BIDDING DALAM KEGIATAN MICE BERNEGOSIASI YANG BENAR PERTEMUAN

BIDDING DALAM KEGIATAN MICE & BERNEGOSIASI YANG BENAR PERTEMUAN KE 9 & 10

PENGERTIAN BIDDING Setiap asosiasi, perusahaan, korporasi, badan, lembaga atau instansi manapun yang hendak menyelenggarakan kegiatan MICE diharuskan melalui persyaratan Bidding oleh Pemerintah Republik Indonesia. Suatu kegiatan MICE tidak akan datang dengan sendirinya akan tetapi harus “dibeli” melalui suatu proses, ketika mengajukan permohonan untuk mengundang diselenggarakannya kegiatan MICE di negara pengundang, yang di

sebut dengan bid atau invitasi (undangan). Selanjutnya permohonan itu menjadi sesuatu yang resmi setelah didokumentasikan. Jadi arti Bidding, ialah invitasi, undangan penawaran penyelenggaraan MICE oleh penyelenggara sebagai tuan rumah.

Persyaran Bidding, adalah sebagai berikut : 1. Harus diketahui siapa pengambil keputusan dari penyelenggara MICE dengan mengajukan suatu Bidding. 2. Dokumen Bidding harus mengandung : * Surat pengantar sponsor, * Pesan pejabat instansi terkait dengan kegiatan penyelenggaraan MICE tersebut, * Keterangan perihal fasiitas penyelenggaraan MICE yan tersedia, * Perkiraan biaya, program-program, kemuda

3. Bila Bidding disetujui, maka dibentuklah Komite Pengarah yang menerima saran asistensi, dari : * Perusahaan Penerbangan (airlines), * Pejabat Pariwisata (tourism authorities), * Biro Konvensi (Convention Bureau), * Konsultan Professional (Professional Consulta nt ), 4. Rincian maksud dan tujuan MICE untuk mengetahui :

* Perkiraan jumlah peserta, * Susunan acara keseluruhan (persidangan, pameran, events resmi maupun sosial, program untuk para istri dan anak-anak serta tamu-tamu VIP), * Penentuan lokasi, * Penentuan jadwal, * Penyusunan anggaran sementara. 5. Pembentukan Komite Pelaksana serta

STRATEGI DALAM PENAWARAN (BIDDING) Ada 18 kata kunci Bid Strategi yang harus dipahami oleh perencana konvensi, yaitu : 1. Sumber daya dan peluang; * Kesempatan yang tepat, * Pameran dagang, * Kunjungi calon konsumen, * Daftar kebutuhan, * Jawaban dari iklan/surat langsung, * Database dari organisasi konvensi/pameran

* Bekerjasama dengan industri : PCO, hotel, venue, dan lain-lain 2. Skala prioritas utama terhadap pengaruh ekonomi. * Cek urutan kejadian sehingga hal-hal lokal didahulukan, * industri, * Identifikasi konsumen potensial lokal, * Jumlah delegasi/peserta, * Pasar potensial

* Kelengkapan untuk kebutuhan fasilitas, * Pengaruh ekonomi global, * Profil bisnis, * Data/status kompentitif 3. Rekrut tenaga lokal Panitia lokal dan kantor perwakilan penyelenggaraan konvensi (PCO, MP, BPW) asing sangatlah penting.

4. Proses penyelenggaraan events * Waktu & frekuensi event * profil peserta/delegasi * Lokasi, kota, negara, * Identifikasi sumber dana/anggaran * Acara sebelumnya, * Diulangi Bid sukses sebelumnya/kegagalan * Identifikasi hal-hal penting 5. Persiapan dokumen * Tanggal memulai kegiatan event

* Tanggal pilihan kegiatan event * Tempo batas/tanggal waktu * Antisipasi peserta * Sponsor pendukung kegiatan * Anggaran/dana * Tuan rumah/panitia * Perlengkapan akomodasi * Perlengkapan ruang pertemuan * Perlengkapan ruang pameran * Perlengkapan katering

* Bertemu dan salam * Transportasi dari/ke bandara /pelabuhan * Transportasi dari/ke venue/ruang pertemuan/ pameran * Acara perjalanan wisata sebelum/sesudah event * Acara peserta pendamping 6. Identifikasi tugas delegasi pada sebelum konvensi/pameran berlangsung.

