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bmoeds. gv. at Sektion III Öffentlicher Dienst und Verwaltungsinnovation Prozessanalyse zur Vordienstzeitenanrechnung Mag. Martin Sauseng BMöDS III/A/1

bmoeds. gv. at Aufbauorganisation • Flaschenhals-Informationen wünschenswert: • • • Nachgeordnete Dienstbehörde/Personalstelle hat Ansprechpartner Zentralstelle hat Ansprechpartner BMöDS hat Ansprechpartner Zentrale Arbeitsgruppe Dezentral in Linienorganisation (jeweilige Personalabteilung)

bmoeds. gv. at Aufbauorganisation • Zentrale Arbeitsgruppe (Vor- und Nachteile) • • • Gleiche Anrechnungspraxis bei zentraler Bearbeitung Gemeinsame Schulung Zentrale Auskunftsstelle und Evidenz für Verfahrensstand Konzentrierte Abarbeitung -> Fließbandarbeit Entlastung der Dienstbehörde/Personalstelle Einheitliche Führung = einheitliche Praxis • Jedoch: Genehmigung durch zuständige Dienstbehörde/Personalstelle notwendig Jedoch: Recherche in Personalakten nur dezentral möglich •

bmoeds. gv. at Ablauforganisation: Prozessanalyse • beschreibt die einzelnen Schritte der Personalabteilung im Rahmen der amtswegigen Neufestsetzung der Vordienstzeiten • Drei selbständige Prozesse: 1. 2. 3. • Datenerhebung bis „Parteiengehör“ Bescheid bzw. Mitteilung Besoldung Prozessanalyse war Grundlage für die EDV-Analysen des BKA/IT-PM

bmoeds. gv. at Prozessanalyse

bmoeds. gv. at Prozessanalyse – 1. Prozess

bmoeds. gv. at Prozessanalyse – 1. Prozess • Personalakt-Suche und Unterlagen-Suche: • Größter logistischer Aufwand (Kopieren im Archiv? ) • Suche nach VSti. T-Bescheid/Mitteilung, Reifeprüfungszeugnis, Ruhegenussvordienstzeiten-Anrechnung, Lebenslauf, Versicherungsdatenauszug • Wenn der Vorrückungsstichtag der 18. Geburtstag ist, gibt es nicht immer einen Bescheid/Mitteilung • Empfehlung: Suche nach VSti. T-Bescheid/Mitteilung kann abgebrochen werden, wenn der VSti. T im Bescheid/Mitteilung dem im SAP gespeicherten VSti. T entspricht (aber: der VSti. T im SAP kann durch Hemmungszeiträume und frühere/spätere Berechnungen abweichen!)

bmoeds. gv. at Prozessanalyse – 1. Prozess • Personalakt-Suche und Unterlagen-Suche: • Texterkennung-Software untauglich: unsicher, Qualitätssicherung, handschriftliche Ergänzungen auf den Dokumenten • Empfehlung: Papierakt mit kopierten Unterlagen und Checklisten • Empfehlung: alphabetische Abarbeitung mit Ausnahme der Pensionisten mit Jahresende • Empfehlung: Umschlagbogen mit Checkliste

bmoeds. gv. at Prozessanalyse – 1. Prozess • Vordienstzeiten-Suche: • • Suche nach Zeiten vor dem 18. Geburtstag und ev. EWR-Zeiten nach dem 18. Geburtstag, die noch nicht angerechnet wurden eine voll anrechenbare Vordienstzeit am 18. Geburtstag lässt mit 99 % Wahrscheinlichkeit auf anzurechnende Zeiten davor schließen Zeiten im öffentlichen Interesse werden grundsätzlich nicht amtswegig zu berücksichtigen sein Empfehlung: Markierung auf den Kopien in unterschiedlichen Farben

bmoeds. gv. at Prozessanalyse – 1. Prozess • Vordienstzeiten-Erfassung: • Nach Vorgabe des BKA/IT-PM • • Erfassung der Zeiten des/der alten VSti. T-Bescheides/Mitteilung Erfassung der zusätzlichen Zeiten • Sonstige Zeiten werden nicht erfasst, sondern aus den Zeitlücken berechnet • Empfehlung: Kontrollberechnung des VSti. T im PM-SAP nach Eingabe der „alten“ Zeiten

