BIRO KESEKRETARIATAN dan LOGISTIK Ketua Biro Vera Avivah
BIRO KESEKRETARIATAN dan LOGISTIK
Ketua Biro � Vera Avivah � Psikologi’ 14 � Sekben Biro Pre Juwita Peternakan’ 14 Anggota biro Mimi Syahfitri THP’ 13 Anggota biro Rina Putri Sari Elektro’ 14 Anggota biro Miza Ariska Peternakan’ 14 Anggota biro Nurma Sari THP’ 13
Deskripsi Kerja � Biro kesekretariatan adalah biro yang bertanggung jawab dalam admistrasi organisasi dan membantu Sekretaris Jenderal dalam administrasi dan pengarsipan, dan bertanggung jawab atas semua yang berhubungan dengan kesekretariatan.
Tujuan dari biro kestari adalah untuk mendukung sekretaris Jendral � Menyusun dan merumuskan segala kebutuhan yang berhubungan dengan administrasi KOSBEMA UNAND; � Bertanggungjawab mengumpulkan dan mengarsipkan dokumen, serta surat-menyurat dalam pelaksanaan program kegiatan KOSBEMA UNAND;
Motto TCTT Tanggap Cepat Tepat Rapi Teliti
Program kerja Biro Kestari 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Mengumpulkan Data Base anggota Membuat struktur kepengurusan KOSBEMA UNAND periode 2016/2017 Membuat Daftar Piket Pengurus Membuat Form Untuk Setiap Agenda Rapat Mendukung Divisi Dalam Surat-Menyurat Membuat buku agenda surat masuk dan keluar Membuat tatib sekre Membuat buku daftar hadir pengurus dan buku tamu Mengumpulkan Lpj per enam bulan dalam kepengurusan priode 2016/2017 10. Manajemen gudang 11. Gotong royong 12. Pengadaan peralatan invntaris kesekretariatan 13. Membuat seragam dan atribut kosbema 14. Membuat daftar inventaris kesekretariatan 15. Melakukan pengecekan inventaris secara berkala
1. Mengumpulkan Data Base anggota 1 Dasar pemikiran Untuk membantu divisi lain dalam pembuatan database anggota dan pengarsipan data 2 Deskripsi kegiatan Pengumpulan data seluruh anngota untuk mengetahui identitas anggota dan dapat dijadikan sebagai arsip 3 Tujuan kegiatan 4 5 Sasaran kegiatan Waktu dan tempat 6 7 Penanggung jawab Biro Kestari Anggaran dana - Memperoleh data semua annggota dan untuk pengarsipan data Seluruh anggota Minggu ke-4 November sampai minggu ke-4 Januari 2017 di sekre KOSBEMA UNAND
2. Membuat struktur kepengurusan KOSBEMA UNAND periode 2016/2017 1 Dasar pemikiran 2 Deskripsi kegiatan Struktur kepengurusan dibuat dalam bentuk baliho yang memuat semua nama pengurus kosbema unand periode 2016/2017 dan berkoordinasi dengan infokom Tujuan kegiatan Untuk mejelaskan struktur pengengurusan KOSBEMA UNAND periode 2016/2017 Sasaran kegiatan Seluruh pengurus Waktu dan tempat Minggu ke-4 November sampai minggu ke-1 Januari 2017 di sekre 3 4 5 6 7 Setiap organisasi harus mempunyai sebuah struktur kepengurusan yang jelas. Penanggung jawab Vera Avivah Anggaran dana Rp. 150. 000
3. Membuat Daftar Piket Pengurus 1 Dasar pemikiran 2 Deskripsi kegiatan Daftar piket ini disusun berdasarkan jadwal KRS pengurus agar tidak terjadi bentrok antara kegiatan akademik dengan piket dan mengevaluasi setiap bulannya Tujuan kegiatan Menjaga kerapian sekre dan memperjalas 3 4 5 6 7 8 Sekre harus selalu rapi dan nyaman penanggungjawab harian di sekre Sasaran kegiatan Seluruh pengurus Waktu dan tempat Pengumpulan KRS dilaksanakan 2 kali selama kepengurusan (minggu ke-4 November 2016 dan minggu ke-1 kuliah sampai minggu ke-2 kuliah) Penanggung jawab Pre Juwita Anggaran dana Peserta Seluruh anggota
4. Membuat Form Untuk Setiap Agenda Rapat 1 Dasar pemikiran Setiap agenda rapat yang dilaksanakan memiliki format yang sama 2 Deskripsi kegiatan Form agenda rapat dibuat untuk seluruh kegiatan yang berhubungan dengan agenda rapat 3 Tujuan kegiatan 4 Sasaran kegiatan Setiap agenda rapat yang dilaksanakan 5 Waktu dan tempat Selama kepengurusan dan tempat kondisional 6 7 8 Penanggung jawab Rina Putri Sari Anggaran dana Peserta Memperoleh setiap informasi hasil rapat yang telah dilaksanakan oleh setiap divisi/biro ataupun kepanitiaan, dapat dijadikan arsip dan evaluasi untuk kedepannya.