* Sponsor pendukung * acara pokok dan anggaran / dana * Dokumen penawaran dan perijinan * Program sosial, pendekatan serta promosi 7 Proses awal perencanaan, jaga tanggal bahaya dan batas akhir. * Komite pertemuan dan jadwal acara * Batas waktu pekerjaan dan terkahir * Presentasi penawaran dan tanggal keputusan

8. Cek dan perhitungan kompetiter * Identifikasi kelebihan kompetiter * Cek sejarah penawara sebelumnya * Tahu kekuatan & kelemahan, usut kegiatan * Identifikasi kira-kira hambatan yang mengha langi 9. Identifikasi kunci keberhasilan & proses pemilihan penawaran. * Image yang bagus dan baik

* Identifikasi hambatan yang terjadi * Kumpulkan yang terpengaruhi * Sadar akan kondisi politik * Rencanakan, ingatkan, dan putuskan * Selesaikan bersama-sama informasi yang ter sedia dari masing-masing pribadi * Pahami suku dan budayanya 10. Menetapkan sebagai kota yang kompetitif baik dari kekuatan/kelemahannya.

11. Dukungan keamanan & sponsor * Analisa rencana bagian keuangan bisnis * Yakinkan keunggulan industri dan pemerinta han * Proposal tujuan sponsor 12. Periksa ruang pertemuan * Persiapkan pertemuan dengan kontraktor * Pilih tanggal pelaksanaan * Persiapan dan pengaturan acara event setelah hasil pertemuan

* Laksanakan yang menjadi keputusan * Kombinasi infrastruktur dan atraksi-atraksi * Amankan industri pendukung, seperti penerbangan dan akomodasi * pertemuan dengan para pemasok * Semangat dan konsistensi untuk penjualan * Jangan takut untuk berkompetisi * Pramuwisata khusus & penghubung bagian tour * Temukan keunggulan produk

13. Kepastian perundingan / acara promosi * Persiapan protokoler * Persiapan jadwal acara * Persiapan materi sales, postcard, hadiah * Lakukan hubungan langsung dengan delegasi * Kegiatan lain : seperti jamuan makan, pesta, pengumuman, pemutara, video, hiburan, periklanan

* Awal pertemuan dan promosi * Memilih pembicara (nara sumber) * Format : penampilan panggung, pertemuan tak resmi * Gladiresik di venue : cek akustik, tampilan ruang pertemuan * Dekorasi Venue : pajangan, poster, tema * Material pendukung dokumen penawaran. pin, badge, transparansi * Waktu presentasi

* Isi dokumen konvensi : alamat, alat-alat untuk penjualan, dan pemanis * Audio visual & perlengkapan teknis : In focus, CD rom, overhead, video, dan lain-lain * Perkiraan analisis perencanaan keuntungan bisnis Importants : * Undangan dari panitia pelaksana/komite * Presentasi visual * Indeks yang mudah dibaca

* Hubungkan alamat kriteria penawaran dan pembeli * Jumlah yang diminta * Terjemahan untuk memudahkan pasar, seperti satuan harga dalam USD, Bahasa Inggris, dan bahasa tuan rumah 15 Presentasi penawaran 16 Examine result * Pengaruh dampak ekonomi * Survey kepuasan atas surat penghargaan

* Bandingkan perkiraan dengan yang sebenar nya, seperti jumlah delegasi, jumlah pemakai an kamar 17 Pelayanan Konvensi. Membantu panitia pelaksana dalam perencanaan awal untuk panggung. * Masukan untuk produk dan pelayanan, seperti venue, PCO, Akomodasi, dan lainnya. * Pilihan acara perjalanan konvensi

18. Nilai plus buat delegasi * Identifikasi kesempatan untuk promosi * Promosi stan dan konvensi berikutnya * Penawaran untuk pendaftaran ulang * Tambahan paket tour * Buatkan program tour pendamping * PCO menangani penambahan acara * Kabari berita konvensi yang terbaru * Yakinkan pelayanan penerbangan * Bantu pelayanan visa sebelum konvensi * Hubungan masyarakat

TAHAPAN DAN PROSES NEGOSIASI Secara umum kata “negosiasi” berasal dari kata to negotiate, to be negotiating dalam bahasa Inggris yang berarti merundingkan, membicarakan kemungkinan tentang suatu kondisi, dan atau menawar. Negosiasi, adalah bagian dari kehidupan kita sehari-hari dengan kita sadari maupun tidak,

Definisi negosiasi secara umum dapat diartikan : “suatu bentuk pertemuan bisnis antara dua pihak atau lebih untuk mencapai suatu kesepakatan bisnis”. Negosiasi merupakan perundingan antara dua pihak dimana didalamnya terdapat proses memberi, menerima, dan tawar menawar. Selain itu negosiasi juga merupakan ijab kabul dari sebuah proses interaksi yang dilakukan oleh kedua belah pihak untuk saling memberi dan menerima atas sesuatu yang ditentukan dengan kesepakatan bersama

TUJUAN NEGOSIASI Ada beberapa tujuan dari sebuah negosiasi dalam bisnis, yaitu : 1. Untuk mendapatkan atau mencapai kata sepakat yang mengandung kesamaan persepsi, saling pengertian dan persetujuan. 2. Untuk mendapatkan atau mencapai kondisi penyelesian atau jalan keluar dari masalah yang dihadapi bersama.

