som suverænt styrer, hvad lærerne skal have mulighed for i Web. BOSS. Mulighederne er der Du vælger ! Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 30

Web. BOSS Åhh – har vi glemt at sige, at Web. BOSS er gratis Eller det har vi måske sagt hvert år !!! Anbefaling for Lectio-skoler, som er glad for BOSS Mange ledere (og lærere) peger på Lectio bogdepot, for ”det er jo smart, at alle kan se hvad vi har” De ved simpelthen ikke, at det har været muligt i 10 år med Web. BOSS Hvis du gerne vil beholde BOSS og den fleksibilitet den har overfor hvad lærere kan og må, så få installeret Web. BOSS og lav integrationen til Lectio Ellers risikerer du, at andre tager en anden beslutning for dig… Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 31

Web. BOSS – et spørgsmål Ville det være en fordel, hvis Web. BOSS blev centraliseret? En server for alle skoler Ingen selvstændig webserver for skolerne Ingen vedligeholdelse for skolen … men et mindre årligt gebyr Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 32

BOSS Bogportal Scenarie En lærer vil gerne bruge en bog til sit hold. Skolen har kun 12 eksemplarer, og der er 19 på holdet. Hvad gør læreren? Svar: Spørger dig! Hvis bogen kan købes gør du måske det – men hvad ellers? Fra BOSS 5. 0 – spørg alle andre BOSS-skoler Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 33

BOSS Bogportal Dukker op, når der ”er” noget Kommer kun en gang, men man kan finde tidligere Hvem har sendt? Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 34

BOSS Bogportal Kontaktoplysninger Knap for at svare Sender også svarerens kontaktoplysninger HUSK: Indlæg skolens Institutionskode i parameteropsætning BOSS husker det for jer! Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 35

Nogle af de mindre… Holdudlån Ny rullemenu: Man kan nu vælge læreren først, og derefter vælge blandt de hold, som læreren har Regningsniveau For elever der har fået regning vises dette allerede på hovedbilledet Optagelse af ”hurtig-billede” Kan nu ske fra en knap på hovedbilledet Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 36

Flere af de mindre… Svar-mails til lærere ved webbestilling og –hjemkaldelse er sproglig strammet op Mulighed for at udvide med en kommentar i svar-mails Hvis en bestilling ikke blev gennemført (fordi der f. eks. ikke var nok eksemplarer), så blev den i 4. 8 ”tabt” I 5. 0 kommer i stedet udskriften med oplysninger I Tabeller er tilføjet et felt under såvel Elever som Bøger, med sidste redigeringsdato Automatisk Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 37

Bestillingssystem Benyttes til at bestille bøger, der skal udleveres efter ferien Ikke bare ”Først til mølle” princip Fremtidige hold kommer nu ind automatisk ved elevopdatering Stadig mulighed for at redigere Bestillinger lokalt eller via Web. BOSS/Ludus. Web Ny mulighed Udlevering - selvom der ikke er nok!! Vi lovede det i version 4. 8 – men det er der først nu Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 38

Mjølner Anderledes end biblioteksmaskiner Kun aflevering Men stadig ”lånerkort” Bog må ikke kunne nås efter aflevering Ingen tyverisikring - alt for dyr Bog skal kunne returneres Derfor transportbånd mjolner 2. wmv Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 39

Mjølner Hvorfor? Bedre service - altid ”bemandet” Nedsætter behov for åbningstid Aftenkursister – kæmpe fordel Alle BOSS-funktioner fastholdt: Kvittering Logfil Hensyntagen til opsætning F. eks. advarsel om at bog ikke er hjemkaldt Understøtter også aflevering af bøger til Biblioteket Ialt ! 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 40

Mjølner I dag er den første produktion på 7 Mjølner solgt og i brug Nye er ved at blive produceret Demonstreret på Rektorforeningens – og VUClederforeningens årsmøder De er langt mindre forskrækkede over prisen end I er Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 41

SMS-løsning BOSS var de første med løsning til vores segment Løsning allerede i 2003 En del af bl. a. Web. BOSS I dag integreret i bl. a. Ludus. Web og Fronter, ligesom nogle har egne eller andre løsninger. Udbredt på VUC og Handelsskoler Meget begrænset på STX ? ? ? Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 42

SMS-løsning Anvendelser Time-aflysninger Sidste-øjebliks/katastrofe-meddelelser Studierejser Gruppearbejde: ”Vi mødes i klassen nu” …. I BOSS til f. eks. Hjemkaldelser, blacklistede osv Mobilen er i dag med smartphones klart ved at komme ind i undervisningen Gør kun multi-SMS endnu mere interessante Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 43

