Bibliothque de lONUG UNOG Library www unog chlibrary

Bibliothèque de l’ONUG – UNOG Library www. unog. ch/library/ UNOG Library La Bibliothèque de l’Office des Nations Unies à Genève histoire, “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels tradition Pierre Le Loarer, United Nations Office at Geneva et modernité 1

1 – La Bibliothèque de l’Office des Nations Unies à Genève – Histoire (1) UNOG Library 1919 Création de la Bibliothèque de la Société des Nations Londres Genève 1927 “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels Don de John D. Rockefeller Jr. pour la construction d’une Bibliothèque qui serve de « centre de recherche internationale et d’instrument d’entente entre les peuples » 2

La Bibliothèque de l’Office des Nations Unies à Genève – Histoire (3) UNOG Library 1936 Ouverture de la Bibliothèque de la Société des Nations 1946 “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels Transmission aux Nations Unies - de la Bibliothèque de la SDN - des archives de la SDN 3

Trois mandats principaux Three main mandates UNOG Library Bibliothèque Library “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels Gestion des archives Archives and records Activités culturelles management Cultural Activities 4

Synergie entre les trois activités UNOG Library • Taille critique de la Bibliothèque (budget, personnel, résultats) • Partage des connaissances et des compétences – Bibliothéconomie et archivistique – Numérisation des documents – Utilisation conjointe des fonds documentaires • Meilleur service aux utilisateurs (réponse sur l’ensemble des ressources si nécessaire) • Meilleure visibilité et communication • Mise en valeur conjointe du fonds d’archives et du fonds documentaire “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels – Expositions documentaires – Musée de la Société des Nations 5

Site Web de l’ONUG et intranet i. Seek www. unog. ch UNOG Library “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels 6

UNOG Library 2 – Les archives de la Société des Nations et des Nations Unies Un « trésor caché » • Source de première importance pour l’histoire des relations internationales au XXe siècle – Mouvements pacifistes – Société des Nations – ONUG depuis 1945 • Plus de 12 km linéaires dont 6 kml pour les archives historiques • Photothèque de l’ONUG (1945 -1997) • Musée de la Société des Nations “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels • Un système de gestion informatisée des archives Scope. Archiv 7

UNOG Library Histoire, tradition et modernité History, tradition and modernity « Si nous ne faisons pas honneur à notre passé, nous perdons notre avenir. Si nous détruisons nos racines, nous ne pouvons pas grandir. » “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels “If we do not honour past we lose our future. If we destroy our roots we cannot grow. ” Hundertwasser 8

UNOG Library “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels 3 – La Bibliothèque de l’ONUG accueille The UNOG Library welcomes • Personnel des Nations Unies - Staff of the United Nations • Membres des missions permanentes à Genève Representatives of the Permanent Missions in Geneva • Délégués aux conférences - Conference delegates • Membres des ONGs (organisations non gouvernementales Representatives of NGOs (non-governmental organizations) • Journalistes accrédités - Accredited journalists • Universitaires, chercheurs, étudiants - Academics 9

UNOG Library Principaux domaines couverts Core subjects • Relations internationales International Relations • Droit international International Law • Désarmement - Disarmament • Droits de l’homme - Human Rights • Affaires humanitaires • Réfugiés - Refugees Humanitarian Affairs • Mondialisation - Globalization • Europe • Développement durable - Sustainable Development “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels • Économie - Economics 10

UNOG Library Bibliothèque de l’ONUG - UNOG Library Quelques chiffres – Some figures Ø 1 million de volumes Ø 9. 000 titres de périodiques - serial titles (4. 000 vivants - current) Ø 500. 000 publications officielles Governmental publications Ø 4 millions de documents des Nations Unies UN and Specialized Agencies publications Ø Increasing number of electronic resources “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels Ø 45 kilomètres linéaires de publications 45 linear lkm of publications Ø 12 kilomètres linéaires d’archives historiques, intermédiaires et courantes archives and records (semi-current & current) 11

Visite virtuelle de la Bibliothèque Virtual tour of UNOG Library - 1 st floor UNOG Library Prêt UN Documents UN Corner Cyberspace Information Loan desk Nouveaux livres New Books Diplomatic Cyberspace “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels Musée de la Société des Nations League of Nations Museum 12

