Bimbingan Teknis Penyusunan Evaluasi Diri Akreditasi Program Studi
Bimbingan Teknis Penyusunan Evaluasi Diri Akreditasi Program Studi Disampaikan oleh: Prof. Dr. Ir. Marwan Universitas Syiah Kuala Bimbingan Teknis Penyusunan Evaluasi Diri Universitas Medan Area Medan, 3 November 2018
Referensi: • Pedoman Evaluasi Diri untuk Akreditasi Program Studi dan Institusi Perguruan Tinggi, BAN-PT, 2010 • Instrumen Akreditasi Perguruan Tinggi 3. 0 : Laporan Evaluasi Diri (LED) dan Laporan Kinerja Perguruan Tinggi (LKPT) oleh Tim Penyusun Instrumen APT dan APS, BAN-PT, 2018. • Pitfalls terkait Akreditasi oleh Adil Basuki Ahza, BAN-PT, 2011
OUTLINE 1 Pendahuluan 2 Dokumen ED APS versi 2010 3 Langkah-langkah Penyusunan Dokumen ED 4 ED dalam Penilaian Akreditasi 5 Penutup
OUTLINE 1 Pendahuluan
Pengertian Evaluasi Diri ? The purpose of evaluation is not (only) to prove but (most of all) to improve (adapted from Stufflebeam et al. , Educational Evaluation and Decision Making, 1997) Upaya sistematik untuk menghimpun dan mengolah data, fakta, informasi yang sahih dan andal, serta menyimpulkan kondisi nyata, yang kemudian digunakan sebagai landasan upaya dan tindakan manajemen sehingga kelangsungan lembaga atau program peningkatan mutu berkelanjutan dapat terjamin
(Quality Management in University – David W. Piper) Melaksanakan pengembangan secara berkelanjutan untuk memenuhi standar dan mencapai sasaran mutu QUALITY ED Menetapkan standar dan sasaran QUALITY (mutu) Menyusun rencana dan strategi sesuai dengan standar dan sasaran mutu • membantu menetapkan the Q goals and standards • menjadi basis merencanakan langkah-langkah untuk mencapai Q goals and standards • menuntun strategi monitoring, evaluasi dan verifikasi Quality (Mutu) sebagai sasaran APS
Siklus Peningkatan Mutu Berkelanjutan melalui SPMI dan SPME (Peraturan BAN PT no. 2 tahun 2017 tentang SAN DIKTI) PERBAN No. 2, BAN PT, 2017
Kriteria Akreditasi mengacu pada SN DIKTI PERBAN No. 2, BAN PT, 2017
Pemberlakuan Instrumen Akreditasi Baru Akreditasi Institusi (APT): mulai 1 Oktober 2018 Akreditasi Program Studi melalui Unit Pengelola PS (APS): mulai 1 Januari 2019
OUTLINE 2 Dokumen ED versi APS 2010
Komponen ED mengacu pada Instrumen ED APS saat ini Komponen A. Komponen B. Komponen C. Komponen D. Komponen E. Komponen F. Komponen G. BAN-PT v. 2010 Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaiannya. Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu Mahasiswa dan Lulusan. Sumber Daya Manusia. Kurikulum, Pembelajaran, dan Suasana Akademik. Pembiayaan, Sarana, dan Prasarana, serta Sistem Informasi. Penelitian, Pelayanan/Pengabdian kepada Masyarakat, dan Kerjasama.
