BIMBINGAN TEKNIS PEMAHAMAN MANAJEMEN MUTU 4 Maret 2019

BIMBINGAN TEKNIS PEMAHAMAN MANAJEMEN MUTU 4 Maret 2019 Oleh : SETIO BUDI UTOMO Konsultan Manajemen KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

POKOK BAHASAN q AWARENESS MUTU q SISTEM MANAJEMEN MUTU KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

1 AWARENESS MUTU KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

PENDAHULUAN “ …. TIDAK ADA YANG ABADI MELAINKAN PERUBAHAN ITU SENDIRI… “ Perubahan adalah suatu kepastian yang harus dihadapi setiap organisasi. Mampukah mereka bertahan dalam arus perubahan, ataukah ikut tergerus didalamnya. Dengan penerapan metode dan tools yang tepat, banyak organisasi mampu menunjukkan eksistensinya di era persaingan yang semakin ketat ini. KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

MENGAPA PERLU MUTU? Tuntutan Pasar Semakin Meningkat Tingkat Persaingan Kepuasan Pelanggan Survive Semakin Tinggi Hanya Organisasi / Bidang Usaha Yang Memperhatikan Mutu Yang Dapat Bertahan Hidup dan Memenangkan Persaingan KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

DEFINISI MUTU Sesuai dengan kegunaan (Fitness for Use – J. M Juran) Memenuhi persyaratan pelanggan (Conform to Customer Requirement – Phillip B. Crosby) Memenuhi harapan pelanggan (Meeting Customer Expectations – A. V. Feigenbaum) Kepuasan pelanggan (Customer Satisfaction – K. Ishikawa) KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

TINGKAT KEPUASAN PELANGGAN Customer Satisfaction, Pelanggan puas sesuai harapannya B E T T E R Delight Customer, Pelanggan puas karena mendapatkan lebih dari harapannya. Loyal Customer, Pelanggan sangat bergantung kepada kita. Advocate Customer, Pelanggan merekomendasikan kita kepada orang lain. KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

PERSEPSI YANG SALAH • • Bermutu adalah standar tinggi yang sulit dicapai Mutu hanya dapat dilihat dari hasil kerja Mutu hanya menjadi tanggung-jawab bagian tertentu Mutu terbatas pada produk barang/produk fisik • Bermutu adalah “mahal” KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

BAGAIMANA BIAR BERMUTU ? Harus ada “SISTEM” di dalam suatu organisasi SISTEM adalah suatu proses / kegiatan yang meliputi perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, pengukuran, peninjauan, dan tindak lanjut KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

MEMBANGUN PENERAPAN SISTEM MANAJEMEN MUTU Budaya Kebiasaan Biasa Bisa Terpaksa Dipaksa

KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id I

FAKTOR YANG MEMPENGARUHI SMM MUTU TERPADU SISTEM SPESIFIKASI STANDARD KONSISTENSI PERBAIKAN SERTIFIKASI MANUSIA KOMITMEN KESADARAN TANGGUNG JAWAB KETERLIBATAN KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id MANAJEMEN KEBIJAKAN MUTU SASARAN MUTU RENCANA PENGEMBANGAN PENYEDIAAN SUMBER DAYA SUPERVISI

KONSEP PDCA DALAM SISTEM MANAJEMEN MUTU P A D C AN T A GK N I PEN SMM Kemajuan Organisasi akan berbeda satu dengan yang lain, tergantung dari IMPROVEMENT yang dilakukan KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

2 SISTEM MANAJEMEN MUTU Diambil dari beberapa point klausul ISO 9001: 2015 KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

STANDAR KLAUSUL ISO 9001: 2015 (ANNEX SL” HIGH LEVEL STRUCTURE) 1. 2. 3. 4. 5. Scope Normative references Terms and definitions Context of the organization • Understanding the organization and its context • Needs and expectations of interested parties • Determining the scope • Management System Leadership • Leadership and commitment • Policy • Roles, responsibility and 6. Authority Planning • Actions to address risks & opportunities • Objectives and plans to achieve them KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id 7. Support • Resources • Competence • Awareness • Communication • Documented information 8. Operation • Operational planning and control 9. Performance evaluation • Monitoring, measurement, analysis & evaluation • Internal audit • Management review 10. Improvement • Non conformity and corrective action • Continual Improvement

MODEL PROSES ISO 9001: 2015 KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

5 POINT IMPLEMENTASI 1 2 6 3 KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id 4

1. KONTEKS ORGANISASI A. Memahami Issue internal dan eksternal o Menetapkan isu internal dan eksternal yang berdampak/ berpengaruh terhadap bisnis organisasi o Memantau dan meninjau informasi tentang isu-isu eksternal dan internal. KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