UNOG Library Visite virtuelle de la Bibliothèque Virtual tour of UNOG Library – 3 rd floor Droit & politique Legal & Political Economic & Social Société des Nations Statistiques Statistics League of Nations Archives “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels Périodiques – Serials 13

4 – Activités culturelles - Cultural activities UNOG Library Développer un culture de paix et de dialogue To nurture a culture of peace and dialogue • Placées sous le programme mondial pour le dialogue entre les civilisations (résolutions A/RES/56/6 et A/RES/60/4 de l’Assemblée générale des Nations Unies) • Faire connaître d’autres cultures • Rapprocher la Genève internationale et la Genève civile • Relayer les messages de l’ONU (MDGs, années internationales, journées mondiales, . . . ) “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels • Expositions, concerts, films, pièces de théâtre, conférences culturelles, grands spectacles (moyenne de 55 événements par an) 14

UNOG Library “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels Rapprocher la Genève internationale et la Genève civile 15

UNOG Library “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels Les expositions documentaires, artistiques (peintures, sculptures, photo) 16

UNOG Library “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels 5 – Et l’innovation dans tout cela ? Where is the innovation ? 17

De la ‘bibliothèque hybride’ vers le portail From the ‘hybrid library’ to the library portal UNOG Library • La ‘bibliothèque hybride’ gère les documents imprimés et leur circulation The ‘hybrid library’ deals with traditional library printed materials and their circulation • En parallèle, la ‘bibliothèque hybride’ gère des ressources et outils électroniques multiples : catalogues informatisés, bases de données et moteurs de recherche In parallel, the ‘hybrid’ library deals with the plurality of eresources and tools: online catalogues, databases interfaces, search engines “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels • Le paradigme de la ‘bibliothèque hybride’ est progressivement remplacé par le nouveau paradigme du portail de bibliothèque et d’un nouvel espace The paradigm of the ‘hybrid library’ is progressively replaced by the new paradigm of the library portal and new space 18

Défis pour l’avenir (3 -5 ans) UNOG Library Challenges for the future (3 -5 years) • Être l’élément-clé pour fournir l’information / connaissance pour le travail de l’ONU To be the key-element in providing information / knowledge for UN work “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels • Devenir le point focal pour : To become the expert focal point for: – Les ressources électroniques pour nos utilisateurs e-resources for our users – La gestion de l’information Information management (ECM) – Le ‘Records Management’ 19

Axes de travail Work Programme UNOG Library S’appuient sur les défis pour l’avenir Based on challenges for the future • Conservation de la mémoire institutionnelle Preservation of the institutional memory • Développement des services aux utilisateurs Development of user services • Mise en œuvre d’un plan de communication Setting-up a communication plan • Formation du personnel de la Bibliothèque Training of UNOG Library staff “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels 20

Conservation de la mémoire institutionnelle Preservation of the institutional memory UNOG Library • Plan d’urgence - Emergency plan • Étude pour un nouvel espace de stockage respectant les normes internationales Study for a new storage space for archival material compliant with international standards • Numérisation des documents officiels des Nations Unies Digitization of UN documents “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels • Numérisation des archives historiques Digitization of historical archives 21

http: //www. onug. ch/archives-recherche UNOG Library “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels 22

http: //www. onug. ch/archives-recherche UNOG Library “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels 23

http: //www. onug. ch/archives-recherche UNOG Library “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels 24

UNOG Library La collection photographique de la Société des Nations en ligne www. indiana. edu/~league “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels 25

Développement des services aux utilisateurs - Development of user services UNOG Library • Accès à un nombre croissant de ressources électroniques Access to more and more e-resources • Sessions d’information sur la Bibliothèque Library Information Sessions (LIS) • Gestion personnalisée des connaissances Personal Knowledge Management (PKM) “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels • Adaptation de l’espace de la Bibliothèque aux nouveaux besoins des utilisateurs Adaptation of library space to new users needs 26

Des collections aux connections From collections to connections UNOG Library • Users are faced with learning a multiplicity – and complexity – of search systems – Library Information Sessions (LIS) – Personal Knowledge Management programme • Step by step, a new information system is built: – OPAC with a Link Resolver giving access to full text – Library Resource Guides (Wiki) through i. Seek, the UN Intranet – A federated search engine Global. Search (Webfeat) – EZ-Proxy to facilitate the access from outside the UN “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels – A portal project through the future Enterprise Content Management (ECM) system 27

UNOG Library “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels A Library Resource Guides (wiki) accessible through i. Seek 28

