Bevarande och gallring statusrapport Riksarkivet Sverige Nordisk arkivakademi

Bevarande och gallring – statusrapport Riksarkivet Sverige Nordisk arkivakademi 26 -27 september 2016 i Reykjavik Carl Billengren Avdelningen för offentlig informationshantering, Riksarkivet Sverige

Lagstiftningen • Arkivlagen (SFS 1990: 782) • Arkivförordningen (SFS 1991: 46) • Särskilda registerförfattningar

Vad säger lagstiftningen på arkivområdet om gallring? • Enligt arkivlagen får allmänna handlingar gallras men det material som återstår ska kunna tillgodose de s. k. bevarandeändamålen i 3§lagen: - rätten att ta del av allmänna handlingar - behovet av information för rättskipningen och förvaltningen - forskningens behov • Statliga myndigheter får endast gallra allmänna handlingar om det finns stöd för det i föreskrifter eller beslut av Riksarkivet, om inte särskilda bestämmelser om gallring finns i lag eller förordning

Riksarkivets definition av gallring Förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför – förlust av betydelsebärande data, – förlust av möjliga sammanställningar, – förlust av sökmöjligheter, eller – förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet

Riksarkivets föreskrifter om gallring etc. • Riksarkivets författningssamling, RA-FS – innehåller generella föreskrifter om bl. a. gallring • Riksarkivets myndighetsspecifika föreskrifter om gallring och annan arkivhantering, RA-MS – innehåller föreskrifter om gallring som gäller för en specifik myndighet eller i vissa fall en avgränsad grupp myndigheter

Exempel på RA-FS om gallring • Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar av tillfällig eller ringa betydelse • Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar i statliga myndigheters forskningsverksamhet • Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring av handlingar tillkomna inom löne- och personaladministrativ verksamhet • Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och återlämnande av handlingar vid universitet och högskolor • Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om gallring och utlån av räkenskapsinformation m. m.

RA-MS • Föreskrifter – gäller gallring i en pågående arkivbildning • Förvaltningsbeslut – gäller gallring i en avslutad arkivbildning • Exempel…

Var inom Riksarkivet sker arbetet? • Avdelningen för offentlig informationshantering (OFI) • (Enheten för) Utredning och gallring – Generella föreskrifter om gallring samt myndighetsspecifika föreskrifter om gallring • (Enheten för) Utveckling och e-förvaltning – Generella föreskrifter om handlingar på olika medium, om arkivlokaler m. m. samt föreskrifter om undantag från de generella föreskrifterna

Hur ser processen ut – RA-FS? 1. Nya föreskrifter eller ändring av befintliga föreskrifter initieras i regel av Riksarkivet 2. Förslag till föreskrifter tas fram 3. Förslaget går på remiss till externa intressenter, dvs. oftast myndigheter 4. Eventuella ändringar görs och förslaget färdigställs inför beredning 5. Förslaget läggs fram vid beredningsmöte, s. k. normeringsråd 6. Föreskrifterna föredras inför Riksarkivarien som fattar beslut

Hur ser processen ut – RA-MS? 1. Initieras oftast av en extern myndighet 2. Myndighetens förslag bereds – kan även leda till förslag om att myndighetens framställning bör avslås helt eller delvis 3. Förslag till föreskrift delges oftast myndigheten för eventuella synpunkter 4. Eventuella ändringar görs och förslaget till föreskrift eller till beslut om avslag färdigställs inför beredningsmöte 5. Förslaget läggs fram vid beredningsmöte, s. k. normeringsråd 6. Föreskrifter eller beslut om avslag föredras inför Riksarkivarien som fattar beslut

Vilket underlag används i arbetet? • Bevarandet av nutiden – Riksarkivets gallrings- och bevarandepolicy (1995) • Om gallring – Från utredning till beslut (1999) • Vägledning för framställningar om myndighetsspecifika föreskrifter (2014) • Lagar, propositioner i riksdagen, statens offentliga utredningar, andra myndigheters föreskrifter

Hur görs bedömningen? • Riksarkivet gör bedömningen med hänsyn till bevarandeändamålen i arkivlagen - insyn i det offentligas verksamhet (handlingsoffentligheten) - rättskipningens och förvaltningens behov av information (rättigheter/skyldigheter, revision, uppföljning, praxisbildning etc. ) - forskningens behov (dokumentation av verksamheten, information om myndighetens omvärld, handlingarnas unicitet, kontinuitet, länkbarhet och representativitet etc. ) • Ny metod för bedömning- riskanalyser

Gallring och bevarande av elektroniska handlingar • Beroende av funktionalitet i IT-system/databaser etc. • Större myndigheter har oftast bättre förutsättningar • Gallring efter skanning allt vanligare • Myndigheternas egen bedömning tenderar att komma in (för) sent i processen • Registerlagar – gallring är huvudregel men vissa uppgifter (elektroniska handlingar) bevaras genom Riksarkivets föreskrifter