Contoh konteks organisasi- issue SUMBER Eksternal ASPEK ISU / PERMASALAHAN RESIKO UNTUK ORGANISASI RENCANA ORGANISASI Hukum / persyaratan Teknologi Pasar Internal Kinerja organisasi Budaya kerja Bisa juga dikombinasi dengan metode SWOT Analisis KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

Isue umkm terkini : Merek dagang : "Brand yang baik itu yang bercerita mengenai produk. Oleh karenanya, sejak usaha masih dirintis, harus punya brand yang unik, filosofis dan mudah diingat" Revolusi indutri 4. 0 untuk UMKM KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

B. Memahami keinginan & harapan pihak yang berkepentingan o Menetapkan Pihak Yang Berkepentingan yang relevan o Menetapkan keinginan dan harapan dari pihak yang berkepentingan tersebut. o Memantau dan meninjau secara terus menerus informasi terhadap pihak-pihak yang berkepentingan dan persyaratannya KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

Contoh konteks organisasi- pihak terkait SUMBER Eksternal PIHAK TERKAIT KEINGINAN & HARAPAN Pelanggan Pemerintah Supplier Internal Share holder Karyawan KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id RESIKO DALAM PEMENUHAN RENCANA ORGANISASI

2. KEBIJAKAN MUTU Manajemen puncak harus menetapkan, menerapkan dan memelihara kebijakan mutu yang: q sesuai dengan tujuan dan konteks organisasi q sebagai kerangka untuk sasaran mutu q mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan yang berlaku q mencakup komitmen untuk perbaikan berkelanjutan “dikomunikasikan, dipahami dan diterapkan dalam organisasi” KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

Contoh Kebijakan Mutu : ”UKM “JAGO DOLANAN” berkomitmen menghasilkan produk yang bermutu dan fokus pada kepuasan pelanggan ” Untuk mencapai kebijakan tersebut dengan cara: 1. Senantiasa memenuhi semua peraturan perundangan yang berlaku 2. Implementasi sistem manajemen mutu secara konsisten 3. Peningkatan efisiensi perusahaan 4. Melakukan peningkatan efektifitas sistem manajemen mutu secara berkelanjutan Ditetapkan di Malang, 15 Mei 2018 NAMA Pimpinan KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

3. SASARAN MUTU Sasaran mutu ditetapkan pada fungsi, tingkat dan proses yang sesuai Sasaran mutu harus: a) konsisten dengan kebijakan mutu; b) dapat diukur; c) memperhitungkan persyaratan yang berlaku; d) relevan untuk kesesuaian produk dan layanan dan untuk peningkatan kepuasan pelanggan; e) dipantau; f) dikomunikasikan; g) selalu diperbarui sesuai keperluan. KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

Contoh Sasaran Mutu : BAGIAN SASARAN MUTU TARGET PROGRAM PENCAPAIAN METODE PENGUKURAN PERIODE MARKETING Meningkatkan nilai penjualan 80 juta 1. Melakukan promosi dengan ikut even dari dinas 2. Mebuat website Nilai penjualan dalam 1 bulan PRODUKSI Mencapai target harian 100 kardus 80% 1. Perencanaan produksi yang baik 2. Kontrol produksi QC Tidak ada komplain dari pelanggan "0" komplain 1. Peningkatan kompetensi inspektor 2. Kontrol quality Rasio jumlah hari Per Bulan dalam 1 bulan yang mencapai target 100 kardus, dibanding dengan total hari kerja dalam 1 bulan Jumlah komplain Per Bulan dalam 1 bulan PEMBELIAN Tidak terjadi kelambatan bahan baku "0" laporan MAINTENANCE Tidak ada laporan kerusakan "0" laporan alat SDM Peningkatan kompetensi SDM Min 2 Pelatihan Per Bulan 1. Memiliki supplier yang terseleksi Jumlah laporan Per Bulan 2. Koordinasi dengan supplier kelambatan 3. Evaluasi rutin kedatangan bahan baku saat akan diproduksi 1. Preventive maintenance Jumlah laporan Per Bulan 2. Kontrol harian alat/ mesin kerusakan alat/ mesin saat akan jalan produksi 1. Perencanaan pelatihan Jumlah pelatihan Per Tahun 2. Evaluasi pelatihan dalam 1 tahun KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