ED yang di-submit pada Akreditasi Program Studi 1. Laporan Evaluasi Diri (LED)
A Cakupan ED Latar Belakang • Memuat dasar penyusunan, tim penyusun dan tanggung jawabnya, dan mekanisme kerja penyusunan LED. STRUKTUR LED Kondisi Eksternal • Terdiri dari lingkungan makro dan lingkungan mikro ditingkat lokal, nasional, dan internasional. • Lingk. makro mencakup aspek politik, ekonomi, kebijakan, sosial, budaya, perkembangan IPTEKS. • Lingk. mikro mencakup aspek pesaing, pengguna lulusan, sumber calon mahasiswa, sumber calon dosen, sumber tendik, e-Learning, pend. jarak jauh, Open Course Ware, kebutuhan DUDI dan masyarakat, mitra, dan aliansi. • PS perlu menganalisis aspek-aspek yang relevan dapat mempengaruhi eksistensi dan pengembangan institusi. Profil Institusi • Berisi deskripsi sejarah institusi, visi, misi, tujuan, sasaran dan tata nilai, organisasi (fakultas, lembaga, dan program studi), mahasiswa dan lulusan, sumber daya manusia (dosen dan tenaga kependidikan), keuangan, sarana dan prasarana, sistem penjaminan mutu internal, dan serta kinerja perguruan tinggi, yang disajikan secara ringkas dan mengemukakan hal-hal yang paling penting.
B Komponen Laporan evaluasi diri harus memuat 7 standar akreditasi yang meliputi komponen: STRUKTUR LED 1. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran, serta Strategi Pencapaiannya 2. Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu 3. Mahasiswa dan Lulusan 4. Sumber Daya Manusia 5. Kurikulum, Pembelajaran dan Suasana Akademik 6. Pembiayaan, Sarana Prasarana dan Sistem Informasi 7. Penelitian, PKM dan Kerjasama
C Analisis dan Penetapan Program Pengembangan Institusi Analisis capaian kinerja STRUKTUR LED • Cakupan aspek antar kriteria yang dievaluasi: kelengkapan, keluasan, kedalaman, ketepatan, dan ketajaman analisis untuk mengidentifikasi akar masalah yang didukung oleh data/informasi yang andal dan memadai serta konsisten dengan hasil analisis yang disampaikan pada setiap kriteria. Analisis SWOT atau analisis lain yang relevan • Ketepatan mengidentifikasi kekuatan atau faktor pendorong, kelemahan atau faktor penghambat, peluang dan ancaman yang dihadapi serta keterkaitan dengan hasil analisis capaian kinerja. Analisis SWOT harus mencakup strategi pengembangan. Strategi pengembangan • Kemampuan institusi dalam menetapkan prioritas pengembangan sesuai dengan kapasitas, kebutuhan, dan rencana strategi pengembangan institusi secara keseluruhan. Program Keberlanjutan • Mekanisme penjaminan keberlangsungan program dan good practices yang dihasilkan, serta jaminan ketersediaan sumberdaya untuk mendukung pelaksanaan program termasuk rencana penjaminan mutu yang berkelanjutan.
OUTLINE 3 Langkah-langkah Penyusunan Dokumen LED
Kerangka Konseptual dan Proses Penyusunan LED BAGIAN KESATU (dalam panduan) KERANGKA KONSEPTUAL A ED dan Pengembangan Institusi B Konsep Evaluasi C Indikator Kinerja dan Kualitas D Langkah-langkah Penyusunan Laporan ED E Pelaksanaan Penyusunan LED F Atribut LED
A KERANGKA KONSEPTUAL ED dan Pengembangan Institusi Evaluasi diri harus digunakan untuk memahami dengan baik q kondisi dan mutu institusi saat ini (Institution Quality and Condition At Present/IQCAP) q untuk digunakan sebagai landasan institusi menentukan kondisi dan mutu yang diinginkan di masa yang akan datang (Institution Quality and Condition At Future/IQCAF). Evaluasi adalah upaya sistematik untuk menghimpun dan mengolah data dan fakta menjadi informasi yang handal dan sahih, sehingga dapat disimpulkan kondisi yang benar, dengan tujuan: q memperlihatkan pencapaian mutu institusi. q merupakan alat manajerial, untuk menjaga agar kinerja institusi yang telah dicapai tetap terjaga keberlangsungannya. q merupakan alat manajerial yang ditujukan untuk penyusunan rencana pengembangan institusi dimasa mendatang.
