BIODATA Drs MUHIBBIN SH M Si Surabaya 10

BIODATA Drs. MUHIBBIN, SH, M. Si Surabaya 10 Oktober 19681010198611 1 001 KEPALA Bagian PENGEMBANGAN Kinerja DAN KEPEGAWAIAN Pembina TINGKAT I IV/B KTR. Jl. Pahlawan 110 Surabaya RMH. Jl. Martapura GKB Gresik S 1 LAN - RI. Bandung S 1 UNTAG’ 45 Surabaya S 2 UNAIR Surabaya

MEMBANGUN KINERJA BIROKRASI MELALUI KELOMPOK BUDAYA KERJA (KBK)

Sebagaimana yg ada dlm Perpres No. 81 Tahun 2010 ttg Grand Design Reformasi Birokrasi 20102025 telah diidentifikasi kondisi yg dihadapi saat ini oleh birokrasi yaitu salah satunya adalah :

APA ITU PERUBAHAN ? PERUBAHAN = PRODUKTIVITAS PERUBAHAN = PERBAIKAN ATAU PERUBAHAN = PENYEMPURNAAN

- Polapikir (mind-set dan budaya kerja (cultur-set) birokrasi belum sepenuhnya mendukung birokrasi yg efesien, efektif, produktif dan profesional dan juga belum benar-benar memiliki pola pikir yg * Harapan reformasi birokrasi agar dapat mendorong perubahan untuk membawa Pemerintah dalam kondisi saat ini menuju kondisi yang diharapkan.

dalam perubahan dengan melakukan perbaikan adalah suatu proses yang sistematis dengan menerapkan pengetahuan, sarana dan sumber daya yang diperlukan organisasi untuk bergeser dari kondisi sekarang menuju kondisi yang diinginkan yaitu menuju kearah kinerja yang lebih baik. Melalui kelompok budaya kerja atau para anggotanya diharap menjadi agent of change (agen perubahan) yang terlibat dalam merencanakan perubahan serta mengimplementasikannya.

” MENGAPA KITA HARUS MEMBENTUK KELOMPOK BUDAYA KERJA ” • Cara kerja Tradisional (budaya lama) • Tidak efesien • Feodalistik • Ketat pada aturan • Tertutup • Suka mempersulit pelayanan • Penuh curiga • Main hakim sendiri • Membuat aturan untuk memperkuat diri • Kaku dan lamban • Birokrasi mati • Kurang mengakomodasi hal baru • Subur KKN • Individualistik • Cenderung sukuisme, dll

DASAR HUKUM BUDAYA KERJA KEPMENPAN NO. 4 TAHUN 1991 KEPMENPAN NO. 25 TAHUN 2002 PERMENPAN & RB NO. 39 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN PENGEMBANGAN BUDAYA KERJA INSTRUKSI GUBERNUR JAWA TIMUR No. 4 TH. 2002 Tentang Pelaksanaan Program Budaya Kerja SK. Pimpinan Instansi di lingkungan Pemprov. Jatim Tentang Pelaksanaan Pembentukan KBK KEPUTUSAN/INSTRUKSI BUPATI/WALIKOTA Tentang Pelaksanaan Program Budaya Kerja SK. Pimpinan Instansi di lingkugan Kabupaten/Kota Tentang Pelaksanaan Pembentukan KBK

KELOMPOK BUDAYA KERJA (KBK) SEBAGAIMANA DIATUR DALAM PERMENPAN & RB NO. 39 TAHUN 2012 TTG PEDOMAN PENGEMBANGAN BUDAYA KERJA SAYA URAIKAN DENGAN BERPEDOMAN PADA ”MANAGEMENT ACTION GUIDES” (MANAJEMEN AKSI PANDUAN) YANG MERUPAKAN DARI BAGIAN ”ACHIEVING GOALS THROUGH TEAMWORK” (MENCAPAI TUJUAN MELALUI KERJASAMA) YAITU SEBAGAI BERIKUT :