Gestion personnalisée des connaissances Personal Knowledge Management (PKM) UNOG Library “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels • Constat : méconnaissance des besoins des utilisateurs • Méconnaissance des services offerts • Maîtrise limitée des outils électroniques • Approche : top-down et bottom-up • Méthodes : interviews, assistance • Thèmes : recherche des documents UN, utilisation des moteurs de recherche, ressources électroniques, etc. • Outils : sessions individualisées de coaching, fiches pratiques (‘knowledge pointers’) 29

Mise en place d’un plan de communication Setting-up a communication plan UNOG Library • Gagner en visibilité – To gain more and more visibility • Créer une identité forte – To create a strong identity • Meilleure connaissance de nos utilisateurs Better knowledge of our (potential) users • La Bibliothèque va à l’utilisateur The UNOG Library goes to the user “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels 30

UNOG Library Gagnez du temps, demandez à un bibliothécaire Save time, ask a librarian • Téléphone, courriel, Web et intranet Phone, e-mail, web and intranet • Prêt en ligne et livraison dans les bureaux Online loans, direct delivery to the offices • Coaching sessions (PKM) “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels • Créer une relation de confiance avec les utilisateurs Create a trust relationship with users 31

UNOG Library “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels Actions de communication Communication events • Journée des Nations Unies – UN Day • Conférences - Talks • Stand avec prêt à l’entrée de la cafeteria • Annonces sur i. Seek, UN intranet • ‘Knowledge pointers’ • Articles dans UN Special • Cartes de visite avec plan – Library cards with map 32

UNOG Library Formation du personnel Training of UNOG Library staff • Créer une culture professionnelle commune : groupes de travail, approche transversale Create a common professional culture: working groups, ‘transversal approach’ • Former de ‘nouveaux bibliothécaires’ Train ‘new librarians’ • Mieux communiquer Develop communication skills “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels • Améliorer la numérisation et la gestion des ressources électroniques Improve digitization and management of eresources 33

Professional culture change UNOG Library Bureaucratic Multi-leveled “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels Enabling staff to take initiatives Intranet, search of new tools for access to information Mobility in functions and amongst sections Replacement of staff, opportunities Policies and procedures that focus on process Policies and procedures that facilitate meeting client requirements Library Information Sessions, Ask a librarian, e-resources tools Organized in “silos” Team-oriented Contacts and surveys with UN entities, PKM, Training seminars 34

Bibliothèques du système de l’ONU UN System Libraries Coopération – Fields of cooperation UNOG Library • One UN wide coherent system Consortium d’acquisition (UNSEIAC) Cooperation to buy e-resources – Commercial agreements – Intellectual property rights – Licensing • Partage de connaissances et d’expérience Share know-how, experience and competencies – Numérisation - Digitization (hardware and software, workflow, programmes) – Conservation numérique - Digital preservation – Évaluation des ressources électroniques - Evaluation of e-resources tools • Create a common set of frameworks to evaluate services – Impact and performance measures – Statistical frameworks “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels • Develop access for everybody to e-resources produced by each institution • Exchange our training programmes (both for staff and users) and, if necessary, develop some common programmes Plan our services strategically and complementarily 35

UNOG Library Juste une métaphore… Only a metaphor… Since 1990 Predominance of cars and tourism coaches 1950 -60 Predominance of coaches 1920 -30 Emergence of competing transports 1920 -30 Development of tourism 1913 The Mont by horse wagon Some other practices: pilgrimage “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels 1905 Mont Saint-Michel by steam ‘tramway’ 1903 Mont Saint-Michel by horse-drawn carriage 36

Métaphore et contexte Metaphor and context UNOG Library • Tenir compte de différents facteurs Taking different factors into account – – Environment, the bay’s ecology Pratiques sociales – Social practices (tourism, pilgrimage) Développement des transports – Transport development Agriculture, pêche – Agriculture, fishing, etc. • Une métaphore… - A metaphor… – Sea – information – Mont – access to knowledge – Transport – Tools to access • … de la complexité de notre monde … of our complex world “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels – Changement social – Social change – Changement technologique – Technological change – Changement environnemental – Environmental change 37

A vision UNOG Library Users “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels 38

http: //www. unog. ch/library UNOG Library Merci de votre attention “Libraries and innovation” 2 December 2008 Brussels Thank you for your attention 39