BIENVENIDOS APLICACIN DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL PARA

¡BIENVENIDOS!

APLICACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL PARA LA ORGANIZACÓN DE ARCHIVOS.

MARCO LEGAL • LEY 594 DE 2000 LEY GENERAL DE ARCHIVO • Artículo 4. Literal d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos • Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental (Decreto 1835 de 1995) • Artículo 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.

LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN • Ciclo Vital del Documento • Organización Archivos de Gestión • Tablas de Retención Documental • Transferencias Documentales • Eliminación Documental Ley General de Archivo. 594 de julio 14 de 2000

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO FASE SEMIACTIVA FASE ACTIVA VALORACIÓ N PRIMARIA Archivo de Gestión Archivo Central Transferencias primarias VALORES PRIMARIOS ADMINISTRATIVOS LEGALES FISCALES ACADÉMICOS FASE INACTIVA VALORACIÓ N SECUNDARI A Transferencias secundarias VALORES SECUNDARIOS CULTURALES CIENTÍFICOS HISTÓRICOS Archivo Histórico

Organización de los Archivos de Gestión

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL • Es el listado de series, subseries y tipos documentales producidos o recibidos por las oficinas, en el que se asigna el tiempo de retención de los documentos, tanto en el archivo de gestión como en el Archivo Central e Histórico. • Es el instrumento de CLASIFICACIÓN y organización de los documentos en cada oficina. • Hace parte del Sistema de Gestión de Calidad.

DEFINICIONES DE LA TRD • Serie: Grupo de Documentos correspondientes a un mismo asunto, generados en desarrollo de una función especifica por una oficina en marco de los objetivos y fines de la entidad Ejemplo: Contratos, Historias Laborales, Comprobantes de contables , Proyectos, Actos administrativos, Certificaciones, Actas, etc. • Subserie: Es un asunto específico que por sus características forma parte de la Serie. • Tipo documental: son los documentos individuales, que sirven de soporte al asunto respectivo. Hacen parte de una serie o subserie y se organizan cronológicamente respetando su principio de procedencia y orden original. • La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios, formando un expediente.

ORGANIZACIÓN FÍSICA ARCHIVO GESTIÓN ACTAS Actas del consejo de gobierno CERTIFICACIONES 1 2 3 Certificado de residencia CONTRATOS Contratos de obra 2014 2013 2012

ORGANIZACIÓN FÍSICA • Con base en las TRD se reúnen los documentos que conforman las Serie Documental. • La ordenación de las Series y Subseries debe hacerse en orden alfabético, los Tipos Documentales se organizarán cronológicamente respetando su principio de procedencia y orden original. • Los muebles donde se conservan los Archivos de Gestión deben ser identificados alfabéticamente acorde con las series establecidas para la oficina

PASOS APLICACIÓN TRD

CONTRATOS 2012 CONTRATOS Certificados estratificación 2012 CERTIFICADOS Actas consejo de gobierno 2013 Actas consejo de gobierno 2012 ACTAS 01

Formatos utilizados en los Archivos de Gestión • Formato único de Inventario documental (FUI) • Utilizado para la identificación de los archivos de gestión, Central e histórico, las transferencias, eliminaciones documentales. • Formato de préstamo y control documental • Utilizado para registrar los préstamos realizados o las consultas que se lleven a cabo de los documentos producidos en el oficina o dependencia.

Formato único de Inventario documental (FUI) • Utilizado para la identificación de los archivos de gestión, Central e histórico, las transferencias, eliminaciones documentales. • Según el Archivo General de la Nación (AGN), el inventario documental constituye un instrumento archivístico de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Acuerdo 042 del 31 de Octubre de 2002

Formato único de Inventario documental (FUI)

Formato de préstamo y control documental Este “Reglamento de Préstamo y Consulta de Documentos en el Archivo de Gestión y Central de la Alcaldía Municipal de Tello”, se presenta a todos los funcionarios y público con excepción como una herramienta básica para hacer un desglose detallado del funcionamiento de los Archivos, basado en la normatividad archivística colombiana. Es una herramienta clave en la Administración Documental.

Formato de préstamo y control documental

FOTMATO HOJA DE CONTROL EXPEDIENTES • Los documentos que conforman el expediente se digitan siguiendo la secuencia de actuación o trámite, de acuerdo con el procedimiento; si esto no es posible, se organizarán en el orden en que se incorporan al expediente de acuerdo al principio de orden original. • Realizada esta labor se procederá a identificar a partir del documento número 1 hasta el numero de veces de manera consecutiva. • Todo documento que conforme el expediente en dicha foliación, tendrá relación directa con la Hoja de Control y la ordenación de los documentos internamente en cada expediente. (Acuerdo 002 de 2014 Archivo General de la Nación, Articulo 12).

FOTMATO HOJA DE CONTROL DE EXPEDIENTES

HOJA DE CONTROL CONTRATOS

FORMATO MARCADO DE CARPETAS Este formato permite visualizar su ubicación y facilita la localización física del expediente en la caja o gaveta.

FORMATO MARCADO DE CARPETA EXPEDIENTES

FORMATO MARCADO DE CARPETA CONTRATOS

FORMATO MARCADO DE CAJAS

FOLIACIÓN §Folio: Hoja. §Foliar: Acción de numerar hojas. §Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental” §Folio recto: Primera cara de un folio, cuya numeración se aplica solamente a esta. §Folio vuelto: Segunda cara de un folio y a la cual no se le escribe número. §Orden consecutivo §Esquina superior derecha §En lápiz §Expedientes consecutivo

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES • Son los traslados internos de los archivos de gestión al central y finalmente al histórico. Este proceso se realiza teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, con la periodicidad que establezcan las TRD en cada entidad y de acuerdo con los cronogramas establecidos por la Unidad de archivo de la sede.

REQUISITOS PARA LAS TRANSFERENCIAS Preparación física de los documentos: §Limpieza de la documentación §Eliminación de material metálico §Identificación del material afectado por biodeterioro. §Revisión y Foliación §Unidades de conservación y realmacenamiento §Inventario de la documentación que esta siendo remitida a la unidad de archivo.

Eliminación Documental ELIMINACIÓN actividad resultante de la disposición final señalada en las TVD o TRD, avaladas por el comité de Archivo mediante levantamiento de acta, estos documentos pierden todo valor legal, fiscal administrativo y testimonial

Procedimiento de Eliminación §Seleccionar las series y subseries que deberán ser eliminadas en el archivo de Gestión. §Constatar con la TRD que la documentación haya cumplido su tiempo de retención en el Archivo de Gestión. §Registrar en el Formato Único de Inventario Documental (FUID) las series que van a ser eliminadas, diligenciando correctamente cada uno de los espacios, con la firma del jefe de la respectiva oficina. §Enviar copia del Formato Único de Inventario Documental (FUID) a la Unidad de Archivo de Sede. §Esperar notificación de aprobación de eliminación por la Unidad de Archivo de Sede. Una vez ésta llegue proceder a la eliminación. §De ser necesario, solicitar acompañamiento por parte del Archivo Central para la verificación de la documentación a ser eliminada.

Gracias…