BOSS Beheer Optimalisatie door inzet van Standaard Services

Waarom BOSS? Als een afdeling rapporten wil laten aanpassen, regelen ze dat gewoon zelf. Overleg met andere afdelingen? Nee hoor. Dat schiet niet op. Stel dat ze dwars gaan liggen! Alleen Huug wist hoe de inrichting in elkaar zat; en die is nu met pensioen We wilden de backup terugzetten, maar nou blijkt dat we de afgelopen maand geen backup hebben gemaakt Jan start altijd de backup en blijft dan wachten tot ie klaar is! Ik zocht een stopcontact voor mijn laptop en trok per ongeluk de stekker van het mainframe los Het beheer hebben we geoutsourced. Dus dat zal wel in orde zijn Tijdens de implementatie hebben we veel software aan laten passen. Maar ik heb geen idee wat en waarom. Dat was voor mijn tijd Prima! De Financiele inrichting? Geen idee. Toen werkte ik hier nog niet. De parameters passen we nooit aan. Dat durven we niet! Ja, nou je het zegt; vorig jaar heeft iemand iets aangepast. Maar wat was het ook al weer? We hebben brand gehad en nu blijkt dat de backup niet teruggezet kan worden. 2 22 november 2020 Oh, kan dat ook? Dat wist ik niet. Handig zeg! Caroline gaat over de logistiek; en die is nu op wereldreis. Laten we maar niks veranderen We hebben geen testomgeving meer. Ruimtegebrek geloof ik. We installeren patches nu rechtstreeks Beheer? Dat is toch van ITIL enzo? in productie. Daar hebben we hier geen tijd voor hoor Als er een softwareprobleem is meldt Piet dat aan de helpdesk en bewaakt de voortgang. Tenzij ie op vakantie is natuurlijk! Beheer Optimalisatie

BOSS –de visie<Cruciaal in het komen tot optimaal beheer is: Ø Structurering; weten welke beheertaken door wie en waarom uitgevoerd dienen te worden Ø Een zo gebruikersvriendelijk, eenvoudig, standaard mogelijke aanpak <Overige aandachtspunten: Ø het commitment van het management Ø een afdelingsoverschrijdende functionele beheer instantie Ø Zo min mogelijk partijen (‘derden’) Ø interne helpdesk Ø kennisconsolidatie <Eenvoudige & complexe taken Ø Maak het onderscheid. Schakel voor de ‘complexe’ taken externe consultants (‘derden’) in en regel de ‘eenvoudige’ taken intern Ø Het uitbesteden van beheertaken zonder adequate monitoring van de door derden uitgevoerde activiteiten is zeer onverstandig 3 22 november 2020 Beheer Optimalisatie

BOSS –de visie<Wat is ‘eenvoudig’, wat is ‘complex’? <Waar trek je de grens? Twee voorbeelden: Extern 4 Intern Processen Applicatie Beheer/Ontwikkel IS(a) Basic softw Hardware Intern Extern Bedrijf is globaal op de hoogte van wat op elke laag gebeurt maar komt op elke laag detailkennis te kort Bedrijf is uitstekend op de hoogte van de eigen bedrijfsprocessen maar komt met name op de ‘lagere lagen’ kennis te kort 22 november 2020 Beheer Optimalisatie

BOSS –de visie<Doel: het onder controle krijgen van het informatiesysteem qua: Ø Functioneel beheer Ø Applicatie beheer Ø Technisch beheer De kwaliteit van de beheer organisatie kan afgemeten worden aan de tevredenheid van de eindgebruikers Project Intake As is As desired Interviews & adhoc inquiry Blauwdruk Referentie Model 5 22 november 2020 Optimaliseer Optimalisatie plan Optimalisatie Standaard Producten Beheer Optimalisatie THE END

Project Intake <Analyse van de huidige situatie (‘snapshot’) Ø Brengt het (beheer van het) informatiesysteem – op alle ‘lagen’ - in kaart Ø Brengt de organisatie én de interactie met het informatiesysteem in kaart Ø Inventariseert eisen & wensen Ø Brengt in kaart wat moet gebeuren om een standaard beginsituatie te bereiken. <Informatie wordt verzameld via Ø Het interviewen van geselecteerde key-users Ø Adhoc inquiry van het informatiesysteem O(a) + IS(a) Processen Applicaties Beheer/Ontwikkel IS(a) Basic Software Hardware As is Interviews & Adhoc inquiry Blauwdruk Optimalisatie plan Optimalisatie As desired Referentie Model 6 22 november 2020 Beheer Optimalisatie Standaard Producten

