Bonjour Je suis votre guide pour cette visite

Bonjour, Je suis votre guide pour cette visite de votre nouveau logiciel HDS. Je vais vous montrer comment préparer une note de frais.

Connectez-vous à internet, puis tapez le lien d’accès à l’application qui vous a été envoyé avec votre nom utilisateur et votre mot de passe.

Entrez votre nom utilisateur et votre mot de passe, puis cliquez sur « login » .

Vous entrez dans notre portail qui vous permet d’accéder à toutes vos applications HDS : notes de frais, factures, … Choisissez «In. Box Déplacements » .

Vous arrivez directement sur votre « Inbox » . C’est la page qui permet aux utilisateurs de visualiser toutes les tâches qu’ils doivent traiter: validation d’une note de frais d’un collaborateur, réponse à une question, etc.

ATTENTION Il est indispensable avant la 1ère note de frais, de saisir les données personnelles au préalable dans l’onglet « Administration » , pour le calcul des indemnités kilométriques.

Pour saisir vos données personnelles, cliquez sur l’onglet « Administration » puis Remplissez toutes lesà gauche informations sur « saisie notamment donnéescelles disponibles, personnelles » vos véhicules, concernant puis Vous êtes maintenant prêt pour créer cliquez sur « Enregistrer » . votre première note de frais.

Pour créer une note de frais, cliquez sur l’onglet « Application » puis dans la liste à gauche sur « Nouvelle note »

Lors de la création de la note de frais, précisez le type de note de frais : formation ou standard (ce qui comprend aussi engineering). Ce choix est obligatoire pour faire apparaître les boutons de commande qui permettent de saisir vos frais. Pour ajouter des lignes, cliquez sur « Nouvelle ligne » puis complétez les données à saisir.

Pour importer vos frais AMEX, sélectionnez le relevé dans la partie « Importation AMEX » puis cliquer sur le bouton « Importer AMEX » . Attention : un même relevé ne peut être importé qu’une seule fois.

Particularités de saisie des repas : - Lorsqu’il s’agit de repas pris sur sites de l’entreprise le calcul du « Montant € Payé » est automatique suivant le nombre de repas et le barème du site. - Lorsqu’il s’agit de repas pris ailleurs, entrez le montant de vos frais, après avoir sélectionné « autres » dans la liste des sites.

Particularité de saisie hôtels: - Il existe un plafond de dépense défini dans le barème Goodrich. - Si le plafond est dépassé, le montant est surligné en rouge. - Le surlignage est simplement une indication pour votre valideur. Cela ne bloque pas la note de frais.

ATTENTION Particularités pour les! indemnités kilométriques: - -Les caractéristiques véhicule doivent» , avoir Lorsqu’il s’agit de du trajets « connus le été rentrées dans « données calcul du «préalablement Montant € Payé » vos et des « km personnelles » . automatique. parcourus » est - -Il. Sisuffit le véhicule n’estle pas connu, le montant de choisir trajet concerné, et le calculé sera nul. par son n° d’immatriculation. véhicule utilisé - Pour les autres parcours, il faut entrer le kilométrage manuellement.

Entrez tous vos frais. Une fois la note de frais prête, vous Il existelaisser de un nombreux champs pouvez commentaire ou obligatoires. Si vous dans les oubliez, le poser une question l’espace logiciel prévu. vous guidera.

Lorsque vous êtes prêt à envoyer votre note de frais, vous devez: - d’abord l’enregistrer, - puis l’imprimer (bouton « Impression » en haut de la page) - joindre vos justificatifs papier - déposer le tout dans la banette prévue à la finance.

Une fois la note de frais prête, Vous pourrezetlaimprimée, suivre tout aun’avez long enregistrée vous du processus de sur validation dans plus qu’à cliquer « Envoyer la « note Mes notes de» frais » de frais

Pour suivre les notes de frais, cliquez l’onglet Pour accéder auxdans processus terminés, « Applications » puis terminés sur « Mes cliquez sur « Processus » notes de frais » dans la Liste à gauche.

Dans la partie « processus terminés » , on a le statut final des notes de frais: approuvé, rejeté, payé.

Hotline HDS Vous avez un problème pour utiliser l’application? Ø Notre Help Desk est disponible de 9 h 00 à 17 h 00 au n° de téléphone indiqué sur la page d’accueil ou par message électronique : Goodrich@HDS-Group. com