Rencana Pengembangan Institusi (Rencana Pengembangan Jangka Panjang, Jangka Menengah, Jangka Pendek) Pningkatan Kualitas Institusi Kondisi dan mutu yang diinginkan di masa yang akan datang (Institution Quality and Condition At Future/IQCAF) kondisi dan mutu institusi saat ini (Institution Quality and Condition At Present/IQCAP) Panduan LED, DIKTI, 2005 Waktu
Kualitas Institusi dengan evaluasi diri + (sumberdaya internal, kerjasama dan bantuan investasi) dengan evaluasi diri + (sumberdaya internal dan kerjasama) dengan evaluasi diri + sumberdaya internal Tanpa Evaluasi Diri Target Pningkatan Kualitas Kondisi dan mutu yang diinginkan di masa yang akan datang (Institution Quality and Condition At Future/IQCAF) kondisi dan mutu institusi saat ini (Institution Quality and Condition At Present/IQCAP) Panduan LED, DIKTI, 2005 Waktu
B Konsep Evaluasi Tujuan Evaluasi Diri KERANGKA KONSEPTUAL • Upaya sistematik untuk menghimpun dan mengolah data (fakta dan informasi) yang handal dan sahih, sehingga dapat disimpulkan kenyataan untuk selanjutnya digunakan sebagai landasan tindakan manajemen untuk mengelola kalangsungan institusi atau program Kebutuhan minimum yang harus dipenuhi • Setiap komponen evaluasi diri (masukan, proses, luaran, dan capaian) harus memenuhi kebutuhan minimum SN DIKTI. Masukan • Masukan dapat berupa (1) sumber daya berwujud (tangible), seperti: mahasiswa, dosen, tenaga kependidikan, dana, sarana dan prasarana, dan (2) sumber daya tidak berwujud (intangible) seperti visi dan misi, kurikulum, pengetahuan, sikap, kreativitas, tata nilai dan budaya. Proses • Proses tersebut mencakup aspek: tatapamong, tatakelola, kepemimpinan, pembelajaran, suasana akademik, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat. Luaran dan Capaian • Luaran adalah hasil langsung dan segera dari proses: mutu dan relevansi lulusan (IPK, masa studi, masa tunggu lulusan, kesesuaian mutu lulusan dengan bidang kerja), hasil penelitian dan Pk. M (publikasi, hilirisasi, dan Ha. KI).
C Indikator Kinerja dan Kualitas Efisiensi KERANGKA KONSEPTUAL • Adalah kesesuaian antara input dan proses yang dilaksanakan, dapat diperlihatkan dengan bagaimana peran dan kinerja manajemen sumberdaya dalam pelaksanaan proses tersebut. Tingkat efisiensi dapat dihitung berdasarkan perbandingan antara sumberdaya yang telah dimanfaatkan dengan sumberdaya yang digunakan dalam melaksanakan proses tersebut. Produktivitas • Adalah kesesuaian antara proses dengan luaran yang dihasilkan, umumnya diperlihatkan dengan perbandingan jumlah luaran yang dihasilkan dari suatu proses yang memanfaatkan sumberdaya dengan standar tertentu. Perubahan proses dapat mempengaruhi tingkat produktivitas. Efektivitas • Adalah kesesuaian antara tujuan atau sasaran dengan luaran yang dihasilkan, diperlihatkan dengan membandingkan tujuan dengan hasil dari proses (termasuk dampak yang dihasilkan). Akuntabilitas • Adalah tingkat pertanggungjawaban yang menyangkut bagaimana sumberdaya institusi pendidikan tinggi dimanfaatkan dalam upaya dan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Suasana Akademik • Diartikan sebagai tingkat kepuasan dan motivasi sivitas akademika dalam menyelesaikan tugasnya untuk mencapai tujuan institusi. Kemampuan Inovatif • Adalah kemampuan institusi dalam menghasilkan nilai tambah pada luaran.