3. Untuk mendapatkan atau mencapai kondisi saling menguntungkan dimana masing pihak merasa menang. (win-win solution).

MANFAAT NEGOSIASI Selain mempunyai tujuan, negosiasi juga mempunyai manfaat. Manfaat yang diperoleh dari sebuah proses negosiasi di dalam pengertian bisnis resmi, antara lain : 1. Untuk mendapatkan atau menciptakan jalinan kerja sama antar badan usaha atau institusi ataupun perorangan untuk melakukan suatu kegiatan atas dasar saling pengertian.

Dengan terjalinnya kerjasama antar kedua belah pihak inilah maka tercipta sebuah transaksi bisnis yang saling terkait, sehingga membuat perekonomian. Dengan kata lain, bahwa suatu proses negosiasi bisnis merupakan bagian dari suatu proses interaksi guna menghidupkan perekonomian dalam skala yang lebih luas. 2. Dalam sebuah perusahaan. Sebuah proses negosiasi akan memberikan manfaat untuk menjalin hubungan bisnis yang lebih luas dan juga untuk mengembangkan pasar, yang di-

harapkan memberikan peningkatan penjualan. Proses negosiasi bisnis juga akan menghasilkan harga yang lebih baik dan efisien, yang memberikan keuntungan yang lebih besar. Dalam jangka panjang hal ini akan memberikan kemajuan dari suatu perusahaan.

TAHAPAN NEGOSIASI Tahapan-tahapan negosiasi dapat berkembang dengan sendirinya tergantung pada permasalahan yang dihadapi. Secara umum proses bernegosiasi memiliki pola sama, yaitu : 1. Persiapan, pada tahap ini negosiator mulai mengadakan kick off meeting internal keperluan pengumpulan informasi, relevan yang lengkap, pembentukan tim apabila diperlukan.

2. Proposal, pada tahap ini, negosiator dapat memilih, apakah langsung melakukan penawaran pertama atau menunggu pihak lain yang mengajukan penawaran. 3. Debat, tahap ini merupakan tahap terpenting dalam suatu proses negosiasi. 4. Tawar menawar, setelah diadakan proposal dan debat, negosiator mengadakan tawar menawar atas kepentingan pihaknya maupun pihak lain, yang diperlukan sekarang adalah fakta, dan kemampuan untuk mencapai tujuan negosiasi

5. Penutup, suatu negosiasi dapat berakhir dengan berbagai kemungkinan. Antara lain negosiasi berhasi, negosiasi gagal, negosiasi ditunda, negosiasi dead-lock, para pihak walk-out dan lainnya.

JENIS-JENIS NEGOSIASI Macam-macam negoasiasi, sebagai berikut : A. Negosiasi berdasarkan situasi 1. Negosiasi Formal, adalah negosiasi yang terjadi dalam situasi formal. Ciri-ciri : adanya perjanjian atau hitam diatas putih yang sah secara hukum. Contoh : negosiasi antar dua perusahaan.

2. Negosiasi non-Formal atau informal daam kehidupan sehari-hari, negosiasi ini tidak memerlukan perjanjian khusus yang melibatkan hukum. B. Negosiasi berdasarkan jumlah negosiator 1. Negosiasi dengan pihak penengah Negosiasi dilakukan oleh dua negosiator dan negoasiasi penengah. Pihak penengah bertugas memberikan keputusan akhir.

2. Negosiasi tanpa pihak penengah. Negosiasi ini dilakukan tanpa pihak penengah, sehingga keputusan negosiasi tergantung pada pihak yang bernegosiasi. Contoh : negosiasi antara perwakilan OSIS dan pihak sponsor C. Negosiasi berdasarkan Untung Rugi 1. Negosiasi Kolaborasi (win-win) Para negosiator berusaha mencapai kesepakatan dengan menggabungkan

2. Negosiasi Dominasi (win-lose) Negosiator mendapatkan keuntungan besar dari kesepakatan yang dicapai. Pihak lawan negosiasi mendapat keuntungan lebih kecil. 3. Negosiasi Akomodasi (lose-win) Negosiator mendapatkan keuntungan sangat kecil bahkan kerugian. Pihak lawan nego

Kerugian ini dikarenakan kegagalan negosiator dalam bernegosiasi sehingga tidak – memperoleh keuntungan. 4. Negosiasi menghindari konflik (lose-lose) Dalam negosiasi ini, kedua pihak menghindari konflik yang muncul. Akibatnya, kedua pihak tidak bersepakat untuk menyelesaikan konflik.

LANJUT KE PERTEMUAN 11