bmoeds. gv. at Prozessanalyse – 1. Prozess • Qualitätssicherung: • • Vollständigkeit der anrechenbaren Zeiten Prüfung der eingegebenen Daten (Ziffernstürze) und gesetzliche Grundlage • Empfehlung: bei Korrekturen Rückleitung an Ersterfasser, damit neue QS möglich ist • • Entsprechung des Vier-Augen-Prinzips Kontrolle vor Erstellung des „Parteiengehörs“ • Empfehlung: die QS soll nicht vom Genehmigenden durchgeführt werden!

bmoeds. gv. at Prozessanalyse – 1. Prozess • Export in ELAK/Ausdruck und Genehmigung: • Seitens IT wird ein „Parteiengehörerzeugt, das die erfassten Daten beinhaltet und ein „intelligentes“ Antwortformular beigelegt • Der Genehmigungsprozess muss entsprechend der jeweiligen Geschäftsordnung durchgeführt werden • Achtung: Befangenheit im eigenen Fall

bmoeds. gv. at Prozessanalyse – 1. Prozess • Zustellung/Datenerfassung: • • • Geschäftszahl und Genehmigungsdatum muss erfasst werden (späteres Schriftgut) Zustelldatum muss erfasst werden (späteres Schriftgut) – keine elektron. Zustellung! Zustelldatum ist Auslöser der 6 -Monats-Frist • Empfehlung: Zustellung über Vorgesetzte ist besser als RSa-Zustellung • • • Kosten Abholungsproblematik und damit Motivation (Öffnungszeiten der Post) Informationsmöglichkeit insbesondere bei Sammelzustellungen

bmoeds. gv. at Prozessanalyse – 2. Prozess

bmoeds. gv. at Prozessanalyse – 2. Prozess • Auslöser: • • • Ablauf der 6 -Monats-Frist Antwort auf „Parteiengehör“ mit Frist-Verzicht Antwort: • • Keine Ergänzungen ( 60 %) Ergänzungen (40 %) • • davon abzulehnen (50 %) Empfehlung: alle Akten ohne Ablehnungen zunächst abarbeiten (80 %-Regel)

bmoeds. gv. at Prozessanalyse – 2. Prozess • Ergänzungen: • • Ergänzungen können zusätzliche Recherche auslösen (Personalakt) Ergänzungen können Verbesserungsaufträge an die Mitarbeiter notwendig machen Rechercheergebnisse können ein weiteres Parteiengehör auslösen Ergänzungen können eine Vorgenehmigung beim BMöDS auslösen (Zeiten im öffentlichen Interesse) • Ablehnende Entscheidungen lösen eine Begründungspflicht aus (Textbausteine)

bmoeds. gv. at Prozessanalyse – 2. Prozess • • • Qualitätssicherung ELAK und Genehmigung Zustellung und Datenerfassung • Siehe Ausführungen im 1. Prozess

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bmoeds. gv. at Prozessanalyse – 2. Prozess • Auslöser: • • • Rechtskräftige Entscheidung der Dienstbehörde/Personalstelle Rechtskräftiges Urteil eines Gerichts Datennacherfassung bei Gerichtsurteilen:

bmoeds. gv. at Prozessanalyse – 3. Prozess • Korrektur Besoldung: • • BDA-Korrektur (ggf. automatisch) (IT 9308) Korrektur der Bezüge und Bezugsbestandteile ab Verjährungszeitpunkt (IT 0008) • • • Basisbezüge Ergänzungsbezüge Vergleichsbezüge Wahrungsgrundlagen geänderte Vorrückungstermine Indikationen bei Zulagen

bmoeds. gv. at Prozessanalyse – 3. Prozess • Korrektur Besoldung: • Überprüfung aller zusätzlichen Gehaltsbestandteile ab Verjährungszeitpunkt (IT 0014 und IT 0015) • • • Vergütungen Nebengebühren Abgeltungen (insb. Verwendungs- und Funktionsabgeltungen mit Vorrückungsbeträgen) Jubiläumszuwendung Empfehlung: Bearbeitung nur durch erfahrenes Personal