E Pelaksanaan Penyusunan LED Penetapan Tim Penyusun (Task Force) • Pimpinan institusi menetapkan tim penyusun LED (LKPT bagian tidak terpisahkan); orang yang memahami manajemen PT; melalui keputusan yang legal dan disertai dengan tugas dan tanggungjawabnya. KERANGKA KONSEPTUAL Penyusunan Jadwal Kerja Tim • Jadwal kerja yang dihitung mundur dari batas waktu penyerahan LED. Pembagian Kerja • Mengingat beban kerja tim yang cukup berat dan waktu terbatas, perlu dilakukan pembagian pekerjaan yang jelas. Pengumpulan dan Analisis Data • Pengumpulan dan analisis data dilakukan secara berulang (iterasi). Hal ini terjadi, karena sering dijumpai adanya kebutuhan data baru untuk dapat mendukung pengambilan kesimpulan yang logis dan benar. Penulisan LED • LED harus gayut dan terlihat benang merahnya, penulisan LED seyogyanya tidak dilakukan oleh orang yang berbeda untuk setiap bagian, perlu ditunjuk satu atau lebih anggota tim yang bertugas sebagai proof reader materi yang telah ditulis tersebut serta draft akhir LED harus direview oleh pimpinan. Sosialisasi LED • Disosialisasikan kembali para pemangku kepentingan, untuk mendapatkan masukan. Untuk penentuan indikator kinerja, sebaiknya dibicarakan disepakati oleh semua pihak yang terkait dalam pelaksanaan implementasi program yang akan dilaksanakan. Perbaikan LED • Jika masih diperlukan perbaikan akhir sebelum LED (dan LKPT) diajukan ke BAN PT.
Pengolahan Data Isi Tabel Pengelompokan Data Verifikasi Data Pengumpulan Data Kesimpulan: …………… Cek Konsistensi Data antar tabel Panduan LED, DIKTI, 2005 Analisa Setiap Tabel - Performance: lihat trend - Profile: bandingkan dng standar Kesimpulan: ……………
Analisis Situasi SWOT Analysis Current Situation Strength ………… Opportunities …………. Weaknesses ………… Threats ………… Rencana Strategis - Strategic Planning (global) Situational Analysis Position Rencana Operasional - Tactical Planning (detail) Root-Cause Analysis Problems Statement …………………… Self-Evaluation Conclusions Restraining forces Force-Field Analysis Driving forces Panduan LED, DIKTI, 2005
Analisis TOWS Pengembangan institusi External data Internal data Kesimpulan: …………… Panduan LED, DIKTI, 2005 Strength > Weaknesess Opportunities > Threats TOWS Analysis Strength ………… Opportunities …………. Weaknesses ………… Threats ………… Strength < Weaknesess Opportunities < Threats Konsolidasi institusi
F Atribut LED yang Baik Keterlibatan semua pihak • Seberapa intensif keterlibatan para pemangku kepentingan dalam penyusunan LED, dengan merinci keterlibatan aktor kunci, baik yang ada di dalam maupun di luar institusi. Keserbacakupan KERANGKA KONSEPTUAL • Keserbacakupan LED dinilai berdasarkan kesesuaian serta kelengkapan aspek dan isu penting yang diperhatikan, diamati dan dianalisis dalam proses penyusunannya. Kualitas Data • Kualitas data harus cukup (adequate), akurat (accurate), konsisten (consistent) antara data satu dengan lainnya, dan sesuai (relevant) dengan aspek atau isu yang dibahas, dalam menjelaskan masing-masing unsur yang ada pada faktor internal maupun faktor eksternal. Kedalaman Analisis • Ditunjukkan dengan keterkaitan yang jelas (“benang merah”) antara: 1) kemampuan menemu kenali akar permasalahan yang dihadapi oleh institusi berdasarkan data yang dicantumkan dalam LKPT dan data pendukung lainnya; 2) kemampuan untuk mengembangkan rencana perbaikan untuk menanggulangi permasalahan tersebut, dan 3) kemampuan untuk menentukan prioritas strategis dengan menggunakan metoda analisis yang relevan, seperti SWOT Analysis maupun metode analisis lainnya. Pendekatan Inovatif dan Kreatif • Adalah penggunaan teknik yang mutakhir, bervariasi, dan relevan untuk menghimpun, mengolah, menganalisis, menginterpretasikan, dan menyajikan data agar LED dan LKPT lebih mudah dipahami secara lebih baik. Rencana Pengembangan • Adalah gambaran secara global, ringkas dan jelas tentang rencana pengembangan, baik untuk perbaikan masalah dan kelemahan yang berhasil diidentifikasi maupun untuk mendapat keunggulan kompetitif. Kejujuran • Evaluasi diri harus dilakukan secara jujur, dengan data riil yang dipunyai institusi.