1. Memiliki tujuan dan sasaran yang jelas, diketahui semua anggotanya sehingga tercipta suasana saling mempercayai, serta mengutamakan unjuk kerja untuk mendapatkan hasil kerja yang optimal, sebuah tim harus membangun komitmen terhadap tujuan dan ukuran kinerja bersama. Tanpa adanya tujuan bersama tersebut, para anggota tim akan menjadi bingung, apatis, dan kembali memprioritaskan tujuan individu mereka. Tujuan tersebut bisa diturunkan dari atas, tetapi lebih baik bila dihasilkan bersama-sama oleh semua anggota tim melalui proses diskusi yang sehat (’sehat’ di sini bukan berarti damai. Perdebatan keras bisa terjadi, namun semua suara wajib dikeluarkan didengarkan, dan semua orang sepakat untuk menghormati hasil akhir).

2. Menerima perbedaan individu, Kejelasan peran tiap anggota tim Untuk dapat membentuk sebuah tim kerja yang efektif, seluruh anggota tim harus mengetahui dengan jelas peran dan tanggungjawabnya di dalam sebuah tim kerja. Disamping itu setiap anggota tim juga harus mengetahui peran teman-temannya dalam tim. memiliki tanggung jawab bersama atas pencapaian kinerja tim. Wujud tanggung jawab terbesar bisa terjadi bila semua anggota tim secara tulus berjanji pada diri sendiri dan anggota-anggota lainnya untuk menjadikan pencapaian kinerja tim sebagai tujuan individunya.

3. Pemecahan masalah secara objektif, dgn menafikkan kebencian individu Untuk dapat membentuk sebuah tim kerja yang efektif, seluruh anggota tim harus mengetahui dengan jelas peran dan tanggungjawabnya di dalam sebuah tim kerja. Disamping itu setiap anggota tim juga harus mengetahui peran teman-temannya dalam tim. memiliki tanggung jawab bersama atas pencapaian kinerja tim. Wujud tanggung jawab terbesar bisa terjadi bila semua anggota tim secara tulus berjanji pada diri sendiri dan anggota-anggota lainnya untuk menjadikan pencapaian kinerja tim sebagai tujuan individunya.

4. Bersedia mengeluarkan kemampuan terbaiknya demi kesuksesan tim hendaknya mau berupaya sekeras mungkin, mengerjakan tugas setepat mungkin demi kemajuan organisasi. Untuk mencapai hal tersebut, dia harus rela berbagi ilmu, pengetahuan, ketrampilan, dan sharing informasi dengan anggota lain agar setiap anggota memiliki kemampuan yang sama. Disini setiap anggota diharapkan berupaya menghindari adanya penonjolan individu guna menjaga keharmonisan tim.

5. Perbedaan pendapat akan dipecahkan dg kepala dingin dan secara terbuka Prinsipnya jangan pernah mencari kambing hitam jika tim kerja kita mengalami kegagalan. . !! Karena akan menurunkan semangat bagi si ‘kambing’ itu pada khususnya dan juga pada anggota tim lain tentunya. Dan kalau sudah begitu, jangan harap akan muncul ide-ide kreatif dari anggota…. . karena prinsip menang jadi bintang dan kalah jadi kambing tadi……

6. Pembagian dan pendelegasian tangungjawab dg bekerja secara mandiri tapi dalam kerangka kerjasama Demikian juga dalam sebuah organisasi, setiap staf hendaknya bertanggungjawab penuh atas tugas yang diembannya. Untuk itu, dia seharusnya mengusai seluk beluk pekerjaan yang diterimanya dari pimpinan. Disamping itu dia harus bermotivasi tinggi menyelesaikan tugas pekerjaan secara mandiri dengan prinsip pelayanan prima, yakni : better, faster, cheaper, simpler dan newer. Prinsip ini penting diterapkan dengan mengingat prinsip bahwa hasil pekerjaannya mungkin merupakan bahan baku bagi proses pekerjaan orang lain. Sehingga apabila pekerjaan yang dilakukan kurang baik atau terlambat maka pekerjaan orang lain akan terkena dampak buruknya.

