Betrouwbaarheidstypologie Dienstverleningsbedrijven waarbij specifieke reservering van de ruimten

Betrouwbaarheidstypologie Dienstverleningsbedrijven waarbij specifieke reservering van de ruimten plaatsvindt

Allerlei capaciteiten

Belangrijkste aanknopingspunten voor betrouwbaarheid • Geautoriseerde tarieven gebruik capaciteit • Functiescheiding tussen reservering, receptie en administratie • Maximale capaciteit – Verantwoorde bezetting = Leegstand • Leegstandscontrole.

Toepassingsvraag 1 • Onder welke voorwaarde vind je het niet noodzakelijk om bij een bungalowpark leegstandscontrole toe te passen?

Kenmerkende betrouwbaarheidsrisico’s • volledige registratie uitbreiding capaciteit, juistheid buiten gebruik stellen • juistheid leegstand • verschuivingsgevaar van periodes met een hoger tarief naar periodes met een lager tarief.

Preventieve IC maatregelen

Begroting, normen en tarieven 7

1. 1 Begroting, normen, tarieven • verkoopbegroting gebaseerd op begrote bezetting en vaststelling verhuurtarieven • kostenbegrotingen (personeel, onderhoud etc. ) • investeringsbegroting.

Toepassingsvraag 2 • Waarom is de begrote bezetting zo’n belangrijk onderdeel van de begroting?

1. 2 CT functiescheiding • reservering (beschikkend) • uitgifte ruimtes door receptie (uitvoerend) • administratie (registrerend & controlerend)

Toepassingsvraag 3 • Hoe zou je het geautomatiseerde systeem moeten inrichten om de functie van receptie en reservering te kunnen samenvoegen?

1. 3 Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen • leegstandscontrole (omdat dit in de meeste gevallen efficiënter is dan het vaststellen van de bezette ruimtes) • regelgeving met betrekking tot brandpreventie

Toepassingsvraag 4 • Op welke wijze kan de leegstand gecontroleerd worden? • Welke manier is het meest betrouwbaar?

Managementinformatie 14

1. 4 Belangrijke managementinformatie • Exploitatie: Omzet verhuurde ruimtes Kosten Marge • Daarnaast: Bezettingspercentage Inkrimping en uitbreiding van de verhuurcapaciteit

Gegevens in bestanden Informatie 16

1. 5 Essentiële bestanden • reserveringenbestand • tarievenbestand • capaciteitsbestand

Repressieve IC-maatregelen 18

Cijferanalyse 19

2. 1 Cijferanalyse • werkelijke bezetting versus begroot • percentage leegstand versus begroot • onderhoudskosten versus begroot

Verbandscontroles 21

2. 2 Verbandscontroles Maximale capaciteit (capaciteitsbestand) Minus: verantwoorde bezetting (reserveringenbestand) Verantwoorde leegstand (leegstandsprotocol)

2. 3 Detailcontroles • controle op juistheid van de tarieven en paraaf directie

Waarneming ter plaatse 24

2. 4 Waarneming ter plaatse • leegstandscontrole • naleven procedure tot afgifte sleutels • naleven regelgeving rond brandpreventie

Toepassingsvraag 5 • Op welke momenten is het in het bijzonder aan te raden om leegstandscontrole uit te voeren?

Dennenhorst

• De Dennenhorst is een landelijk goed bekend staand conferentieoord. Het complex omvat 10 vergaderzalen, 1 multimediaruimte en 40 hotelkamers. Onder de directie ressorteren onder meer de volgende afdelingen: • Receptie (2) • Reservering (3) • Schoonmaak en Onderhoud (11) • Administratie (3) • • Klanten melden zich bij de afdeling reservering. Het gaat hierbij vaak om bedrijven of overheidsinstellingen die gedurende een aantal dagen ‘op de heide’ willen zitten.

Receptie

• Voor de geboden faciliteiten gelden vaste prijzen waarvan echter in voorkomende gevallen van af geweken mag worden. Buiten het zakelijk seizoen worden de hotelkamers tegen gereduceerd tarief aan particulieren aangeboden. Bedrijven en instellingen betalen op rekening. Particulieren dienen contant te betalen. Tevens dient buiten het zakelijk seizoen het onderhoud plaats te vinden. De Dennenhorst heeft de beschikking over een onlangs door een plaatselijk computerbedrijf geïmplementeerd informatiesysteem.

Royal Suite

Toepassingsvraag 6 • Welke repressieve maatregel van interne controle is onlosmakelijk verbonden aan het type dienstverlening met beschikbaarstelling van ruimten met specifieke reservering? Werk deze maatregel ( wie, welke gegevens, welke vastlegging) concreet uit voor de casus Dennenhorst. 32

Toepassingsvraag 7 • Welke problemen zijn er in de casus te onderkennen met betrekking tot de volledigheid van de verantwoorde opbrengsten? 33

Toepassingsvraag 8 • Geef de aard van de genoemde afdelingen aan gelet op het aspect functiescheiding. 34

Toepassingsvraag 9 • Welke bestanden zijn er minimaal noodzakelijk voor de bestuurlijke informatieverzorging bij Dennenhorst? 35

Toepassingsvraag 10 • Geef uw mening ten aanzien van de geschetste procedure rond prijsvorming en werk deze verder uit voor een optimale situatie. 36

Toepassingsvraag 11 • In welk opzicht verschilt de ao/ic van de bedrijfsmatige markt van die van de particuliere markt? Geef in grote lijnen voor beide groepen maatregelen van interne controle. 37

Toepassingsvraag 12 • Hoe zou de directie de onderhoudskosten bij Dennenhorst kunnen beheersen? Welke maatregelen van ao/ic zijn er volgens u noodzakelijk rondom het onderhoudsproces? 38

Toepassingsvraag 13 • De afdeling receptie kan (buiten de kantooruren) gereserveerde hotelkamers weer vrijgeven in het geautomatiseerde systeem en deze ter verhuur aan passanten aanbieden. Wat is uw mening ten aanzien van deze handelswijze? Geef in het kort weer hoe het ontwikkelproces van het nieuwe systeem had moeten verlopen. 39

Toepassingsvraag 14 • De directie overweegt om de afdeling reservering (2 man personeel) op te heffen en klanten voortaan zelf via internet te laten boeken. Wat is uw mening ten aanzien van dit voorstel en welke eisen stelt dit aan het geautomatiseerde systeem? 41

Toepassingsvraag 15 • Welke informatie zou de directie willen ontvangen? Gebruik de systematiek van de business balanced scorecard. 42