5. Mendukung Divisi Dalam Surat-Menyurat 1 Dasar pemikiran 2 dari surat-menyurat Deskripsi kegiatan Membuat setiap surat yang dibutuhkan dalam setiap kegiatan 3 Tujuan kegiatan Setiap urusan administrasi organisasi tidak terlepas Untuk mendukung divisi dalam membuat surat keluar dan memudahkan pengarsipan surat keluarataupunsuratmasuk 4 Sasaran kegiatan Setiap surat masuk dan surat keluar 5 Waktu dan tempat Selama kepengurusan dan tempat kondisioanal 6 7 8 Penanggung jawab Nurma Sari Anggaran dana Peserta
6. Membuat buku agenda Surat masuk dan keluar 1 Dasar pemikiran Surat masuk dan surat keluar penting untuk diarsipkan 2 Deskripsi kegiatan Surat yang dibukukan terdiri dari surat masuk dan surat keluar 3 4 5 Tujuan kegiatan Sasaran kegiatan Waktu dan tempat 6 7 8 Penanggung jawab Biro kestari Anggaran dana Peserta Untuk memudahkan dalam pengarsipan surat Setiap surat masuk dan surat keluar Selama kepengurusan dan tempat kondisioanal
7. Membuat tatib sekre 1 Dasar pemikiran Terciptanya lingkungan sekre yang nyaman dan tertib 2 Deskripsi kegiatan Tata tertib terdiri dari tata tertib di sekre, tata tertib rapat dan tata tertib piket sekre 3 Tujuan kegiatan 4 5 Sasaran kegiatan Waktu dan tempat 6 7 8 Penanggung jawab Biro kestari Anggaran dana Peserta Untuk membuat semua anggota ataupun tamu nyaman di sekre Pengunjung sekre Selama kepengurusan dan tempat kondisioanal
8. Membuat buku daftar hadir pengurus dan buku tamu 1 Dasar pemikiran 2 Deskripsi kegiatan Daftar hadir atau Buku tamu diisi oleh setiap pengunjung sekre 3 Tujuan kegiatan 4 5 6 7 8 Setiap pengurus ataupun tamu yang datang ke sekre harus mengisi daftar hadir atau buku tamu Untuk mengetahui setiap pengunjung sekre yang datang tiap harinya Sasaran kegiatan Pengunjung sekre Waktu dan tempat Selama kepengurusan dan tempat kondisioanal Penanggung jawab Mimi Syahfitri Anggaran dana Peserta
9. Evaluasi proker triwulan kepengurusan priode 2016/2017 1 Dasar pemikiran Mengevaluasi kinerja pengurus 2 3 4 5 Deskripsi kegiatan Tujuan kegiatan Sasaran kegiatan Waktu dan tempat Dilakukan rapat evaluasi Untuk mengetahui kinerja pengurus Anggota kosbema Setiap setelah uts dan uas 6 7 8 Penanggung jawab Vera Avivah Anggaran dana Peserta
10. Melaksanakan Gotong royong 1 Dasar pemikiran Agar membuat sekretariat yang bersih, rapi dan indah 2 3 4 5 6 7 8 Deskripsi kegiatan Tujuan kegiatan Sasaran kegiatan Waktu dan tempat Penanggung jawab Anggaran dana Peserta Melakukan gotong royong bersama Menciptakan sekretariat yang bersih, rapi dan indah Kesekretariatan KOSBEMA Minimal 3 x dalam kepengurusan Pre Juwita Seluruh Pengurus
11. Manajemen Gudang 1 Dasar pemikiran Agar tata letak inventaris lebih terstruktur 2 3 4 5 Deskripsi kegiatan Meletakkan inventaris sesuai dengan tempat dan kebutuhan Tujuan kegiatan Untuk mempermudah dalam pengecekan barang Sasaran kegiatan Kesekretariatan KOSBEMA Waktu dan tempat Selama kepengurusan di kesekretariatan 6 7 8 Penanggung jawab Miza Ariska Anggaran dana Peserta Pengurus
12. Pengadaan peralatan inventaris kesekretariatan 1 Dasar pemikiran Untuk mengadakan peralatan yang dibutuhkan 2 Deskripsi kegiatan Kegiatan ini dilakukan untuk pengadaan barang yang dibutuhkan kosbema 3 Tujuan kegiatan 4 5 Sasaran kegiatan Waktu dan tempat 6 7 8 Penanggung jawab Miza Ariska Anggaran dana Peserta - Untuk memmenuhi peralatan yang dibutuhkan kosbema Anggota kosbema Kondisional tempat di sekretariat kosbema
13. Membuat seragam dan atribut kosbema 1 Dasar pemikiran Agar adanya tanda pengenal kosbema dalam melaksanakan kegiatan organisasi 2 Deskripsi kegiatan Kegiatan ini dilakukan untuk membuat seragam untuk seluruh anggota KOSBEMA 3 Tujuan kegiatan 4 5 Sasaran kegiatan Waktu 6 7 8 Penanggung jawab Miza Ariska Anggaran dana Rp 125. 000, 00 Peserta Pengurus Agar adanya tanda pengenal untuk seluruh anggota KOSBEMA Anggota KOSBEMA Minggu ke-4 Januari
14. Membuat daftar inventaris kesekretariatan 1 Dasar pemikiran Untuk melihat dan mendata segala jenis perlengkapan yang berada di kosbema 2 Deskripsi kegiatan Kegiatan ini dilakukan dengan cara mencatat seluruh inventaris yang berada di kosbema 3 Tujuan kegiatan Untuk mengetahui jenis-jenis perlengkapan yang berada di kosbema 4 5 Sasaran kegiatan Waktu dan tempat Inventaris Kesekretariatan 6 7 Penanggung jawab Nurma Sari Anggaran dana - Sepanjang kepengurusan
15. Melakukan pengecekan inventaris secara berkala 1 Dasar pemikiran Agar mudah dalam pengontrolan perlatan yang berada di kosbema 2 3 4 5 Deskripsi kegiatan Kegiatan ini dilakukan untuk mengecek seluruh peralatan yang telah tercantum sebagai inventaris kosbema Tujuan kegiatan Untuk mengetahui kondisi dari peralatan kosbema Sasaran kegiatan Anggota kosbema Waktu dan tempat 1 kali 2 minggu, Sekretariat kosbema 6 7 Penanggung jawab Rina Putri sari Anggaran dana
- Slides: 21