SMS – ny udbyder Stadig mulighed for DDK/Minisoft Men de senere år problemer med service og hastighed Understøtter nu også CSC SMS-gateway Vilkår ca de samme Pris på 30 øre pr stk Mange med Ludus. Web abonnerer allerede, og kan så nu også benytte den i BOSS Man behøver ikke være Ludus-kunde Fordel: SMS’er kommer ekstremt hurtigt frem. Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 44

Studiekort Midt i præsentationen af BOSS 4. 8 lavede vi interface Udbygget undervejs Understøtter Zebra Kreditkort-printere Både enkelt- og dobbeltsidet Design-program til studiekorts udseende Billeder i høj kvalitet Også frit valg af baggrund Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 45

Billeder i BOSS Billeder af elever har længe kunnet vises i BOSS Billeder kunne i BOSS 4. 8 komme ind ved Import af billeder fra fotofirma (normalt forsinket) Billede optaget direkte i BOSS med Web. Camera Billede fra digital-kamera kunne indlægges, svært at styre og skal gøres enkeltvis Vil man have billeder hurtigt – blev det webcamera Sidenhen kunne de opdateres Det samme gælder andre systemer – her kan man normalt bare ikke opdatere dem sidenhen Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 46

Billeder i BOSS – vi hader dårlig kvalitet Et studiekort som eleven skal have i flere år bør have et ordentligt billede BOSS 5. 0 understøtter nu også brug af professionelle kameraer, som Nikon og Canon (og sikkert andre) Til disse fås programmer, så kameraet i stedet gemmer sit billede direkte på computer BOSS sidder i venteposition, og så snart billedet ligger der ”snupper” BOSS det og lægger det ind i basen Resultat: Man kan nu tage ordentlige billeder med ordentlig lyssætning af eleverne allerede den første dag, og få dem på studiekort og billedlister fra starten Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 47

Elevopdatering -udtræk Lectio – skiftede format lige før sommerferien – UPS Godt samarbejde med Lectio om hurtig rettelse I øjeblikket benytter ”de fleste” de knapper i Lectio der hedder ”gamle”, men vi understøtter også de nye I BOSS 5. 0 skifter vi, og Lectio fjerner gamleknapperne Hvorfor ventede vi Positive samtaler med Lectio om et dedikeret BOSS-udtræk Men endnu intet konkret Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 48

Elevopdatering -udtræk Ludus Det nye udtræk blev ikke sat i gang Forsinkelse hos CSC Vi håber stadig, at det snart sker I modsat fald udvides det gamle med c/o-adresser, som også vil kunne vises på regninger Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 49

Elevopdatering - indlæsning Statusbilledet tilsidst Erstatter de ” 347” spørgsmål man tidligere fik Nu kan det klares samlet Fint, og sådan virker det. Hvis man gør det!!! Reagerer man ikke, så sker der ikke noget Klik to steder – hvis det ser OK ud Fejl i BOSS 4. 8 Hvis en elev kunne slettes kom han/hun på listen Hvis man ikke slettede og eleven så startede igen og fik nye bøger, så kunne man ikke slippe af med ham/hende Naturligvis rettet i 5. 0 Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 50

BOSS Party - GRATIS Indgangskontrol til skolefester Har eksisteret i nogle år Benytter elevernes studiekort/sygesikringskort Flere udgaver Indgangskontrol Indgang/udgang Evt fra flere maskiner i net Håndtering af ”gæster” Håndtering af forkøbte billetter Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 51

BOSS på 64 -bit computere BOSS har hele tiden kunnet køre Men vores database (BDE) har det svært med at blive installeret Men nu er der skabt en løsning på verdensplan En pakke, som installerer også på 64 -bit Men den snakker altså lidt portugisisk v. installation Bagefter normal BDE BOSS Installationspakker opdateres, så de også kan køre på 64 bit. Først fra version 5. 0 Kører allerede nu både på net og terminalserver Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 52

BOSS og Windows 7 BOSS kører mange steder allerede. Windows 7 meget restriktiv Vejledning på www. bossinfo. dk om faldgruber og anbefalinger Bonprintere TSP 200/300/400 har det svært under Windows 7, og meget svært på 64 bit Men så er de også mellem 10 og 19 år gamle! TSP 100/700 fungerer fint – både USB og Lan Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 53

BOSS servicekontrakt Fremover følger vi pris-indeks Skifter hvert år d. 1. april Udgangspunkt er sidste prissættelse januar 2007 (også baseret på prisindeks) på 4. 200, Afrundes til nærmeste 50 kr i grundlicens Tal ifølge Danmarks Statistik jan 2007 : 113, 3 jan 2011 : 125, 2 Pris pr 1. april 125, 2/113, 3∙ 4200 =4. 650, Ialt 54 - men nogle er gengangere fra tidligere! 54