Het referentie model (cf. Looijen) <Drie ‘beheerinstanties’ (‘wie’): Ø Functioneel beheer ü het beheer van de ‘fit’ tussen bedrijfsprocessen en functionaliteiten Ø applicatie beheer ü het beheer van applicatie software en data Ø technisch beheer ü het beheer van hardware en systeem software en data <Diverse ‘beheertaken’ (‘wat’) Ø gebruiksbeheer (GB) Ø functioneel onderhoud (FO) Ø applicatie onderhoud (AO) Ø operationele besturing (OB) Ø etcetera O(a) + IS(a) Processen Applicaties Beheer/Ontwikkel IS(a) Basic Software Hardware As is Interviews & Adhoc inquiry Blauwdruk Optimalisatie plan Optimalisatie As desired Referentie Model 7 22 november 2020 Beheer Optimalisatie Standaard Producten

Het referentie model (cf. Looijen) <‘Wie’ doet ‘wat’? <Looijen ‘mapped’ de beheertaken op de beheerinstanties (‘logo van Minzberg’) Functioneel Beheer GB 8 22 november 2020 Applicatie Beheer Technisch Beheer SM SM SM TM TM TM OM OM OM FO AO Beheer Optimalisatie OB ON TD

Optimalisatie plan <Uit de vergelijking van de ‘snapshot’ en het referentiemodel ontstaat de blauwdruk Ø Welke beheertaken zijn wel en welke niet (optimaal) geregeld Ø Welke acties moeten worden uitgevoerd om alle beheertaken optimaal te regelen <In overleg met de klant wordt Ø Besloten welke van de in de blauwdruk aanbevolen acties zullen worden uitgevoerd Ø Vastgesteld wat de prioriteit van elke actie is <Na bereiken van overeenstemming Ø Wordt het optimalisatieplan opgesteld (uit te voeren acties uitgezet in de tijd) As is Interviews & Adhoc inquiry Blauwdruk Optimalisatie plan Optimalisatie As desired Referentie Model 9 22 november 2020 Beheer Optimalisatie Standaard Producten

Standaard Producten <Een standaard product/service Ø Bereikt vanuit een scherp gedefinieerde beginsituatie via standaard stappen een scherp gedefinieerde eindsituatie. <Quint ICT Ø Is spin-in-een-web in een netwerk van gelieerde bedrijven Ø Verzorgt de distributie van de standaard producten binnen het netwerk <Nota bene: Ø Tijdens de project intake is al datgene nodig om een standaard beginsituatie te bereiken vastgesteld Ø Na realisering van de standaard beginsituatie kunnen de standaard producten worden ingezet As is Interviews & Adhoc inquiry Blauwdruk Optimalisatie plan Optimalisatie As desired Referentie Model 10 22 november 2020 Beheer Optimalisatie Standaard Producten

Standaard Producten <Algemeen Ø Organisatieadvies & verbetering Ø Helpdesk, beheer organisatie, management informatie Ø Kennismanagement (inrichten van Wiki’s) <Processen & Applicaties Ø Financiële check & optimalisatie ü Automatisering betalingsverkeer (clieop, btl), vaste activa, budgettering, BTW-analyse, integratie structuur Ø Logistieke check & optimalisatie (Extern) ü Inrichting van inkoop en verkoop, Intrastat Ø Logistieke check & optimalisatie (Intern) ü Artikelstamgegevens, routing, bill-of-materials, master production schedule, kostprijstructuur As is Interviews & Adhoc inquiry Blauwdruk Optimalisatie plan Optimalisatie As desired Referentie Model 11 22 november 2020 Beheer Optimalisatie Standaard Producten

Standaard Producten <Beheer/ontwikkel, Basic software, Hardware Ø Babe 4 Unix / Babe 4 Windows Ø scriptsets t. b. v. applicatie- en technisch beheer <Baan 4 U Ø monitoring van de software omgeving <Data. Mapper Ø Centralisatie van het beheer van gegevensstromen <Divers Ø Migraties (hardware, databases, Baan) & interfaces. As is Interviews & Adhoc inquiry Blauwdruk Optimalisatie plan Optimalisatie As desired Referentie Model 12 22 november 2020 Beheer Optimalisatie Standaard Producten

Optimaliseer <Het optimalisatieplan wordt uitgevoerd O(a) + IS(a) BOSS O(a) + IS(a) Processen Applicaties Beheer/Ontwikkel Basic Software Hardware IS(a) As is Interviews & Adhoc inquiry Blauwdruk Optimalisatie plan Optimalisatie As desired Referentie Model 13 22 november 2020 Beheer Optimalisatie Standaard Producten