4. Analisa Resiko Tindakan untuk mengatasi risiko & peluang q Menentukan resiko dan peluang : Ø memberikan jaminan bahwa sistem manajemen mutu dapat mencapai hasil yang diinginkan Ø meningkatkan pengaruh yang diinginkan Ø mencegah, atau mengurangi, pengaruh yang tidak diinginkan Ø pencapaian perbaikan. q Tindakan yang akan diambil q Melakukan evaluasi efektivitas tindakan ini KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

Contoh Form Analisa Resiko UKM “JAGO DOLANAN” IDENTIFIKASI RESIKO DAN PELUANG BAGIAN : PEMBELIAN Activity (Kegiatan) No. Sumber R/P Risk (resiko) Standar Mutu I E Tidak terjadi kesalahan pembelian Tidak terjadi keterlambatan datang barang 1 Pembelian R I 2 Penerimaan dan penyimpanan R Barang I Dilakukan pengecekan Dampak Evalu Risk asi Sc Pengendalian Dokumen ore Saat Ini Terkait P S Status Terjadi kesalahan pembelian Barang tidak bisa digunakan/ 1 3 3 rugi Proses produksi Barang / lainnya 3 3 9 terlambat datang terhambat Barang tidak Tidak dilakukan sesuai ( 1 3 3 ( terlewat) kuantitas / kualitas) Validasi Low permintaan pembelian High Tindak Lanjut Batas PJ Waktu Koordinasi dengan supllier Low Monitoring KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

5. Desain Proses Bisnis Proses bisnis adalah sistem yang digunakan perusahaan untuk mencapai tujuannya. Proses ini juga dapat diartikan sebagai langkah- langkah yang dilakukan untuk menghasilkan nilai bagi pelanggan. Tentukan : q Input, Proses, Output q Interaksi Proses KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

Contoh Desain Proses Bisnis KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id Malang, 15 Mei 2018 Mengetahui, Pimpinan

6. PROSEDUR / INSTRUKSI KERJA Format Prosedur Mutu 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. TUJUAN RUANG LINGKUP DEFINISI DOKUMEN PENDUKUNG KRITERIA KEBERHASILAN RINCIAN PROSEDUR CATATAN MUTU CATATAN PERUBAHAN KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

Format Prosedur Mutu 1. TUJUAN Suatu pernyataan singkat yang menerangkan mengapa prosedur ini diberlakukan dan apa yang harus dicapai. 2. RUANG LINGKUP Suatu pernyataan singkat yang menerangkan kegiatan perusahaan yang dicakup dalam prosedur. 3. DEFINISI Suatu daftar keterangan dari singkatan atau terminologi atau istilah khusus yang digunakan dalam prosedur. 4. DOKUMEN PENDUKUNG / REFERENSI Suatu daftar dari dokumen lain (seperti prosedur, instruksi kerja, peraturan pemerintah, peraturan perusahaan, standar teknis, manual book) yang berhubungan dengan prosedur. KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

5. RINCIAN PROSEDUR Suatu uraian langkah demi langkah dari setiap tahapan proses atu kegiatan. 6. CATATAN MUTU Suatu daftar hasil kegiatan yang dituangkan dalam bentuk dokumen yang berasal dari pemilik proses atau dari unit kerja lain ataupun dari luar perusahaan yang disimpan oleh pemilik Proses (dalam bentuk hardcopy maupun softcopy). 7. KRITERIA KEBERHASILAN Suatu uraian mengenai ukuran secara kuantitatif maupun kualitatif keberhasilan pelaksanaan prosedur dikaitkan dengan tujuan prosedur itu sendiri. 8. CATATAN PERUBAHAN Suatu uraian ringkas mengenai perubahan yang terjadi antara prosedur yang berlaku dengan prosedur revisi sebelumnya. KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

Tambahan : Knowledge Organisasi Catatan “Organization Knowledge” / Pengetahuan Organisasi Catatan 1 : “ Pengetahuan organisasi adalah pengetahuan khusus untuk organisasi, umumnya diperoleh dengan pengalaman. Ini adalah informasi yang digunakan diberikan untuk peningkatan tujuan organisasi. Catatan 2 : Pengetahuan organisasi dapat berdasarkan pada: A. SUMBER INTERNAL ( kekayaan intelektual; pengalaman, pelajaran dari kegagalan dan keberhasilan, hasil perbaikan dalam proses, produk dan layanan). B. SUMBER EKSTERNAL ( standard; akademisi; konferensi; pertemuan ilmiah dari pelanggan atau penyedia eksternal) KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id

KREASI MUTU INDONESIA Quality Management System ISO 9001: 2015 www. kmigroup. co. id