7. Menerima berbagai saran guna perbaikan kinerja tim Begitu pula sebaiknya dari suatu tim kerja yang efektif. Saran masukan dari orang luar hendaknya ditelaah dengan baik sebagai bahan masukan. Hal itu penting mengingat seorang anggota tim yang terjebak dengan rutinitas pekerjaan, kadang demikian sibuk sehingga seringkali mengalami kelelahan, baik fisik maupun fikiran akan mengalami penurunan kreatifitas. Disamping itu, seorang anggota tim biasanya menjadi kurang objektif terhadap hasil kerjanya. Oleh karena itu, setiap tim kerja memerlukan hasil evaluasi yang lebih objektif dari orang luar, yang notabene lebih netral. Disamping itu, saran perbaikan yang bersifat membangun diharapkan dapat diperoleh guna memperbaiki kinerja organisasi.

8. Seluruh anggota tidak ragu mengambil inisiatif dan tindakan yang diperlukan tanpa cemas Dalam sebuah tim kerja, tugas dan wewenang setiap anggota hendaknya diputuskan sejak awal secara mendetail. Hal ini termasuk juga pendelegasian wewenang secara hirarkis, mulai dari pemimpin, wakil pemimpin, orang ketiga, keempat dan seterusnya. Hal ini penting dilakukan untuk menghindari terhambatnya pekerjaan akibat berhalangan hadirnya salah seorang pimpinan. Bagi saya inisiatif menjadi barang langka di berbagai unit kerja di instansi pemerintah. Akibatnya, jika seorang pimpinan berhalangan atau sedang dinas luar maka seluruh pekerjaan suatu organisasi menjadi terhambat…. dan itu semua disebabkan kalimat ”belum ada petunjuk dari pimpinan…. ”

Keberhasilan Pelaksanaan Kelompok Budaya Kerja - Komitmen Pimpinan - Komunikasi - Motivasi - Lingkungan Kerja - Perubahan - Kerjasama Melalui Kelompok - Disiplin

STRUKTUR ORGANISASI K B K v PENANGGUNG JAWAB PUCUK PIMPINAN v PENGARAH ADALAH PARA PIMPINAN DIBAWAH TOP MANAGER, YG BERPERAN SEBAGAI SUMBER PENGARAH, DPT MERANGKAP SEBAGAI FASILITATOR v FASILITATOR ADALAH KOORDINATOR KELOMPOK YG MENGARAHKAN AKTIVITAS, SATU FASILITATOR DPT MEMBAWAI BEBERAPA KELOMPOK v KETUA KBK / LEADER ADALAH SATU ANGGOTA KELOMPOK YG MEMIMPIN PERTEMUAN v ANGGOTA KBK ADALAH KARYAWAN TERDEPAN YG MENANGANI LANGSUNG SUATU PEKERJAAN PADA SUATU UNIT KERJA YG SAMA

Pola/Cara Kerja Dalam KBK 1. Komitmen pimpinan, karena budaya kerja bersifat top down, peran pimpinan sebagai pelopor dan pendorong semangat bagi bawahan sangat penting. 2. Identifikasi lingkungan kerja, terutama hal–hal yang berpengaruh kepada produktivitas kerja misalnya : (1) Peraturan yang menyangkut prosedur dan tata kerja, (2) kepemimpinan, perilaku, keteladanan, ketrampilan, (3) gejala sosial yang mencakup kelompok kerja, pergaulan perilaku dan motivasi kerja, (4 ) situasi perkembangan sosial, ekonomi, ilmu pengetahuan dan teknologi. 3. jangka pendek maupun jangka panjang. 4. Prioritas perhatian, yang diberikan kepada kegiatan terkait Pelayanan kepada masyarakat. 5. kemampuan yang dimiliki

