Betrouwbaarheidstypologie Dienstverlening met doorstroming van goederen van 3

Betrouwbaarheidstypologie Dienstverlening met doorstroming van goederen van 3 en. 1

2

Belangrijkste aanknopingspunten voor betrouwbaarheid • geautoriseerde tarieven • betrouwbare standaardkostprijs voor bepaalde reparaties • functiescheiding tussen receptie, werkplaats, magazijn en administratie • betrouwbare werkplaats orderadministratie • beginvoorraad + inkopen – eindvoorraad = verbruikte onderdelen op werkplaatsorders • beoordeling bezettingspercentage • inventarisatie kas en onderdelen 3

Kenmerkende betrouwbaarheidsrisico’s • Volledige verantwoording reparatieopdrachten • Juistheid indirecte uren • Juistheid onderdelen verbruik • Juistheid garantiekosten 4

Preventieve IC maatregelen 5

Begroting, normen en tarieven 6

1. 1 Begroting, normen, tarieven • verkoopbegroting • begrote bezetting, begrote personeelssterkte(bezetting) en salarislast; • inkoopbegroting • investeringsbegroting (in reparatieapparatuur), • begrote garantiekosten • tarieven op basis van begrote bezetting; standaardkostprijs voor bepaalde reparaties • commercieel uurtarief 7

Toepassingsvraag 1 • Bestaat het manuurtarief voornamelijk uit personeelskosten of zijn hier ook nog andere kosten in opgenomen? 8

1. 2 CT functiescheiding • • receptie (beschikkend, doet ook de planning) werkplaats (uitvoerend) magazijn (bewarend) administratie (registrerend en controlerend). 9

Toepassingsvraag 2 • Op welke kan je het risico beheersen dat de magazijnmeester ook zelf de onderdelen mag bestellen? 10

1. 3 Procedures, wet- en regelgeving, richtlijnen • • opdrachtaanvaarding uitgifte reparatieopdrachten uitgifte onderdelen toekennen garantie aan klanten claimen van garantie bij leveranciers, afrekenen inventarisatieprocedure regelgeving rond APK milieuregels 11

Toepassingsvraag 3 • Wat is het belangrijkste element van de procedure voor uitgifte van onderdelen? 12

Managementinformatie 13

1. 4 Belangrijke managementinformatie • Exploitatie: Omzet Salariskosten werkplaats Kosten materiaal Afschrijving apparatuur Bruto Marge Garantiekosten Overige kosten Netto marge • Overig: Bezetting van de werkplaats (productiviteit) Ouderdom debiteuren Voorraad- en kasverschillen 14

Gegevens in bestanden Informatie 15

1. 5 Essentiële bestanden • • • Klantenbestand Werkplaatsorderbestand Tarievenbestand Voorraadbestand Personeelsbestand Debiteurenbestand 16

Toepassingsvraag 4 • Welke gegevens zijn er in het werkplaatsorderbestand opgenomen? 17

Repressieve IC-maatregelen 18

Cijferanalyse 19

2. 1 Cijferanalyse • • • Werkelijke bezetting versus begroot Verhouding directe-indirecte uren Ontwikkeling garantiekosten Verhouding uren / materiaal Beoordeling van afwijkingen van standaardkostprijs (efficiëntieverschillen) 20

Verbandscontroles 21

2. 2 Verbandscontroles • beginvoorraad onderdelen + inkopen – eindvoorraad = verbruik • shoptime (personeelsbestand) = jobtime(werkplaatsorderbestand) + indirecte uren • beginstand debiteuren + afgesloten werkplaatsorders – eindstand = bankontvangsten 22

2. 3 Detailcontroles • controle op juistheid van de gehanteerde inkoopprijzen en commerciële werkplaatstarieven • controle op juistheid garantiekosten met behulp van garantieregeling • controle op de werkplaatsorderresultaten 23

Waarneming ter plaatse 24

2. 4 Waarneming ter plaatse • inventarisatie onderdelen • aanwezigheid van niet door receptie geregistreerde auto’s • inspectie uitgevoerde reparaties • inspectie of APK-voorschriften worden nageleefd 25

Toepassingsvraag 5 • Tamara constateert bij haar werk als accountant dat er meer onderdelen op voorraad zijn dan de voorraadadministratie aangeeft. Wat zou er allemaal aan de hand kunnen zijn? 26

Autofix 27

Autofix is een grote dealer van een bekend automerk. Uiteraard worden alle voorkomende reparaties en onderhoudsbeurten uitgevoerd aan de auto’s van klanten. De organisatie bestaat voor wat betreft deze activiteiten uit de volgende afdelingen: • Receptie (2) • Werkplaats (14) • Magazijn (2) • Administratie (3) Klanten bieden hun auto bij de receptie aan. Deze noteert de aard van de klacht en/of de uit te voeren onderhoudsbeurt. 28

Opdrachten via receptie 29

• Ten einde wachttijden te voorkomen (de werkplaats is meestal overvol) worden werkzaamheden uitgezonderd spoedreparaties uitsluitend op afspraak uitgevoerd. Voor veel voorkomende reparaties en onderhoudsbeurten bestaan per type auto vaste prijzen. Overige werkzaamheden worden tegen uurtarief en werkelijke materiaalkosten aan de klant doorberekend. In de werkplaats werken 10 monteurs onder leiding van een chef. Deze zijn alle in dienst. Voor de bestuurlijke informatieverzorging beschikt Autofix over een geautomatiseerd systeem. Klanten dienen contant of met pinpas bij de receptie af te rekenen uitgezonderd bedrijven die per rekening mogen betalen. 30

Aan het werk! 31

Toepassingsvraag 6 • Wat vormt in het algemeen de basis voor de volledigheid van de opbrengstverantwoording bij dienstverlening met doorstroming van goederen van derden? In hoeverre wijkt Autofix hier van af? 32

Toepassingsvraag 7 • Welke problemen zijn er in de casus te onderkennen met betrekking tot de volledigheid van de opbrengstenverantwoording? 33

Toepassingsvraag 8 • Wat is de aard van de genoemde afdelingen gelet op het aspect functiescheiding? 34

Toepassingsvraag 9 • Welke bestanden zijn er minimaal noodzakelijk voor de bestuurlijke informatieverzorging bij Autofix? 35

Toepassingsvraag 10 • Hoe komt het uurtarief bij Autofix tot stand? • Wat is de waarde van het bestaan vaste prijzen voor bepaalde reparaties en onderhoudsbeurten? Hoe komt deze tot stand gelet op de ao/ic? 36

37

Toepassingsvraag 11 • Bestaat er nog een beweging van eigen goederen bij Autofix? Zo ja, geef aan hoe deze eruit zien en welke maatregelen van ao/ic (preventief en repressief) noodzakelijk zijn om deze effectief te laten functioneren 38

39

Toepassingsvraag 12 • Gedurende de afgelopen periode ontvangt de directie de volgende informatie: • Shoptime: 1. 800 uur /Jobtime 1100 uur. • Tot welke vragen (en acties!) zouden deze gegevens de directie kunnen brengen? 40

Toepassingsvraag 13 • Een belangrijk deel van de werkzaamheden bestaat uit het onder garantie verhelpen van storingen. De directie heeft als beleid dat dergelijke storingen per omgaande verholpen dienen te worden en klanten kunnen zich daarom rechtstreeks bij de chef van de werkplaats vervoegen. Welk gevaar ziet u in deze handelswijze en hoe zou u de zaken organiseren? 41

Toepassingsvraag 14 • Welke informatie zou de directie willen ontvangen ten aanzien van het reparatie- en onderhoudsproces bij Autofix? 42