ANALISIS SWOT untuk ED …. . (1)
ANALISIS SWOT untuk ED …. . (2)
0 1 Tingkat. Keluasan Dampak (Vastness of Impacts) Tingkat Kemendesakan (Degree of urgency) 1 Strategy “Prioritizing” Tingkat penting/tidak (Degree of importance) ABA-01/11/2018 Tingkat penting/tidak 0 1 (Degree of importance) Which one first and, the last? ? ? 1
- Faktor Pendorong ditambah/ditingkatkan? - Faktor penghambat diturunkan/dikurangi?
OUTLINE 4 ED dalam Penilaian AKREDITASI
Bobot Penilaian Borang No. LED Sumber Penilaian Bobot % 1 Borang Program Studi 75 2 Borang Unit Pengelola/ UPPS 15 2 Evaluasi-Diri Program Studi 10 Total 100
ASPEK PENILAIAN EVALUASI-DIRI No. Aspek yang Dinilai Bobot 1 Akurasi dan kelengkapan data serta informasi yang digunakan untuk menyusun laporan evaluasi-diri 25 2 Kualitas analisis yang digunakan untuk mengidentifikasi dan merumuskan masalah pada semua komponen evaluasi-diri. 30 3 Strategi pengembangan dan perbaikan Program 20 4 Keterpaduan dan keterkaitan antar komponen evaluasi-diri 25 Total 100
1. Akurasi dan kelengkapan data serta informasi yang digunakan untuk menyusun laporan Evaluasi Diri No. 1 a 1 b Aspek yang Dinilai Cara perguruan tinggi mengemukakan fakta tentang situasi perguruan tinggi, pada semua komponen evaluasi-diri, a. l. kelengkapan data, kurun waktu yang cukup, cross-reference. Pengolahan data menjadi informasi yang bermanfaat, a. l. menggunakan metode-metode kuantitatif yang tepat, serta teknik representasi yang relevan. Total Bobot 12, 5 25
2. Kualitas analisis yang digunakan untuk mengidentifikasi dan merumuskan masalah pada semua komponen Evaluasi Diri. No. 2 a 2 b 2 c 2 d Aspek yang Dinilai Identifikasi dan perumusan masalah dilakukan dengan baik. Ketepatan dalam melakukan appraisal, judgment, evaluasi, asesmen atas fakta tentang situasi di perguruan tinggi. Permasalahan dan kelemahan yang ada dirumuskan dengan baik. Deskripsi/Analisis SWOT berkenaan dengan ketepatan penempatan aspek dalam komponen SWOT, tumpuan penekanan analisis. Total Bobot 7, 5 30
3. Strategi pengembangan dan perbaikan Program No. 3 a 3 b 3 c Aspek yang Dinilai Ketepatan perguruan tinggi memilih/ menentukan rencana perbaikan dari kekurangan yang ada. Kejelasan perguruan tinggi menunjukkan cara untuk mengatasi masalah yang ada. Kelayakan dan kerealistikan strategi dan sasaran yang ingin dicapai. Total Bobot 10 5 5 20 4. Keterpaduan dan keterkaitan antar komponen Evaluasi Diri No. 4 a 4 b Aspek yang Dinilai Komprehensif (dalam, luas dan terpadu). Kejelasan analisis intra dan antar komponen Evaluasi Diri. Total Bobot 12, 5 25
OUTLINE 5 Penutup
Terimakasih
- Slides: 40