Manfaat Kelompok Budaya Kerja - - teraktualiasasi dalam sikap dan perilaku organisasi Makin tinggi tingkat kepercayaan, makin baik kualitas kerjasamanya Hasil program semakin berkualitas Kemampuan mengelola proses perubahan, karena berdasar pada nilai kebersamaan/integritas, sehingga sedikit demi sedikit sikap perilaku yang negatif akan terkikis dan munculnya nilai baru yang lebih baik untuk mendorong manajemen menjadi lebih optimal Membuka benteng birokrasi yang selama ini membuat SDM itu terkotak, sehingga komunikasi terhambat

Mampu melihat, kreatifitas merekam dan -sebagai ruang sarana untuk mencapai tingkat sinergi yang sangat diperlukan dalam menyesuaikan terhadap tantangan dan perubahan lingkungan eksternal dan internal - Tantangan, keterlibatan dan kesungguhan - Kebebasan mengambil keputusan - Waktu yang tersedia untuk memikirkan ide baru - Memberi peluang untuk mencoba ide baru - Tinggi rendahnya tingkat konflik - Keterlibatan dalam tukar pendapat - Kesempatan humor, bercanda dan bersantai - Tingklat kepercayaan dan keterbukaan - Keberanian menanggung resiko/boleh gagal - Kesadaran diri erkembangan ampu yesuaikan nurani dengan danjaman Hati bisikan hati - Kehendak bebas memberikan kemampuan pada kita untuk bertindak - Imajinasi kreatif

HASIL PEMIKIRAN KELOMPOK BUDAYA KERJA DIHARAPKAN DAPAT MELAKUKAN PERBAIKAN SISTEM YANG BERPEDOMAN PADA UNSUR KUALITAS DARI SENDI PELAYANAN YAITU : 1. Kesederhanaan, dalam arti bahwa prosedur atau tata cara pelayanan diselenggarakan secara mudah, lancar, cepat, tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan.

2. Kejelasan dan Kepastian, dalam arti adanya kejelasan dan kepastian dalam hal : a. b. c. d. e. f. prosedur atau tata cara pelayanan umum persyaratan-persyaratan umum baik teknis maupun administratif unit kerja dan atau pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dalam memberikan pelayanan umum rincian biaya atau tarif pelayanan umum dan tata cara pembayarannya jadwal waktu penyelesaian pelayanan umum hak dan kewajiban baik dari pemberi maupun penerima pelayanan umum berdasarkan bukti-bukti penerimaan permohonan atau kelengkapannya sebagai alat untuk memastikan mulai dari proses pelayanan umum hingga ke penyelesaiannya

3. Keamanan, Dalam arti bahwa proses serta hasil pelayanan umum dapat memberikan keamanan dan kenyamanan serta dapat memberikan kepastian hukum. 4. Keterbukaan, Dalam arti bahwa setiap prosedur atau tata cara, persyaratan, satuan kerja pejabat penanggung jawab, pemberi pelayanan umum, waktu penyelesaian, rincian biaya atau tarif dan hal-hal yang berkaitan dengan proses pelayanan umum wajib diinformasikan secara tebuka agar mudah diketahui dan dipahami oleh masyarakat.

6. Ekonomis, Dalam arti pengenaan biaya pelayanan umum harus ditetapkan secara wajar dengan memperhatikan : a. b. c. Nilai barang dan atau jasa pelayanan umum tidak menuntut biaya tinggi diluar kewajaran. Kondisi dan kemampuan masyarakat untuk membayar secara umum. Ketentuan perundang-undangan yang berlaku.

7. Keadilan, Dalam arti cakupan atau jangkauan pelayanan umum harus diusahakan seluas mungkin dengan distribusi yang merata dan diberlakukan secara adil.

8. Tepat waktu Pelaksanaan pelayanan umum dapat diselesaikan dalam waktu yang telah ditentukan.